La tua agenzia fattura i clienti nel modo giusto?

Se sei come la maggior parte delle agenzie, essere pagato dai clienti è sempre una vittoria, inoltre mantiene le luci accese e il team attivo e concentrato. Ma così tante cose intorno al processo di fatturazione e fatturazione possono essere stressanti. In effetti, se fatto in modo errato, è un processo confuso e imbarazzante per te e il tuo cliente. È probabilmente anche il passaggio più importante del lavoro con un cliente, non solo per assicurarti di essere pagato in tempo, ma come un modo per stabilire la tua professionalità e costruire una relazione positiva a lungo termine con il cliente. Ti mostreremo cosa puoi fare oggi per trasformare un doloroso processo di fatturazione in un vantaggio strategico che crea un'esperienza eccezionale per i tuoi clienti e la tua agenzia.

1. Evita le sorprese con aspettative chiare

Niente mette più a dura prova una relazione con un cliente di quando un cliente viene da te e ti chiede: "Cosa sta succedendo con questa fattura?" Quella domanda può indurre panico e dubbi: era più di quanto si aspettassero? Prima di quanto si aspettassero? C'erano articoli/servizi e commissioni che non si aspettavano? I clienti che mettono in dubbio la tua fattura possono uccidere tutti i buoni sentimenti che derivano dall'ottenere un nuovo cliente in primo luogo.

La chiave qui è dedicare tempo in anticipo alla definizione di stime e ambiti di lavoro chiari e dettagliati e coinvolgere il cliente all'inizio.

Una volta che tu e il cliente avete concordato i termini, l'ambito e i servizi o i beni che fornirete, annotate tutto in un contratto che evidenzi i risultati e le date chiave. Chiedi al tuo cliente di recensire e firmare e chiedi a qualcun altro della tua agenzia di controllarlo per assicurarti di aver puntato tutte le tue i e barrato tutte le tue t.

2. Rendi il pagamento facile e personalizzato per ogni cliente

Utilizza un servizio di fatturazione basato su cloud

Questo è il modo più semplice per assicurarsi che tutti sappiano dove sono le loro fatture. I clienti non dovranno cercare tra una pila di e-mail o provare ad aprire file a cui non possono accedere perché non dispongono del software giusto. Un servizio di fatturazione basato su cloud come Hiveage significa che i clienti possono accedere alle fatture ovunque e ogni volta che ne hanno bisogno.

Il software basato su cloud significa anche che i clienti avranno sempre accesso alle vecchie fatture. Questo può essere utile al momento delle tasse e aiuta a costruire un rapporto di fiducia con i tuoi clienti. È anche positivo per l'intera agenzia essere in grado di monitorare le finanze in un unico posto.

Includi semplici opzioni di pagamento

Ogni punto di contatto che hai con i clienti è un'opportunità per fare una grande impressione. Assicurati che sia facile lavorare con te e continueranno a tornare.

• Offri l'opzione di pagamento con un clic con più metodi di pagamento. Se rendi i pagamenti facili come fare clic su un pulsante, è più probabile che i clienti impegnati paghino la fattura quando arriva nella loro casella di posta. Più è difficile, più a lungo lo ritarderanno.
• Imposta depositi automatici per i trasferimenti elettronici per evitare la necessità di creare e inviare password/domande di sicurezza.
• Consolida il più possibile. Come agenzia, potresti avere più team che lavorano su più progetti per un cliente. Verifica con il cliente per assicurarti di fatturargli come desiderano lui e il suo dipartimento finanziario, ma consolida in un'unica fattura quando possibile. Assicurati di includere una chiara suddivisione del lavoro ed evita più fatturazioni, se possibile.
• Offri pagamenti parziali. La flessibilità di fatturare in più fasi è fondamentale per i clienti, sia che tu stia ricevendo un deposito, lavorando su progetti su larga scala o per motivi finanziari dei clienti: essere in grado di accogliere i tuoi clienti mostra loro che ci sei dentro insieme.
• Disponi di metodi di pagamento flessibili: assicurati di poter accettare più tipi di pagamento e più valute per semplificare le cose ai clienti internazionali.

La fatturazione professionale va oltre il modo in cui i clienti ti pagano: conta anche il modo in cui presenti la fattura.

Utilizza un modello professionale che includa un sistema di numerazione, abbia una chiara suddivisione della tariffa e dei servizi, includa i termini di pagamento (da pagare alla ricezione, entro 30 giorni, ecc.), le tasse di mora e il metodo di pagamento.

3. Fai funzionare il tuo processo di fatturazione per te e i tuoi clienti

Ripensa alle tue peggiori esperienze con il servizio clienti: forse stavi cercando di trattare con un provider Internet o telefonico, trascorrendo ore al telefono solo per sentirti dire una cosa da una persona e qualcosa di diverso da qualcun altro. Dopo tutto ciò, il problema non è stato risolto e hai dovuto richiamare un'altra volta solo per ricevere una risposta completamente diversa. Gran parte di questo potrebbe essere risolto con una comunicazione chiara e rimuovendo l'opportunità di errore umano.

L'utilizzo di un servizio di fatturazione basato su cloud significa che puoi automatizzare quasi ogni fase del processo.

• Automatizza il tuo periodo di fatturazione. Il processo di invio delle fatture può richiedere molto tempo: rintracciare le e-mail, assicurarti di avere il giusto periodo di fatturazione per ciascun cliente, ecc., soprattutto se hai molte fatture da inviare. Risparmia molto tempo utilizzando un software di fatturazione che ti consente di configurarlo una volta e quindi automatizzare l'intero processo per te. Inoltre, il tuo cliente sarà tranquillo sapendo esattamente quando aspettarsi la fattura, soprattutto se è un cliente ricorrente.
• Invia follow-up automatici. Risparmia tempo ed energia mentale creando promemoria automatici per fatture scadute. Standardizzare queste e-mail significa anche che saranno sempre professionali, anche se sei frustrato per un ritardo nel pagamento.
• Imposta la fatturazione ricorrente automatica. Una volta che hai entusiasmato i tuoi clienti e ottenuto un vincolo o un contratto ricorrente, rendi le cose ancora più facili con la fatturazione ricorrente. Ciò garantisce inoltre che tu stia sempre fatturando durante il periodo di fatturazione corretto. Proprio come non dovresti dover fare il lavoro per rintracciare gli acconti, i tuoi clienti non dovrebbero dover fare un lavoro extra per pagarti.
• Invia ricevute automatiche di pagamento. Come i suggerimenti di cui sopra, questo ti libera tempo e automatizza meglio il tuo flusso di lavoro in modo da non dover inviare ricevute manuali. Aiuta anche a creare un ottimo rapporto con i tuoi clienti e fornisce loro una ricevuta della transazione per i loro record. Puoi anche personalizzarlo con un messaggio caloroso per costruire ulteriormente la tua relazione e far sapere loro che apprezzi i loro affari.

Usa la fatturazione per rafforzare le relazioni con i tuoi clienti

Alla fine della giornata, devi essere pagato per il tuo lavoro. Ma il processo di fatturazione è molto più di una semplice transazione e le agenzie esperte colgono ogni opportunità per impressionare. Hai lavorato molto per ottenere i tuoi clienti e l'ultima cosa che vuoi è inasprire il rapporto con qualcosa come un processo di fatturazione sciatto. Vuoi che i clienti vedano lavorare con te come qualcosa che rende la loro vita più facile, non come una seccatura, e che si estende a ogni aspetto della tua relazione.

Piccoli dettagli si sommano. Essere chiari e diretti sin dall'inizio, prendersi il tempo necessario per guidare il cliente attraverso il processo e mostrare loro esattamente per cosa (e quanto) stanno pagando, e rendere il più semplice possibile il pagamento di tutti voi dimostrate il vostro professionalità e aggiungere a una grande esperienza del cliente. E il giusto software di fatturazione può rendere l'intero processo indolore in modo che la fatturazione sia semplice per te come lo è per i tuoi clienti.