Come trasformare un'agenzia in un'estensione del tuo team interno

Dal colmare le lacune di competenze e l'integrazione delle risorse all'ampliamento delle tue intere operazioni, la collaborazione con un'agenzia digitale offre innumerevoli vantaggi. Tuttavia, se non collabori con la tua agenzia nel modo giusto, perderai sicuramente il vero valore che puoi ottenere.

Per garantire una partnership senza soluzione di continuità, è essenziale integrare i partner della tua agenzia come estensione del tuo team interno. Anche se gran parte di questo dipenderà dall'agenzia che sceglierai, ci sono alcune cose che puoi fare dalla tua parte per aiutare il processo.

Esploriamo come trasformare un'agenzia esterna in un partner collaborativo che lavora in armonia con i tuoi team interni e offre il miglior ritorno possibile.

7 modi per rendere la tua agenzia un'estensione del tuo team interno

1. Assicurati che la tua comunicazione sia puntuale
2. Stabilisci l'onboarding e la costruzione di rapporti fin dall'inizio
3. Condividi risorse e approfondimenti ove possibile
4. Configura strumenti di collaborazione per tutti
5. Definire ruoli e responsabilità
6. Promuovi un ciclo di feedback
7. Allinea obiettivi e KPI

#1 Assicurati che la tua comunicazione sia puntuale

La base di ogni partnership di successo è una comunicazione chiara. Fin dall'inizio, assicurati che le aspettative, gli obiettivi e i risultati finali siano ben compresi sia dal tuo team interno che dall'agenzia. In questo modo non ci saranno fili incrociati e tutti avranno in mente gli stessi obiettivi.

Per fare ciò, dovrai definire gli obiettivi del progetto e concordare le tempistiche con il team della tua agenzia, assegnare un punto di contatto che gestirà le comunicazioni dalla tua parte e stabilire quali canali di comunicazione utilizzerai. Utilizza strumenti come Slack per comunicazioni quotidiane e domande rapide oppure utilizza la posta elettronica per aggiornamenti più lunghi e imposta chiamate regolari su Microsoft Teams o Google Meet per mantenere tutti allineati.

#2 Stabilisci l'onboarding e la costruzione di rapporti fin dall'inizio

Se vuoi che l'agenzia funzioni come un'estensione del tuo team, è necessario che si sentano inclusi. Stabilire una cultura collaborativa trattandoli come parte dell'organizzazione, in particolare per i partner di agenzia di lunga data.

Proprio come i nuovi assunti, le agenzie devono essere integrate nella cultura aziendale. Condividi i valori e i processi aziendali in modo che possano allineare il loro lavoro ai tuoi standard interni. In questo modo, è più probabile che siano all’altezza delle aspettative della tua azienda e riflettano i valori del tuo marchio nel loro lavoro.

Per una maggiore sinergia, invita i membri chiave dell'agenzia a partecipare a riunioni del team, sessioni di brainstorming e persino eventi a livello aziendale, quando appropriato. A seconda della tua relazione, potresti anche incoraggiare conversazioni informali e costruire un rapporto migliore a livello personale per una maggiore fiducia e collaborazione, proprio come faresti con i colleghi.

#3 Condividi risorse e approfondimenti ove possibile

Per garantire che l'agenzia comprenda appieno il tuo marchio e la tua attività, fornisci loro l'accesso a risorse e approfondimenti chiave. Un buon punto di partenza sarebbe condividere le linee guida del marchio, i documenti sul tono della voce, le campagne precedenti e qualsiasi altra risorsa che potrebbe essere utile.

A seconda delle politiche sulla privacy, fornisci all'agenzia quanti più dati possibili, comprese le metriche sulle prestazioni e le informazioni sui clienti, poiché ciò aiuterà a informare le loro strategie e a supportare i tuoi obiettivi. Non ha senso mantenere le informazioni in quanto ciò ostacolerà solo il tuo successo.

#4 Configura strumenti di collaborazione per tutti

Una collaborazione efficace richiede gli strumenti giusti. Utilizza le piattaforme digitali per favorire una cooperazione continua tra il tuo team e l'agenzia. Piattaforme come Trello o monday.com possono aiutare entrambi i team ad assegnare compiti e gestire le scadenze.

Utilizza strumenti come Google Drive o Dropbox per condividere facilmente file, risorse e documenti importanti. E se tieni spesso sessioni collaborative, utilizza strumenti di modifica in tempo reale come Miro o Figma per pianificare e condividere idee.

In Semetrical siamo flessibili e utilizziamo gli strumenti che funzionano meglio per i nostri clienti. Alcuni dei nostri preferiti includono Google Drive, per condividere facilmente documenti e implementare suggerimenti per il lavoro collaborativo, e Slack per la messaggistica istantanea. Teniamo anche riunioni regolari con i nostri clienti, tramite Google Meets o Teams, o anche faccia a faccia se è ciò che preferisce il nostro cliente.

# 5 Definire ruoli e responsabilità

Affinché un'agenzia funzioni in modo efficace con il tuo team interno, tutti devono sapere chi è responsabile di cosa. La chiarezza qui previene errori di comunicazione e garantisce la responsabilità. Non vuoi che nessuno pesti i piedi a qualcun altro.

Innanzitutto, definisci chi è responsabile dei diversi aspetti del progetto. Ciò aiuta a evitare duplicazioni di sforzi e confusione. Consentire a entrambi i team di fornire input e prendere decisioni congiunte, tuttavia, ti consigliamo anche di fidarti dell'esperienza dell'agenzia. Sebbene il tuo team interno possa essere fortemente coinvolto, è importante dare all'agenzia spazio per contribuire con la propria esperienza e portare nuove idee sul tavolo. Dopotutto, è per questo che li hai assunti!

# 6 Promuovi un ciclo di feedback

Il feedback è essenziale per migliorare processi e risultati. Stabilire un ciclo di feedback aiuta a garantire che la partnership si evolva e migliori continuamente. Problemi che potrebbero essere ovvi per te, potrebbero non esserlo per l'agenzia. Assicurati che sappiano cosa succede in modo che possano migliorare il loro servizio secondo gli standard richiesti.

Pianifica revisioni periodiche per discutere cosa funziona bene e le aree di miglioramento. Ciò può includere le tappe fondamentali del progetto e la collaborazione complessiva. Cerca di promuovere una cultura in cui sia l'agenzia che il team interno si sentano a proprio agio nel fornire un feedback onesto poiché questo è l'unico modo per continuare a migliorare.

# 7 Allinea obiettivi e KPI

L'agenzia può essere un'estensione della tua squadra solo se entrambe le parti lavorano per gli stessi obiettivi. Allinea i tuoi obiettivi per creare una direzione unificata. L'impostazione di KPI condivisi è fondamentale per garantire che entrambe le parti siano responsabili del successo del progetto.

Festeggia i traguardi e riconosci i risultati insieme alla tua agenzia poiché ciò aumenterà la motivazione a tutto tondo e incoraggerà il buon lavoro a continuare.

Se fatto bene, lavorare con un'agenzia può apportare un valore immenso alla tua attività fornendo nuove prospettive, competenze specializzate e risorse scalabili. Trattando l'agenzia come un'estensione del tuo team interno, promuovendo una comunicazione aperta, allineando gli obiettivi e condividendo le risorse, puoi garantire una partnership fluida e produttiva che avvantaggia entrambe le parti.

Pronto per avere la tua estensione del tuo team interno? Il nostro team di esperti di marketing è entusiasta di aiutarti a realizzare le tue ambizioni digitali. Ci piacerebbe sentire la tua opinione!