I 7 migliori software per il flusso di lavoro dei documenti nel 2023
Pubblicato: 2023-12-24Il software per il flusso di lavoro di gestione dei documenti aiuta ad automatizzare e gestire il flusso di documenti e semplifica i processi per migliorare l'efficienza e l'organizzazione.
Gestire diversi documenti ogni giorno può essere difficile. Che tu stia gestendo contratti, fatture, report o proposte, devi crearli, esaminarli, approvarli e archiviarli in modo efficiente e sicuro.
I processi aziendali manuali e cartacei possono portare alla perdita di documenti, al mancato rispetto delle scadenze o ad altri errori che costano denaro o danneggiano la reputazione. Nel frattempo, alcune soluzioni digitali, come i sistemi di archiviazione digitale di base o gli strumenti di distribuzione semiautomatica della posta elettronica, potrebbero non riuscire a soddisfare le tue esigenze in evoluzione.
Un software efficace per il flusso di lavoro dei documenti può aiutarti ad automatizzare e ottimizzare il flusso di documenti all'interno della tua organizzazione, migliorando al contempo produttività, sicurezza e conformità.
Questo è il motivo per cui ho ricercato e compilato un elenco dei 7 migliori software per il flusso di lavoro dei documenti. Ne esploro le caratteristiche principali, i prezzi, i pro e i contro. In questo modo potrai selezionare la soluzione perfetta per le tue esigenze.
Se non hai tempo di leggere la nostra ricerca, passa alla nostra tabella di confronto rapido.
Le nostre scelte migliori
Il miglior software tutto in uno per il flusso di lavoro dei documenti
Scopri di più Inizia gratuitamente
Ottimo per l'acquisizione di dati basata sull'intelligenza artificiale
Buono per il generatore di moduli drag-and-drop
Come ho scelto il miglior software per il flusso di lavoro dei documenti
Durante la compilazione del mio elenco dei migliori software per il flusso di lavoro dei documenti , mi sono concentrato su piattaforme con le seguenti caratteristiche principali.
Funzionalità indispensabili
Innanzitutto, mi sono assicurato che avessero queste funzionalità principali:
- Creazione e modificadi documenti per consentire la progettazione e la modifica semplici direttamente all'interno del software.
- Controllo della versione per tenere traccia delle modifiche e mantenere l'integrità dei documenti, soprattutto in ambienti collaborativi.
- Instradamento automatizzato del flusso di lavoro per indirizzare automaticamente i documenti alla persona o al team giusto, riducendo lo sforzo manuale e garantendo che i lavoratori completino le attività relative ai documenti in modo rapido e accurato.
- Controllo degli accessi e autorizzazioni per la sicurezza dei dati, garantendo che le informazioni sensibili siano accessibili solo al personale autorizzato.
- Strumenti di collaborazione che consentono ai team di lavorare insieme in modo efficace sui documenti, incluse funzionalità come commenti e modifica in tempo reale.
- Archiviazione e recupero dei documenti per organizzare e recuperare i documenti in modo efficiente.
Mi sono anche assicurato che il software offrisse:
- Interfaccia user-friendly che rende il software più facile da usare, aumentando i tassi di adozione e riducendo la curva di apprendimento.
- Prezzi convenienti per le aziende attente al budget.
- Funzionalità cloud per consentire l'accessibilità da qualsiasi luogo.
Infine, ho verificato le funzionalità specifiche che rendono eccezionale il software per il flusso di lavoro dei documenti :
- Strumenti di collaborazione avanzati oltre alle funzionalità di modifica e commento di base, come la creazione condivisa in tempo reale e funzionalità di chat integrate.
- Potenti funzionalità di ricerca e recupero che utilizzano metadati, tag e ricerca full-text, rendendo il recupero dei documenti rapido ed efficiente.
- Audit trail e reportingcompleti per il monitoraggio dettagliato di tutte le azioni, l'ottimizzazione dei processi e gli scopi di conformità.
- Funzionalitàdi automazione e intelligenza artificiale (AI) per l'automazione delle attività di routine e l'analisi e la categorizzazione intelligente dei documenti.
- Elevata scalabilità per le aziende in crescita, in grado di accogliere più utenti e volumi di dati più grandi senza degrado delle prestazioni.
- Integrazioni per garantire un flusso di lavoro coerente.
- Accessibilità mobile per flessibilità e accesso remoto.
I 7 migliori software per il flusso di lavoro dei documenti del 2023
Connecteam: il miglior software tutto in uno per il flusso di lavoro dei documenti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Connecteam è un versatile software di gestione dei dipendenti che eccelle come piattaforma per il flusso di lavoro dei documenti. Offre diverse funzionalità su misura per una gestione efficiente dei documenti, semplificando la creazione, la gestione e la distribuzione di vari documenti.
Perché ho scelto Connecteam : l'attrattiva di Connecteam risiede nei suoi strumenti semplici per la creazione di flussi di lavoro.Offre moduli facili da usare che aiutano a mantenere operazioni efficienti. Consente inoltre facili assegnazioni di attività relative ai documenti e una libreria di modelli per assistere nelle attività operative quotidiane.
Di seguito, esploro le caratteristiche principali di Connecteam che ne migliorano le capacità nella gestione dei documenti e dei relativi flussi di lavoro.
Elimina il disordine della carta con una gestione e un controllo migliorati dei documenti
Il sistema di gestione dei documenti di Connecteam ti consente di archiviare tutti i documenti e i moduli in unrepository sicuro basato su cloud, accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.La sua interfaccia intuitiva consente di classificare e recuperare facilmente i documenti, siano essi policy, manuali, procedure operative standard o documenti del team . Puoi anche impostare date di scadenza per garantire che i tuoi documenti essenziali siano sempre aggiornati.
Il sistemasupporta vari formati di file , garantendo la compatibilità con i documenti esistenti.Puoi trascinare e rilasciare o caricare in blocco i file, quindi classificarli e taggarli per un recupero efficiente. Le funzionalità di ricerca avanzate consentono la localizzazione rapida dei file.
La piattaforma fornisceil controllo della versione , mantenendo precise modifiche ai documenti e aggiornando la cronologia.Questa funzionalità è vitale per tenere traccia dei cambiamenti nel tempo. Puoi anche sincronizzare automaticamente i file per garantire che il tuo team lavori sempre con i documenti più recenti. Inoltre, puoi controllare chi può visualizzare, modificare ed eliminare i documenti con autorizzazioni utente granulari.
La soluzione di gestione dei documenti di Connecteamsi integra perfettamente con il software HR o di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) esistente, creando un ambiente di flusso di lavoro coeso.
Ottimizza i flussi di lavoro dei documenti con i gruppi intelligenti e la gestione intuitiva delle attività
Il sistema automatizzato di Connecteam semplifica i processi del flusso di lavoro documentale , riducendo gli errori manuali e migliorando l'efficienza. Puoi creare gruppi intelligenti che classificano automaticamente i dipendenti in gruppi in base a criteri come ruolo, dipartimento o set di competenze. Quindi, il sistema può indirizzare automaticamente i documenti al gruppo giusto .
Apprezzo anche il modo in cui Connecteam guida il completamento delle attività relative ai documenti. Con il monitoraggio delle attività dei dipendenti di Connecteam , puoi incorporare istruzioni chiare all'interno delle attività dei documenti, garantendo un follow-through accurato.Inoltre, puoi suddividere processi complessi in sequenze gestibili e monitorare i progressi dalla dashboard centrale.
Inoltre, puoi assegnare attività a individui o gruppi e il sistema aggiorna l'avanzamento dell'attività. Piùutenti possono collaborare ai documenti in tempo reale, con modifiche in tempo reale, commenti e @menzioni.Ricevi inoltre avvisi e aggiornamenti in tempo reale sull'avanzamento del flusso di lavoro attraverso una dashboard centrale, che ti informa sullo stato di ciascun documento in ogni fase.
Un'altra straordinaria caratteristica di collaborazione èil canale di comunicazione specifico per attività di Connecteam che consente una comunicazione diretta e bidirezionale tra dipendenti e manager.Questa funzionalità ti aiuta a chiarire i malintesi nelle attività relative ai documenti, garantendo che i lavoratori eseguano tali attività in modo efficace e accurato.
Aumenta l'efficienza e la raccolta dati con moduli personalizzabili
L'intuitivobuilder drag-and-drop di Connecteam ti consente di abbandonare la carta e creare moduli e flussi di lavoro digitali personalizzati in pochi minuti, senza bisogno di codifica.Puoiaggiungere campi come testo, caselle di controllo e menu a discesa.Inoltre, incorpora elementi come immagini e video per rendere i moduli più coinvolgenti e informativi.
Inoltre, Connecteam ti consente di crearemoduli dinamici e adattabili .Questi moduli utilizzano la logica condizionale per presentare agli utenti informazioni e campi pertinenti in base alle loro risposte precedenti. Invece di creare vari moduli statici per scenari diversi (come più sondaggi per diversi dipartimenti), potresti creare un solo modulo dinamico.
Inoltre, Connecteam arricchisce la creazione di moduli con una libreria di modelli ,offrendo vari moduli predefiniti per avviare rapidamente il processo .Questa funzionalità consente di risparmiare tempo e garantisce coerenza tra diversi tipi di raccolta dati.
Puoi distribuire, completare e inviare moduli in modo efficiente attraverso la piattaforma, semplificando il processo di raccolta dei dati. Il software supporta anchele firme elettroniche , aggiungendo un ulteriore livello di verifica e autenticità ai tuoi moduli.I moduli inviati vengono automaticamente archiviati e organizzati in unaknowledge base aziendale , facilitando l'accesso e l'analisi dei dati raccolti.
Facilitare l'integrazione perfetta e l'accessibilità in movimento
Connecteam si integra con varie piattaforme di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox e OneDrive , migliorando l'accessibilità e la collaborazione dei file.
Un altro vantaggio? Connecteam funziona come un'app mobile, disponibile sia per iOS che per Android .Ciò consente a te e ai tuoi dipendenti di accedere, rivedere, modificare e condividere documenti direttamente dai vostri dispositivi mobili.
Inoltre,le funzionalità di acquisizione mobile consentono di scansionare e caricare facilmente i documenti utilizzando la fotocamera del telefono, semplificando ulteriormente il processo di gestione dei documenti.
Infine, le notifiche push ti tengono informato sugli aggiornamenti e sulle approvazioni dei documenti, garantendo il tempestivo completamento delle attività.
E altro ancora
Oltre alle sue funzionalità principali, Connecteam offre una gamma di strumenti aggiuntivi, tra cui la pianificazione dei dipendenti , un orologio per i dipendenti e altro ancora, rendendolo una soluzione versatile per la gestione della forza lavoro .
Connecteam offre anche un piano gratuito per tutta la vita: Inizia ora!
Caratteristiche principali
Gestione e controllo migliorati dei documenti
Automazione del flusso di lavoro
Forme personalizzabili
Firme elettroniche e integrazione multimediale
Controllo della versione
Gestione dei compiti
Professionisti
Personalizzabile
Conveniente per tutte le imprese
Accessibile tramite dispositivi mobili
Si integra con altre piattaforme
Contro
Altre integrazioni in arrivo
Prezzi
Piano gratuito disponibile a vita I piani Premium partono da $ 29 al meseper 30 utenti
Prova gratuita di 14 giorni, nessuna carta di credito richiesta
Inizia la tua prova gratuitaDocuPhase: ottimo per l'acquisizione di dati basata sull'intelligenza artificiale
Disponibile su
- ragnatela
- finestre
- Mac
DocuPhase è una società di software che si concentra principalmente sull'automazione dei processi legati alla finanza con l'automazione della contabilità fornitori, l'acquisizione di dati basata sull'intelligenza artificiale e l'integrazione con vari sistemi ERP (Enterprise Resource Planning).
Perché ho scelto DocuPhase : semplifica le operazioni finanziarie per ridurre significativamente il lavoro manuale.Con l'automazione del flusso di lavoro , puoi personalizzare l'approvazione, la revisione e il routing dei documenti. Inoltre, puoi stabilire trigger automatizzati, ovvero azioni preimpostate che si attivano in seguito a determinati eventi, come l'invio di documenti, per garantire che i processi procedano senza ritardi.
Una caratteristica che ho trovato particolarmente utile è l'acquisizione dei dati basata sull'intelligenza artificiale, che consente agli utenti di digitalizzare file cartacei e importare documenti elettronici . Supporta l'indicizzazione e la categorizzazione dei documenti, consentendo un'organizzazione e un recupero efficienti dei documenti.
Il software include moduli Web e firme elettroniche, automazione del flusso di lavoro personalizzabile senza coinvolgimento dell'IT e pagamenti dei fornitori integrati. Inoltre sincronizza i dati con vari sistemi ERP per un migliore processo decisionale.
Tuttavia, poiché è principalmente incentrato sulla finanza, potrebbe non soddisfare esigenze organizzative più ampie. Inoltre, può essere complesso da configurare e potrebbe essere costoso per alcune aziende.
Ulteriori informazioni su DocuPhaseCaratteristiche principali
- Acquisizione di documenti
- Automazione del flusso di lavoro
- Firme elettroniche
- Indicizzazione dei documenti
Professionisti
- Offre flussi di lavoro personalizzabili
- Si integra con altri strumenti
Contro
- Complesso
- Costoso per alcune aziende
Prezzi
A partire da $ 250 Prova: Sì Piano gratuito: No
Jotform: ottimo per la creazione di moduli drag-and-drop
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
JotForm è un generatore di moduli online e un software di gestione del flusso di lavoro e dei documenti che offre una gamma di funzionalità per semplificare i processi relativi ai documenti.
Perché ho scelto Jotform : la sua caratteristica principale è l'intuitivo generatore di moduli, che consente la facile creazione di vari moduli, dai sondaggi ai moduli di registrazione.Le sue forme supportano la logica condizionale.
Inoltre, Jotform ti consente di aggiungere campi firma ai moduli. Si integra inoltre con molti strumenti aziendali, come Google Drive, Dropbox, Slack e Zapier. Ciò aiuta a semplificare i processi di raccolta e gestione dei dati.
Un'altra caratteristica utile che ho riscontrato è la sua vasta libreria di modelli, che offre un punto di partenza per quasi tutti i tipi di modulo. Tuttavia, l'attenzione di JotForm sui moduli potrebbe limitare le sue capacità avanzate di gestione del flusso di lavoro dei documenti.
Scopri di più su JotformCaratteristiche principali
- Generatore di moduli drag-and-drop
- Logica condizionale
- Libreria di modelli
- Automazione del flusso di lavoro
Professionisti
- Flessibile e scalabile
- Conveniente
Contro
- Funzionalità limitate di gestione dei documenti
- Personalizzazione limitata
Prezzi
A partire da $ 34 al mese, per un massimo di 25 moduli Prova: no Piano gratuito: Sì – Sì, fino a 5 moduli
M-file: ottimo per comprendere i documenti con l'intelligenza artificiale
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
- finestre
- Mac
M-Files è un sistema di flusso di lavoro di gestione dei documenti che si concentra sull'automazione dei processi di lavoro. Offre una gamma di funzionalità, tra cui la creazione di documenti , la gestione, l'automazione dei processi e la collaborazione esterna.
Perché ho scelto M-Files : la tecnologia AI generativa di M-files, M-Files Aino, mi ha impressionato.Utilizza il contesto (come i metadati del documento) per determinare ciascun tipo di documento con cui funziona. Inoltre, genera vari formati di contenuto come riepiloghi, rapporti ed e-mail in base alle istruzioni. Può anche tradurli in varie lingue.
In base alle proprietà del documento (come il tipo di documento ) o ai metadati (come il nome del progetto o il dipartimento responsabile), i flussi di lavoro di M-Files possono indirizzare automaticamente i documenti ai giusti revisori, approvatori o destinazioni. Inoltre, offre controllo della versione, audit trail e integrazione con altri sistemi.
Tuttavia, la struttura dei prezzi di M-Files potrebbe essere meno conveniente per le piccole imprese. Inoltre, gli utenti abituati ai sistemi basati su cartelle potrebbero trovare meno intuitivo l'approccio basato sui metadati.
Ulteriori informazioni sugli M-fileCaratteristiche principali
- Organizzazione dei documenti basata sui metadati
- Automazione del flusso di lavoro
- Controllo della versione
- Ricerca contestuale e navigazione
Professionisti
- Categorizzazione efficiente dei documenti
- Sicurezza e conformità migliorate
Contro
- Prezzi potenzialmente alti
- Curva di apprendimento per un approccio basato sui metadati
Prezzi
Contatta il fornitore per il prezzo di prova: Sì Piano gratuito: No
Fluix: ottimo per chi lavora sul campo e in ufficio
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Fluix è una piattaforma basata su cloud che aiuta le aziende a digitalizzare i processi documentali e ad automatizzare le attività di routine. Serve i team in ufficio e sul campo, con l'obiettivo di fornire una raccolta dati rapida e sicura, dando priorità alla sicurezza e alla conformità.
Perché ho scelto Fluix : offre strumenti di acquisizione e digitalizzazione dei documenti per convertire documenti cartacei in documenti digitali , insieme a funzionalità di annotazione per aggiungere commenti e marcature direttamente nei documenti.
Fluix consente inoltre la creazione di flussi di lavoro personalizzati per l'approvazione e l'instradamento dei documenti, supportando le firme elettroniche per approvazioni sicure. Offre ispezioni e funzionalità di audit per semplificare le operazioni sul campo. La sua attenzione alla sicurezza e alla conformità è un vantaggio significativo.
È essenziale notare che l'attenzione principale di Fluix all'utilizzo dei dispositivi mobili potrebbe limitarne la compatibilità con le organizzazioni che dipendono fortemente dalle piattaforme desktop.
Scopri di più su FluixCaratteristiche principali
- Acquisizione e digitalizzazione dei documenti
- Strumenti di annotazione
- Automazione del flusso di lavoro personalizzabile
- Firme elettroniche
Professionisti
- Compatibilità con dispositivi mobili
- Collaborazione migliorata per gli operatori sul campo
Contro
- Potrebbe non soddisfare le organizzazioni incentrate sul desktop
- Richiede una curva di apprendimento
Prezzi
A partire da $ 20/utente/mese Prova: Sì – Piano gratuito di 14 giorni : No
DocuSign: utile per le firme elettroniche e la gestione dei contratti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
DocuSign è un popolare software per il flusso di lavoro dei documenti specializzato in firme elettroniche e gestione dei contratti. Offre funzionalità come firme elettroniche, autenticazione elettronica, analisi dei contratti e generazione di documenti. Si rivolge principalmente ai settori dei servizi finanziari, assicurativi e immobiliari.
Perché ho scelto DocuSign : la funzionalità principale di DocuSign ti consente di caricare documenti, aggiungere campi per la firma per i destinatari e inviarli per la firma elettronica.I firmatari possono accedere e firmare i documenti da qualsiasi dispositivo, ovunque nel mondo.
Apprezzo il modo in cui DocuSign prende sul serio la sicurezza e la conformità. Utilizza protocolli di crittografia e sicurezza leader del settore per garantire la privacy dei dati e aiutarti a soddisfare vari requisiti normativi.
Un'altra funzionalità che ho trovato particolarmente utile è la gestione del ciclo di vita del contratto (CLM), che gestisce l'intero ciclo di vita del contratto, dalla preparazione e negoziazione dei documenti all'approvazione, esecuzione e analisi post-firma.
Tuttavia, l'enfasi primaria di DocuSign sulle firme elettroniche e sulla gestione dei contratti potrebbe limitarne l'idoneità come soluzione più completa per il flusso di lavoro dei documenti per le aziende.
Scopri di più su DocuSignCaratteristiche principali
- Firme elettroniche
- Gestione dei contratti
- Sicurezza dei documenti
- Costruttore di flussi di lavoro
Professionisti
- Diverse integrazioni
- Accessibilità globale
Contro
- Campo di applicazione limitato oltre le firme elettroniche
- Può essere costoso per le piccole imprese
Prezzi
A partire da $ 10/utente/mese Prova: sì Piano gratuito: sì
DocuWare: utile per la categorizzazione automatizzata tramite intelligenza artificiale
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
- finestre
DocuWare è un software di gestione dei documenti basato su cloud che offre classificazione di documenti assistita dall'intelligenza artificiale, gestione delle attività e firme elettroniche. Si integra bene con strumenti come Microsoft Teams e Outlook.
Perché ho scelto DocuWare : la piattaforma offre una suite completa per la gestione dei documenti, dall'importazione e organizzazione dei documenti alla semplificazione dei processi di approvazione.I suoi moduli elettronici e l'integrazione con Outlook sono particolarmente efficienti per la gestione delle comunicazioni e dei flussi di lavoro dei documenti.
Un'altra caratteristica che risalta è l'indicizzazione intelligente, che utilizza l'intelligenza artificiale per organizzare automaticamente i documenti in base al loro contenuto. Semplifica il recupero e la gestione dei documenti riconoscendo e contrassegnando le informazioni essenziali nei documenti.
Un potenziale limite di DocuWare che ho notato è il suo costo, che potrebbe rappresentare un ostacolo per le piccole imprese o le organizzazioni con budget limitati.
Ulteriori informazioni su DocuWareCaratteristiche principali
- Indicizzazione e categorizzazione
- Riconoscimento dei codici a barre
- Automazione del flusso di lavoro
- Firme elettroniche
Professionisti
- Design intuitivo
- Diverse integrazioni
Contro
- Configurazione iniziale complessa
- Personalizzazione limitata
Prezzi
Contatta il fornitore per i prezzi Prova: No Piano gratuito: No
Confronta i migliori software per il flusso di lavoro dei documenti
| Argomento |  Inizia gratuitamente | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Recensioni |   | | | | | | |
| Prezzi | A partire da soli $ 29 al mese per i primi 30 utenti | A partire da $ 250 | A partire da $ 34 al mese, per un massimo di 25 moduli | Contattare il venditore per il prezzo | A partire da $ 20/utente/mese | A partire da $ 10/utente/mese | Contatta il venditore per i prezzi |
| Prova gratuita | SÌ 14 giorni | SÌ | NO | SÌ | SÌ 14 giorni | SÌ | NO |
| Piano gratuito | SÌ Gratuito Fino a 10 utenti | NO | SÌ Sì, fino a 5 moduli | NO | NO | SÌ | NO |
Che cos'è il software per il flusso di lavoro dei documenti?
Il software di gestione del flusso di lavoro documentale è uno strumento digitale progettato per ottimizzare il flusso di documenti all'interno di un'organizzazione. Aiuta ad automatizzare la creazione, la modifica, la condivisione e l'archiviazione di documenti, come report, contratti e fatture .
Questo software offre in genere funzionalità come il routing dei documenti, il controllo della versione, i flussi di lavoro di approvazione, le firme elettroniche e il monitoraggio dei documenti. Il suo obiettivo principale è migliorare l'efficienza, ridurre le attività manuali, garantire la conformità e migliorare la collaborazione tra i membri del team .
Come funzionano i sistemi di flusso di lavoro di gestione dei documenti?
Il software di gestione del flusso di lavoro e dei documenti semplifica la gestione dei documenti eseguendo le attività in ordine. Gli amministratoriavviano il processo configurando uno spazio di lavoro digitale o una piattaforma all'interno del software e stabilendo controlli di accesso.Questo passaggio garantisce che solo il personale autorizzato possa accedere, modificare o agire su particolari documenti.
Durante la configurazione, gli amministratori spesso definiscono anche i modelli di flusso di lavoro. Questi modelli fungono da set di istruzioni prestabiliti per vari processi, semplificando la creazione di flussi di lavoro.
Una volta che il software è pronto,il project manager lo utilizza per avviare flussi di lavoro documentali. Questo processo include in genere la selezione di un modello di flusso di lavoro adatto, l'assegnazione di attività e la determinazione della sequenza di esecuzione delle attività.
Dopo l'assegnazione di un'attività, il software avvisa automaticamente le persone assegnate, guidandole nelle azioni richieste.I lavoratori accedono quindi ai documenti rilevanti all'interno del software, completano le loro attività e forniscono feedback, se necessario.
I manager supervisionano le versioni dei documenti e ricevono aggiornamenti quando vengono raggiunti determinati traguardi, garantendo un flusso di processo regolare. Questa supervisione garantisce il rispetto delle normative e la coerenza delle pratiche lavorative.
I vantaggi del software per il flusso di lavoro di gestione dei documenti
Il software di gestione del flusso di lavoro e dei documenti offre i seguenti vantaggi.
Produttività migliorata
Un sistema di flusso di lavoro di gestione dei documenti automatizza le attività di routine, riducendo gli interventi manuali e consentendo ai dipendenti di concentrarsi sugli aspetti più critici del proprio lavoro, migliorando la produttività complessiva.
Costi ridotti
Queste soluzioni software riducono significativamente i costi operativi ottimizzando l'elaborazione dei documenti e riducendo la necessità di archiviazione fisica e carta.
Collaborazione rafforzata
Le funzionalità di accesso in tempo reale e di creazione condivisa favoriscono un migliore lavoro di squadra e una migliore comunicazione, accelerando i cicli di creazione e revisione dei documenti .
Migliore conformità e sicurezza
Il software per il flusso di lavoro dei documenti garantisce il rispetto degli standard normativi, compresi i requisiti di conservazione dei registri. Migliora inoltre la sicurezza dei dati, aiutando le aziende a gestire i rischi di conformità in modo efficace.
Processo decisionale più rapido
L'accesso rapido a documenti organizzati e aggiornati porta a un processo decisionale più rapido, poiché le informazioni pertinenti sono prontamente disponibili quando necessario.
Quanto costa il software per il flusso di lavoro dei documenti?
Il prezzo del software per il flusso di lavoro dei documenti varia a seconda delle caratteristiche, della funzionalità e della scalabilità della soluzione. Alcuni fornitori offrono opzioni di distribuzione basate su cloud o in sede, mentre altri le forniscono entrambe. Alcuni fornitori addebitano i costi per utente, mese o anno, mentre altri addebitano in base al numero di documenti, flussi di lavoro o spazio di archiviazione.
DocuPhase parte da circa 25 dollari per utente al mese, mentre Jotform e M-Files possono arrivare a 50 dollari o addirittura più di 100 dollari al mese. Anche Fluix e DocuSign, noti per i loro punti di ingresso più bassi, possono raggiungere i 30-40 dollari per utente per i piani avanzati. I prezzi di DocuWare non sono così trasparenti, poiché l'azienda in genere richiede preventivi personalizzati.
Connecteam offre una piattaforma semplificata e facile da usare con tutte le funzionalità principali del flusso di lavoro dei documenti di cui hai bisogno a una frazione del costo. Il suo piano per piccole imprese è completamente gratuito per un massimo di 10 utenti . Anche i suoi piani a pagamento sono significativamente più convenienti rispetto alla maggior parte dei concorrenti, offrendo fino al 70% di risparmio per utente rispetto ad alcuni giganti del settore.
Domande frequenti
In che modo il software per il flusso di lavoro dei documenti garantisce la conformità alle normative del settore?
Il software per il flusso di lavoro dei documenti include in genere audit trail , controlli di accesso e crittografia dei dati. Queste funzionalità ti aiutano a rispettare gli standard di settore e i requisiti normativi, come i requisiti di tenuta dei registri e la protezione dei dati dei dipendenti , garantendo l'integrità dei dati, la riservatezza e la tracciabilità delle azioni.
È possibile adattare il software per il flusso di lavoro documentale man mano che un'azienda cresce o cambia?
Sì, il software per il flusso di lavoro dei documenti è in genere scalabile per soddisfare le esigenze in evoluzione di un'azienda. Ad esempio, Connecteam può gestire facilmente una base utenti in crescita, più documenti e attività complesse man mano che la tua azienda cresce. Spesso lo fa senza bisogno di grandi cambiamenti, rendendo la crescita più fluida ed efficiente.
La conclusione sul software per il flusso di lavoro dei documenti
Il software per il flusso di lavoro dei documenti è vitale per razionalizzare e ottimizzare la gestione dei documenti all'interno delle organizzazioni. Migliora significativamente l'efficienza, garantisce coerenza nell'elaborazione dei documenti, migliora la conformità e riduce la dipendenza dai sistemi cartacei.
Dopo aver esaminato varie opzioni di mercato, consiglio Connecteam come il miglior software per il flusso di lavoro dei documentiper aziende di tutte le dimensioni . Offre funzionalità avanzate come gestione avanzata dei documenti, automazione semplificata del flusso di lavoro e moduli personalizzabili. Concentrandosi sull'accessibilità mobile e sulle solide capacità di integrazione, Connecteam è una soluzione completa ed economica per le moderne esigenze di gestione dei documenti.
Prova Connecteam gratuitamente oggi!