Garantire la sicurezza dei documenti mentre sei lontano dall'ufficio

La sicurezza dei documenti è una delle considerazioni più importanti di cui un'azienda deve essere consapevole nel migliore dei casi.

Ora che le PMI di tutto il paese inviano i propri dipendenti a lavorare da casa, c'è una maggiore pressione sulle organizzazioni affinché proteggano i propri dati.

Il motivo è duplice:

• In primo luogo, una forza lavoro remota significa che ora hai un numero qualsiasi di persone che si connettono alla tua rete interna da un'ampia varietà di dispositivi utilizzando connessioni non verificate
• In secondo luogo, i criminali informatici sfruttano i grandi eventi e le crisi per violare le aziende e rubare i loro dati

Per questo motivo, è assolutamente necessario che i leader aziendali e i responsabili delle decisioni adottino le precauzioni corrette per essere certi di proteggere i propri dati nel miglior modo possibile.

Oggi esamineremo come puoi prenderti cura dei tuoi dati anche quando la tua forza lavoro è OOO.

Il documento sui rischi per la sicurezza del lavoro da casa

Una delle caratteristiche distintive dell'attuale ambiente di lavoro da casa in cui molti di noi si trovano è la preparazione delle organizzazioni in tutto il paese.

Le violazioni dei rischi per la sicurezza non devono essere sottovalutate e ci sono una serie di fattori che agiscono contro le PMI che tentano di prevenirle.

Questi fattori sono e precisamente:

• Una mancanza di preparazione di sicurezza per difendersi da un attacco
• La scarsa familiarità dei dipendenti con i metodi di attacco informatico li rende suscettibili di essere sfruttati dai criminali

Quando una società viene violata

Quando le aziende vengono violate e i loro dati vengono rubati, può essere devastante.

È il caso in particolare delle PMI, che spesso non hanno i capitali per resistere anche a una sola violazione e rimettersi in sesto.

Senza un piano adeguato per la cura dei tuoi dati, le conseguenze possono essere fatali.

Il 93% delle aziende senza un piano di ripristino di emergenza che subiscono un grave disastro dei dati cessa l'attività entro un anno

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Come garantire che la sicurezza dei tuoi documenti sia soddisfacente

Protezione della tua rete interna

Come abbiamo appena accennato, avere una forza lavoro remota comporta una serie di sfide per la sicurezza.

Il primo e più ovvio è che hai dipendenti che accedono a dati e documenti dall'esterno del tuo ufficio, il che significa che non stanno utilizzando la tua rete consolidata (e presumibilmente più sicura).

Accederanno invece alla rete dalle loro case, caffetterie, biblioteche e così via.

Dopo le proprie case, il secondo luogo più comune in cui i dipendenti possono svolgere il lavoro a distanza sono le caffetterie, con il 37% degli intervistati che dichiara di utilizzarle

Il punto è che non sai nulla dei loro protocolli di sicurezza e non c'è alcuna garanzia che le reti che stanno utilizzando forniscano la sicurezza necessaria.

Il secondo punto è che molti lavoratori utilizzeranno i propri dispositivi.

Mentre, naturalmente, ciò farà risparmiare sulle spese generali, c'è lo svantaggio cruciale che non è possibile controllare il software che è installato su di essi, vale a dire l'antivirus; in particolare l'antivirus di nuova generazione, l'opzione standard per molte aziende che hanno implementato una soluzione cloud per la propria sicurezza.

Il risultato finale è che hai lavoratori che accedono ai documenti interni della tua azienda e non puoi essere certo che i loro dispositivi siano protetti o che stiano utilizzando reti sicure.

Il modo migliore per mitigare questo è investire in una VPN per la tua azienda.

Una rete privata virtuale funziona stabilendo una connessione sicura tra i tuoi dipendenti e la tua rete in ufficio.

I dati che lo attraversano sono crittografati e non possono essere "visti" da altri a meno che non abbiano le credenziali corrette.

L'utilizzo di una VPN è un modo semplice e sicuro per garantire che i documenti sensibili a cui devono accedere i dipendenti remoti siano tenuti al sicuro.

Educare i tuoi dipendenti

In tempi di crisi, i criminali informatici sfruttano le ansie delle persone per sfruttare i dati della loro azienda.

Con tutti i tuoi dipendenti fuori dall'ufficio, saranno lasciati a se stessi (per così dire) e renderanno facili le premesse per i criminali.

Questo senza nemmeno considerare che gli attacchi informatici sono in aumento alle PMI e i recenti eventi hanno provocato un massiccio afflusso di attacchi alle aziende.

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Tenendo presente questo, è importante garantire che tutto il personale sia consapevole dell'importanza dell'igiene informatica e comprenda quanto sia fondamentale la sicurezza dei documenti.

Esistono numerosi programmi che offrono competenze e aiutano con le migliori pratiche per i dipendenti.

Ad Impact, ad esempio, offriamo ai clienti la formazione sulla consapevolezza della sicurezza KnowBe4, per offrire alle aziende una solida prima linea di difesa fornendo ai dipendenti le competenze e le conoscenze per fiutare una truffa e non essere sfruttate.

Considera fortemente l'implementazione di un programma di formazione per aiutare i tuoi dipendenti remoti ed evitare di avere una forza lavoro remota che emorragie dati a causa di una semplice (ed evitabile) mancanza di consapevolezza.

Avere una politica chiara per il lavoro a distanza

Entrambi questi punti si collegano perfettamente al nostro punto finale: le aziende dovrebbero avere una politica chiara quando si tratta delle pratiche dei loro lavoratori a distanza.

Mentre molte aziende potrebbero già sentirsi a proprio agio con i lavoratori a distanza, forse hanno già personale che fa il telelavoro, ci sono un numero considerevole di aziende che non hanno una politica formale in atto per i dipendenti che lavorano fuori dall'ufficio.

Il 63% dei dipartimenti aziendali ha almeno una persona che lavora in remoto per un periodo di tempo significativo, ma il 57% delle aziende non ha una politica formale di lavoro da casa

Con oltre la metà delle aziende che non dispone di una serie esistente di procedure in atto per lo scenario attuale in cui ci troviamo, ci sono molte organizzazioni che ora si trovano particolarmente vulnerabili a una violazione dei dati.

La ragione di ciò è semplicemente che i lavoratori non hanno regole da seguire e apparentemente sono lasciati a gestire i dati importanti come meglio credono, non una grande strategia per la sicurezza dei documenti.

Delinea una politica chiara per il lavoro a distanza. I dipendenti devono comprendere esattamente cosa ci si aspetta da loro in merito alla protezione dei dati, alla riservatezza e al codice di condotta.

Il 42% dei lavoratori da remoto prevede di lavorare da remoto più frequentemente di quanto faccia attualmente nei prossimi 5 anni e più della metà dei lavoratori in loco desidera iniziare a lavorare da remoto

Stabilire una politica è importante, non solo per il futuro immediato, ma anche a lungo termine.

Dopotutto, il lavoro a distanza è in aumento ed è improbabile che rallenti a breve.

Asporto

• Una forza lavoro remota porta con sé diversi problemi di sicurezza
• Una VPN fa molto per garantire la sicurezza dei documenti tra la tua azienda e i lavoratori remoti
• Assicurati che i dipendenti abbiano il know-how per evitare di essere truffati
• Crea una politica chiara per il lavoro a distanza su cui i dipendenti possono fare affidamento quando operano fuori dall'ufficio

Alla luce dei recenti eventi, molte organizzazioni si sono trovate a dover recuperare terreno, cercando di implementare soluzioni improvvisate per garantire che i loro dati siano al sicuro quando utilizzano una forza lavoro remota.

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