I 10 migliori software di gestione dei documenti delle risorse umane per il 2023
Pubblicato: 2023-02-02Elimina i problemi di archiviazione e recupero di documenti importanti. Esaminiamo le 10 migliori soluzioni software per la gestione dei documenti delle risorse umane per il 2023.
Un controllo efficace dei documenti è fondamentale per le aziende con personale distribuito sul campo. Senza gli strumenti giusti, la raccolta, l'archiviazione e l'accesso ai documenti mentre si è in prima linea può portare a un'interruzione del lavoro. Fortunatamente, il giusto software di gestione dei documenti delle risorse umane può eliminare la necessità di cercare file importanti in archivi disorganizzati.
Inoltre, funzionalità avanzate come i moduli digitali rendono la raccolta di informazioni dal personale semplice e veloce. Il software per la gestione dei documenti delle risorse umane semplifica la limitazione dell'accesso ai documenti, garantendo il rispetto dei requisiti di privacy per le informazioni sensibili.
In questo articolo, esaminiamo il miglior software di gestione dei documenti delle risorse umane disponibile oggi e discutiamo su come scegliere quello giusto per la tua azienda.
Se non hai il tempo di leggere la nostra ricerca, passa alla nostra rapida tabella di confronto.
Le nostre migliori scelte
Il miglior software all-in-one per la gestione dei documenti delle risorse umane
Saperne di più
Buono per la conservazione dei documenti di base
Ottimo per i team che gestiscono molti documenti
Cosa cercare in un software di gestione dei documenti delle risorse umane
Il miglior software di gestione dei documenti delle risorse umane andrà oltre un semplice sistema di archiviazione. Ecco alcune delle principali funzionalità offerte:
- Gestione documentale semplice ed intuitiva .Con così tanti documenti diversi richiesti per diversi lavoratori, appaltatori e clienti, le cose possono complicarsi rapidamente. È essenziale una semplice interfaccia utente che consenta di organizzare chiaramente i documenti in base al firmatario, alla data, allo scopo e al titolo.
- Raggruppa e assegna moduli digitali ai dipendenti .Raggruppare i dipendenti per reparto, posizione o incarico rende più efficiente la circolazione delle informazioni. Questo può rendere la vita più facile per il personale delle risorse umane. Ad esempio, possono inviare rapidamente ai responsabili di linea una serie completa di documenti necessari per un'attività specifica, come l'assunzione di nuovi dipendenti.
- Tieni traccia dei documenti di conformitàe dello stato della licenza . Questa funzione è preziosa per garantire che il tuo team rispetti i requisiti legali. Essere in grado di controllare questo stato istantaneamente sul cellulare può essere rassicurante sia per la direzione che per i clienti.
- Raccogli le firme elettroniche . La raccolta di firme elettroniche durante il processo di onboarding o le operazioni quotidiane è una funzionalità preziosa. I dipendenti non sono più tenuti a firmare fisicamente i documenti. Ciò è particolarmente pratico per i lavoratori senza scrivania, che possono visitare solo raramente la sede dell'azienda.
I 10 migliori software per la gestione dei documenti delle risorse umane del 2023
Ideale per: software multifunzione per la gestione dei documenti delle risorse umane
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Siamo orgogliosi di affermare che Connecteam è unasoluzione digitale all-in-one per la gestione dei documenti, la gestione dei team e altro ancora.
Ecco alcuni dei modi in cui Connecteam può aiutarti a migliorare la gestione dei tuoi documenti HR :
Gestisci documenti importanti con facilità
Connecteam semplifica la gestione dei documenti aziendali e l'esecuzione dei processi HR da qualsiasi luogo.I professionisti delle risorse umane possono accedere ai file dei dipendenti ogni volta che se ne presenta la necessità, risparmiando tempo prezioso.
Puoi anche richiedere documenti a gruppi specifici di dipendenti con un semplice clic . Ladashboard centralizzata rende comodo il caricamento dei documenti direttamente sulla piattaforma.
Semplifica tutti i tuoi processi di onboarding
Connecteam aiuta a rendere il tuo processo di onboarding più breve e più snello.Puoi raccogliere rapidamente e facilmente tutti i documenti, i moduli e i certificati richiesti dai dipendenti e archiviarli in un unico posto.
Promemoria e liste di controllo assicurano che i documenti importanti vengano inviati in tempo e che nulla venga perso.
Queste funzionalità aiutano i nuovi assunti a essere inseriti e pronti a lavorare molto più velocemente.
Rimanere conformi alle leggi locali e federali
Connecteam ti aiuta anche a rimanere conforme. Fornisce una chiara panoramica delle date di scadenza dei documenti dei dipendenti. Ti consente persino diinviare notifiche di scadenza quando scadono i contratti dei dipendenti o quando sono necessari aggiornamenti ai documenti.
Mantieni tutti i tuoi documenti al sicuro
Con Connecteam, hai il controllo completo sulle autorizzazioniche determinano cosa gli utenti possono fare con i documenti archiviati per una maggiore sicurezza.
Il sistema di gestione dei documenti di Connecteam archivia in modo sicuro anche i tuoi file importanti. Offrela crittografia dei dati end-to-end ed esegue la crittografia SSL a 256 bit.Lo spazio di archiviazione èillimitato , quindi non è necessario pagare per soluzioni costose o rischiare di perdere informazioni importanti.
Rimani connesso con la tua squadra
Connecteam ti consente di inviare annunci o avvisi a livello aziendale a un team specifico. Questa funzione può essere fondamentale per mantenere aggiornati i documenti dei dipendenti .Ad esempio, puoi inviare un semplice avviso al personale ogni volta che nuove policy richiedono di fornire informazioni aggiuntive o quando determinate certificazioni stanno per scadere.
Dipendenti e manager possonocondividere documenti , video e immagini direttamente dall'app mobile, con dipendenti specifici o a livello aziendale.
E molto, molto altro...
Connecteam offre un'efficace gestione dei documenti delle risorse umane e molto altro ancora. Con Connecteam puoi gestire la pianificazione, le buste paga e l'orario di lavoro dei dipendenti. Ti fornisce i piccoli tocchi che coinvolgono il personale e riconoscono i risultati. I dipendenti possono condividere file con il team e riconoscere il primo giorno di un nuovo dipendente.
Caratteristiche principali
- Archiviazione file illimitata
- Carica documenti da qualsiasi dispositivo mobile
- Imposta le date di scadenza per i documenti critici
- Archiviazione centralizzata e organizzata per i tuoi file
- Controlli delle autorizzazioni per una maggiore sicurezza e archiviazione dei dati
- Aggiornamenti in tempo reale sulle attività delle risorse umane
Professionisti
- Documenti accessibili ovunque tramite app mobile o desktop
- Interfaccia personalizzabile e user-friendly
- Assistenza clienti completa
- Modelli e moduli gratuiti
Contro
- Altre integrazioni ancora in fase di sviluppo
Prezzi
A partire da soli $29/mese per i primi 30 utenti Prova gratuitadi 14 giorni Piano gratuito disponibile
Prova gratuita di 14 giorni, nessuna carta di credito richiesta
Inizia la tua prova gratuitaBuono per: conservazione dei documenti di base
Disponibile su
- ragnatela
DynaFile è un fornitore di software per la gestione dei documenti delle risorse umane basato sul web. Le sue caratteristiche principali includono l'archiviazione centralizzata basata sul Web, l'automazione della scansione e la collaborazione nel cloud.
DynaFile offre un'archiviazione centralizzata basata sul web. L'archiviazione dei documenti in un'unica posizione consente al personale di accedere a informazioni importanti ovunque e in qualsiasi momento. Questo può essere fondamentale per mantenere i flussi di lavoro in movimento per il personale sul campo.
DynaFile ti permette di digitalizzare i tuoi documenti cartacei. I codici a barre vengono assegnati ai file durante il processo di scansione per rendere le informazioni più ricercabili. Questa funzione rende il recupero dei documenti facile e veloce.
Consente inoltre la scansione in batch, utile per organizzare contemporaneamente documenti non correlati.
Con DynaFile, più membri dello staff possono unire le forze nella creazione di documenti. DynaFile offre anche autorizzazioni di accesso, controlli di amministrazione e funzionalità di firma elettronica per facilitare una collaborazione efficace.
Uno dei principali difetti di DynaFile è che non offre un'app mobile.
Ulteriori informazioni su DynaFileCaratteristiche principali
- Il riconoscimento dei codici a barre organizza i documenti in modo efficiente
- Controlli di accesso disponibili per utenti e gruppi
- Archiviazione di documenti a cui è possibile accedere sempre e ovunque
- Controlli della versione che assicurano che i tuoi documenti rimangano al sicuro
Professionisti
- La funzionalità di firma elettronica facilita la chiusura dei documenti
- Gli strumenti di collaborazione aiutano i membri del team a lavorare in modo efficace
Contro
- Mancanza di trasparenza dei prezzi sul sito web
- Non disponibile su cellulare
Prezzi
I prezzi non sono pubblicamente disponibili Prova gratuita: No Piano gratuito: No
Buono per: Team che gestiscono molti documenti
Disponibile su
- ragnatela
Avokaado è una soluzione end-to-end per la gestione del ciclo di vita del contratto. Aiuta i professionisti delle risorse umane con attività come l'automazione dei contratti basati su clausole. Puoi anche utilizzare i modelli per creare documentazione ricorrente. Sarai in grado di raccogliere firme elettroniche e archiviare documenti digitalmente.
Avokaado ti consente di tenere traccia dei tuoi documenti HR. Puoi aggiungere promemoria per te o applicarli a tutti i collaboratori. In questo modo, non perderai nessuna scadenza.
Tutti i documenti archiviati in un hub centralizzato, garantendo che non perderai mai o perderai dati importanti. Inoltre, avere le parti interessate in grado di accedere a informazioni cruciali da qualsiasi luogo desiderino può aiutare a evitare interruzioni dell'attività e velocizzare il recupero dei documenti.
Avokaado è l'ideale per i team che devono creare e gestire molti documenti.
Si noti, tuttavia, che attualmente Avokaado supporta solo l'uso in inglese. Se disponi di uno staff più diversificato, potresti prendere in considerazione altre opzioni software per la gestione dei documenti delle risorse umane.
Ulteriori informazioni su AvocadoCaratteristiche principali
- I modelli intelligenti velocizzano le bozze dei contratti delle risorse umane
- Monitoraggio automatico di scadenze e termini
- Archiviazione sicura dei dati
- Importazione ed esportazione dati
Professionisti
- I modelli possono essere facilmente modificati e aggiornati
- Interfaccia facile da usare
Contro
- Lingue limitate supportate
- L'interfaccia utente può essere difficile da visualizzare su schermi più piccoli
Prezzi
A partire da $ 35/mese per utente Prova gratuita: Sì Piano gratuito: Sì
Buono per: flussi di lavoro personalizzati
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
GoCo è un sistema software online per la gestione dei documenti delle risorse umane che può aiutare le aziende a semplificare le operazioni. Aiuta le aziende ad automatizzare i loro processi manuali, con conseguente risparmio sui costi e maggiore efficienza.
GoCo è estremamente efficace nell'onboarding di nuovi assunti. Puoi fornire al nuovo personale una lista di controllo per l'onboarding che dettaglia le attività richieste con le scadenze allegate. Puoi tenere traccia dello stato di queste attività e l'uso di promemoria può aiutare a garantire che i documenti vengano completati in tempo.
Uno dei suoi biglietti da visita è la sua flessibilità. GoCo può aiutarti ad automatizzare praticamente qualsiasi funzione delle risorse umane, inclusi l'onboarding, le assunzioni e le revisioni delle prestazioni. È una piattaforma basata sul Web ma offre anche un'app mobile per Android e iOS.
A differenza di molti sistemi di gestione dei documenti delle risorse umane, GoCo ti offre la possibilità di utilizzare il loro software proprietario per le buste paga oppure puoi integrare il tuo fornitore di buste paga di terze parti esistente.
Uno degli aspetti negativi di GoCo è la mancanza di una prova gratuita.
Scopri di più su GoCoCaratteristiche principali
- Document tracking per la gestione dei documenti
- Liste di controllo e promemoria per aiutare il personale a rimanere in pista
- Le firme elettroniche velocizzano la raccolta dei documenti
- L'app mobile semplifica la gestione dei documenti
Professionisti
- Piani personalizzabili per soddisfare le tue esigenze
- La piattaforma è molto facile da navigare
Contro
- Integrazioni di terze parti limitate
- I tempi di caricamento e ritardo del software possono essere problematici
Prezzi
A partire da $ 5/mese per utente Prova gratuita: No Piano gratuito: Sì
Buono per: aziende che richiedono firme elettroniche regolari
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
DocuSign offre vari servizi di comunicazione digitale per aiutare i dipartimenti delle risorse umane in qualsiasi settore. Fornisce servizi sicuri e conformi alle normative internazionali e alle leggi degli Stati Uniti in materia di firme elettroniche.
La preparazione dei documenti per la firma è un processo semplice. Carica il tuo modulo e identifica le aree in cui il destinatario deve agire. Puoi codificare a colori i documenti che richiedono più firmatari e aggiungere aree per caselle di controllo, firme e iniziali.
Queste funzioni possono essere cruciali per le attività delle risorse umane. Tuttavia, DocuSign ha un'offerta limitata di altre funzionalità per le risorse umane.
DocuSign si integra anche con fornitori di terze parti per espandere la gamma di funzionalità che offrono.
Ulteriori informazioni su DocuSignCaratteristiche principali
- Ti consente di pubblicare un modulo firmabile direttamente sul tuo sito web
- Riscuoti i pagamenti solo con una firma elettronica
- Salva i modelli e accedi con facilità
- Controlli di accesso per proteggere le informazioni
Professionisti
- Si integra con oltre 350 fornitori di terze parti
- I report sono aggiornati in tempo reale
Contro
- Funzionalità HR limitate
- Restrizioni sulla dimensione dei file e sull'importo per destinatario
Prezzi
A partire da $ 10/mese per utente Prova gratuita: Sì Piano gratuito: Sì
Buono per: aziende locali che desiderano automatizzare
Disponibile su
- ragnatela
EddyHR è una suite per le risorse umane progettata per aiutare le aziende locali a gestire il proprio personale senza scrivania. Fornisce una soluzione di gestione delle risorse umane basata su cloud che include l'archiviazione sicura dei documenti, la pubblicazione di offerte di lavoro e la creazione di report.
Con Eddy, i team delle risorse umane possono tenere traccia dello stato delle domande e organizzare colloqui. Puoi anche informare i candidati dei loro appuntamenti programmati ed estendere le offerte di lavoro a potenziali clienti promettenti. EddyHR offre agli utenti la possibilità di assumere, gestire, integrare e persino pagare i dipendenti utilizzando questo software all-in-one.
Gli amministratori possono salvare documenti e creare profili, attività essenziali nella gestione dei dipendenti nuovi ed esistenti. Tutto il personale può aggiornare dettagli come posizioni aziendali, revisioni dei dipendenti o richieste di ferie retribuite.
Sebbene Eddy offra molte funzioni preziose, il monitoraggio dei candidati e il libro paga sono disponibili solo come funzionalità aggiuntive.
Scopri di più su EddyCaratteristiche principali
- Eddy People per un elenco del personale e orologi mobili
- Eddy Hire per il reclutamento e il monitoraggio dei candidati
- Eddy Payroll per esigenze di buste paga e adempimenti fiscali
- Rapporti automatizzati per tenere traccia delle metriche chiave
Professionisti
- Assistenza clienti di alto livello
- L'onboarding di nuovi dipendenti è molto semplice
Contro
- Nessun sistema di etichettatura
- Informazioni sui prezzi non disponibili sul sito web
Prezzi
I prezzi non sono pubblicamente disponibili Prova gratuita: Sì Piano gratuito: No
Buono per: archiviazione e modifica dei documenti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Zoho Docs è un'app online utilizzata per creare, archiviare, modificare, condividere e collaborare su documenti di qualsiasi formato di file. Elabora le richieste di ferie e consente il monitoraggio dei permessi e delle ferie. Ad esempio, il suo tracker delle assenze consente ai manager di elaborare le richieste di ferie all'istante.
Lo spazio di archiviazione di Zoho è basato su cloud. Puoi caricare i file singolarmente o più contemporaneamente. Fornisce ai manager la possibilità di inviare notifiche per garantire che la raccolta dei documenti sia efficiente.
Il tuo account Zoho Docs funziona come il tuo PC, consentendoti di creare cartelle e organizzarle per tipo, data o altro criterio. Questa semplicità rende la formazione del personale relativamente semplice all'uso di Zoho Docs.
Come parte della linea di prodotti Zoho, Zoho Docs è limitato alle sue capacità di archiviazione e modifica dei tuoi documenti importanti. Se stai cercando altri servizi, dovrai registrarti, a un costo aggiuntivo, per altri prodotti Zoho.
Scopri di più su Zoho DocsCaratteristiche principali
- Previene la perdita di file tramite backup e ripristino
- Tutti i file vengono crittografati automaticamente utilizzando una chiave a 2048 bit
- Archiviazione cloud familiare utilizzando le funzionalità desktop
- Salva i file per tutta la vita del tuo account
Professionisti
- Ampia gamma di funzionalità
- Efficiente importazione ed esportazione di documenti
Contro
- La piattaforma a volte può funzionare lentamente
- Funzionalità mobile limitata rispetto all'utilizzo del Web
Prezzi
A partire da $ 5/mese per utente Prova gratuita: Sì Piano gratuito: Sì
Buono per: documenti visivi e interattivi
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
PandaDoc è uno strumento di firma elettronica utilizzato per negoziare i termini contrattuali con i nuovi assunti. Può anche essere utilizzato per raccogliere la documentazione dei dipendenti.
Offre funzionalità di firma elettronica e la possibilità di creare documenti visivi. PandaDoc ti consente di inserire elementi multimediali in qualsiasi testo, infondendo personalità ai tuoi documenti.
PandaDoc semplifica inoltre l'inoltro di documenti al personale o ad altre parti interessate. Il tuo account PandaDoc viene fornito con modelli predefiniti che coprono molte esigenze aziendali quotidiane. Puoi persino creare i tuoi modelli utilizzando la sua semplice interfaccia di trascinamento.
Uno degli aspetti negativi di PandaDoc è il costo per utente relativamente elevato. Questa struttura tariffaria può creare pagamenti mensili elevati per le aziende man mano che crescono.
Ulteriori informazioni su PandaDocCaratteristiche principali
- Crea documenti accattivanti con funzionalità di firma elettronica
- Aggiungi contenuti multimediali a qualsiasi testo
- Può limitare l'inoltro di file inviati tramite posta elettronica
- I campi personalizzabili ti danno il controllo creativo completo
Professionisti
- Offre una libreria di oltre 400 modelli
- L'assistenza clienti è fornita 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per tutti i piani a pagamento
Contro
- L'app mobile ha funzionalità limitate
- Mancanza di supporto telefonico disponibile
Prezzi
A partire da $ 19/mese per utente Prova gratuita: Sì Piano gratuito: Sì
Buono per: Facilità d'uso
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Document Locator è un sistema di gestione dei documenti delle risorse umane che consente a un'azienda di automatizzare molte operazioni. A differenza di altre soluzioni di gestione dei documenti delle risorse umane, Document Locator è integrato direttamente in Microsoft Windows e funziona all'interno di Windows Explorer.
Aiuta a ridurre il rischio di perdita o smarrimento dei file. L'archiviazione automatica elimina la necessità di nominare i file e di spostarli in una posizione specifica. Gli utenti possono specificare le regole da seguire durante l'archiviazione dei documenti. Ad esempio, puoi impostare strutture di cartelle e nomi di file basati su date o dipendenti.
L'archiviazione dei documenti è completamente sicura. Il sistema di sicurezza di Document Locator segue il modello di sicurezza di Windows NT e registra una registrazione di ogni azione.
Un aspetto negativo di Document Locator è che il sistema può funzionare lentamente. Ciò può causare frustrazione quando si cerca di rispettare le scadenze o di apportare piccoli aggiustamenti.
Ulteriori informazioni su Localizzatore di documentiCaratteristiche principali
- I file sono ricercabili in tutto il testo
- Il controllo delle versioni salvaguarda i tuoi documenti
- I file vengono gestiti con tecnologia di denominazione automatica e tecnologia di archiviazione
- Gli audit trail coprono tutte le attività
Professionisti
- Funziona all'interno di Microsoft Windows
- Memorizza i documenti sul server SQL
Contro
- L'interfaccia utente potrebbe essere migliorata
- I documenti possono essere lenti da caricare
Prezzi
A partire da $ 41/mese per utente Prova gratuita: No Piano gratuito: No
Buono per: grandi esigenze di archiviazione
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Rubex di eFileCabinet è un sistema di gestione dei documenti delle risorse umane basato su cloud che offre ampie opzioni di archiviazione e un'ampia gamma di funzionalità. Ha anche un'app user-friendly che fornisce gli stessi servizi sul cellulare.
La sua interfaccia utente è semplice e simile a una casella di posta elettronica come Microsoft Outlook. Questa funzione crea un'esperienza complessiva positiva.
Offre molte funzionalità standard come la condivisione sicura dei file, il controllo della versione e le impostazioni di autorizzazione dell'utente.
Uno dei difetti di eFileCabinet è che i suoi prezzi non sono disponibili sul suo sito web. Gli utenti devono chiamare l'azienda o chiedere informazioni tramite e-mail per i dettagli sui prezzi.
Ulteriori informazioni su Rubex da eFileCabinetCaratteristiche principali
- Grande capacità di archiviazione dei documenti che va da 1 TB a 20 TB
- Controllo della versione per prevenire la perdita di documenti
- Impostazioni di autorizzazione per la protezione delle informazioni riservate
- I modelli personalizzati rendono la creazione di documenti più comoda
Professionisti
- L'interfaccia utente è familiare da usare poiché assomiglia a una casella di posta elettronica
- Tutti i piani offrono le stesse funzionalità
Contro
- Modelli di cartelle personalizzati limitati disponibili per piani più basilari
- Non sono disponibili informazioni sui prezzi trasparenti
Prezzi
I prezzi non sono pubblicamente disponibili Prova gratuita: Sì Piano gratuito: No
Confronta i migliori software di gestione dei documenti delle risorse umane
| Argomento |  | | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Recensioni |   | | | | | | | | | |
| Prezzi | A partire dasoli $ 29 al mese per i primi 30 utenti | I prezzi non sono pubblicamente disponibili | A partire da $ 35 al mese per utente | A partire da $ 5 al mese per utente | A partire da $ 10 al mese per utente | I prezzi non sono pubblicamente disponibili | A partire da $ 5 al mese per utente | A partire da $ 19 al mese per utente | A partire da $ 41 al mese per utente | I prezzi non sono pubblicamente disponibili |
| Prova gratuita | SÌ 14 giorni | NO | SÌ | NO | SÌ | SÌ | SÌ | SÌ | NO | SÌ |
| Piano gratuito | SÌ Fino a 10 utenti | NO | SÌ | SÌ | SÌ | NO | SÌ | SÌ | NO | NO |
Che cos'è il software di gestione dei documenti delle risorse umane?
Il software per la gestione dei documenti delle risorse umaneaiuta le aziende a raccogliere, archiviare e gestire i documenti critici relativi alle risorse umane.Consolida documenti e file in unospazio centralizzato a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo e secondo necessità.
Il software di gestione dei documenti delle risorse umane impedisce che file e documenti importanti vengano smarriti e facilita il recupero conveniente dei documenti attraverso varie funzionalità di ricerca.È uno strumento fondamentale per i team delle risorse umane in aziende di qualsiasi dimensione.
Il software di gestione dei documenti delle risorse umane consente dirisparmiare tempo e denaro rendendo le informazioni disponibili a chiunque ne abbia bisogno.Questa funzione evita ai professionisti delle risorse umane di impegnarsi in attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo e li libera per attività delle risorse umane di livello superiore.
Come funziona il software di gestione dei documenti delle risorse umane?
Svolge le sue preziose funzionicatturando, archiviando, recuperando e condividendo documenti .
Acquisizione di documenti
Un'applicazione software per la gestione dei documenti deve essere in grado di acquisire documenti da qualsiasi fonte .Questo passaggio include informazioni di indicizzazione in modo da potervi accedere facilmente in futuro. Il software di gestione dei documenti spesso consente di aggiungere termini come il numero del dipendente o il numero dell'ordine per rendere le informazioni più ricercabili. Se l'indicizzazione è efficace, puoi accedere facilmente al documento in futuro.
Archiviazione di documenti
È fondamentale avere i documenti essenzialiarchiviati in un unico luogo .Il personale deve avere accesso ai file in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Questa qualità si applica al contenuto statico, come le fatture, e al contenuto dinamico, come i moduli.
L'archiviazione centrale dei documenti offre anche il vantaggio del controllo della versione. Nel caso in cui vengano apportate revisioni per errore, è possibile ripristinare una versione precedente del documento. Questo problema può anche essere parzialmente compensato includendo le autorizzazioni sui file archiviati.
Recupero e condivisione di documenti
L'accesso alle informazioni memorizzate deve essererapido e facile .In caso contrario, il sistema non riesce a eseguire la sua attività principale. Fornire al personale funzioni di ricerca assicura che le informazioni rimangano a portata di mano.
Inoltre, un'efficace applicazione software per la gestione dei documenti consente di condividere i file in molti modi, come FTP ed e-mail.
I vantaggi del software di gestione dei documenti delle risorse umane
Storicamente, la gestione manuale dei documenti comportava molte spese inutili. I costi della carta e dell'inchiostro, la manutenzione della stampante, le bollette dell'elettricità e lo spazio di archiviazione fisico rendevano i sistemi di archiviazione fisici costosi da gestire. Il software per la gestione dei documenti delle risorse umane non solo elimina queste spese, ma fa ancherisparmiare tempo prezioso al personale che potrebbe essere speso meglio contribuendo a valorizzare l'azienda.
Migliora la produttività con gli strumenti digitali
Un altro vantaggio principale di un'applicazione software per la gestione dei documenti delle risorse umane è che migliora la produttività. L'indicizzazione dei documenti archiviati utilizzando data, metadati o altri identificatori univoci rende il recupero dei documenti rapido e semplice .Elimina virtualmente il tempo necessario per archiviare e recuperare i file. La capacità dicollaborare con i colleghi produce un lavoro migliore e attinge ai punti di forza dei membri del team.
Le parti interessate in tutta l'azienda possono accedere ai documenti elettronici di cui hanno bisogno con il semplice tocco di un pulsante .Le firme elettroniche, i rapporti di conformità e le notifiche di scadenza sono facili e veloci e rendono ulteriormente più efficienti le attività delle risorse umane.
Aiuta a rendere i documenti aziendali più sicuri
Oltre ad aumentare la produttività, un'applicazione software per la gestione dei documenti delle risorse umane è anchepiù sicura .Funzionalità comuni come le impostazioni di autorizzazione, la protezione tramite password, i controlli di accesso e la crittografia dei dati proteggono i file aziendali riservati. Ad esempio, puoi controllare quali dipendenti possono accedere ai dati aziendali sensibili. In alternativa, puoi limitare i lavoratori all'accesso in sola lettura.
Semplifica l'onboarding e altri processi HR
Il software di gestione dei documenti semplifica notevolmente l'onboarding e altri processi delle risorse umane. Funzionalità come la firma elettronica, le date di scadenza e i promemoria aiutano a limitare i ritardi e ridurre gli errori. La possibilità di caricare, assegnare e firmare documenti da qualsiasi luogo è particolarmente preziosa per le aziende con lavoratori sul campo e da soli.
Quanto costa il software di gestione dei documenti delle risorse umane?
Molti sistemi software per la gestione dei documenti delle risorse umane sono abbastanza convenienti. Il prezzo spesso dipende dal numero di funzionalità necessarie e dalle dimensioni della tua organizzazione.
Una tipica struttura dei prezzi include una tariffa mensile fissa per un insieme specifico di funzionalità, nonché un costo variabile basato sul numero di utenti al mese. I costi annuali sono generalmente scontati rispetto ai canoni mensili.
Ad esempio, Document Locator addebita $ 41 al mese per utente. Quindi un'organizzazione con 10 membri dello staff pagherebbe $ 410 al mese.
Alcuni fornitori di software per la gestione dei documenti delle risorse umane offrono versioni gratuite. Tuttavia, queste versioni gratuite spesso mancano di funzionalità vitali o limitano il numero di utenti.
Un'eccezione degna di nota è Connecteam. Il nostro piano Small Business fornisce tutti gli strumenti necessari per gestire un'impresa da un'unica app mobile. Offre un accesso completo a tutti i prodotti e servizi, comprese tutte le capacità di cui le piccole aziende hanno bisogno per programmare, formare e gestire il proprio personale. È gratuito per le aziende con meno di 10 utenti .
I piani a pagamento partono da $ 29 mensili per un massimo di 30 utenti e solo $ 0,50 mensili per ogni utente aggiuntivo.
Domande frequenti
Qual è il miglior software di gestione dei documenti delle risorse umane?
Oggi sul mercato sono disponibili molte opzioni software di gestione dei documenti delle risorse umane di qualità. Ma per il valore complessivo e la funzionalità, Connecteam è una scelta eccellente con molti vantaggi esclusivi.
Come organizzi i documenti HR?
L'utilizzo del software di gestione dei documenti delle risorse umane è il modo migliore. Con un'applicazione software per la gestione dei documenti delle risorse umane, puoi archiviare, recuperare e condividere digitalmente i documenti in modo rapido e sicuro.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dei documenti delle risorse umane?
Il vantaggio principale del software di gestione dei documenti delle risorse umane è che ti aiuta a tenere traccia dei tuoi documenti delle risorse umane in un unico posto, rendendo l'archiviazione più rapida e sicura.
La linea di fondo sul software di gestione dei documenti delle risorse umane
Il software di gestione dei documenti può aiutarti a semplificare i processi delle risorse umane e a risparmiare tempo e denaro. Aiuta anche a salvaguardare le informazioni sensibili dei dipendenti e può semplificare il processo di onboarding per i dipartimenti delle risorse umane.
Gli strumenti digitali risparmiano risorse e migliorano la produttività. Inoltre, creano un'esperienza di lavoro molto più piacevole eliminando gli errori umani, prevenendo la perdita di documenti e riducendo il disordine.
Oggi sono disponibili molti sistemi di gestione dei documenti delle risorse umane di qualità. Ma nessun provider batte Connecteam per l'eccezionale rapporto qualità-prezzo, l'eccezionale servizio clienti e la funzionalità superiore.