Che cos'è un software di collaborazione all-in-one e perché dovresti usarne uno?

Nell'era digitale odierna, la collaborazione è una componente essenziale di ogni azienda.

Con il lavoro da remoto che diventa sempre più comune, le aziende hanno bisogno di modi efficienti per comunicare e collaborare, condividere file, gestire attività e tenere traccia dei progetti in un unico posto.

È qui che entra in gioco il software di collaborazione all-in-one.

Un software di collaborazione all-in-one integra più funzionalità di comunicazione e collaborazione in un'unica piattaforma, facilitando la collaborazione tra i team.

In questo post del blog, esploreremo cos'è un software di collaborazione all-in-one, in che modo può avvantaggiare la tua azienda e perché dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di uno.

Che cos'è un software di collaborazione all-in-one?

La storia del software di collaborazione tradizionale è iniziata più di 30 anni fa, quando le aziende hanno iniziato a formare i propri dipartimenti IT e avevano bisogno di mettere insieme prodotti di vari fornitori per ottenere l'intera gamma di funzionalità necessarie per svolgere il proprio lavoro. A quel tempo, il software di collaborazione era un'unica soluzione per il singolo caso d'uso del team, che si trattasse di gestione delle attività, dati o chat.

Avanti veloce al presente tecnologicamente avanzato, questi tipi di software di collaborazione chiamati soluzioni puntuali esistono ancora ma sono stati a lungo superati dalle soluzioni di collaborazione all-in-one.

Il software di collaborazione all-in-one è progettato per aiutare i team a essere più produttivi e lavorare in modo più efficiente consentendo loro di condividere, gestire documenti, file e altri tipi di dati e lavorare insieme su progetti e attività da qualsiasi posizione e dispositivo .

Vantaggi del software di collaborazione all-in-one

Ci sono molti vantaggi che derivano dal software di collaborazione. Forse la più importante di tutte è l'opportunità di migliorare la produttività tra i team che non lavorano necessariamente nello stesso ufficio, nello stesso paese o nello stesso fuso orario.

Ecco alcuni altri vantaggi del software di collaborazione all-in-one e come portano a un lavoro di squadra produttivo:

Comunicazione migliorata

La comunicazione, dicono, è la chiave del lavoro di squadra.

La comunicazione e la collaborazione di persona sono fantastiche, ma quando ciò non è possibile, strumenti online come il software di collaborazione all-in-one ci aiutano a mantenere il flusso di conversazioni, feedback e idee. Una comunicazione efficiente non solo aumenta la produttività, ma aiuta anche a prevenire e risolvere i problemi più velocemente.

Gestione avanzata dei progetti

Gestire un progetto può essere un compito semplice, ma che ne dici di gestire decine di progetti contemporaneamente? Come evitare di perdersi nell'organizzazione e nel coordinamento di eventi o progetti senza l'ausilio di uno strumento di collaborazione?

Fortunatamente, non devi preoccuparti di questo. Il software di collaborazione all-in-one garantisce che tutto sia in linea per evitare errori e confusione che possono ritardare progetti o singole attività.

Migliore organizzazione

Quando si utilizzano vari strumenti per la gestione delle attività, la comunicazione e l'archiviazione dei file, è facile perdere traccia di cosa è stato fatto, cosa no, chi ha detto cosa ea quale attività si riferiva. Tutto è un casino. Ma mantenere organizzati tutti gli aspetti dei tuoi progetti e attività non deve essere complicato. Il software di collaborazione all-in-one aiuta a creare calma e organizzazione nel flusso di lavoro del tuo team attraverso la comunicazione aperta e il coordinamento di progetti ed eventi mantenendo tutto su un'unica piattaforma dove nulla viene misteriosamente perso.

Processo decisionale basato sui dati

Con la potenza di una soluzione di analisi dei dati, il tuo team non avrà più bisogno di perdere tempo cercando di analizzare i fogli di calcolo per reperire i propri dati, ma avrà invece più tempo per concentrarsi sulle informazioni raccolte e fare scelte basate su fatti che ti aiuteranno a raggiungere la tua azienda traguardi e obiettivi più velocemente. Averlo a disposizione in un unico posto con tutti gli altri strumenti di produttività porta immediata facilità ed efficacia al processo decisionale basato sui dati.

Prova la fionda

Caratteristiche principali del software di collaborazione all-in-one

Ogni software di collaborazione è diverso, tuttavia la maggior parte degli strumenti includerà (o dovrebbe) includere le seguenti funzionalità:

Gestione del progetto : organizza tutti gli aspetti di un progetto, dalla pianificazione e programmazione all'allocazione delle risorse e all'esecuzione.

Gestione delle attività : tutto ciò che è necessario per gestire un'attività durante il suo ciclo di vita, dalla pianificazione all'esecuzione. Stabilisci scadenze, dipendenze e priorità e assicurati che il progetto rimanga sulla buona strada e venga completato in tempo.

Gestione dei documenti : la funzione di gestione dei documenti è importante per ogni software di collaborazione all-in-one. Consente agli utenti di condividere e lavorare insieme sui documenti integrando facilmente app di archiviazione cloud di terze parti nella piattaforma . Questa funzione aiuta anche a mantenere i documenti ordinatamente organizzati in un unico posto, in modo che tutti possano accedervi facilmente in qualsiasi momento.

Collaborazione interfunzionale : un unico luogo in cui tutti all'interno dell'organizzazione (marketing, vendite, risorse umane, logistica, sviluppatori, supporto e così via) si riuniscono per lavorare su un obiettivo o progetto.

Messaggistica interna : questa è una funzionalità indispensabile che può aiutare a mantenere la comunicazione organizzata e in tema. La capacità di comunicare in-app e collaborare su singole attività e progetti condividendo commenti, feedback e idee, il tutto mantenendo un registro storico delle discussioni a cui tutti possono fare riferimento in qualsiasi momento. La maggior parte degli strumenti di collaborazione all-in-one offre inoltre agli utenti la possibilità di commentare i livelli di attività e progetto e di allegare file per supportare ulteriormente attività e progetti.

Analisi dei dati : questa caratteristica non è molto comune, ma molto vantaggiosa per la salute della tua azienda. Avendo accesso ai dati in tempo reale, gli utenti possono prendere decisioni più informate che non sono basate sull'istinto ma supportate da informazioni chiave sui dati. Al giorno d'oggi, l'analisi dei dati è un must per ogni azienda. Anche le startup non dovrebbero trascurarlo: i dati possono aiutare le startup a crescere molto più velocemente .

Notifiche : per rimanere aggiornati su tutte le recenti modifiche apportate ad attività, menzioni, discussioni e altro.

Opportunità di integrazione : con il software di collaborazione all-in-one, gli utenti dovrebbero essere in grado di accedere a tutti i tipi di documenti, file e risorse, alcuni dei quali sono archiviati in un'applicazione di terze parti. Pertanto, è importante che la soluzione software di collaborazione all-in-one scelta offra solide opportunità di integrazione con strumenti come Dropbox, Google Drive, ecc.

Interfaccia intuitiva : un buon software di collaborazione all-in-one dovrebbe essere intuitivo e facile da usare e non dovrebbe richiedere più di qualche giorno per abituarsi. Lo scopo di questo tipo di strumenti è semplificare il processo di lavoro e renderlo più efficiente, quindi una delle caratteristiche più importanti di qualsiasi software di collaborazione è essere semplice e diretto.

Design ottimizzato per i dispositivi mobili : gli strumenti di collaborazione all-in-one dovrebbero essere in grado di funzionare correttamente anche su telefoni cellulari e tablet. I dipendenti remoti o i dipendenti le cui mansioni richiedono spostamenti non saranno sempre davanti al desktop, quindi fornire loro una soluzione che consenta loro di rimanere produttivi e lavorare sulle loro attività anche in movimento dovrebbe essere una priorità assoluta.

Sicurezza : quando ci si concentra sulle funzionalità fornite dalle soluzioni software di collaborazione all-in-one, non bisogna dimenticare l'importanza della protezione e della sicurezza dei dati. E mentre alcuni strumenti software di collaborazione gratuiti offrono meno protezione rispetto agli strumenti aziendali, tutti dovrebbero richiedere accessi e password per proteggere i dati e le informazioni condivise sulla piattaforma. Se il software di collaborazione offre l'autenticazione a due fattori, meglio è. Aiuta a prevenire violazioni della sicurezza e verifica l'identità dell'utente.

Software di collaborazione All-in-One vs Point

Gli strumenti di collaborazione sono fantastici in quanto aumentano l'efficienza e la produttività del team, e lo vuoi per la tua azienda, ma poi ti trovi di fronte al dilemma di quale tipo di soluzione dovresti effettivamente scegliere: soluzione all-in-one o puntuale?

Per aiutarti a comprendere meglio alcune differenze chiave e i pro e i contro di ciascuna soluzione, abbiamo creato questa tabella di confronto come riferimento:

Cosa dovresti considerare quando scegli un software di collaborazione all-in-one?

Ottenere un software di collaborazione all-in-one per il tuo team è una decisione aziendale critica. Non vorrai sprecare tempo e denaro testando tutte le soluzioni disponibili sul mercato. Ti aiutiamo a restringere le tue scelte, in modo che tu possa prendere la migliore decisione possibile, sia per il tuo team che per il tuo business.

Ecco i 6 fattori principali da tenere a mente quando si sceglie una soluzione di collaborazione all-in-one:

1. Esigenze : il primo passo per scegliere un software di collaborazione all-in-one è comprendere le esigenze della tua organizzazione: come lavora attualmente il tuo team, cosa potrebbe e dovrebbe essere migliorato nel loro processo lavorativo e il loro lavoro è strutturato o non strutturato? Per trovare le risposte a queste domande, non dovresti solo osservare il tuo lavoro di squadra a distanza, ma dovresti consultarti con loro. Quelle sono le persone che useranno questo software di collaborazione dopotutto, quindi le loro esigenze e la loro opinione in merito sono ciò di cui dovresti preoccuparti di più in primo luogo.

Cos'altro dovresti considerare in questo primo passaggio è se la soluzione è ospitata sul Web o in locale. I dati e i file della tua organizzazione saranno al sicuro? Dopo aver determinato le tue esigenze specifiche, puoi passare alla fase successiva.

2. Funzionalità : le funzionalità offerte dal software di collaborazione all-in-one sono i pezzi mancanti del puzzle per la tua organizzazione. Il software dovrebbe fornire tutte le funzionalità necessarie affinché sia ​​uno strumento di produttività efficace per il tuo team. Devono essere reattivi, facili da usare e, naturalmente, dovrebbero aiutare il tuo team a svolgere il lavoro in modo più efficiente.

3. Costo : quanto prevede il tuo budget per questo tipo di software? Il tuo investimento deve essere ragionevole e deve considerare il valore a lungo termine che il software può avere per il tuo team e la tua organizzazione, nonché tutti gli altri costi che potrebbero derivarne come aggiornamenti futuri, manutenzione, ecc.

4. Supporto : un supporto affidabile è un must. Il tuo team dovrà essere formato e dovrebbe avere accesso a tutorial e a una base di conoscenza. Se il venditore non offre questo, allora è meglio passare a quello successivo.

5. Integrazione con altri strumenti : devi trovare un software di collaborazione in grado di integrarsi con gli strumenti che il tuo team già utilizza. Non ignorare questo fattore se scegli uno strumento che non può integrarsi con altri strumenti necessari al tuo team, quindi il software non sarà di grande aiuto: il tuo team dovrà comunque passare da un'app all'altra per poter accedere a tutto necessario per completare il suo lavoro.

6. Sicurezza – La sicurezza è importante, quindi in ogni caso dovresti scegliere una soluzione dotata di funzionalità di sicurezza che garantiscano la sicurezza dei tuoi dati. Dovresti anche essere in grado di scegliere dove verranno archiviati i tuoi dati. Se un fornitore non offre funzionalità di sicurezza o offre solo una sicurezza debole, salutalo e continua a cercare una soluzione migliore.

Slingshot, un software di collaborazione all-in-one completo

Slingshot semplifica la collaborazione incorporando la moderna gestione dei progetti e dei file del team , la chat e l'analisi dei dati in un'unica app. Quando puoi condividere facilmente tutti questi elementi in un unico posto con i membri del team e condividere progetti con membri del team esterni, la calma viene ripristinata. Con robusti flussi di produttività pronti all'uso ed è progettato per funzionare senza problemi per consentire flussi di lavoro di collaborazione continui. Questo aiuta i team a superare i silos di collaborazione, previene le interruzioni del lavoro e rende più facile per i team lavorare meglio insieme.