Spiegazione del flusso di lavoro di documenti digitali

Definizione del flusso di lavoro dei documenti digitali: il significato di gestione e digitalizzazione dei documenti si riferisce principalmente ai metodi e ai processi utilizzati per stabilire i flussi di lavoro dei documenti all'interno di un'azienda che si basa esclusivamente su mezzi digitali. Ciò in genere incorporerà la tecnologia cloud e l'automazione per migliorare l'efficienza nei processi relativi ai documenti.

Il flusso di lavoro dei documenti digitali è un'aspirazione delle PMI da diversi anni.

Le ragioni di ciò sono diventate più evidenti quando le organizzazioni iniziano a vedere i vantaggi della trasformazione digitale dei loro processi di lavoro.

Attualmente esiste una lunga lista di soluzioni e tecnologie digitali che i CIO stanno tentando di incorporare nelle loro strategie per sfruttare i vantaggi competitivi derivanti dalla digitalizzazione.

Tre quarti delle PMI concordano sul fatto che la tecnologia digitale stava cambiando il panorama aziendale e il 48% è alla ricerca di ulteriori modi per aggiungere misure trasformative al proprio ambito di attività

La trasformazione dei flussi di lavoro è un'importante tendenza digitale che ha avuto una precedenza unica in Nord America.

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Le imprese della regione consumano quasi il doppio della carta rispetto alle loro controparti europee.

Sebbene la trasformazione digitale dei flussi di lavoro non riguardi solo la sostituzione dei processi cartacei, non c'è dubbio che il tempo e il denaro spesi per processi di lavoro obsoleti siano un fattore trainante chiave per le aziende.

Oggi daremo un'occhiata a ciò che la tua azienda può ottenere da un flusso di lavoro di documenti digitali di qualità e ai tipi di guadagni previsti.

Significato di gestione e digitalizzazione dei documenti

Significato di gestione e digitalizzazione dei documenti: la gestione e la digitalizzazione dei documenti si riferisce agli stessi processi che compongono un flusso di lavoro di documenti digitali.

La gestione e la digitalizzazione dei documenti possono essere considerate la soluzione utilizzata dalle organizzazioni per acquisire, tracciare e archiviare documenti, siano essi PDF o file cartacei.

Quando parliamo di flussi di lavoro di documenti digitali, possiamo pensare alla gestione dei documenti e alla digitalizzazione come la componente principale in tal senso.

I problemi di uno scarso flusso di lavoro dei documenti digitali

I dipendenti passano troppo tempo ad accedere alle informazioni

Come sempre quando si parla di trasformazione digitale, la questione chiave a portata di mano è la produttività.

Che si tratti di produzione o ospitalità, le aziende di ogni settore stanno utilizzando strategie di trasformazione digitale per semplificare le operazioni aziendali e migliorare la produttività.

I dipendenti trascorrono in media 1,8 ore al giorno alla ricerca e alla raccolta di dati, ovvero 9 ore settimanali che altrimenti avrebbero potuto essere spese per qualcosa di più prezioso.

Se si considera quanti dati ci sono oggi nelle aziende, è fondamentale migliorare i mezzi attraverso i quali possono essere gestiti e condivisi. Per mettere in prospettiva questo, il 90% di tutti i dati nel mondo è stato generato negli ultimi due anni.

E così, c'è una quantità sempre crescente di informazioni che i dipendenti devono costantemente vagliare. In un'organizzazione che deve ancora utilizzare soluzioni digitali, ciò significa molto tempo sprecato dai lavoratori alla ricerca di ciò di cui hanno bisogno.

Informazioni non facilmente disponibili per i dipendenti

L'ulteriore aumento di questi problemi è che in molte PMI, i dipendenti hanno difficoltà ad accedere ai dati che non sono immediatamente disponibili per loro con un flusso di lavoro documentale adeguato.

Ciò può essere dovuto a una serie di motivi, ma più comunemente è dovuto al fatto che i dipartimenti di un'azienda hanno sistemi di gestione dei dati diversi, in genere sistemi legacy che sono tagliati fuori dal resto dell'azienda.

Ciò significa che può essere effettivamente impossibile per qualcuno in un dipartimento recuperare i dati da un altro perché non ha accesso.

Le organizzazioni basate sui dati hanno 23 volte più probabilità di acquisire clienti, 6 volte più probabilità di fidelizzare i clienti e 19 volte più probabilità di essere redditizie di conseguenza

Questo è chiamato silo di dati e sono uno dei principali fattori di inefficienza nelle aziende.

Questo è un problema quando si tratta di produttività e le stime indicano che i reparti IT trascorrono l'80% del loro tempo lavorando su problemi causati direttamente o indirettamente da silos di dati.

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Insoddisfazione per l'esecuzione costante di compiti umili

Uno studio ha rilevato che il 22% del tempo di un dipendente viene dedicato a compiti ripetitivi. Nel corso di un anno, puoi immaginare quanto denaro viene sprecato dai lavoratori che trascorrono tempo in attività manuali che ora possono essere automatizzate

Le attività manuali di routine sono comuni tra le aziende che devono ancora implementare la trasformazione digitale per i flussi di lavoro dei documenti.

Queste attività riguarderanno in genere l'immissione di dati o la gestione di routine dei dati.

Ad esempio, potresti trovare un lavoratore delle risorse umane che inserisce manualmente i dati sui benefici per i dipendenti oppure potresti inserire manualmente tutte le fatture e le ricevute dei clienti.

Questi sono casi in cui le aziende si sono abituate ad accettare questi compiti umili come semplicemente parte delle loro operazioni commerciali.

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La verità, tuttavia, è che questi sono spesso totalmente evitabili a causa del flusso di lavoro dei documenti digitali.

Il risultato finale netto è che i dipendenti sono frustrati perché i loro flussi di lavoro di documenti digitali (o la loro mancanza) non stanno aiutando la loro produttività.

Stanno effettivamente facendo un lavoro che potrebbe essere digitalizzato, nel qual caso avrebbero l'opportunità di concentrare le loro energie su qualcosa che richiede un tocco umano, come le richieste dei clienti.

Flussi di lavoro di documenti digitali scadenti costano denaro alla tua azienda e tempo ai tuoi dipendenti.

Le cause dello scarso flusso di lavoro dei documenti digitali

Silos di dati

I silos di dati sono gruppi di dati che sono stati effettivamente tagliati fuori dal resto dell'azienda perché esistono in posizioni digitali disconnesse.

Questo può essere intenzionale, ma è quasi sempre non intenzionale, spesso a causa di diversi reparti che cambiano i sistemi per un lungo periodo di tempo.

Il risultato finale è che i dati aziendali non sono strutturati e difficili da utilizzare, un aspetto di fondamentale importanza per una moderna PMI.

L'87% delle organizzazioni ha una bassa maturità di analisi e business intelligence, il che significa che i dati non vengono utilizzati

La trasformazione digitale vive e muore a causa del flusso continuo di informazioni, ed è questo ciò che deve essere affrontato se un'azienda è in ritardo nella sua capacità di gestire i flussi di lavoro dei documenti.

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Qualsiasi azienda che tollera i silos di dati sta ostacolando la propria produttività.

Di seguito sono riportati solo alcuni esempi dei problemi relativi al silo di dati che derivano da un flusso di lavoro scadente di documenti digitali:

• Analisi dei dati: i silos significano che le informazioni vengono archiviate in luoghi diversi, spesso come formati di file incoerenti. Ciò rende l'analisi per le decisioni aziendali molto più difficile.
• Accesso: le autorizzazioni e i problemi di accesso sono comuni con i silos. Il risultato finale è che i dipendenti non possono ottenere i dati di cui hanno bisogno abbastanza velocemente, rallentando notevolmente i processi di lavoro.
• Lavoro non necessario: la visibilità limitata all'interno di un'azienda spesso significa che team diversi finiscono per svolgere lo stesso lavoro in tandem, quando l'accesso condiviso e la rimozione dei silos farebbero risparmiare tempo ed energia.

Povera comunicazione

La comunicazione scadente all'interno di un'organizzazione e un flusso di lavoro di documenti digitali carente vanno di pari passo.

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Quando i flussi di lavoro dei documenti digitali sono sottoutilizzati, in genere puoi scoprire che non solo i dati vengono isolati, ma anche la cultura.

I dipartimenti all'interno dell'azienda iniziano a lavorare in modo indipendente, con i propri dati e processi.

Di volta in volta, noi di Impact abbiamo visto quanto sia importante per la trasformazione digitale avere una cultura forte per garantire il successo, sia con i nostri clienti che con noi stessi.

Trascurando i flussi di lavoro dei documenti, è molto facile cadere in una trappola in cui la cultura è incoerente e le divisioni agiscono con troppa autonomia.

Processi burocratici che richiedono tempo

Abbiamo parlato di come i dipendenti siano spesso ostacolati dal dover svolgere compiti umili e manuali.

Questi hanno spesso a che fare con lavori di immissione manuale dei dati, ma i processi cartacei sono un altro reato comune.

Proprio come il noioso inserimento di dati che ti costa manodopera, anche la carta è un doppio smacco.

Con le aziende che operano prevalentemente con processi cartacei, il personale deve dedicare tempo prezioso alla gestione dei documenti fisici.

Questo è in aggiunta alle ingenti somme spese per il giornale stesso.

Un impiegato medio passa attraverso 10.000 fogli di carta all'anno

Aziende come queste spesso operano a scapito di un ottimo flusso di lavoro di documenti digitali, che consente di risparmiare tempo e denaro.

Quanto costa un flusso di lavoro di documenti scadente?

Come abbiamo notato con alcuni dei problemi di cui sopra che derivano da una cattiva gestione dei documenti, molti di essi sono quelli che possono essere descritti come costi "nascosti", molti dei quali passano in gran parte inosservati alle aziende perché hanno la tendenza ad accettarli come una costante.

Il miglior esempio di ciò è il consumo di carta, con le abitudini di stampa di un dipendente medio che costano alle aziende $ 725 all'anno.

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Se si considera che l'uso della carta cresce in media del 22% all'anno, i costi della carta raddoppiano all'incirca ogni 3,3 anni.

Per la maggior parte delle aziende, questo tipo di spesa sta diventando sempre meno fattibile, in particolare quando ci sono alternative digitali prontamente disponibili che possono ridurre drasticamente i costi del solo consumo di carta.

Se si considerano anche gli effetti che un flusso di lavoro dei documenti scadente ha sui costi del lavoro, vale a dire che i dipendenti trascorrono molto più tempo di quanto dovrebbero per individuare e accedere ai documenti di cui hanno bisogno, l'argomento a favore di un sistema di gestione dei documenti digitalizzato diventa molto più chiaro.

Flusso di lavoro dei documenti: stampa delle statistiche sui costi che dovresti conoscere

Tieni presente queste statistiche di stampa quando stai valutando se è necessario implementare la tecnologia per la gestione dei documenti.

La stampa è un comune drenaggio delle risorse di un'azienda, aggravato dal fatto che una parte significativa, quasi un quinto, del materiale di stampa non viene letta e non viene utilizzata dai dipendenti.

• Il 90% delle aziende non tiene traccia dei propri costi di stampa
• Le aziende che utilizzano congetture per identificare i propri costi di stampa in media sottostimano del 40%
• I dipartimenti IT dedicano in media il 15% del loro tempo alla risoluzione dei problemi relativi alla stampa
• Negli ultimi 20 anni il consumo di carta negli Stati Uniti è passato da 92 milioni di tonnellate a 208 milioni di tonnellate
• Il 17% dei documenti stampati non viene letto

Fonte

La soluzione allo scarso flusso di lavoro dei documenti digitali

Automazione

L'uso dell'automazione dei processi robotici è in aumento tra le aziende di tutti i tipi.

Ad esempio, Deloitte ha riferito che quasi due terzi delle organizzazioni stanno investendo in RPA per rispondere a processi obsoleti esposti alla pandemia.

Le ragioni di ciò sono perfettamente chiare: l'utilizzo dell'automazione consente di risparmiare molto tempo e risorse.

Ecco alcune delle attività per le quali RPA può essere utilizzato:

• Estrazione dei dati: è possibile esplorare grandi quantità di dati per trovare facilmente ciò di cui hai bisogno
• Gestione dei dati: aggregazione e cura dei dati
• Attività operative: Logistica e supporto operativo
• Procure-to-pay: elaborazione e reporting delle fatture
• Inventario e filiera: categorizzazione e gestione

In breve, le aziende che utilizzano l'automazione anche in minima parte possono vedere miglioramenti drastici nei flussi di lavoro dei documenti digitali.

La nuvola

L'unificazione dei dati aziendali sul cloud è un passaggio fondamentale nelle strategie digitali di molte organizzazioni.

L'anno scorso il mercato mondiale dei servizi di cloud pubblico è stato di 182 miliardi di dollari, entro il 2022 varrà 331 miliardi di dollari

L'utilizzo del cloud per ottimizzare i flussi di lavoro dei documenti digitali e migliorare l'accesso all'interno dell'azienda è un modo relativamente semplice ed efficace per aggiornare i processi.

Le preoccupazioni storiche sulla sicurezza dei server basati su cloud sono state chiuse negli ultimi anni.

Ciò è dovuto principalmente al grande miglioramento che i data center hanno riscontrato.

I data center di livello IV, in particolare, sono altrettanto sicuri o addirittura più sicuri dei server locali.

Vantaggi dei flussi di lavoro di digitalizzazione della documentazione

Come abbiamo notato in questo post del blog, ci sono una serie di problemi che derivano da una scarsa elaborazione di documenti digitali per informazioni e dati.

La correzione di questi problemi inizia innanzitutto con la comprensione che la creazione di documenti è una funzione aziendale chiave e il modo in cui viene gestita la creazione di documenti, in termini di acquisizione, archiviazione e flusso di lavoro, è fondamentale per realizzare i vantaggi e i vantaggi della documentazione digitale.

Ecco un paio di questi vantaggi:

Ridurre la dipendenza dai documenti cartacei

Non ignoriamo il fatto che può essere un grande cambiamento per un'azienda abbandonare i processi cartacei.

Per molti, tuttavia, è un cambiamento necessario abbracciare in una certa misura i flussi di lavoro dei documenti digitali.

L'utilizzo di un sistema di gestione dei contenuti (ECM) aziendale può aumentare notevolmente la produttività dei flussi di lavoro.

Ciò ti farà risparmiare tempo e materiali rispetto agli equivalenti fisici su carta.

Ti darà anche una visibilità e un controllo molto maggiori su documenti e dati che passano attraverso la tua azienda, permettendoti di dettare il tuo flusso di lavoro piuttosto che il contrario.

Tempo speso meglio

Con meno tempo dedicato alla ricerca, archiviazione e gestione di dati e informazioni, i dipendenti sono in grado di utilizzare meglio il loro tempo quando sono in atto procedure di automazione del flusso di documenti e di gestione dei documenti di qualità.

Ciò offre vantaggi per l'azienda e il dipendente: il personale perde meno tempo mentre il datore di lavoro non paga il personale per dedicare una quantità eccessiva di tempo alla ricerca di documenti a cui ora hanno accesso immediato.

Preparazione per la conformità

Che ti piaccia o no, la conformità è un'area seria di considerazione per le aziende di oggi.

Con leggi come CCPA, SHIELD e leggi specifiche del settore come HIPAA, sta rapidamente diventando un imperativo per le organizzazioni organizzare le informazioni in loro possesso in un modo che sia facile per loro rimanere conformi alla serie emergente di normative che stanno entrando in legge.

Per le aziende che detengono informazioni significative sui clienti, in particolare dati sensibili o identificativi, disporre di un flusso di lavoro di digitalizzazione dei documenti in grado di archiviare le informazioni in modo sicuro in modo efficace è un investimento intelligente.

Asporto:

• Flussi di lavoro di documenti digitali scadenti portano a efficienza e insoddisfazione
• Questi sono causati da dati in silos, scarsa comunicazione e processi cartacei che richiedono tempo
• L'automazione, il cloud e la riduzione della dipendenza dalla carta all'interno dell'organizzazione possono migliorare notevolmente i processi operativi e l'efficienza.

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