6 migliori piattaforme software di base di conoscenza nel 2023

Pubblicato: 2023-03-20

Il software della base di conoscenza può aiutarti a organizzare le informazioni per dipendenti e clienti, migliorando l'efficienza e riducendo i costi del servizio clienti. Esaminiamo i 6 migliori sistemi di knowledge base nel 2023.

Che si tratti di formare nuovi dipendenti, rispondere alle richieste dei clienti o stare al passo con le ultime tendenze del settore, le aziende hanno bisogno di sistemi di knowledge base affidabili che le aiutino a rimanere organizzate ed efficienti.

Il software di knowledge base consente alle aziende di archiviare e gestire facilmente informazioni importanti come materiali di formazione, informazioni sui prodotti, domande frequenti (FAQ), politiche e procedure interne e altro ancora. Fornisce un archivio centralizzato per la conoscenza, in modo che tutti i membri del team abbiano accesso alle stesse informazioni accurate e aggiornate. Il software può anche aiutare le aziende a ridurre i costi di supporto e migliorare la soddisfazione del cliente.

In questo articolo, discutiamo i 6 migliori sistemi di knowledge base disponibili oggi e come puoi scegliere la soluzione giusta per la tua azienda.

Se non hai il tempo di leggere la nostra ricerca, passa alla nostra rapida tabella di confronto.

Le nostre migliori scelte

Il miglior software di knowledge base all-in-one
Saperne di più
Buono per offrire assistenza clienti
Buono per l'importazione di informazioni dal web

Come scegliere il software della base di conoscenza

Le migliori piattaforme di knowledge base avranno la maggior parte o tutte le seguenti funzionalità:

Funzione di ricerca completa: il sistema di knowledge base dovrebbe disporre di un robusto motore di ricerca in grado di recuperare rapidamente informazioni pertinenti da articoli, domande frequenti e altre risorse.
Strumenti per la creazione e la gestione dei contenuti: dare la priorità al software della knowledge base che dispone di strumenti per creare, modificare e gestire autonomamente articoli e altre risorse.Ciò include la possibilità di creare contenuti, assegnare autorizzazioni agli autori e tenere traccia dell'utilizzo e del feedback degli articoli.
Funzionalità di collaborazione: il tuo strumento di knowledge base dovrebbe consentire la collaborazione tra i dipendenti, come la possibilità di commentare i documenti e suggerire miglioramenti.
Sincronizzazione automatica dei file: così i dipendenti lavorano sempre con la versione più recente di ogni risorsa.
Archiviazione illimitata: il miglior software ti consentirà di archiviare tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Controlli di accesso: i controlli di accesso assicurano che i dipendenti abbiano accesso solo alle informazioni rilevanti per i loro ruoli.Puoi anche attivare o disattivare le autorizzazioni in modo che solo determinati dipendenti possano modificare le risorse nella knowledge base.
Funzionalità di sicurezza : i migliori sistemi offriranno anche funzionalità di sicurezza come autorizzazioni basate sui ruoli e crittografia.Connecteam, ad esempio, utilizza la crittografia dei dati end-to-end, quindi i contenuti della tua azienda sono sempre al sicuro.
Integrazione con altri strumenti: il sistema dovrebbe integrarsi con altri strumenti e sistemi utilizzati dai dipendenti, come software per le risorse umane, strumenti di gestione dei progetti ed e-mail.
Analisi e reportistica: selezionare il software in grado di fornire funzionalità di analisi e reportistica per tenere traccia di come i dipendenti utilizzano la knowledge base e identificare le aree di miglioramento.
Accesso mobile: consente ai dipendenti di accedere alla knowledge base in movimento.Connecteam, ad esempio, offre app user-friendly per Android e iOS.

Le 6 migliori piattaforme software di Knowledge Base del 2023

Connecteam: il miglior software di knowledge base all-in-one
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Connecteam è una soluzione all-in-one per la gestione dei dipendenti confunzionalità di knowledge base integrate , nonché strumenti per la pianificazione , la gestione delle attività , il monitoraggio del tempo , la comunicazione , la formazione e molto altro.
Con Connecteam, è semplicissimo creare un repository centrale di informazioni a cui i tuoi dipendenti possono accedere da qualsiasi luogo.
Diamo un'occhiata più da vicino a Connecteam, concentrandoci sulle sue eccellenti funzionalità di knowledge base.
Crea e organizza facilmente le informazioni per i tuoi team
Connecteam rende la creazione di un'utile base di conoscenza un gioco da ragazzi. Ha un'interfaccia drag-and-drop , quindi puoi creare rapidamente pagine user-friendly che i dipendenti possono navigare senza problemi.

Puoi aggiungere video, documenti, messaggi vocali, immagini e altro alle pagine, il tutto tramite l' intuitivo strumento di creazione .
Connecteam può essere utilizzato per archiviare molti tipi diversi di file : manuali, guide, manuali dei dipendenti, video didattici, elenchi di attrezzature e inventario, informazioni sui clienti e sui contratti e altro ancora.
Non solo puoi conservare tutte le informazioni sulla tua azienda in un unico posto, ma puoi anche creare tutte le basi di conoscenza di cui hai bisogno .Puoi persino impostare una base di conoscenza diversa per ogni dipartimento della tua organizzazione.

Controlla chi può vedere, creare e modificare i contenuti per una maggiore sicurezza
Connecteam fornisceimpostazioni utente granulari .Ciò significa che hai il controllo su quali dipendenti possono visualizzare, modificare o creare contenuti. Ad esempio, puoi impostare le autorizzazioni in modo che alcuni contenuti siano visibili solo ai dirigenti senior.
Non solo è importante per la sicurezza dei dati, ma aiuta anche a mantenere la tua knowledge base ottimizzata per ogni utente poiché vedono solo i dati rilevanti per loro.
App mobili in modo che i dipendenti possano accedere a documenti utili ovunque si trovino
Connecteam dispone diapp intuitive per Web, iOS e Android .I dipendenti possono visualizzare la knowledge base sui loro dispositivi mobili o nei loro browser da qualsiasi luogo. Mentre ci sono, possono anche controllare i loro turni, comunicare con i membri del team e inviare moduli direttamente dall'app Connecteam .

È molto più conveniente per manager e dipendenti quando i documenti importanti vengono archiviati in un unico posto a cui è possibile accedere e modificarli da qualsiasi luogo. Connecteam garantisce a tutti di avere sempre le ultime informazioni a portata di mano.
Ottieni informazioni su come i dipendenti utilizzano la tua knowledge base
Connecteam offrereport e analisi su come il tuo team utilizza la knowledge base.Puoi vedere a quali documenti hanno avuto maggiore accesso e i tipi di ricerche che le persone effettuano.
Puoi utilizzare queste informazioni per decidere come migliorare al meglio la tua documentazione e su cosa concentrarti in futuro.
Conserva quanto ti serve
Connecteamnon ha limiti sul numero o sulla dimensione dei file che aggiungi alla tua knowledge base.È possibile archiviare quanto necessario per mantenere una base di conoscenza completa. Aggiungi guide scritte, immagini, video, suggerimenti utili, manuali di formazione e molto altro!

Assicurati che i dati della tua azienda siano al sicuro
Connecteam è una delle poche soluzioni di knowledge base che offre una veracrittografia dei dati end-to-end .Ciò significa che i dati sono protetti durante l'intero percorso dal mittente al destinatario. I dati vengono inoltre crittografati nei database di Connecteam, rendendo praticamente impossibile l'accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati.
I file non vengono archiviati sui dispositivi dei dipendenti e puoi revocare immediatamente l'accesso alla knowledge base quando un dipendente lascia la tua azienda.
Offri una formazione coinvolgente ai dipendenti
Connecteam va oltre file e documenti per offrire ai tuoi dipendentiun'esperienza di formazione dinamica .

Puoi creare rapidamente corsi, quiz e discussioni di gruppo dal vivo per rendere l'onboarding comodo, divertente e coinvolgente per i nuovi dipendenti. Puoi anche vedere nella dashboard di Connecteam come ogni dipendente sta progredendo nella sua formazione. Inoltre, puoi inviare sondaggi e sondaggi per raccogliere feedback dai membri del team.
Connecteam offre anche un piano gratuito per tutta la vita: unisciti a Connecteam!
Caratteristiche principali
- Editor di contenuti con trascinamento della selezione
- Crittografia dei dati end-to-end
- Spazio di archiviazione illimitato
- Impostazioni di autorizzazione utente granulari
- Rapporti e approfondimenti sull'utilizzo della base di conoscenza
- Funzionalità coinvolgenti per la formazione dei dipendenti
Professionisti
- Accessibile da qualsiasi luogo in modo che i dipendenti siano sempre aggiornati
- Memorizza molti diversi tipi di media e file
- Rende la formazione coinvolgente con quiz, video e tutorial
- Strumento di gestione dei dipendenti all-in-one per tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno
Contro
- Ulteriori integrazioni in cantiere
Prezzi
Piano gratuito a vita disponibile I piani Premium partono da $ 29 al meseper 30 utenti
Prova gratuita di 14 giorni, nessuna carta di credito richiesta

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Le migliori scelte
Connecteam Help Scout Guru Document360 Notion Helpjuice
Confronta tutte le domande frequenti
Help Scout: utile per offrire assistenza ai clienti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Help Scout è uno strumento di assistenza clienti per le aziende che fornisce supporto multicanale tramite e-mail, messenger e chat. Offre inoltre opzioni di supporto self-service, inclusa una knowledge base.
Le basi di conoscenza dei clienti di Help Scout sono piuttosto semplici. Le pagine possono essere create utilizzando HTML o testo e gli utenti possono scegliere come appariranno dai design dei modelli. La knowledge base può essere incorporata in altre pagine tramite barre laterali e popup.

Poiché Help Scout si concentra sulle basi di conoscenza rivolte ai clienti, non è la scelta migliore per le aziende che cercano un sistema di base di conoscenza interno privato.
Ulteriori informazioni su Help Scout
Caratteristiche principali
- Implementazione rapida del sito Web del centro assistenza
- Mostra le tendenze di interazione dell'utente
- Supporta più basi di conoscenza
- Le basi di conoscenza possono essere protette da password
Professionisti
- Il responsive design funziona sui dispositivi mobili
- Dati su come le persone utilizzano la base di conoscenza
Contro
- Funzionalità limitate per le basi di conoscenza dei dipendenti privati
- Costoso
Prezzi
A partire da $ 20/utente/mese Prova: Sì Piano gratuito: No
Guru: ottimo per importare informazioni dal web
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
Guru è un sistema di gestione della conoscenza che utilizza l'intelligenza artificiale per aiutare i manager a migliorare il contenuto della loro base di conoscenza. Può inviare promemoria ai manager per aggiornare la base di conoscenza e suggerire idee per il miglioramento.
Guru può importare informazioni da Slack e dal Web per velocizzare la creazione della knowledge base. I datori di lavoro possono anche richiedere a dipendenti specifici, come esperti di argomenti o alti dirigenti, di verificare periodicamente gli articoli della knowledge base.
Tuttavia, la funzione di ricerca di Guru è relativamente lenta e il suo sistema di autorizzazioni di accesso degli utenti è limitato. Ciò rende difficile condividere contenuti con persone specifiche invece che con l'intera organizzazione.
Scopri di più su Guru
Caratteristiche principali
- Esegue la scansione di Internet alla ricerca di informazioni per riempire la knowledge base
- Si integra con circa 40 app di terze parti
- Organizza le informazioni con raccolte, bacheche e tag
- Rileva contenuti duplicati
Professionisti
- L'intelligenza artificiale può suggerire miglioramenti
- I dati possono essere importati da una varietà di fonti
Contro
- Sistema di autorizzazione di accesso utente di base
- Piuttosto lento
Prezzi
A partire da $ 5/utente/mese Prova: Sì — Piano gratuito di 30 giorni : Sì
Document360: ottimo per le basi di conoscenza dei clienti self-service
Disponibile su
- ragnatela
- finestre
- Mac
Document360 è una piattaforma per la creazione di basi di conoscenza di clienti o dipendenti. Può essere utilizzato per creare un sito di knowledge base pubblico o privato con una home page e un nome di dominio personalizzati.
Document360 offre un widget incorporabile che può essere posizionato su un sito Web per consentire ai clienti di accedere a risposte self-service da una knowledge base. Il software può anche integrarsi con strumenti di siti Web di terze parti come Drift, Intercom e Disqus.
Mentre Document360 può essere utilizzato per le basi di conoscenza interne, il suo obiettivo principale è la documentazione rivolta al cliente. Le basi di conoscenza private sono disponibili solo con i piani più costosi.
Scopri di più su Document360
Caratteristiche principali
- Basi di conoscenza pubbliche e private
- Localizzazione linguistica aggiuntiva disponibile
- Da 50 GB di spazio di archiviazione su disco
- Nome di dominio personalizzato
Professionisti
- Può essere utilizzato sia per le basi di conoscenza rivolte ai clienti che interne
- Offre report su come i clienti utilizzano il sito web
Contro
- Relativamente costoso
- Knowledge base private disponibili solo su piani di alto livello
Prezzi
A partire da $ 99/progetto/mese Prova: Sì — Piano gratuito di 14 giorni : No
Nozione: utile per la gestione dei progetti
Disponibile su
- ragnatela
- iOS
- Androide
- finestre
- Mac
Notion è uno strumento di gestione dei progetti che memorizza le informazioni in una posizione centrale. Funziona in modo molto simile a un wiki, consentendo a tutti i membri del team di modificare le pagine. Le pagine create sono principalmente basate su testo, ma i gestori possono creare pagine dai modelli di Notion.
Notion può essere utilizzato come strumento di gestione del progetto, con una panoramica degli stati del progetto, delle tempistiche e delle attività. Si integra anche con strumenti informatici come GitHub e Jira. Questo lo rende una scelta solida come strumento per i team di ingegneria, prodotto e progettazione che lavorano insieme per completare un progetto. Tuttavia, altre aziende probabilmente preferirebbero un sistema di gestione della conoscenza più tradizionale.
Scopri di più su Nozione
Caratteristiche principali
- Modifica di documenti in stile Wiki
- Disegni di modelli di pagina importabili
- Funzionalità di gestione del progetto
- Funziona con software di monitoraggio della versione come GitHub
Professionisti
- Buono per documentare il software durante lo sviluppo
- Modelli importabili per versatilità
Contro
- Editor di pagine di base
- Informazioni difficili da navigare
Prezzi
A partire da $ 4/utente/mese Prova: No Piano gratuito: Sì
Helpjuice: ottimo per i portali di assistenza clienti
Disponibile su
- ragnatela
Helpjuice è uno strumento di knowledge base che si concentra principalmente sull'assistenza clienti. Fornisce modelli e temi per creare un portale di assistenza clienti. L'interfaccia basata sul Web consente agli utenti di creare domande a scelta multipla per i visitatori con risposte diverse in base alle loro interazioni.
Helpjuice può anche essere utilizzato per creare una base di conoscenza interna limitata per il personale. Gli amministratori possono creare documenti nell'editor integrato e impostare i controlli di accesso. Tuttavia, manca un buon supporto per immagini, video e pagine interattive e non ha app mobili. Ma potrebbe essere adatto per le aziende con articoli principalmente basati su testo da condividere.
Scopri di più su Helpjuice
Caratteristiche principali
- Editor di documenti WYSIWYG (ciò che vedi è ciò che ottieni).
- Analisi sull'utilizzo e le ricerche delle pagine della knowledge base
- 12+ temi personalizzabili
- Semplice ricerca di documenti
Professionisti
- Gli articoli possono essere impostati come pubblici o privati
- HTML personalizzabile per programmatori web
Contro
- Pochissime integrazioni di terze parti
- Alto prezzo
Prezzi
A partire da $ 120/mese per 4 utenti Prova: Sì Piano gratuito: No

Confronta le migliori piattaforme software della Knowledge Base

Argomento
Recensioni	4.8	4.6	4.6	4.7	4.7	4.7
Prezzi	A partire da soli $ 29 al mese per i primi 30 utenti	A partire da $ 20/utente/mese	A partire da $ 5/utente/mese	Inizia a $ 99/progetto/mese	A partire da $ 4/utente/mese	A partire da $ 120 al mese per 4 utenti
Prova gratuita	SÌ 14 giorni	SÌ	SÌ 30 giorni	SÌ 14 giorni	NO	SÌ
Piano gratuito	SÌ Gratuito Fino a 10 utenti	NO	SÌ	NO	SÌ	NO

Che cos'è il software della base di conoscenza?

Un sistema di knowledge base è un'applicazione software che archivia informazioni, documenti e risorse in una posizione centrale, una sorta diarchivio digitale .

Il software viene in genere utilizzato da aziende, organizzazioni e istituti scolastici per archiviare e condividere informazioni.

Dipendenti, clienti e altri soggetti interessati possono accedere alle informazioni in modo rapido e semplice.

Il software può essere utilizzato per fornire assistenza clienti, formazione e risorse educative a dipendenti o clienti, nonché per gestire le conoscenze interne e le migliori pratiche.

Come funzionano gli strumenti della Knowledge Base?

Ora che sai cos'è il software della base di conoscenza, discutiamo di come funziona.

Gli strumenti della base di conoscenza funzionano fornendo una piattaforma centrale in cui le organizzazioni possono archiviare e gestire le informazioni relative ai propri prodotti, servizi o processi.

I dati possono essere organizzati in categorie, sottocategorie e tag per facilitare agli utenti la ricerca di informazioni pertinenti.

Gli utenti possono cercare informazioni utilizzando parole chiave o frasi o sfogliare le categorie e le sottocategorie.

Quando un utente cerca informazioni, lo strumento della base di conoscenza ricerca l'intero repository e recupera gli articoli pertinenti e altre risorse.

Gli articoli sono in genere scritti in modo chiaro e conciso, con istruzioni dettagliate, schermate e altri aiuti visivi per renderli di facile comprensione.

Oltre agli articoli, gli strumenti della knowledge base possono includere domande frequenti (FAQ), guide pratiche, video e altre risorse.

La collaborazione è un'altra caratteristica importante degli strumenti della base di conoscenza. Gli utenti possono lasciare commenti, fornire feedback o suggerire modifiche agli articoli per mantenere le informazioni aggiornate e accurate.

Gli amministratori possono anche monitorare l'attività degli utenti, come visualizzazioni di articoli, ricerche e commenti.

Possono quindi utilizzare questi dati per identificare le aree in cui la base di conoscenze potrebbe essere migliorata.

I vantaggi delle piattaforme di Knowledge Base

Utilizzando il software della knowledge base, le aziende possono sperimentare una serie di vantaggi. Questi includono:

Produttività incrementata

I dipendenti possono trovare rapidamente e facilmente le informazioni di cui hanno bisogno, riducendo il tempo e lo sforzo necessari per completare le attività e aumentando la produttività complessiva dell'ambiente di lavoro .

Collaborazione migliorata

Le piattaforme di knowledge base possono promuovere una cultura di collaborazione e condivisione delle conoscenze tra i dipendenti, contribuendo a migliorare l'efficienza e la produttività complessive.

Procedure più standardizzate

Fornendo un repository centrale di informazioni, le piattaforme di knowledge base possono aiutare a garantire che tutti i dipendenti seguano le stesse procedure e utilizzino la stessa terminologia.

Messaggi coerenti e migliore soddisfazione del cliente

Le piattaforme di knowledge base possono aiutare a garantire che tutti i membri del team forniscano messaggi coerenti ai clienti. Ciò riduce la confusione e migliora l'esperienza complessiva del cliente.

Costi di formazione ridotti

Il software di knowledge base interno può essere utilizzato per fornire ai dipendenti materiali di formazione e risorse educative, come documenti con domande frequenti (FAQ) e guide dettagliate. Ciò riduce la necessità di costose sessioni di formazione di persona.

Migliore conservazione della conoscenza

Fornendo un repository di informazioni ricercabili, il software della knowledge base interna consente ai dipendenti di rispolverare le conoscenze essenziali e le best practice quando necessario. Ciò si traduce in una migliore conservazione della conoscenza, poiché è più probabile che i dipendenti conservino informazioni facilmente accessibili.

Assistenza clienti migliorata

Le basi di conoscenza rivolte ai clienti, note anche come basi di conoscenza esterne o basi di conoscenza del servizio clienti, consentono alle aziende di fornire opzioni self-service ai clienti. Ciò può migliorare la soddisfazione del cliente e ridurre i costi di supporto.

Invece di contattare il personale tramite live chat in tempo reale o sollevare un ticket di supporto, i clienti possono trovare le risposte alle loro domande negli articoli della knowledge base disponibili al pubblico.

Quanto costano le soluzioni di Knowledge Base?

I sistemi di base di conoscenza di solito addebitano una tariffa mensile o annuale. Il costo dell'abbonamento di solito varia in base al numero di utenti e alle funzionalità richieste. Helpjuice, ad esempio, costa $ 499 fissi al mese per utenti illimitati.

Altre piattaforme addebitano una tariffa mensile per utente. Ad esempio, Help Scout addebita tra $ 20 e $ 65 per utente al mese. Questo modello di prezzo è vantaggioso per i piccoli team, ma diventa rapidamente costoso per quelli più grandi.

Alcuni provider utilizzano una combinazione di questi modelli di prezzo, addebitando una tariffa mensile fissa con una tariffa aggiuntiva per utente. Il prezzo di Connecteam è eccezionalmente vantaggioso. Costa solo $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti e solo $ 0,50 al mese per ogni utente aggiuntivo.

È possibile scaricare gratuitamente il software della knowledge base open source, ma il software open source è spesso molto più impegnativo da configurare e gestire nel tempo rispetto a una soluzione commerciale. Invece, puoi accedere al software di knowledge base gratuito con Connecteam. Offre un piano Small Business gratuito per sempre per un massimo di 10 utenti .

Domande frequenti

Qual è la migliore base di conoscenza?

Esistono diversi tipi di software per knowledge base e quello giusto per te dipende dalle tue esigenze. Ma per le basi di conoscenza dei dipendenti, Connecteam è il migliore. Dispone di un intuitivo editor di contenuti drag-and-drop, spazio di archiviazione illimitato, autorizzazioni di accesso utente personalizzabili e supporto per un'ampia gamma di tipi di documenti.

Microsoft dispone di un software di knowledge base?

Microsoft non offre uno strumento di knowledge base. Vende SharePoint, uno strumento di gestione dei documenti utilizzato per condividere documenti all'interno di un'organizzazione. Tuttavia, questo non fornisce le funzionalità di ricerca avanzata, strutturazione dei contenuti e generazione di contenuti di software più potenti come Connecteam.

Una base di conoscenza è un database?

Una base di conoscenza è un tipo di database utilizzato specificamente per la condivisione e la gestione delle conoscenze. Tuttavia, una base di conoscenza è più di un semplice database di informazioni. Sistemi come Connecteam includono funzionalità di ricerca, categorizzazione, tagging e funzionalità di collaborazione.

La linea di fondo sulla piattaforma software Knowledge Base

Il software di knowledge base conserva le informazioni importanti in una posizione centrale a cui i dipendenti possono accedere facilmente. Il software migliora la produttività, garantisce la standardizzazione della messaggistica e aumenta la collaborazione tra il personale. Scegliendo il giusto strumento di knowledge base, puoi anche ridurre i costi di formazione e garantire una migliore conservazione delle conoscenze nella tua azienda.

Connecteam si distingue come il miglior software di knowledge base gratuito grazie alla sua facilità d'uso, personalizzazione e forte sicurezza. Oltre ad offrire più funzionalità, Connecteam è anche molto più conveniente.

Inizia subito con Connecteam per vedere come può aiutarti a memorizzare e organizzare le informazioni importanti della tua azienda.