Che cos'è un piano d'azione e come crearne uno + un esempio

Un piano d'azione è un elenco organizzato di passaggi che puoi intraprendere per raggiungere un obiettivo desiderato. La creazione di un piano d'azione richiede un'attenta valutazione delle risorse, degli obiettivi e del tempo disponibile. Con un piano d'azione ben strutturato, puoi raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più efficiente possibile. Ecco come creare un piano d'azione, oltre ad alcuni esempi utili e suggerimenti per risparmiare tempo per guidarti durante il processo di pianificazione strategica.

Che cos'è un piano d'azione?

Ad un certo punto o in un altro, potresti avere un compito che sembra più grande della vita. Ma un piano d'azione aiuta.

In sostanza, un piano d'azione è un progetto sistematico e dettagliato, o un documento completo, che definisce la strategia per raggiungere un determinato obiettivo o una serie di obiettivi. È simile a una tabella di marcia, che fornisce indicazioni chiare su come passare dallo stato attuale allo stato desiderato.

Il concetto di piano d'azione non è limitato a nessun dominio specifico, il che lo rende uno strumento versatile. Può essere applicato in vari campi come affari, istruzione, gestione dei progetti, crescita personale, assistenza sanitaria e così via.

Un piano d'azione ben congegnato in genere comprende diversi elementi:

• Obiettivo: l'obiettivo è l'obiettivo finale che intendi raggiungere. Deve essere chiaro e preciso. Questa è la “destinazione” che stai cercando di raggiungere, quindi è fondamentale definirla in un modo che non lasci spazio ad ambiguità. Spesso, per inquadrare questi obiettivi viene utilizzato il framework SMART (Specifico, Misurabile, Realizzabile, Rilevante, Limitato nel tempo).

• Passi o attività: una volta fissato l'obiettivo, la fase successiva è suddividerlo in passaggi o attività più piccoli e gestibili. Ogni compito dovrebbe essere semplice, fattibile e dovrebbe contribuire direttamente al raggiungimento dell'obiettivo finale. Ad esempio, suddividere un progetto di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili, ti tiene sulla buona strada per il successo e rende più facile rimanere motivati ​​negli affari durante i progetti difficili.

• Risorse: per ogni attività, dovresti anche identificare le risorse necessarie. Queste possono essere risorse fisiche, come attrezzature o materiali, o risorse umane, come competenze specifiche o personale. Identificandoli in anticipo, puoi pianificare meglio e mitigare potenziali colli di bottiglia.

• Cronologia: è anche fondamentale impostare una sequenza temporale per ogni attività, che includa una data di inizio e una data di fine. Questo non solo infonde un senso di urgenza, ma aiuta anche a monitorare i progressi nel tempo. Una pianificazione ben pianificata può anche impedire che le attività si sovrappongano o si scontrino.

• Assegnazione di responsabilità: ogni attività ha bisogno di una persona o di un team responsabile che se ne occuperà fino al completamento. La definizione di questo garantisce la responsabilità e impedisce che le attività vengano trascurate.

• Piano di emergenza: nonostante la migliore pianificazione, possono verificarsi circostanze impreviste. Avere un piano di emergenza ti prepara a tali scenari, assicurandoti che il tuo piano rimanga solido e flessibile.

• Monitoraggio e valutazione: un aspetto importante di un piano d'azione è il monitoraggio dei progressi e la valutazione dei risultati. Questo passaggio è essenziale in quanto ti consente di adattare il tuo piano secondo necessità, in base alle prestazioni di ogni attività o alle mutevoli circostanze.

Creazione di un piano d'azione efficace

La creazione di un piano d'azione efficace è parte integrante del raggiungimento di qualsiasi obiettivo. Nel seguente video, Brian Tracy, noto oratore e autore nel campo dell'autosviluppo, delinea il suo metodo per formulare un tale piano. Il processo di Tracy, basato su anni di esperienza, fornisce passaggi chiari e pratici che possono essere applicati a qualsiasi progetto o obiettivo.

Ho bisogno di un piano d'azione?

Chiunque abbia fissato obiettivi aziendali dovrebbe impegnarsi per una pianificazione aziendale efficace. Senza un piano d'azione, è molto facile essere sopraffatti da obiettivi significativi o perdere di vista quali prospettive dovrebbero guidare il processo decisionale. Avere un piano organizzato e realistico è come rimanere motivati ​​e rimanere concentrati sul raggiungimento del successo.

Ciò è particolarmente vero per le aziende più grandi che stanno cercando di gestire progetti complessi o lanciare più iniziative contemporaneamente. Un piano d'azione può aiutarli a rimanere organizzati, monitorare i progressi del progetto, anticipare potenziali sfide e semplificare le assunzioni.

Anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dall'avere un piano d'azione, in quanto fornirà una tabella di marcia per il potenziamento delle operazioni in futuro. Un piano d'azione efficace dovrebbe includere strategie, risorse, tempistiche, obiettivi di guadagno e misure di successo. Il budget aziendale e il flusso di cassa dovrebbero essere sempre presi in considerazione durante la creazione di un piano d'azione.

Perché la tua azienda dovrebbe avere un piano d'azione

Ogni azienda dovrebbe avere un piano d'azione poiché è essenziale per il successo e per mantenere la tua azienda in carreggiata. Ecco cinque motivi per cui la tua azienda ne ha bisogno:

• Chiarezza di intenti: un piano d'azione consente a tutti nella tua azienda di sapere esattamente cosa devono realizzare, in modo che possano rimanere concentrati e produttivi. Imposta esempi di inviti all'azione e aspettative di rendimento in modo che tutti sappiano a cosa mirare.
• Risultati misurabili: avere obiettivi specifici e una sequenza temporale ti aiuta a tenere traccia dei tuoi progressi, vedere cosa funziona e adattare i piani quando necessario.
• Obiettivi raggiungibili: i piani d'azione assicurano di non prepararsi al fallimento fissando obiettivi irrealistici. Delinea i passaggi per il successo in pezzi gestibili.
• Uso efficace delle risorse : un piano d'azione ti aiuta a dare la priorità alle attività e alle risorse, in modo da ottenere il miglior ritorno sull'investimento (ROI). Le strategie e le campagne di pubbliche relazioni sono due esempi comuni.
• Maggiore responsabilità: definendo chiaramente ruoli, responsabilità, scadenze e aspettative, tutti i soggetti coinvolti sono maggiormente responsabili dei propri compiti e del successo del progetto in generale.

Come scrivere un piano d'azione

Un piano d'azione efficace funziona come una luce guida, aprendo la strada verso il raggiungimento di obiettivi, pietre miliari e traguardi specifici. Per qualsiasi progetto o attività sostanziale, può essere l'elemento cardine che fa oscillare l'equilibrio tra successo e fallimento.

Per semplificare il processo di creazione di un piano d'azione, abbiamo fornito una tabella riepilogativa di seguito. Questa tabella funziona come una lista di controllo, delineando passaggi chiari ed eliminando qualsiasi confusione su ciò che deve essere fatto dopo.

Avere questa panoramica può essere un ottimo punto di partenza, ma una comprensione più approfondita di ogni passaggio ti aiuterà ulteriormente a creare un solido piano d'azione. Quindi iniziamo ed esploriamo ciascuno di questi passaggi in modo più dettagliato.

Passaggio 1: definire l'obiettivo

La definizione degli obiettivi del progetto è un primo passo fondamentale nel processo di pianificazione dell'azione. Si tratta di stabilire un obiettivo chiaro e conciso che guida il resto del piano. Un obiettivo ben definito funge da tabella di marcia per il team, fornendo direzione e concentrazione per i loro sforzi. Aiuta anche a mantenere tutti allineati e in pista, assicurando che il piano venga eseguito in modo efficace.

Per definire un obiettivo in modo efficace, è importante considerare diversi fattori chiave. In primo luogo, l'obiettivo dovrebbe essere specifico, nel senso che dovrebbe indicare chiaramente ciò che deve essere raggiunto. In secondo luogo, dovrebbe essere misurabile, consentendo di monitorare e valutare i progressi.

In terzo luogo, dovrebbe essere realizzabile, nel senso che dovrebbe essere realistico e realizzabile date le risorse e i vincoli disponibili. In quarto luogo, l'obiettivo dovrebbe essere pertinente e allineato con la strategia e gli obiettivi generali dell'organizzazione. Infine, dovrebbe avere una tempistica specifica, con scadenze stabilite per garantire che l'obiettivo sia raggiunto entro un periodo di tempo ragionevole.

Fase 2: Gestione del progetto – Identificare le azioni necessarie

Questo passaggio delinea i compiti e le attività specifici che devono essere eseguiti per raggiungere l'obiettivo definito. Implica la suddivisione dell'obiettivo in passaggi più piccoli e gestibili e la determinazione di ciò che deve essere fatto per completare ogni passaggio. Le azioni dovrebbero essere specifiche, misurabili e avere risultati chiari.

La gestione del progetto svolge un ruolo fondamentale in questa fase, in quanto aiuta a garantire che le azioni necessarie siano pianificate ed eseguite in modo efficace. I project manager utilizzano una varietà di strumenti e tecniche per identificare le azioni necessarie, come la creazione di una struttura di suddivisione del lavoro, la creazione di una pianificazione del progetto e l'identificazione delle dipendenze del progetto.

Lavorano inoltre a stretto contatto con il team per garantire che le risorse necessarie siano disponibili, che i rischi siano identificati e gestiti e che i progressi siano monitorati e segnalati. Utilizzando le migliori pratiche di gestione del progetto, il team può garantire che le azioni necessarie vengano eseguite in modo efficiente ed efficace e che il progetto rimanga in linea e nei tempi previsti.

Passaggio 3: assegnare compiti e responsabilità ai project manager e a qualsiasi persona responsabile

L'assegnazione di compiti e responsabilità è un passaggio fondamentale nel processo di pianificazione dell'azione, in quanto garantisce che tutti i compiti abbiano una persona designata responsabile del loro completamento. Questa fase comporta l'identificazione di chi sarà responsabile di ciascuna delle azioni necessarie identificate nella fase precedente e l'assegnazione della proprietà per la consegna di ciascuna attività. È importante garantire che le responsabilità siano chiaramente definite e che ogni persona comprenda il proprio ruolo e ciò che ci si aspetta da loro.

I project manager svolgono un ruolo centrale nell'assegnazione delle responsabilità, in quanto sono responsabili di garantire che a ciascuna attività venga assegnata la persona giusta. Lavorano a stretto contatto con i membri del team per comprenderne i punti di forza, le competenze e la disponibilità e assegnano incarichi sulla base di queste informazioni.

Possono anche assegnare risorse di backup per garantire che il team possa completare le attività anche se il responsabile principale non è disponibile. È importante ricordare che l'assegnazione delle responsabilità è un processo collaborativo e che i membri del team dovrebbero avere l'opportunità di fornire input e feedback. Impiegare esercizi di team building per promuovere il lavoro di squadra e fornire metodi semplificati per consentire ai dipendenti di comunicare con manager e decisori.

Passaggio 4: determinare la tempistica e le scadenze

Questo passaggio prevede la creazione di una sequenza temporale che delinei quando ogni attività dovrebbe iniziare e finire e quando dovrebbero essere raggiunte le pietre miliari. La tempistica dovrebbe essere basata sull'ambito del progetto, sulla disponibilità di risorse e su qualsiasi altro vincolo. Usa un calendario o un diagramma di Gannt per delineare il programma esatto per ogni passaggio.

Avere una tempistica e scadenze chiare aiuta a mantenere il progetto in carreggiata e garantisce che le attività vengano completate in modo tempestivo. Fornisce inoltre una chiara rappresentazione visiva dell'avanzamento del progetto e aiuta a identificare potenziali problemi o ritardi.

Le scadenze aiutano anche a mantenere i membri del team responsabili e concentrati, poiché sanno quando devono completare i loro compiti. Le scadenze aiutano anche a dare priorità alle attività e assicurano che il lavoro più importante sia completato per primo.

Passaggio 5: stabilire un sistema per monitorare i progressi

Stabilire un sistema per il monitoraggio dei progressi fornisce un modo per tenere traccia dei progressi del progetto e identificare eventuali problemi o sfide che possono sorgere. Questa fase prevede l'implementazione di strumenti, processi e metriche che possono essere utilizzati per misurare l'avanzamento del progetto rispetto alla tempistica e agli obiettivi. Il sistema per monitorare i progressi dovrebbe essere semplice, efficiente e facile da usare.

Avere un sistema per monitorare i progressi è importante per diversi motivi. In primo luogo, fornisce visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto, consentendo al project manager e al team di identificare rapidamente eventuali problemi o sfide che potrebbero sorgere.

In secondo luogo, aiuta a mantenere tutti responsabili e concentrati, poiché i membri del team sanno che il loro lavoro sarà monitorato e valutato. In terzo luogo, consente il miglioramento continuo, poiché il project manager può utilizzare i dati e le metriche raccolte per identificare le aree di miglioramento e apportare le modifiche necessarie.

Passaggio 6: tenere traccia dei progressi, valutare e apportare le modifiche necessarie

La valutazione e l'adeguamento secondo necessità è un passaggio fondamentale nel processo di pianificazione dell'azione, poiché fornisce un modo per garantire che il progetto rimanga sulla buona strada e venga eseguito in modo efficace.

Questa fase comporta la revisione regolare dell'effettivo stato di avanzamento del progetto e l'effettuazione delle modifiche necessarie al piano, alla tempistica e alle azioni. La valutazione dovrebbe basarsi sul sistema di monitoraggio dei progressi stabilito in una fase precedente.

Il monitoraggio dell'avanzamento è una parte importante di questa fase, in quanto fornisce i dati e le metriche necessarie per valutare l'avanzamento del progetto e identificare eventuali aree di miglioramento. Il project manager dovrebbe utilizzare il sistema per monitorare i progressi per tenere traccia delle metriche chiave, come i tassi di completamento delle attività, l'avanzamento della sequenza temporale e l'utilizzo delle risorse. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per valutare i progressi del progetto rispetto agli obiettivi e alla tempistica e per identificare eventuali aree di miglioramento.

Valutando e adattando se necessario, il project manager può garantire che il progetto rimanga sulla buona strada e venga eseguito in modo efficace. Ciò aiuta a ridurre al minimo interruzioni e ritardi e garantisce che il progetto rimanga allineato con gli obiettivi e gli obiettivi.

Il processo di valutazione e adeguamento dovrebbe essere continuo, con valutazioni regolari e revisioni dei progressi. Ciò consente al project manager di rispondere rapidamente a eventuali modifiche o sfide che possono sorgere e di apportare le modifiche necessarie per far avanzare il progetto. Ad esempio, potrebbe essere necessario utilizzare alcuni suggerimenti per risparmiare tempo o delegare per tornare nei tempi previsti. In alternativa, potresti dover provare alcuni nuovi esempi di inviti all'azione per avere un impatto più efficace sul comportamento dei clienti e raggiungere i tuoi obiettivi.

Esempio di piano d'azione (modello)

Un piano d'azione ben strutturato aiuta a mantenere il progetto in pista e nei tempi previsti fornendo un chiaro percorso verso il successo. Ecco un esempio di modello di piano d'azione che puoi utilizzare per ispirarti per i tuoi progetti:

I. Definire l'obiettivo:

A. Obiettivo: lanciare una nuova linea di prodotti

B. Obiettivo SMART: lanciare una nuova linea di prodotti in 6 mesi, generando $ 500.000 di entrate entro il primo anno.

II. Identificare le azioni necessarie:

A. Condurre ricerche di mercato per determinare il pubblico di destinazione e la domanda

B. Sviluppare prototipi di prodotto e condurre test

C. Creare materiali di marketing e campagne promozionali

D. Impostare la catena di approvvigionamento e la logistica

E. Lanciare il prodotto attraverso canali digitali e fisici

III. Assegna responsabilità:

A. Ricerche di mercato: team di marketing

B. Sviluppo del prodotto: team di ricerca e sviluppo

C. Piano di marketing, materiali e campagne: team di marketing

D. Catena di approvvigionamento e logistica: team operativo

E. Lancio del prodotto: team di marketing e operazioni

IV. Determina tempistiche e scadenze:

A. Ricerca di mercato: Mese 1-2

B. Sviluppo del prodotto: Mese 2-4

C. Materiali e campagne di marketing: Mese 4-5

D. Catena di approvvigionamento e logistica: Mese 5-6

E. Lancio del prodotto: Mese 6

V. Stabilire un sistema per monitorare i progressi:

A. Metriche chiave: entrate, quota di mercato, soddisfazione del cliente

B. Strumenti: software di gestione dei progetti, riunioni settimanali sullo stato di avanzamento

C. Riunioni di revisione dei progressi: ogni 2 settimane

VI. Valutare e regolare se necessario:

R. Esaminare regolarmente i dati sui ricavi e sulla soddisfazione dei clienti

B. Adeguare la strategia di marketing e le promozioni secondo necessità

C. Monitorare la catena di approvvigionamento e la logistica e apportare le modifiche necessarie

D. Valutare la tempistica e le scadenze e apportare le modifiche necessarie per garantire un lancio tempestivo del prodotto.

Suggerimenti per costruire un fantastico piano d'azione

Costruire un piano d'azione è il primo passo per raggiungere i tuoi obiettivi di business. Ecco cinque suggerimenti per creare un fantastico piano d'azione:

• Sii chiaro e specifico: assicurati che tutte le persone coinvolte nel progetto capiscano cosa deve essere fatto e quando deve essere completato. Stabilisci obiettivi misurabili e raggiungibili, con tempistiche e scadenze specifiche.
• Dai priorità alle attività: identifica quali attività dovrebbero avere la priorità in modo da poterti concentrare su ciò che è importante in questo momento, pur avendo un piano per il futuro.
• Inizia in piccolo: suddividi i progetti di grandi dimensioni in componenti più piccoli che puoi eseguire in più fasi, piuttosto che provare a realizzare tutto in una volta. Gli esercizi di team building sono un ottimo modo per mantenere alta l'energia e la motivazione.
• Delineare le risorse necessarie: ricerca in anticipo quali risorse saranno necessarie per ogni attività e assicurati di avere tutto a posto in anticipo.
• Includi spazio per il cambiamento: la realtà è che le cose non vanno sempre come previsto, quindi preparati a modificare le tempistiche o gli obiettivi secondo necessità lungo il percorso.

Piano d'azione Vs elenco di cose da fare

I piani d'azione e le liste di cose da fare possono sembrare simili a prima vista, ma sono due strumenti diversi che servono a scopi specifici. Un piano d'azione è un approccio organizzato per raggiungere un obiettivo. Ti aiuta a suddividere compiti più grandi in parti più piccole e gestibili e delinea i passaggi che devi compiere per raggiungere i tuoi obiettivi.

Un elenco di cose da fare è uno strumento utilizzato per tenere traccia delle attività quotidiane o degli elementi che richiedono attenzione. In genere viene utilizzato come elenco di controllo per fare le cose in un determinato periodo di tempo. Mentre entrambi possono essere utili quando si tratta di rimanere organizzati e produttivi, i piani d'azione offrono un approccio più completo per raggiungere obiettivi a lungo termine.

Piano d'azione contro piano di progetto

Un piano d'azione e un piano di progetto sono entrambi strumenti utilizzati per aiutare a mantenere l'organizzazione e la produttività quando si lavora per un obiettivo specifico. I piani d'azione si concentrano su compiti più piccoli che devono essere completati e danno loro la priorità in un elenco organizzato.

I piani di progetto sono più completi e forniscono una panoramica di tutti i passaggi necessari per completare un particolare progetto. Di solito includono tempistiche, scadenze, risorse necessarie e altre specifiche. Sebbene i piani d'azione possano aiutare a definire le attività quotidiane necessarie per completare un progetto, dovrebbero essere formulati come parte di un piano di progetto più ampio.

Immagine: Elementi Envato