7 Usi della Robotic Process Automation (RPA) per le PMI

L'automazione dei processi robotici, o RPA, è andata sempre più rafforzandosi negli ultimi anni.

Il mercato globale degli RPA valeva $ 271 milioni nel 2016 e nel 2020 quel numero ha raggiunto $ 2,5 miliardi, un enorme aumento sotto ogni punto di vista.

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Queste cifre vengono costantemente riviste, con la rapida adozione di RPA tra le PMI che ha superato la maggior parte delle aspettative: il mercato non avrebbe dovuto raggiungere i 2,5 miliardi di dollari fino al 2021.

Ciò è in gran parte dovuto all'ampia adozione che stiamo vedendo tra le PMI, che negli ultimi anni hanno visto diminuire significativamente i costi per la tecnologia di automazione.

Questo, combinato con la crescente necessità per le organizzazioni di investire in nuove tecnologie che miglioreranno le loro operazioni, ha portato a un forte aumento del mercato.

Nel 2020, il 78% delle organizzazioni in un sondaggio Deloitte aveva già implementato l'RPA e il 16% prevede di farlo nei prossimi tre anni.

Ma cosa ottengono le aziende moderne che utilizzano l'automazione RPA? Quali vantaggi può portare e perché un'azienda moderna ne ha bisogno?

Oggi esamineremo sette modi in cui le PMI utilizzano l'RPA per migliorare i propri processi per rispondere proprio a questa domanda.

1. Servizio clienti

L'automazione RPA cambia il modo in cui le aziende possono trattare con i propri clienti. Vale a dire, rende la risoluzione dei biglietti significativamente più semplice e veloce.

Un esempio comune è l'utilizzo di RPA per l'automazione delle interazioni con i clienti.

Il 90% dei dipendenti è gravato da compiti umili che possono essere facilmente automatizzati, il che si traduce essenzialmente in una grande perdita di tempo e denaro

Invece di far eseguire manualmente a un dipendente il processo tempestivo di ricerca delle informazioni per i clienti, le aziende utilizzano più frequentemente l'RPA per automatizzare questo processo.

Le aziende utilizzano l'RPA per automatizzare ogni fase della convalida dei dati associati al profilo di un cliente e integra i set di dati necessari, eliminando la necessità per un lavoratore umano di passare da un'applicazione all'altra.

Servizio clienti RPA in azione

Un'azienda sta ricevendo un flusso di reclami, ma finora li ha trattati manualmente, uno alla volta, con un agente umano.

Installano un bot RPA, che è programmato per ordinare ed elaborare le informazioni raccolte dai reclami in determinate categorie.

Se i reclami rientrano in categorie che hanno linee d'azione predeterminate, tali azioni possono essere intraprese dal bot.

Queste sono tutte azioni che altrimenti verrebbero eseguite da un essere umano, ma l'RPA consente una risoluzione più rapida.

2. Elaborazione fattura

I processi finanziari sono di fondamentale importanza per le funzioni quotidiane di qualsiasi azienda.

Le fatture possono essere difficili da elaborare. Se gestite manualmente, le persone possono aspettarsi di gestire formati di file che sono allegati e-mail disparati e scomodi da gestire: queste attività di routine richiedono molto tempo ed energia.

Mentre le grandi imprese hanno già versato centinaia di milioni di dollari in strategie di automazione e RPA ormai da diversi anni, molte PMI hanno dovuto attendere pazientemente che la tecnologia diventasse un'opzione conveniente e praticabile

Un bot RPA automatizzato può aiutare riconoscendo i file e sezionando i dati da essi senza alcun input umano.

La fatturazione sarebbe considerata un ottimo candidato per l'automazione. Questo perché la fatturazione per sua natura è un processo basato su regole; sta semplicemente segnalando uno stato di cose al cliente, il che lo rende un lavoro perfetto per un bot RPA incustodito.

Fattura RPA in azione

Il modo in cui funziona è che un bot è programmato per controllare una cartella particolare. Quando un file di fattura viene inserito nella cartella, il bot viene avvisato e procede a leggere e documentare tutte le informazioni necessarie pertinenti ea diffonderle dove deve andare.

Ciò riduce notevolmente il tempo necessario a un cliente per ricevere le informazioni di cui ha bisogno, migliorando la sua soddisfazione. Elimina anche la necessità per un dipendente di trascorrere la giornata eseguendo attività di fatturazione che sono dimostrabilmente automatizzabili.

3. Aumenta la produttività

Quando assumi uno specialista che eccelle nel suo campo e deve passare ore e ore a inserire o raccogliere dati, è uno spreco di denaro e tempo.

Il principale vantaggio dell'automazione con RPA è che stai effettivamente assumendo un altro dipendente per svolgere quel lavoro a una piccola frazione del prezzo.

Questi robot non devono mai prendersi una pausa, non commettere mai errori e lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

L'effetto che questo ha sui lavoratori umani è sostanziale.

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Appena liberati da compiti manuali e monotoni, i dipendenti possono ora dedicare il loro tempo a un lavoro che richiede le loro competenze specializzate.

In un sondaggio Deloitte, hanno scoperto che l'86% degli intervistati concorda sul fatto che l'RPA ha migliorato la produttività nei propri luoghi di lavoro

C'è anche l'ulteriore vantaggio di rendere più felici i tuoi dipendenti e migliorare la loro soddisfazione sul lavoro. Nessuno vuole dedicare il proprio tempo all'immissione manuale dei dati, soprattutto quando le alternative di automazione sono prontamente disponibili.

In questi casi, l'RPA si ripaga da solo rimuovendo i costi di manodopera legati al pagamento di un dipendente per svolgere un'attività che può essere automatizzata, dandoti anche l'opportunità di ridistribuire quel lavoratore e consentendogli di svolgere un'attività che ne ha più bisogno.

4. Onboarding dei dipendenti

L'onboarding è spesso disseminato di attività amministrative che devono essere completate, spesso banali e ripetitive.

L'automazione RPA può essere utilizzata per generare e inviare automaticamente offerte e attivare un flusso di lavoro automatizzato quando viene creato l'account del dipendente.

Come la maggior parte degli imprenditori saprà, la carta è costosa e dispendiosa.

I decisori sono sempre più desiderosi di implementare l'RPA nelle loro organizzazioni, con fino al 40% delle grandi imprese che adotteranno un qualche tipo di software RPA entro il prossimo anno, rispetto al 10% nel 2018

L'RPA può anche essere utilizzato per ridurre la quantità di scartoffie che elabori, disponendo di un sistema di acquisizione elettronica che elimina la necessità di creare copie cartacee dei documenti ricevendoli e trattandoli digitalmente.

Naturalmente, renderai anche il tuo team delle risorse umane molto più felice e ridurrai il tempo necessario per l'inserimento dei dipendenti fino a dieci volte.

5. Libro paga

La maggior parte dei dipendenti delle risorse umane comprende quanto l'elaborazione delle buste paga possa essere noiosa e dispendiosa in termini di tempo.

I bot possono essere ampiamente utilizzati per aiutare il tuo team di gestione stipendi standardizzando i tuoi processi.

Invece di guardare attentamente i fogli di calcolo e scrivere assegni a mano, procurati un sistema che lo faccia per te.

Un libro paga automatizzato può essere progettato per eseguire una vasta gamma di pagamenti, come stipendi, straordinari, commissioni, bonus, aumenti, detrazioni salariali e spese.

Il tuo personale delle risorse umane sarà meglio servito con un sistema di automazione per aiutarli in modo che possano affrontare le attività che ne hanno bisogno.

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Il 79% degli intervistati in un sondaggio delle risorse umane sul libro paga indica di non avere familiarità con l'RPA o l'RPA non fa parte della loro strategia attuale.

Payroll RPA in azione

L'RPA può essere utilizzato per una varietà di scopi relativi alle buste paga.

Gestione delle presenze, che può tracciare automaticamente le ore dei dipendenti e regolare i guadagni di conseguenza senza bisogno di input umani.

Si stima che un'azienda di 50 dipendenti possa risparmiare almeno $ 20.000 all'anno implementando l'RPA per i propri sistemi di rilevazione presenze.

Oltre a questo, hai automatizzato l'amministrazione, l'elaborazione, le detrazioni e altro delle buste paga.

Molti di questi processi sono considerati frutti a basso impatto, in altre parole, processi comuni e automatizzabili in un flusso di lavoro che può essere risolto in modo relativamente semplice e i cui vantaggi sono realizzati rapidamente dall'azienda.

6. Memorizzazione delle informazioni

I big data sono un aspetto enorme del business moderno.

Le PMI controllano più dati che mai e il volume dei dati sta crescendo in modo esponenziale.

Per questo motivo, essere in grado di ordinare in modo efficace le tue montagne di dati è vitale.

L'RPA è prezioso per le organizzazioni perché può vagliare grandi quantità di dati instancabilmente, senza errori e 24 ore su 24.

È qui che l'automazione RPA dà il meglio di sé: può semplificare il processo che richiederebbe molto più tempo a un essere umano e consentire loro di fare qualcosa che richiede un tocco umano.

L'automazione come questa ha più successo in situazioni in cui l'attività è prevedibile e manuale, poiché i bot possono essere specificatamente assegnati a svolgere quella semplice attività.

Poiché la quantità di dati all'interno delle PMI aumenta nel tempo, cosa che accadrà, le aziende dovranno utilizzare metodi come l'RPA che aiuteranno a organizzare questo afflusso di informazioni e a memorizzarlo in un repository centrale rapidamente e senza la possibilità di errori comuni con umani.

La governance dei dati è una sfida chiave che le aziende vogliono risolvere, con l'80% dei leader dell'analisi dei dati e dei big data in un sondaggio che ha risposto che era molto importante per loro.

Questo caso d'uso per lo scambio di dati è utile anche per il reparto IT interno, poiché RPA può aiutare a migliorare il monitoraggio dei dispositivi di rete.

Ad esempio, per un'azienda con una grande quantità di lavoratori remoti, un evento comune oggigiorno, l'automazione dei processi alimenterà e memorizzerà le informazioni rilevanti e segnalerà eventuali problemi di cui l'IT dovrebbe essere informato.

Ciò rende la risoluzione dei problemi per decine, a volte centinaia di dispositivi, un'attività molto più semplice ed efficace di quanto fosse possibile in precedenza. L'uso dell'RPA tra le soluzioni di gestione dei dispositivi mobili (MDM) può essere di enorme aiuto laddove è necessaria l'elaborazione batch per grandi set di dati.

7. Analisi

Rimuovere l'elemento umano dalla raccolta dei dati è importante anche quando si tratta di fornire analisi e approfondimenti dei dati.

La quantità di dati nel business offre grandi opportunità per informazioni preziose su ciò che può essere migliorato all'interno dei tuoi processi.

Per i decisori, la qualità dei dati è uno strumento importante. Sfortunatamente, a causa dell'errore umano, questi leader aziendali possono avere a che fare con dati di scarsa qualità.

Con RPA, non solo possono esaminare instancabilmente grandi quantità di dati, ma possono essere programmati per individuare informazioni utili agli esseri umani.

I bot eccellono in questo e garantiscono che i dati di cui disponi siano di alta qualità e definiti dalle regole che tu stesso hai impostato, il che significa che ottieni solo esattamente ciò di cui hai bisogno.

Quindi, per quanto riguarda la pesca a strascico di grandi set di dati, l'RPA non ha eguali nell'esecuzione di queste attività.

E anche questa non è una cosa da poco: le aziende fanno affidamento sui dati ora più di quanto non abbiano mai fatto, che si tratti di ricerche di mercato o di valutazione delle prestazioni dei propri dipendenti.

Asporto

• Il software di automazione RPA ha una varietà di usi per le piccole e medie imprese.
• Il mercato dell'RPA è cresciuto in modo significativo negli ultimi cinque anni, guidato da costi più accessibili.
• I vantaggi sono molteplici, con l'RPA che migliora l'efficienza e la produttività semplificando le attività manuali e facendo un uso più efficiente della forza lavoro.

L'automazione dei processi robotici aiuta le aziende a raggiungere e mantenere un vantaggio competitivo nel loro settore. Sfruttando gli strumenti disponibili, che aumentano la produttività del personale e riducono i costi, le aziende possono godere di una maggiore capacità operativa offrendo al contempo un'esperienza cliente superiore.

L'RPA è solo un aspetto della trasformazione digitale che sta cambiando il modo in cui le piccole imprese operano nel panorama odierno in continua evoluzione. Per saperne di più su come modernizzare la tua organizzazione, dai un'occhiata alla nostra offerta di Robotic Process Automation.