6 migliori sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese nel 2023
Pubblicato: 2023-03-27La gestione efficiente dei documenti, la condivisione e la collaborazione sono diventate cruciali per le aziende di tutte le dimensioni. In questo articolo, esamineremo il miglior software di gestione dei documenti per le piccole imprese ed esamineremo i pro, i contro, le caratteristiche principali e i prezzi.
I sistemi di gestione dei documenti sono piattaforme per l'archiviazione, l'organizzazione e la gestione dei documenti. I migliori sistemi sono nel cloud, consentendo l'accesso a qualsiasi utente autorizzato indipendentemente da dove stiano lavorando.
Tuttavia, il software di gestione dei documenti per le piccole imprese è diverso dall'archiviazione cloud. Un sistema di gestione dei documenti fornisce strumenti di gestione, risorse per la condivisione di documenti e automazione per il flusso di lavoro oltre all'archiviazione dei documenti. I migliori sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese ti aiutano a conservare tutti i tipi di documenti della tua organizzazione in una piattaforma intuitiva con una solida sicurezza dei documenti.
In questo articolo, esamineremo i migliori sistemi di gestione dei documenti (DMS) per le piccole imprese ed esamineremo i pro, i contro, le funzionalità principali e le opzioni di prezzo o di prova gratuita.
Se non hai il tempo di leggere la nostra ricerca, passa alla nostra rapida tabella di confronto.
Le nostre migliori scelte
Il miglior sistema di gestione dei documenti basato su cloud all-in-one
Saperne di più
Ottimo per creare e modificare file
Ottimo per semplificare l'archiviazione e la condivisione dei file
Come scegliere un sistema di gestione dei documenti per le piccole imprese
Un sistema di gestione dei documenti per le piccole imprese dovrebbe ospitare tutti i tuoi documenti in un unico posto. Dovrebbe consentire un facile accesso e un'archiviazione sicura dei file. Come piccola impresa, vuoi anche che il tuo sistema di gestione dei documenti sia facile da usare, senza dover dipendere da un team tecnico solo per accedere ai tuoi file.
I 6 migliori sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese del 2023
Connecteam: il miglior sistema di gestione dei documenti basato su cloud all-in-one
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Connecteam è la piattaforma più semplice da utilizzare per raccogliere, gestire e organizzare i tuoi documenti in un repository centrale. Classificato come la migliore soluzione all-in-one per le piccole e medie imprese, Connecteam è ottimo per le risorse umane, l'onboarding e l'elaborazione. Consente ai dipendenti di caricare i documenti richiesti e gestire i file personali in modo sicuro in un'unica posizione. Ciò riduce al minimo i tempi di onboarding e consente ai dipendenti di lavorare più velocemente, liberando tempo per altre attività importanti.
Scadenza e avvisi
Puoi impostare scadenze per la documentazione con avvisi automatici per assicurarti che i registri dei tuoi dipendenti siano sempre aggiornati. Ad esempio, puoi impostare notifiche per informarti quando i documenti di conformità dei dipendenti, le licenze o le certificazioni stanno per scadere in modo da poter aggiornare i tuoi record.
Elimina i silos di dati
Poiché puoi accedere a tutti i tuoi documenti in un'unica app, puoi eliminare i silos di dati e i canali di gestione dei documenti. Non è più necessario utilizzare la posta elettronica, Google Drive o Dropbox per tenere traccia delle cose e preoccuparsi di dove è archiviato qualcosa.
Robusta gestione degli accessi
Puoi recuperare istantaneamente qualsiasi documento archiviato, concedere autorizzazioni agli utenti e limitare i dati solo agli utenti autorizzati. Ciò semplifica la condivisione dei documenti con i membri del team , garantendo al tempo stesso l'accesso solo agli utenti autorizzati.
Centri di conoscenza
Puoi anche utilizzare Connecteam per creare centri di conoscenza completi per i team interni, aggiungendo tutti i file che desideri. Ad esempio, puoi archiviare tutte le informazioni sull'onboarding, i documenti di formazione, i manuali aziendali, le policy e le FAQ in un'area predisposta per i nuovi dipendenti. Questo rende anche facile apportare modifiche globali, garantendo a tutti l'accesso alle informazioni più recenti.
Condividi facilmente documenti in chat, gruppi o direttamente
I team possono condividere documenti nelle chat di gruppo , direttamente con altri membri del team o assegnare documenti a gruppi. Connecteam funziona particolarmente bene per i "lavoratori senza scrivania" che non hanno accesso regolare a un computer dell'ufficio o alla posta elettronica aziendale.
Caratteristiche principali
Raccogli, archivia e organizza i documenti
Solidi team di gestione dei documenti
Moduli digitali e liste di controllo
Gestione dei compiti
Funzionalità del centro di conoscenza
La formazione dei dipendenti
Professionisti
Facile da usare con strumenti intuitivi
Utilizza uno spazio di archiviazione minimo
Alternativa conveniente ad altre soluzioni DMS
Eccellente assistenza clienti
Contro
Al momento non supporta la collaborazione sui documenti
Prezzi
A partire da soli $29/mese per i primi 30 utenti Prova gratuitadi 14 giorni Pianogratuitodisponibile
Prova gratuita di 14 giorni, nessuna carta di credito richiesta
Inizia la tua prova gratuitaZoho Docs: ottimo per creare e modificare file
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Zoho WorkDrive è un altro software di gestione dei documenti alternativo che va oltre la creazione e l'archiviazione di documenti in un repository centrale. Fornisce uno spazio di lavoro sicuro e condiviso, semplice e facile da usare. Riunisce anche e-mail, chat, chiamate e gestione delle attività nello stesso spazio.
Zoho ha interrotto il suo progetto autonomo di gestione dei documenti, Zoho Docs, all'inizio del 2023, ma ha integrato le funzionalità in Zoho WorkDrive. Include tutti gli strumenti di collaborazione integrati di Zoho Docs, consentendo agli utenti di connettersi, comunicare, rivedere, commentare o modificare i file in tempo reale. Il software facilita anche l'assegnazione di compiti a membri o gruppi specifici del team.
Scopri di più su Zoho DocsCaratteristiche principali
- Classificazione dei documenti
- Firme elettroniche
- Controllo della versione
- Pista di controllo
Professionisti
- Area di lavoro sicura e condivisa per la collaborazione e la comunicazione in team
- Risposta veloce e semplice da usare
Contro
- Può essere difficile trovare i file se non sai dove sono archiviati
- L'autenticazione a due fattori (2FA) manca nelle opzioni entry e midlevel.
Prezzi
A partire da $ 5/utente/mese Prova: Sì Piano gratuito: Sì
Box: ottimo per semplificare l'archiviazione e la condivisione dei file
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
- finestre
- Mac
Box for Business ti consente di caricare e condividere facilmente i documenti all'interno della tua organizzazione. È possibile ospitare file privati e inviare collegamenti diretti o scaricare contenuti prima dell'invio. Box for Business consente inoltre di personalizzare i collegamenti per concedere autorizzazioni di visualizzazione o modifica e generare collegamenti protetti da password. I collegamenti possono includere un URL personalizzato ed essere impostati per scadere automaticamente dopo un intervallo specifico e consentire o bloccare il download di documenti.
Gli utenti possono essere subito operativi grazie a un'interfaccia intuitiva per l'archiviazione dei file. Tuttavia, alcuni utenti trovano le autorizzazioni e la configurazione dell'amministratore un po' impegnative.
Puoi anche modificare offline; i documenti sincronizzati si aggiorneranno automaticamente una volta online. Tuttavia, c'è un po' di ritardo. Agli utenti esterni come clienti e clienti vengono concessi solo privilegi di sola lettura e non possono modificare i documenti, il che potrebbe complicare la collaborazione.
Scopri di più su CasellaCaratteristiche principali
- Funzionalità di trascinamento della selezione
- Modelli personalizzabili
- Gestione del flusso di lavoro
- Archiviazione e conservazione
Professionisti
- Archiviazione dati illimitata
- Automazione delle attività, come promemoria e approvazioni
Contro
- Non supporta il riconoscimento ottico dei caratteri
- Può essere difficile trovare documenti se non si conosce la posizione
Prezzi
A partire da $ 20/utente/mese Prova: Sì — Piano gratuito di 14 giorni : No
Microsoft Sharepoint: utile per gli utenti di Microsoft 365 per ambienti di lavoro condivisi
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Microsoft SharePoint funziona come prodotto autonomo o come parte dell'abbonamento a Microsoft 365. Offre collaborazione sui contenuti e funzionalità di ricerca avanzate. Alcuni utenti lo trovano complesso e difficile da navigare. Tuttavia, se sei esperto in Microsoft 365, probabilmente sarà molto meno una curva di apprendimento. Oltre all'archiviazione dei documenti, gli utenti possono anche creare siti intranet per la condivisione di informazioni, pianificazione delle attività e contatti.
Poiché SharePoint è integrato in Microsoft 365, è una scelta popolare per molte aziende. SharePoint consente di gestire documenti, impostare livelli di sicurezza e autorizzazioni e integrarsi con strumenti di scansione e acquisizione. Consente inoltre agli utenti di inserire e gestire i metadati del documento.
L'installazione e la manutenzione possono richiedere molto tempo: mentre alcune funzionalità pronte all'uso sono incluse, alcune funzionalità richiedono un utente esperto o uno sviluppatore per essere sviluppate. Tuttavia, per le nozioni di base sulla gestione dei documenti, è adatto a una piccola impresa.
Ulteriori informazioni su Microsoft SharePointCaratteristiche principali
- Strumenti di collaborazione
- Gestione del flusso di lavoro
- Commenti e note
- Si integra con Microsoft 365
Professionisti
- Modelli personalizzabili
- Può creare siti intranet personalizzati
Contro
- Non supporta il controllo della versione o l'audit trail
- Non supporta le firme elettroniche
Prezzi
A partire da $ 4,59/utente/mese Prova: No Piano gratuito: No
SmartVault: ottimo per l'archiviazione e la condivisione di documenti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
- finestre
SmartVault è progettato per la gestione e l'archiviazione sicura dei documenti basata su cloud, sottolineando la conformità e il flusso di lavoro. È utile per condividere documenti con i clienti, inclusa la creazione di portali clienti con marchio. Sebbene non sia possibile modificare i documenti in SmartVault, è possibile semplificare i processi utilizzando modelli standardizzati.
SmartVault promuove la sua "sicurezza a livello di banca" per proteggere i documenti a un livello superiore rispetto alle app cloud di livello consumer. Sebbene consenta le interazioni con i clienti, i clienti devono disporre di un account per accedere a qualsiasi documento sulla piattaforma.
Ulteriori informazioni su SmartVaultCaratteristiche principali
- Gestione dei documenti crittografati
- Strumenti di collaborazione
- Funzionalità di trascinamento della selezione
- Strumenti per la gestione del flusso di lavoro
Professionisti
- Forti controlli di accesso e permessi
- Audit trail automatizzati
Contro
- Impossibile modificare i documenti in SmartVault
- Non supporta la sincronizzazione dei documenti in tempo reale
Prezzi
A partire da $ 20/mese per utente con un minimo di 5 utenti Prova: Sì — 14 giorni Piano gratuito: No
Google Drive: ottimo per l'archiviazione di file e la collaborazione
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Google Drive fornisce l'accesso crittografato ai file e funziona perfettamente con Google Suite, inclusi Google Documenti, Fogli Google e Presentazioni Google. Ti consente di collaborare in tempo reale con i membri del team. Funziona bene per l'archiviazione di file di base e come archivio centrale, ma non fornisce i solidi sistemi di gestione dei file e dei documenti di cui alcune aziende hanno bisogno. Ad esempio, non offre supporto per conformità , controlli di versione avanzati o flussi di lavoro automatizzati. Tuttavia, è una scelta solida per la gestione dei documenti di base e per disporre di un luogo centralizzato e collaborativo per i file.
Google Drive funziona anche con i file di Microsoft Office, quindi puoi caricare e modificare documenti Word, Excel o PowerPoint online senza doverli convertire.
Ulteriori informazioni su Google DriveCaratteristiche principali
- Interfaccia trascina e rilascia
- Funzionalità di ricerca e filtro
- Strumenti di collaborazione e monitoraggio
- Controllo della versione
Professionisti
- Facilità d'uso
- Fornisce anche l'accesso ai documenti offline
Contro
- Non supporta le firme elettroniche
- Non supporta la gestione del flusso di lavoro
Prezzi
Gratuito per i primi 15 GB di prova: no Piano gratuito: sì
I 6 migliori sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese del 2023
| Argomento |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Recensioni |   | | | | | |
| Prezzi | A partire da soli $ 29 al mese per i primi 30 utenti | A partire da $ 5/utente/mese | A partire da $ 20/utente/mese | A partire da $ 4,59/utente/mese | A partire da $ 20/mese per utente con un minimo di 5 utenti | Gratuito per i primi 15GB |
| Prova gratuita | SÌ 14 giorni | SÌ | SÌ 14 giorni | NO | SÌ 14 giorni | NO |
| Piano gratuito | SÌ Fino a 30 utenti | SÌ | NO | NO | NO | SÌ |
Che cos'è un sistema di gestione dei documenti per le piccole imprese?
Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è una piattaforma online per archiviare, gestire e condividere documenti. Un DMS consente di centralizzare la gestione dei documenti e convertire i file fisici in file digitali. Ciò riduce il tempo necessario per l'archiviazione e il recupero manuali dei documenti, consentendo la condivisione con gli utenti autorizzati.
A seconda del DMS che scegli, potresti essere in grado di modificare e sfruttare strumenti moderni, come le firme elettroniche e la collaborazione online .
Come funziona il software di gestione dei documenti per le piccole imprese?
Il software di gestione dei documenti consente di acquisire e archiviare i documenti digitalmente in un database centrale. Le migliori soluzioni di gestione dei documenti sono basate su cloud per fornire l'accesso a qualsiasi utente connesso e autorizzato.
Gli utenti possono accedere e collaborare ai documenti, condividere documenti con altri utenti autorizzati e automatizzare i flussi di lavoro. Hanno anche accesso a strumenti per l'instradamento dei documenti, le approvazioni e gli avvisi per aumentare l'efficienza.
La maggior parte delle soluzioni DMS può archiviare le versioni precedenti dei documenti e aiutare a tenere traccia delle modifiche per fornire una traccia di controllo.
I vantaggi del software di gestione dei documenti
Il software di gestione dei documenti aiuta le piccole imprese a semplificare il flusso di lavoro e le operazioni. I vantaggi includono:
- Spazio di archiviazione ridotto : elimini la necessità di schedari fisici, scatole e rilegature per archiviare i documenti.Questo non solo rende più facile trovare i documenti di cui hai bisogno, ma riduce anche l'ingombro a pavimento.
- Organizzazione : è molto più facile trovare, archiviare e cercare documenti nel software di gestione dei documenti.
- Backup e ripristino dei documenti : in caso di incendio o inondazione, i documenti fisici possono essere persi o distrutti.Un DMS fornisce il backup automatizzato per la continuità aziendale e il ripristino di emergenza.
- Flusso di lavoro migliorato : uno studio recente ha dimostrato che quasi la metà di tutte le aziende ha difficoltà a trovare e condividere documenti e circa un terzo ha espresso dubbi sul controllo delle versioni.Il miglior software di gestione dei documenti per le piccole imprese può risolvere questi problemi.
- Conformità : il rispetto delle normative governative e del settore in continua evoluzione può essere impegnativo.Il giusto DMS assicurerà la conformità.
- Sicurezza : un DMS sicuro e crittografato manterrà i tuoi documenti al sicuro.
- Condivisione e collaborazione : gli strumenti DMS semplificano la condivisione e la collaborazione, supportando i lavoratori remoti, la forza lavoro distribuita e i clienti.
- Maggiore accesso : i documenti fisici sono archiviati in un solo posto e l'accesso può essere limitato.L'archiviazione digitale consente la condivisione con chiunque sia autorizzato all'accesso senza dover attendere.
Gestire e mantenere archivi cartacei non è più pratico. La ricerca di file e cartelle in schedari e scatole può richiedere molto tempo che potrebbe essere utilizzato in modo più produttivo. Anche se tutti i tuoi file sono online, può essere comunque difficile mantenerli organizzati e accessibili se non sono gestiti correttamente.
Un DMS efficiente ti consente di cercare utilizzando parole o frasi senza conoscere il tipo, il nome o la posizione esatti del file. Un sondaggio ha riportato che più della metà degli impiegati dedica più tempo alla ricerca di file che al lavoro su di essi. Lo stesso studio ha mostrato quanto questo possa essere difficile quando le informazioni sono necessarie tempestivamente: l'81% dei professionisti dell'ufficio intervistati ha affermato di non essere in grado di individuare un documento importante quando il proprio capo o cliente aveva bisogno di qualcosa con urgenza.
Questo è diventato ancora più difficile per i lavoratori remoti e ibridi che hanno bisogno di accedere alle informazioni indipendentemente da dove lavorano.
Quanto costano i sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese?
I sistemi di gestione dei documenti per piccole imprese sono gratuiti per un numero limitato di utenti fino a diverse centinaia di dollari al mese, a seconda del livello di accesso e del piano scelto.
Ad esempio, il pacchetto per piccole imprese di Connecteam è gratuito al 100% per i primi 10 utenti. Anche se hai un team leggermente più grande, fino a 30 persone, il piano Basic di Connecteam costa solo $ 30 al mese .
In confronto, 10 utenti con SmartVault costerebbero $ 400 al mese. Il piano Microsoft SharePoint più economico sarebbe $ 50 al mese per 10 utenti o $ 230 al mese come parte di una licenza Microsoft 365 E3.
Domande frequenti
Quali sono i tipi di sistemi di gestione dei documenti?
Esistono diversi tipi di sistemi di gestione dei documenti, tra cui la gestione dei contenuti e dei record, la gestione del flusso di lavoro, la gestione dei documenti delle risorse umane e l'imaging dei documenti. Quando valuti un DMS, vuoi assicurarti che includa gli strumenti necessari per la tua azienda.
Qual è il modo migliore per gestire i documenti?
L'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti basato su cloud semplifica l'archiviazione, l'organizzazione e la condivisione dei documenti. Fornisce una posizione centrale per tutta la documentazione, semplificando la ricerca e la collaborazione.
Cosa dovresti cercare in un sistema di gestione dei documenti?
Il miglior software di gestione dei documenti per la tua piccola impresa ti consentirà di personalizzare le soluzioni per allinearle al tuo modo di fare affari. Assicurati che il tuo DMS sia facile da usare, offra sicurezza e conformità robuste, supporti l'automazione del flusso di lavoro e si integri con il tuo stack tecnologico esistente.
I sistemi di gestione dei documenti basati su cloud sono sicuri?
Sì, i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud sono sicuri. Cerca una soluzione che fornisca la crittografia automatica dei documenti e consenta la gestione degli accessi e gli strumenti per la privacy. I sistemi di gestione del cloud sono in realtà più sicuri dei servizi on-premise perché i fornitori di piattaforme monitorano la sicurezza e assicurano che vengano applicati patch e aggiornamenti del software.
La linea di fondo sui sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese
Un sistema di gestione dei documenti robusto e sicuro per le piccole imprese può semplificare il flusso di lavoro, semplificare l'archiviazione e il recupero dei documenti e consentire la condivisione con membri del team e clienti. Cerca un DMS che fornisca gli strumenti di cui hai bisogno e che sia facile da usare per migliorare la produttività della tua organizzazione.
Connecteam è la scelta migliore per le piccole e medie imprese che desiderano migliorare la propria gestione documentale. Fai un piccolo passo per te stesso — e un passo da gigante per il tuo business — con Connecteam oggi. Non dimenticare di controllare lo Small Business Plan di Connecteam per tutto ciò di cui hai bisogno per gestire la tua attività.