6 miglior software di gestione dei file dei dipendenti nel 2023

Pubblicato: 2023-03-26

Pratiche di gestione dei documenti inadeguate possono causare inefficienze e mal di testa al reparto risorse umane. Semplifica i record dei tuoi dipendenti con un sistema software di gestione dei file dei dipendenti.

L'ordinamento e l'archiviazione di documenti fisici è inefficiente e richiede tempo, ma la maggior parte dei sistemi elettronici non è molto migliore. Chiedi a chiunque abbia mai sacrificato ore per analizzare un file Excel troppo pieno.

È qui che entrano in gioco i sistemi software di gestione dei file. Questa tecnologia innovativa consente di ordinare, archiviare e recuperare informazioni e documenti importanti sui dipendenti. In questa guida, esamineremo i primi sei sistemi software di gestione dei dipendenti del 2023. Scopri i loro punti di forza, i punti deboli e le caratteristiche uniche.

Se non hai il tempo di leggere la nostra ricerca, passa alla nostra rapida tabella di confronto.

Le nostre migliori scelte

Il miglior software di gestione file all-in-one
Saperne di più
Ottimo per la digitalizzazione di documenti
Buono per la gestione dei contratti

Cosa cercare in un software di gestione dei file dei dipendenti

I migliori sistemi di gestione dei documenti riducono i processi inefficienti. Ecco le caratteristiche principali che offrono:

I promemoria automatici spingono i lavoratori a caricare i documenti mancanti, consentendo al personale delle risorse umane di concentrarsi su attività di maggior valore.
La comunicazione istantanea mantiene tutti sulla stessa pagina e assicura che i dipendenti possano mettersi al lavoro più velocemente.
Semplici strumenti di navigazione aiutano anche i dipendenti meno esperti di tecnologia a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.
Lo spazio di archiviazione illimitato ti consente di caricare e organizzare tutti i documenti essenziali per la tua attività.
Una knowledge base fornisce un hub centrale per archiviare e recuperare documenti interni, come moduli di routine o un manuale del dipendente.

L'adozione di un sistema di gestione dei file mobile-first come Connecteam ti consente di connetterti con circa l'80% della forza lavoro globale che non ha accesso a una scrivania.

I 6 migliori software per la gestione dei file dei dipendenti del 2023

Connecteam: il miglior software di gestione file all-in-one
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Connecteam si aggiudica il primo posto come miglior software per la gestione dei file dei dipendenti del 2023. Fornisce un luogo sicuro in cui i lavoratori possono caricare i loro documenti essenziali, in modo da non dover più portare i dipendenti in ufficio solo per compilare i documenti. Per le aziende con una forza lavoro distribuita o altamente mobile, ciò si traduce in notevoli risparmi di tempo e denaro. Diamo un'occhiata più da vicino a ciò che Connecteam ha da offrire.

Individua tutti i tuoi documenti in un hub facile da gestire
Connecteam ti consente di centralizzare tutti i tuoi documenti importanti in un hub virtuale . Puoi accedere ai file dei tuoi dipendenti, ai contratti e altro ancora da qualsiasi parte del mondo.
Meccanismi di smistamento efficienti e personalizzabili significano che non devi preoccuparti di documenti archiviati in modo errato o documentazione assente.
Strumenti di collaborazione veloci Mantieni i tuoi dipendenti connessi
Connecteam fa molto di più che condividere documenti e altri file come video e foto. Ha anche una funzione di avviso. Usalo per comunicare con tutta la tua azienda, un singolo team o dipartimento o solo un dipendente. Puoi inviare notifiche sulla modifica delle politiche o sulla necessità di completare i requisiti di formazione continua.

Puoi anche impostare notifiche automatiche per avvisare i tuoi dipendenti del caricamento dei documenti necessari o del rinnovo di materiali urgenti.
Mantieni la privacy dei dipendenti con impostazioni di autorizzazione granulari
Gli archivi del personale sono pieni di materiale sensibile. Fortunatamente, l'interfaccia intuitiva di Connecteam ti consente di gestire facilmente chi vede cosa attraverso il suo centro di autorizzazioni. Puoi concedere a utenti specifici il diritto di accedere a documenti o dettagli pertinenti e rimanere conforme alla legge e alle politiche interne della tua azienda.

Assumere i nuovi dipendenti in tempi record
Connecteam velocizza l'onboarding consentendo ai dipendenti di caricare direttamente i documenti. È inoltre possibile raccogliere firme elettroniche e inviare e ricevere file pertinenti elettronicamente.
Migliora l'efficienza sul posto di lavoro con una suite completa di strumenti per le risorse umane
Connecteam va oltre il software di gestione dei file. Inoltre è dotato di un'ampia gamma di funzionalità di gestione dei dipendenti, come la pianificazione , le buste paga e la funzionalità di monitoraggio del tempo . I dipartimenti delle risorse umane possono gestire praticamente ogni aspetto dell'amministrazione del personale tramite Connectstream.

Inoltre, gli addetti alle risorse umane possono sfruttare gli strumenti collaborativi di Connecteam per condividere file e inviare e ricevere comunicazioni sicure. Connecteam offre al personale HR molteplici strumenti di messaggistica. Ad esempio, possono aprire un canale di comunicazione privato per una chat individuale con un lavoratore o inviare un annuncio a livello aziendale tramite una chat di gruppo.
Caratteristiche principali
- È mobile-first per l'accesso in movimento
- Le impostazioni granulari sulla privacy ti consentono di controllare l'accesso ai documenti tramite le impostazioni delle autorizzazioni
- I promemoria automatici consentono ai dipendenti di sapere quando caricare documenti importanti
- Archivia documenti illimitati nel tuo spazio di archiviazione digitale
- Il suo processo di onboarding semplificato riduce le inutili inefficienze
- Le semplici funzioni di navigazione ti consentono di individuare facilmente qualsiasi documento
Professionisti
- Gestisci tutti i documenti dei tuoi dipendenti in un'unica posizione sicura
- Integra i dipendenti in modo più rapido ed efficiente
- Consenti ai lavoratori di caricare documenti importanti dai loro dispositivi mobili
- Semplici funzioni di ricerca semplificano la gestione dei documenti
Contro
- La formazione è solo digitale
Prezzi
A partire da soli $29/mese per i primi 30 utenti Prova gratuitadi 14 giorni Pianogratuitodisponibile
Prova gratuita di 14 giorni, nessuna carta di credito richiesta
Inizia la tua prova gratuita
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Le migliori scelte
Connecteam DynaFile Avokaado GoCo DocuSign Eddy
Confronta tutte le domande frequenti
DynaFile: ottimo per digitalizzare documenti
Disponibile su
- ragnatela
DynaFile fornisce alle aziende un sistema di base per la gestione dei documenti digitali con particolare attenzione alla digitalizzazione. I codici a barre vengono aggiunti automaticamente ai documenti durante la scansione, consentendo un recupero più semplice. Altre funzionalità includono la scansione in batch per organizzare più velocemente i materiali non correlati, la collaborazione nel cloud, l'archiviazione basata sul Web e i controlli amministrativi. Manca alcune funzionalità avanzate, ma DynaFile consente ai lavoratori di condividere e commentare i documenti attraverso canali digitali sicuri.

L'attenzione di Dynafile alla scansione e all'ordinamento lo rende adatto alle aziende che si aggrappano ancora ai loro vecchi schedari. Tuttavia, i datori di lavoro alla ricerca di un sistema software di gestione dei dipendenti moderno e all-in-one potrebbero essere serviti meglio altrove.
Ulteriori informazioni su DynaFile
Caratteristiche principali
- Assegna automaticamente i codici a barre per agevolare il recupero dei documenti
- Raccolta della firma elettronica
- Capacità di scansione batch
- I gestori possono assegnare autorizzazioni di accesso
Professionisti
- L'archiviazione basata sul Web semplifica l'accesso ai documenti in movimento
- Le funzionalità di collaborazione cloud migliorano l'efficienza tra le sedi
Contro
- Prezzi non elencati sul sito Web DynaFile
- Non è disponibile alcuna prova gratuita
Prezzi
Contatta il venditore per il prezzo Prova: No Piano gratuito: No
Avokaado — Buono per la gestione dei contratti
Disponibile su
- ragnatela
Avokaado è un sistema di gestione dei contratti con funzionalità di archiviazione dei documenti dei dipendenti. I datori di lavoro possono creare contratti dai modelli personalizzabili di Avokaado, richiedere firme elettroniche e archiviare e ordinare i contratti comodamente dal proprio ufficio.
Piuttosto che riscrivere i contratti da zero, i datori di lavoro possono utilizzare la funzione di automazione basata su clausole di Avokaado per creare una libreria di clausole comuni da scambiare dentro o fuori come meglio credono. Altre funzionalità includono promemoria automatici che i datori di lavoro possono impostare per se stessi o per i propri dipendenti. Ad esempio, possono ricordare ai dipendenti quando inizia l'iscrizione aperta ai loro piani di assicurazione sanitaria o quando devono rinnovare una certificazione specifica del settore.
Sfortunatamente, Avokaado è attualmente disponibile solo in inglese. I datori di lavoro potrebbero aver bisogno di un altro sistema software se il loro lavoro attraversa i confini internazionali.
Ulteriori informazioni su Avocado
Caratteristiche principali
- Accesso a una libreria di modelli di contratto
- Capacità di "invio e richiesta" della firma elettronica
- Un hub centralizzato per i documenti importanti
- Il piano gratuito per sempre offre solide funzionalità
Professionisti
- Piano gratuito per sempre disponibile
- Modelli di contratto modificabili disponibili
Contro
- Disponibile solo in inglese
- Numero limitato di modelli
Prezzi
A partire da $ 35/utente/mese Prova: Sì Piano gratuito: Sì
GoCo: ottimo per l'onboarding di nuovi assunti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
GoCo è una soluzione software per le risorse umane all-in-one che tocca molteplici funzioni sul posto di lavoro. Offre funzionalità di creazione del flusso di lavoro dettagliate, che possono agevolare l'onboarding consentendo ai datori di lavoro di accogliere nuovi membri del personale con elenchi di controllo dettagliati delle attività e dei documenti necessari.
Consente inoltre promemoria e scadenze automatizzati, in modo che i manager non debbano creare manualmente promemoria per inviare ai nuovi dipendenti i documenti dell'assicurazione sanitaria.
GoCo offre anche una gamma di funzionalità software HR standard, come la raccolta di firme elettroniche e l'archiviazione di documenti. Gli utenti possono automatizzare varie pratiche HR ripetibili, dall'onboarding alle revisioni delle prestazioni.
A differenza di altre voci in questo elenco, GoCo non supporta molte integrazioni di terze parti. I datori di lavoro alla ricerca di un sistema più flessibile potrebbero scoprire che GoCo non soddisfa tutte le loro esigenze.
Scopri di più su GoCo
Caratteristiche principali
- Ha liste di controllo costruibili e promemoria
- Opzione per inviare richieste di raccolta di firme elettroniche via e-mail
- Include software proprietario per le buste paga
- Flussi di lavoro personalizzabili per una varietà di attività delle risorse umane
Professionisti
- L'app mobile funziona sia per dispositivi Apple che Android
- Molteplici funzioni di automazione disponibili
Contro
- Numero limitato di moduli
- Nessuna prova gratuita
Prezzi
A partire da $ 5/utente/mese Prova: Sì Piano gratuito: Sì
DocuSign: ottimo per gestire grandi volumi di contratti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
DocuSign aiuta i dipartimenti delle risorse umane a rispettare le leggi nazionali e internazionali durante l'invio e la ricezione di contratti di grandi dimensioni. Gli utenti possono accelerare il processo di firma evidenziando le aree che devono essere firmate e consente loro di colorare le caselle dei codici per i destinatari previsti.
Sebbene DocuSign mantenga alcune funzioni di base per l'archiviazione, l'ordinamento e il recupero dei documenti dei dipendenti, è chiaro che l'obiettivo principale del software risiede nella sfera contrattuale. Invece di perseguitare i dipendenti di persona per la loro firma, i datori di lavoro possono inviare contratti digitali con funzionalità di firma elettronica. Questa funzione è utile per le aziende con molti lavoratori a contratto, dipendenti remoti e membri del personale che lavorano abitualmente fuori dall'ufficio.
Tuttavia, la sua mancanza di funzionalità HR approfondite significa che potrebbe essere necessario abbinarlo ad altre soluzioni software per ottenere i migliori risultati.
Ulteriori informazioni su DocuSign
Caratteristiche principali
- Standard completi di conformità e governance dei dati
- Funzionalità di codifica a colori
- Deposito digitale centrale per documenti importanti
- Verifica dell'identità avanzata
Professionisti
- Semplifica la creazione di contratti e la raccolta delle firme
- È disponibile un gran numero di integrazioni di terze parti
Contro
- Non costruito pensando a funzionalità HR complete
- Restrizioni sul numero di file e sulla dimensione dei file
Prezzi
A partire da $ 10/utente/mese Prova: Sì Piano gratuito: Sì
Eddy: ottimo per le piccole imprese
Disponibile su
- ragnatela
- finestre
- Mac
Eddy si autodefinisce una soluzione software per le risorse umane per le aziende locali. Le sue funzioni principali sono incentrate sull'automazione delle attività di routine delle risorse umane per le piccole imprese. Tiene traccia delle ore dei dipendenti, assiste con l'onboarding e l'offboarding e consente agli utenti di creare profili per i lavoratori. Inoltre viene fornito con una funzione di report automatizzata con analisi integrata.
Le funzionalità personalizzabili di gestione dei file consentono agli utenti di ordinare i documenti in base ai propri processi interni. Come la maggior parte dei sistemi di tracciamento dei file, tutto è archiviato in un comodo hub.
Sfortunatamente, Eddy non consente agli utenti di tenere traccia di quali documenti necessitano ancora di firme, il che può rallentare le attività delle risorse umane che cerca di automatizzare.
Scopri di più su Eddy
Caratteristiche principali
- Orologi mobili per tenere traccia e gestire i dipendenti in movimento
- Reclutamento e monitoraggio dei candidati
- Tracciamento delle metriche chiave con analisi dettagliate
- I file dei dipendenti possono essere archiviati e recuperati da un hub di documenti centrale
Professionisti
- Funzionalità complete di gestione delle risorse umane
- Funzionalità di directory del personale disponibile
Contro
- Deve chiamare per un preventivo personalizzato
- Alcune funzionalità sono disponibili solo come componenti aggiuntivi a pagamento
Prezzi
A partire da $ 49/mese + $ 8/utente/mese Prova: No Piano gratuito: No

Confronta i migliori software di gestione dei file dei dipendenti

Argomento
Recensioni	4.8	4.9	4.9	4.7	4.7	4.6
Prezzi	A partire da soli $ 29 al mese per i primi 30 utenti	Contattare il venditore per il prezzo	A partire da $ 35/utente/mese	A partire da $ 5/utente/mese	A partire da $ 10/utente/mese	A partire da $49/mese + $8/utente/mese
Prova gratuita	SÌ 14 giorni	NO	SÌ	SÌ	SÌ	NO
Piano gratuito	SÌ Fino a 30 utenti	NO	SÌ	SÌ	SÌ	NO

Che cos'è il software di gestione dei file dei dipendenti?

I sistemi di gestione dei file dei dipendenti memorizzano i record dei dipendenti e altri documenti digitali in un database centralizzato . Aiuta i professionisti delle risorse umane a semplificare il loro flusso di lavoro e migliorare l'efficienza spostando i record dei dipendenti dagli schedari ai file elettronici basati su cloud dove è più facile recuperare informazioni importanti o riservate.

I sistemi software possono anche aiutare le aziende a rispettare varie leggi e codici normativi. Ad esempio, il sistema software di gestione dei file dei dipendenti di un'azienda di autotrasporti può rilevare che il CDL di un autista è in fase di rinnovo e può inviare un utile promemoria in modo che l'autista e l'azienda rimangano dalla parte giusta della legge.

Come funziona il software di gestione dei file dei dipendenti?

I sistemi software per la gestione dei file dei dipendenti coniugano una comunicazione rapida con solide misure di sicurezza informatica , come il software di crittografia, il protocollo HTTPS e l'autenticazione a due fattori. Le informazioni sensibili, come un fascicolo personale con i numeri di previdenza sociale dei dipendenti, possono essere conservate in modo più sicuro rispetto a un ambiente cartaceo tradizionale.

I localizzatori di documenti consentono ai professionisti delle risorse umane di agire con maggiore efficienza. Ad esempio, se le risorse umane avessero bisogno di ottenere il suddetto numero di previdenza sociale per il personale del libro paga, potrebbero recuperare il documento in pochi secondi utilizzando la funzione dello strumento di ricerca del software.

Altre funzionalità possono velocizzare i processi aziendali di routine. Ad esempio, i contratti elettronici possono essere inviati via e-mail, firmati, raccolti e archiviati in pochi minuti. Nell'era del lavoro a distanza, questa è diventata una necessità per qualsiasi azienda che cerchi di rimanere competitiva nel mercato attuale.

Il software consente inoltre alle aziende di risparmiare tempo consentendo ai dipendenti di inviare i propri documenti tramite un portale online che indirizza i documenti al dipartimento o all'individuo appropriato.

I vantaggi del software di gestione dei file dei dipendenti

I sistemi di gestione dei file dei dipendenti non si limitano a modernizzare il tuo ufficio. Salvaguarda le informazioni vitali dei dipendenti migliorando l'efficienza del personale automatizzando le attività di routine. Le semplici funzioni di ricerca significano che non dovrai più setacciare schedari o file desktop mal organizzati.

Promuovi uno spirito di collaborazione all'interno della tua azienda

Questo software favorisce una più stretta collaborazione tra i reparti agendo come un'unica fonte di verità. Anziché affidarsi a fonti di informazioni duplicate che potrebbero contenere informazioni obsolete o errate, è possibile centralizzare tutti i dati dell'intera azienda in un unico hub accessibile.

Una maggiore produttività dei lavoratori riporta i soldi nelle tasche dell'azienda. Ogni ora risparmiata grazie a una maggiore efficienza significa un'ora in più che potrebbe essere spesa per altre attività lavorative.

Rimani in piena conformità con le normative governative e di settore

Il software per la gestione dei file dei dipendenti aiuta le aziende a rispettare le normative governative e di settore . Ad esempio, può ottimizzare le impostazioni delle autorizzazioni per evitare la fuga di informazioni riservate sui dipendenti come la previdenza sociale o i numeri di patente di guida. La condivisione non autorizzata di entrambe le informazioni potrebbe far sì che un'azienda entri in conflitto con il California Privacy Rights Act del 2020.

Riprenditi il tuo tempo con strumenti che migliorano l'efficienza

Le opzioni di caricamento dei documenti ottimizzate per i dispositivi mobili semplificano la vita dei responsabili delle risorse umane consentendo ai dipendenti di inserire documenti importanti nei file dei dipendenti da qualsiasi parte del mondo. Il ROI nel liberare i tuoi dipendenti delle risorse umane per attività a maggior valore aggiunto ripagherà più volte il software.

Quanto costa il software di gestione dei file dei dipendenti?

I costi del software di gestione dei file dei dipendenti variano a seconda dell'azienda. Sebbene esistano alcuni sistemi software gratuiti per sempre, la maggior parte dei programmi ha un prezzo base di abbonamento mensile più un costo aggiuntivo per utente. Questo può aggiungere rapidamente fino a centinaia di dollari al mese per alcuni piani. Ad esempio, il piano Business Pro di DocuSign costa $ 40 per utente al mese. Se aggiungi solo cinque membri dello staff a questo piano, pagherai $ 200 mensili.

Altre società di software ti fanno telefonare per contrattare con un rappresentante di vendita. Questa mancanza di prezzi trasparenti può essere frustrante se stai cercando un preventivo competitivo. Al contrario, Connecteam offre prezzi bassi e trasparenti su tutta la linea. Puoi persino iniziare con il nostro piano per piccole imprese completamente gratuito (fino a 10 utenti). I piani a pagamento vanno da $ 29 a $ 99 mensili per i primi 30 utenti, con ogni utente aggiuntivo che costa solo $ 0,50 a $ 3, a seconda dell'opzione.

Domande frequenti

Come organizzo i miei file HR sul mio computer?

Utilizza un software dedicato per la gestione dei documenti delle risorse umane per compilare i documenti in base allo scopo. I sistemi di gestione dei file come Connecteam possono aiutarti a raccogliere tutti i documenti dei dipendenti in un unico luogo sicuro.

Qual è il miglior software per le risorse umane?

Connecteam combina solide funzionalità con un'interfaccia utente intuitiva. Il suo innovativo sistema mobile-ready consente ai dipendenti di caricare i documenti direttamente dai loro smartphone. Puoi anche sfruttare i suoi robusti sistemi automatizzati per liberare i tuoi professionisti delle risorse umane per altre attività.

Quale software viene utilizzato per memorizzare i dati dei dipendenti?

È possibile archiviare le informazioni sui dipendenti in un sistema software di gestione dei documenti . Connecteam semplifica l'archiviazione, l'ordinamento e l'accesso ai file delle risorse umane da un'unica posizione centrale, così avrai sempre a portata di mano i dati importanti dei dipendenti.

La linea di fondo sul software di gestione dei file dei dipendenti

Il software per la gestione dei file dei dipendenti aumenta l'efficienza sul posto di lavoro accelerando i processi di routine delle risorse umane. Aiuta anche le aziende a funzionare fornendo un'unica fonte di verità per le informazioni e la documentazione dei dipendenti.

Connecteam è un potente sistema software all-in-one per la gestione dei file dei dipendenti. Si distingue dalla concorrenza con il suo set completo di funzionalità. Altri pacchetti software non riescono a toccare punti deboli comuni, ma Connecteam offre un set completo di strumenti per la gestione dei file dei dipendenti.