I leader aziendali condividono i migliori strumenti di produttività che funzionano davvero

Ti piacerebbe che ci fossero più ore al giorno? Se sei come tutti gli altri, siamo tutti alla ricerca di suggerimenti e strumenti per la produttività per risparmiare tempo. Dalle comunicazioni con i nostri colleghi e clienti alla gestione della nostra forma fisica, facciamo tutti fatica a fare tutto. In particolare, poiché sempre più persone lavorano da casa, la necessità di soluzioni di produttività WFH fa davvero la differenza ai nostri giorni. Quindi, abbiamo contattato i leader aziendali e abbiamo chiesto i loro strumenti di produttività preferiti che li aiutino a gestire il proprio tempo!

Strumenti di produttività per la comunicazione quotidiana tra colleghi e clienti

Comunicare con clienti, colleghi e persino con i nostri amici e familiari diventa un compito arduo senza un'adeguata gestione del tempo. Di conseguenza, molti leader aziendali si affidano all'automazione e agli strumenti di produttività del software che mantengono in ordine tutti i molteplici thread.

Come Jason Kay, CEO di Retreaver (un software basato su cloud che fornisce dati sulle chiamate in entrata in tempo reale contrassegnando, monitorando e indirizzando i chiamanti alla persona, al dipartimento o all'agente migliore) spiega perché i leader hanno bisogno dell'automazione!

“Uno dei migliori strumenti tecnologici che aumenta la produttività è l'automazione. La produttività aumenta notevolmente quando è possibile automatizzare il maggior numero possibile di processi. L'utilizzo dell'automazione dal pagamento delle bollette alla risposta alle e-mail può renderti sempre più produttivo man mano che li incorpori nella tua vita.

Per ulteriori strumenti di produttività per aiutarti a gestire la tua lista di "cose ​​da fare" in continua crescita, altri leader aziendali condividono le cose che funzionano per loro.

• Le teleconferenze sono tue amiche

Grainne Kelly, fondatore di BubbleBum Car Travel Innovations, è un ex agente di viaggio e attuale imprenditore che ha scoperto il tempo extra sfruttando le teleconferenze per incontrare un team disperso. Per lei la risposta è Skype, che, come fa notare, è anche gratuito!

“Ci sono così tanti meravigliosi strumenti tecnologici disponibili, ma quello che ha davvero semplificato la mia vita lavorativa è Skype. Io e il mio team usiamo Skype per comunicare ed è fantastico perché significa che non devo salire su un aereo ogni volta che c'è un problema. Skype mi fa risparmiare tempo ed è così efficiente, facile da usare e gratuito! È fantastico per le teleconferenze e per tenersi in contatto sia con i clienti che con i dipendenti.”

• Elimina l'e-mail

Cristian Rennella, CEO e co-fondatore di MejorTrato.com.mx, a capo di un'azienda con 134 dipendenti e oltre 21,5 milioni di utenti internazionali, ha scoperto che il miglior trucco per la produttività è smettere di inviare e-mail. Com'è possibile?

“Dopo 9 anni di duro lavoro per passare da 0 a più di 100 dipendenti, posso condividere che ciò che ci ha aiutato ad aumentare la nostra produttività è stato ELIMINARE le e-mail e iniziare a utilizzare Basecamp. In questo modo, siamo riusciti ad aumentare la nostra produttività del 23,3%, che rappresenta un reddito aggiuntivo di 4,3 milioni di dollari all'anno! Ora tutte le informazioni sono centralizzate in un unico posto e tutti possono accedervi. Niente più email in cui i dati importanti rimangono a porte chiuse tra chi invia e chi riceve le informazioni. Ad esempio, con la grande crescita che abbiamo avuto negli ultimi anni, i nuovi membri NON devono chiedere informazioni e rubare tempo agli altri membri del team, ma tutte le informazioni sono a loro disposizione per iniziare subito a lavorare al progetto.”

• Sfrutta la tecnologia per aiutare a organizzare i progetti

Lindsay Anvik, business coach e oratore principale specializzato in leadership e produttività presso See Endless, offre alcune riflessioni sugli strumenti di produttività per i manager.

“Utilizza piattaforme come Asana o Basecamp per organizzare progetti e tenere traccia di modifiche e aggiornamenti. Invece di andare avanti e indietro tramite e-mail, i manager possono assegnare rapidamente attività e seguire lo stato. Le persone possono anche commentare documenti e condividere file senza dover andare avanti e indietro sulla posta elettronica. Entrambi sono dotati di un'app, in modo che i manager possano avere una visione d'insieme delle attività in movimento.

• Trova una piattaforma che fornisca una copertura completa del tuo flusso di lavoro

Joe Goldstein, direttore SEO e operazioni presso Contractor Calls, offre un altro voto di fiducia nelle piattaforme di gestione delle attività, come Asana, che possono espandersi con il tuo elenco di priorità in continua crescita.

“Asana è, di gran lunga, il mio software di produttività più importante. Lo uso per qualsiasi cosa, dall'inserimento di nuovi clienti, all'assegnazione di compiti a dipendenti remoti, alla gestione di consegne mensili, al monitoraggio delle mie probabilità e dei miei fini. Di tutti i software di project management che ho provato, nient'altro si avvicina nemmeno al modo in cui Asana riesce a bilanciare flessibilità e semplicità."

• Trova e personalizza il software per aiutare il TUO equilibrio

Ian McClarty, che ha oltre 20 anni di esperienza nella gestione esecutiva nel settore della sicurezza informatica e dei data center, è Presidente e CEO di PhoenixNAP Global IT Services, condivide i suoi sforzi per trovare un equilibrio. In qualità di amministratore delegato impegnato, Ian utilizza Evernote e osserva come trovare il giusto strumento di produttività sia stato fondamentale per creare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata.

“Utilizzo quotidianamente i modelli di Evernote per aumentare la mia produttività. Ha molte caratteristiche che adoro, ma ecco i miei 2 migliori esempi. Ho creato modelli Evernote per note o attività specifiche che aumentano la mia produttività. Questi modelli possono essere costruiti molto rapidamente. Puoi creare una nota che contenga tutti i campi richiesti per le tue informazioni, quindi salvarla ed esportarla come file .enex (Evernote esportato). Uso anche la funzione di inoltro e-mail personalizzata. Semplicemente creando filtri e-mail per inoltrare e-mail in base a criteri come mittente o parole chiave nella riga dell'oggetto, mi risparmio tempo.

• Non dimenticare la gestione dei progetti mobili

Sarah Snider, di SEO.com, condivide alcuni degli strumenti che la loro azienda sfrutta per la gestione dei progetti, il cronometraggio e la comunicazione. Mentre viviamo la vita in movimento, Sarah condivide il modo in cui Harvest aiuta a gestire progetti e comunicazioni dall'app mobile e da qualsiasi dispositivo.

“Harvest è un ottimo strumento di cronometraggio che include anche un'app che può essere scaricata su telefoni Android e Apple. È facile inserire e selezionare attività e incarichi su cui stai lavorando, nonché un timer con un clic (fai clic una volta per avviare il timer e di nuovo per fermarlo). Uno ha anche la possibilità di inserire manualmente il proprio tempo.

• Automatizza le richieste e-mail ripetitive

Sacha Ferrandi, è un noto esperto di affari e consulente a livello nazionale ed è fondatore e preside di Texas Hard Money, un prestatore basato su azioni. Come la maggior parte delle aziende, Sacha e il suo team ricevono molte richieste simili, che richiedono le stesse informazioni generali. Di conseguenza, il team sfrutta la funzione Risposte predefinite come parte della suite Gmail.

"Se il tuo team invia molte email con le stesse informazioni generali, lo strumento per le risposte predefinite di Gmail può farti risparmiare un sacco di tempo eliminando il processo di copia e incolla. Le risposte predefinite ti consentono di creare un modello di e-mail, salvarlo come riga dell'oggetto che preferisci e quindi, quando sei pronto per scrivere una nuova e-mail utilizzando uno dei modelli salvati, fai semplicemente clic con il pulsante destro del mouse e scegli quale modello desideri inserire nel nuova casella di testo. Questo strumento elimina la necessità di cercare nella posta inviata quell'e-mail formattata correttamente che hai inviato mesi fa e ti consente di inviare molte più e-mail in un tempo molto più breve.

• Il software aiuta a risparmiare tempo e costi

Leeah Murray, proprietaria e direttore creativo di Meraki & Co, ha trovato un programma software unico che l'aiuta a gestire l'attività, oltre a produrre alcuni risparmi nel processo. Inoltre, Dubsado ha anche fatto risparmiare tempo!

“Dubsado da solo mi ha aiutato a semplificare la mia attività e mi ha fatto risparmiare non solo tempo, ma anche un sacco di soldi pagando i singoli programmi software. Sono stato in grado di eliminare ~ $ 250 di costi grazie a Dubsado. Per non parlare del fatto che invece di andare in 6 posti diversi per gestire vari aspetti della mia attività, ora mi basta andare in UNO. E per la maggior parte, mi consente di fare MOLTA più automazione e follow-up che prima gestivo manualmente. Quindi, direi che è un enorme vantaggio per l'equilibrio tra lavoro e vita privata!

• Crea la tua automazione

Matt Steffen, presidente di The Marketing Agency e consulente, divide la sua vita in due capitoli. Prima e dopo aver incorporato Zapier nella sua vita. Prima di Zapier, Matt ha lavorato come un'operazione individuale cercando di capire come far crescere la sua agenzia. E ora, le informazioni sui clienti e fluiscono nel flusso sanguigno della nostra attività consentendo a tutti di comunicare facilmente e portare a termine il lavoro senza e-mail o sistemi di gestione goffi. Matt condivide il modo in cui sfrutta il software di automazione.

“Zapier è un servizio di abbonamento online che ti consente di connettere quasi tutte le risorse Internet che ti vengono in mente a una o più altre risorse Internet. Ad esempio, quando un nuovo potenziale cliente compila un modulo sul mio sito Web, Zapier invia automaticamente:

• Nome ed e-mail al nostro elenco di newsletter via e-mail
• Informazioni a Fogli Google in modo che il mio team possa iniziare a creare la proposta
• Nome ed e-mail a WHMCS in modo che abbiano accesso immediato al loro portale di marketing
• Invio di moduli a Databox in modo da poter monitorare quali campagne pubblicitarie stanno ottenendo la conversione più alta
• Email e numero di telefono per gli annunci di Facebook per migliorare il targeting degli annunci.

E questo è solo il nostro modulo! Ho Zapier che automatizza quasi tutto nella mia vita e ora tutto nella mia vita può essere misurato e ottimizzato.

• Trova un Task Manager e un elenco di cose da fare che soddisfi le tue esigenze

James Goodnow, Presidente e Managing Partner di Fennemore Craig, osserva come organizzare i tuoi pensieri e le tue attività con il tuo team sia fondamentale per i leader aziendali impegnati. Per James e il suo studio legale, la risposta è stata Wunderlist (ora Microsoft To Do), che combina le attività essenziali che i team devono completare.

“Wunderlist è una delle mie app preferite ed è un semplice elenco di cose da fare e un'app per la gestione delle attività che ti aiuta a portare a termine le cose e mantiene sincronizzato me e il mio team. È possibile assegnare compiti, gestire il flusso di lavoro, scambiare documenti e messaggi. Il suo potere è nella sua semplicità. Se non riesci a organizzare i tuoi pensieri e le tue attività all'interno del tuo team, sei in svantaggio immediato nel mondo degli affari.

• Il video aiuta a ridurre le chiamate di follow-up

Ryder Meehan, uno stratega del marketing digitale di Upgrow, trascorre molto tempo a lavorare con clienti e colleghi per spiegare le cose. Per aiutare a ridurre le continue richieste di chiarimenti, Ryder si affida a Loom, che fornisce uno strumento di registrazione di schermate e video molto semplice con un'ottima estensione per Chrome.

“Loom mi fa risparmiare molto tempo dimostrando facilmente domande o risposte clic per clic ai clienti o al mio team. Ad esempio, un cliente potrebbe chiedere come apportare una modifica al proprio sito web. Invece di cercare di coordinare una chiamata o spiegare un lungo processo in un'e-mail digitata, posso fare clic su registra su Loom, quindi fare clic sul processo mentre eseguo una registrazione vocale per spiegare cosa sto facendo. Quindi Loom salva il mio video nel cloud in modo che io possa sempre fare riferimento ad esso se si presenta la stessa domanda. L'ho usato per spiegare errori o porre domande con una dimostrazione video di esattamente ciò che vedo. È super utile!”

• Prenditi del tempo per trovare gli strumenti giusti (soprattutto con le decisioni rivolte ai clienti)

Mihai Corbuleac, consulente IT senior presso Bigstep.com, fornisce servizi cloud bare metal affidabili e scalabili. Mihai descrive in dettaglio la difficoltà a comprendere i dati raccolti da un'azienda. Inoltre, tutti i dati relativi ai clienti relativi alla comprensione del tasso di abbandono dei clienti possono richiedere molto tempo. Quindi, Mihai si affida a Lentiq per prendere le decisioni giuste.

“Per ingegneri/scienziati di dati, analisti aziendali e consulenti è molto importante disporre degli strumenti giusti per prevenire il churn. Prevederlo e prevenirlo aiuta ad aumentare la soddisfazione del cliente pur avendo un impatto significativo sulle strategie di marketing/vendita della tua azienda. Questo perché costa di più acquisire un nuovo cliente che mantenerne uno esistente. Un aumento della fidelizzazione dei clienti di appena il 5% può creare almeno un aumento del profitto del 25%. Statisticamente, è probabile che i clienti abituali spendano molto di più per i prodotti e i servizi della tua organizzazione rispetto ai nuovi clienti, circa il 65% in più. Quindi significa molto capire, prevedere e prevenire il tasso di abbandono. Lentiq mi consente di formulare raccomandazioni pertinenti sui prodotti in tempo reale, quindi non devo estrarre manualmente le informazioni giuste per effettuare le mie analisi, operazione che sarebbe dispendiosa in termini di tempo e inefficiente."

Trucchi per la produttività personale

Tutti vogliamo (e abbiamo bisogno) di strumenti di produttività in ufficio che ci aiutino a fare di più con meno. Dopotutto, questo è il motto standard nell'America aziendale. Ma abbiamo anche bisogno di hack per la produttività che si adattino alle nostre attività quotidiane. Scopri alcuni interessanti strumenti di produttività che i leader aziendali sfruttano per fare tutto!

• Gli strumenti di produttività aiutano a gestire la vita familiare

Julia Angelen Joy, Account Director presso Swyft, un'agenzia integrata di PR e marketing che aiuta le aziende tecnologiche B2B, si affida a Slack per rimanere in contatto con il suo team, gestendo anche la sua vita personale. Come altri consigli, trovare uno strumento che funzioni alla grande sui dispositivi mobili aiuta i professionisti impegnati a rimanere coinvolti al lavoro ea casa.

“Mi sono innamorato di Slack. Aiuta il nostro team a rimanere in contatto qui a Swyft. Inoltre, ha funzioni semplici per avvisarmi quando sto lavorando e per allontanarmi quando sono concentrato sulla mia famiglia. È super fluido sul mio telefono e dato che ho 4 figli e sono costantemente in movimento, è estremamente importante.

• Strumenti di gestione del tempo Traccia il successo

Jacob Dayan, CEO e co-fondatore di Community Tax and Finance Pal, sfrutta gli strumenti di gestione del tempo per comprendere il suo flusso di lavoro. In genere, questi strumenti aiutano a tenere traccia del tempo per la fatturazione, ma Jacob prende un'altra traccia imparando dove trascorre il suo tempo. Jacob condivide il modo in cui sfrutta Toggl per aumentare la sua produttività.

“Ultimamente ho usato l'app chiamata Toggl. È un'app di monitoraggio del tempo che tiene traccia di come trascorri il tuo tempo sui tuoi compiti. Per ogni progetto che completi, Toggl calcola quanto bene hai speso il tuo tempo. È fantastico per vedere per iscritto come trascorri il tuo tempo e ti consente di imparare a spenderlo in modo più efficiente. Vedo che questa app è molto utile anche per i freelance come modo per tenere traccia del tempo speso per i progetti per i clienti.

• Leggi Cose nel tuo tempo

Melissa Frakman, fondatrice e socio amministratore di EMVC Fintech Fund, viaggia spesso nel suo ruolo di investitore e imprenditrice di Venture Capital. In qualità di dirigente impegnato che ha bisogno di stare al passo con molte tendenze in più settori, leggere tutti gli articoli "da sapere" richiede tempo. Di conseguenza, Melissa sfrutta Pocket per contrassegnare articoli interessanti e leggere nel suo tempo libero.

“Per il business, sono un lettore insaziabile di tendenze tecnologiche, industriali, culturali e macroeconomiche nei mercati in cui operiamo. Viaggio spesso tra Mumbai, New York, Bangalore e San Francisco. Pocket, una semplice app e plug-in del browser che funziona su tutti i canali, mi fornisce un modo estremamente semplice per salvare articoli e collegamenti interessanti (ad esempio tramite Twitter) in un formato leggibile in modalità aereo durante i voli. Mi impedisce di essere distratto durante la giornata lavorativa con letture interessanti ma non essenziali, e quindi è l'ultimo trucco per la produttività digitale per me.

• Trova qualcosa che non ti lascerà dimenticare

Chachi Flores, ha una vasta esperienza nel marketing digitale e nella gestione dell'e-commerce e attualmente è Senior Manager dell'e-commerce presso Peacock Alley. Per molte persone impegnate, ci sono semplicemente troppe cose da ricordare, quindi trovare uno strumento che si adatti alle tue abitudini quotidiane e ti aiuti a ricordare tutte le cose che devi sapere aiuta sicuramente la produttività. Per Chachi, questo strumento è Todoist.

“[Migliora] la tua vita e sii più produttivo scrivendo tutto in un unico posto con Todoist. Se tendi a dimenticare le piccole cose durante il giorno, scrivile da qualche parte a cui puoi sempre tornare in un unico posto. Costruisci abitudini, ricorda le scadenze e controlla la visione della tua giornata per sentirti più in controllo. Raggiungi i tuoi obiettivi settimanali e rimani concentrato con le immagini dei progressi della tua produttività. Ricevi il supporto che ti è mancato aggiungendo Todoist alla tua pianificazione quotidiana.”

• Progettare un processo per gestire le notifiche

Tom Dehnel ha osservato che specifici strumenti o tecnologie di produttività non sono così importanti quanto fare passi da gigante per limitare le distrazioni e massimizzare la quantità di tempo di lavoro profondo. Tom spiega i pro ei contro del software (come Slack), che ti tiene aggiornato, ma a quale costo?

“Prendi Slack per esempio. È normale che le persone lo installino con le impostazioni predefinite e ricevano notifiche popup tutto il giorno, tutti i giorni. A meno che tu non abbia una concentrazione divina, non c'è modo che quelli non distraggano. Molte persone confondono anche "rispondere rapidamente" con "produttività". Oppure temono che i loro colleghi o supervisori si arrabbino per non ricevere una risposta immediata. Vogliono essere visti come dipendenti bravi e reattivi, quindi si impegneranno a rispondere rapidamente. Per me, un modo migliore di lavorare è disattivare il maggior numero possibile di notifiche non critiche. Chiediti: devo davvero rispondere a ogni singolo messaggio lento o ricevere una notifica nel momento in cui una nuova e-mail arriva nella mia casella di posta? A meno che tu non lavori in un pronto soccorso, è probabile che la richiesta possa aspettare.

• Prenditi del tempo per mantenerti in forma

Jeff Butler, un esperto di lavoro e autore che si è rivolto ad aziende come Amazon, Google, Coldwell Banker, sottolinea l'importanza della cura personale. Analogamente a molti professionisti impegnati, i loro lavori richiedono molti viaggi, il che significa orari giornalieri diversi e difficoltà a trovare tempo o luoghi per esercitarsi. Di conseguenza, Jeff si affida a un orologio Fitbit per tenere traccia dei suoi esercizi e mantenersi in forma.

“Orologio Fitbit così posso tenere traccia dei miei passi quando viaggio. In questo modo mi assicuro di fare abbastanza esercizio sulla strada.

• Concentrati sul tuo stile di lavoro

Ashe, di Yolopalooza.com, consiglia di trovare un'app o uno strumento in linea con il tuo flusso di lavoro. Per Ashe, la risposta è Focus Keeper, che invia notifiche agli utenti che seguono lo stile del flusso di lavoro Pomodoro.

“Non solo mi fa lavorare per una buona parte del tempo, ma conta anche i minuti di pausa. Quando suona so che devo alzarmi, idratarmi e smetterla di essere una folle macchina per la creazione di contenuti. Stare seduti è il nuovo fumo e io non ne voglio niente.

• Mescola la messa a fuoco e blocca le distrazioni

Scott Perry, un Senior Project Manager, bilancia il suo tempo lavorando su Catchers Home seguendo la tecnica del Pomodoro, oltre a bloccare le distrazioni. Scott spiega il suo processo che porta a massimizzare la sua produttività attraverso l'uso di Strict Workflow.

“Per me, mi piace seguire la Tecnica del Pomodoro. Ciò comporta l'identificazione di un'attività da completare, mettendo da parte uno "sprint" di 25 minuti per completare tale attività (privo di distrazioni e concentrato al 100% sull'attività), quindi fare una pausa di 5 minuti dopo i 25 minuti. Poi ripeti il ​​ciclo. Uso un'estensione di Chrome chiamata "Strict Workflow". Ha un timer Pomodoro e l'estensione blocca automaticamente i siti di social media e YouTube, per aiutarti a concentrarti sull'attività da svolgere e per evitare distrazioni. Poiché ho una capacità di attenzione relativamente breve, questa estensione mi aiuta a essere molto produttivo concentrandomi sulla realizzazione del lavoro utilizzando un approccio "sprint" per portare a termine le cose.

• Trova un modo per rimanere concentrato

Anche Lori Cheek, fondatrice e CEO di Cheekd, nota la difficoltà nel rimanere concentrati. Fortunatamente, Lori si affida a Stay Focusd, un altro strumento di produttività che aiuta le persone a evitare le distrazioni dei social media limitando il tempo o bloccando i siti che attirano la tua attenzione.

“Uno dei miei hack di produttività preferiti viene fornito con l'aiuto di un'app chiamata Stay Focusd Quando si lavora da casa, Facebook e Twitter possono essere una grande distrazione. Stay Focusd aiuta a evitare queste distrazioni limitando la quantità di tempo che puoi dedicare a loro. L'estensione Google Chrome ti consente di impostare limiti di tempo specifici su determinati siti Web con un'opzione predefinita di 10 minuti. Una volta esaurito il tuo tempo, non sarà possibile accedere ai siti che hai scelto di bloccare per il resto della giornata.

• Prova un timer Pomodoro per evitare il burnout

Anche Kaben Clauson, co-fondatore e CEO di TruePublic, consiglia il metodo di lavoro Pomodoro, insieme al suo strumento preferito, BeFocused Pro, che aiuta a seguire la tecnica.

“La cosa migliore che ho trovato per la mia produttività personale è stato il timer BeFocused Pro Pomodoro. Questo strumento ha cambiato il gioco per la nostra azienda perché ci ha aiutato a prevenire il burnout. La tecnica del Pomodoro è supportata da ricerche approfondite e questo è il modo migliore per utilizzare lo strumento online. Facendo brevi pause "alzati e bevi" ogni 25 minuti abbiamo scoperto che potevamo lavorare le lunghe ore richieste per lavorare in una startup.

• Evita le distrazioni

Tim Hewson, CEO e fondatore di USLegalWills.com, apprezza il suo tempo e ha scoperto che alcuni strumenti e app per la produttività aiutano a mantenere la concentrazione, aumentare la produttività ed evitare distrazioni. Tim si affida a Block Site, Cold Turkey e Stay Focused.

“Ho iniziato sul mio computer con due app importanti; Block Site – Blocco siti web per Chrome e Cold Turkey. Block Site blocca completamente i siti Web che distraggono, Cold Turkey mi consente di impostare limiti in base a un programma. Entrambe queste app funzionano anche sullo smartphone, ma io preferisco "Stay Focused" sul mio telefono Android. Ancora una volta, mi consente di impostare limiti giornalieri per le singole app e persino l'utilizzo del telefono in generale.

• Evita le distrazioni per aumentare la produttività

Brandon Ackroyd, fondatore di Tiger Mobiles conosce i pro ei contro delle distrazioni. Ad esempio, Brandon nota la necessità di prendersi una pausa, ma riducendo la tentazione di guardare questi siti Web che distraggono durante il giorno. Utilizza Cold Turkey, che aiuta a gestire il tempo e le distrazioni impostando timer sul blocco di vari siti.

“Cold Turkey ti consente di bloccare siti o app fino a una certa ora del giorno, il che è molto utile. Ad esempio, se so che devo scrivere un post sul blog fino alle 12:00, puoi impostare un timer per la scrittura scegliendo prima i siti Web e le applicazioni che desideri bloccare, quindi impostando il timer fino alle 12:00. Lo uso per bloccare app che distraggono e siti web durante l'orario di lavoro. In particolare nella mia lista ci sono Twitter, Reddit e diversi siti di notizie tradizionali.

• Blocca quell'UNICA perdita di tempo

Anche Hamna Amjad, Community Manager di Gigworker.com, un media incentrato sulla gig economy, è madre di due figli. Hamna ha offerto una serie di suggerimenti per i genitori che lavorano cercando di destreggiarsi tra lavoro e responsabilità genitoriali. Ma nel tempo, ha imparato a gestire entrambi i ruoli, il che include trovare un modo per bloccare UN SOLO sito importante che sembra sempre attirarti nell'etere. Per lei era Facebook, ma ha trovato News Feed Eradicator.

“Per me, Facebook è stato un altro grosso ostacolo alla mia produttività. Perdevo molto tempo a scorrere il suo feed infinito. Quindi ho installato l'estensione di Chrome chiamata Facebook Newsfeed Eradicator che elimina le distrazioni sostituendo il mio intero feed di notizie con una citazione ispiratrice.

• Compilazione automatica per e-mail

McClain McKinney, un allenatore ad alte prestazioni, studia perché alcune persone possono ottenere di più da un periodo di 24 ore rispetto ad altre. McClain condivide il fatto che il suo motivo è aiutare gli altri a capire il potenziale che hanno nella loro vita e sfruttare al meglio la loro giornata. Per lui, l'e-mail richiede molto tempo, quindi sfrutta TextExpander, che offre una tecnologia di riempimento automatico per risparmiare tempo durante l'invio di e-mail.

“TextExpander è uno strumento che utilizzo quotidianamente e che mi ha fatto risparmiare 35 minuti di digitazione negli ultimi 30 giorni e 2,55 ore dal 1° gennaio 2019. Lo giuro su questa app perché mi ha permesso di salvare giorni della mia vita. Digiteremo tutti, ma perché non farlo in modo un po' più efficiente? Tutto quello che devo fare è digitare alcuni caratteri di testo e TextExpander può inserire paragrafi che valgono informazioni. Lo uso sempre quando invio e-mail di follow-up ai miei clienti.

• Affidati alla tua voce

Chris Carter, CEO di Approyo, consiglia di abbracciare il movimento della voce. Tutti possiamo parlare più velocemente di quanto possiamo parlare (anche quei veloci dattilografi là fuori), quindi ha trovato un risparmio di tempo dettando blog o documenti. Il suo strumento di produttività preferito è lo strumento vocale in Google Documenti!

“C'è uno strumento vocale in Google Docs chiamato digitazione vocale. Posso letteralmente essere ovunque, parlare nello strumento e le mie parole vengono trascritte. Inoltre, sono in grado di dettare blog o documenti mentre sono in aereo, con i miei figli o seduto su una spiaggia. Quindi, credo che sia una delle migliori applicazioni là fuori. Consiglio vivamente a tutti di ottenere una sorta di strumento vocale.

• Porta con te un pezzo dell'ufficio

Nate Masterson, CMO ed esperto di salute certificato per Maple Holistics, lavora in movimento. E come possono raccontare i suoi compagni di viaggio d'affari, accumuli molti documenti mentre sei in viaggio. Inoltre, quando torni in ufficio, devi presentare le ricevute per il rimborso, insieme agli appunti e ai documenti firmati per l'azienda. Quindi, Nate si affida a Doxie Go, uno scanner portatile che non ha nemmeno bisogno di essere collegato a un computer.

“Questo piccolo gadget non solo fa risparmiare tempo ma anche spazio. È uno scanner portatile in grado di scansionare qualsiasi documento e inviarlo al tuo computer o cloud in una frazione di secondo. Puoi portarlo facilmente ovunque con te e la sua batteria ricaricabile può durare per 400 scansioni. Non devi nemmeno avere un computer con te perché funzioni. Doxie Go salva le scansioni sulla sua scheda SD espandibile oppure puoi inviarle alla tua email. Questo è ottimo per quando ho un sacco di ricevute e file da scansionare. Non voglio avere a che fare con una macchina ingombrante, questa piccolina fa il suo lavoro.”

• Crea un dashboard di progetto personale

Robb Hecht, istruisce i dirigenti di marketing, i millennial e gli studenti di economia della Gen-Z per costruire carriere di marketing moderne per domani e offre una newsletter gratuita, Get Brand Productive. Come tutti noi, Robb ha un calendario fitto di progetti multipli e vari clienti, oltre all'insegnamento. Di conseguenza, utilizza GoogleKeep, che crea una dashboard personale dei progetti. Inoltre, è codificato a colori!

“Gli strumenti mi consentono di creare pod su una dashboard personalizzata interattiva che mi aiuta a pianificare i progetti e colorarli. Questa colorazione aiuta la mia mente a dare la priorità a ciò che è più importante. Consente all'utente di caricare immagini, assegnare collaboratori e impostare un avviso di promemoria per ogni contenitore di progetto. Uso una dashboard per i progetti di lavoro e una dashboard per i progetti personali. Poiché sono quasi sempre connesso a Gmail in un browser, è facile trovarlo e aprirlo rapidamente. Non posso raccomandarlo abbastanza.”

• Uno schermo extra aiuta sempre

Lauren Sauer, un collaboratore creativo di Stand Steady, comprende i pro ei contro del laptop standard. Sì, è potente e portatile, ma non ha le dimensioni dello schermo di un desktop. Per molti di noi che si affidano al doppio schermo mentre sono in ufficio, Lauren consiglia SideTrak, che aggiunge comodamente un secondo schermo al tuo laptop. E questo aiuta la tua produttività in ufficio e in viaggio.

“Il monitor portatile SideTrak è un'ottima soluzione di produttività portatile. È un secondo schermo montato su un laptop.