Perché la gestione dei contenuti aziendali è essenziale per la tua azienda

Pubblicato: 2021-06-23

Una soluzione Enterprise Content Management aiuta le aziende a digitalizzare, controllare e automatizzare le informazioni non strutturate come documenti di trasporto e fatture, curriculum, documenti fiscali, e-mail e note di riunione.

Un sistema ECM acquisirà, leggerà e indicizzerà le informazioni per aumentarne la comprensibilità; dare al personale la possibilità di modificare o annotare le informazioni; e fornire strumenti di flusso di lavoro completi e automazione per garantire che le informazioni giuste finiscano nelle mani giuste in modo tempestivo.

All'interno di questo sistema, i documenti possono essere creati, gestiti, elaborati e archiviati in modo sicuro e secondo le normative di conformità.

L'88% degli impiegati afferma di aver bisogno di una piattaforma di ricerca dei dati unificata e affidabile che li aiuti a svolgere meglio il proprio lavoro.

Possono essere disponibili per tutto il personale, mobile o interno, e tutti gli accessi, le modifiche e i movimenti ai documenti vengono registrati per una migliore organizzazione e analisi forense.

Tutte le comunicazioni, comprese quelle con clienti, fornitori e subappaltatori, sono gestite in modo intelligente e possono essere facilmente recuperate per flussi di lavoro migliori e il miglioramento continuo dei processi.

Perché una soluzione di gestione dei contenuti aziendali è fondamentale

Le aziende moderne sono più che mai concentrate sui processi digitali e sull'implementazione del tipo di trasformazione digitale che guida il successo.

Un assalto di progressi tecnologici, tra cui la tecnologia cloud, le funzionalità mobili, l'apprendimento automatico e l'automazione, stanno stimolando i cambiamenti e creando opportunità.

Nuove forme di contenuto sono in aumento poiché le piattaforme di social media, l'audio e il video creano dati più non strutturati con cui le aziende devono confrontarsi, oltre alle montagne di dati che le aziende devono gestire dai clienti e dai processi di lavoro.

Entro il 2020, la quantità globale di dati creati giornalmente raggiungerà i 44 trilioni di gigabyte e la maggior parte di questi dati non sarà strutturata

Un sistema di gestione dei contenuti aziendali fornisce una soluzione che aiuta le aziende a far fronte a questi cambiamenti rapidi e prolifici fornendo modi per organizzare le informazioni in modo da ottimizzare le prestazioni e ridurre al minimo gli errori.

Inoltre, l'escalation di frodi e attacchi informatici significa che la governance dei dati e la conformità alle normative sono più critiche che mai.

Un ECM consente una gestione efficace dei dati e, soprattutto, l'integrazione con l'analisi aziendale corrente per proteggere le informazioni dalla perdita.

Infine, in un mercato sempre più competitivo, le aziende devono sfruttare il potere della produttività per mantenere il proprio vantaggio.

L'81% dei dipendenti cita la necessità di un accesso mobile ai documenti aziendali

Un ECM fornisce un modo sicuro e organizzato in modo logico per archiviare le informazioni critiche in modo che siano disponibili per ottimizzare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza con i dati.

Scomposizione: che cos'è la gestione dei contenuti aziendali?

Nella loro forma più semplice, gli ECM (le soluzioni moderne sono in genere ECM basati su cloud) sono sistemi multifunzionali utilizzati per catalogare e archiviare informazioni non strutturate per scopi aziendali.

Tuttavia, c'è molto che riguarda la loro struttura, funzione e vantaggi che dovrebbero essere chiaramente compresi per discernere il vero valore che apportano ai processi, alla produttività e alla redditività di un'azienda.

Componenti di una soluzione di gestione dei contenuti aziendali

Esistono cinque componenti di base della gestione dei contenuti aziendali: acquisizione, gestione, archiviazione, conservazione e consegna.

Catturare

Per acquisire sia le informazioni digitali che quelle di stampa, un ECM deve disporre di funzionalità di scansione e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

Alcuni potrebbero anche utilizzare la tecnologia di riconoscimento dell'impronta manuale (HCR), una forma di riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR) che consente di interpretare e acquisire facilmente il testo stampato a mano.

Ciò consente di automatizzare le attività di immissione dei dati per ridurre l'errore umano e consentire il tracciamento di grandi volumi di dati.

Gestione

Gli strumenti di gestione variano in base alle esigenze di ciascuna azienda. Tipicamente, includono:

Strumenti che consentono la collaborazione sui contenuti
Strumenti di flusso di lavoro per la gestione dei processi aziendali
Strumenti di archiviazione e gestione dei file per semplificare l'indicizzazione, la conservazione e l'eliminazione

Altri strumenti possono includere la gestione dei contenuti Web o strumenti di gestione dei documenti.

Magazzinaggio

Esistono tre elementi di base per le soluzioni di archiviazione in una soluzione di gestione dei contenuti aziendali:

Primo; c'è un repository per raccogliere i file.

Secondo; uno strumento di libreria che raccoglie i file che sono passati attraverso la sequenza di acquisizione e gestione.

Infine; l'hardware, come server, storage basato su cloud, dischi ottici e altro, che contiene file e software per il recupero.

Preservazione

A differenza del repository a breve termine del componente di archiviazione, la conservazione fornisce l'archiviazione a lungo termine o l'archiviazione di file critici.

Esistono molte scelte di media che possono fornire un'archiviazione appropriata, tuttavia è importante garantire che i tipi di media siano compatibili con le tecnologie in evoluzione per l'utilizzo a lungo termine.

Consegna

Per poter trasferire il contenuto agli utenti appropriati in tutto il sistema, avrai bisogno di un middleware che aiuti a spostare le informazioni da un'applicazione all'altra.

Il processo di consegna può includere la distribuzione di media per l'accesso da parte degli utenti finali tramite siti Web, social media, intranet o persino documenti stampati.

La sicurezza è fondamentale in questa parte del processo in modo che le modifiche e l'accesso non autorizzati siano vietati mentre i dati vengono spostati da un luogo all'altro.

Come funziona l'ECM

Il processo ECM di base ha tutti e cinque i componenti ECM che lavorano in tandem per organizzare e diffondere informazioni cruciali sui processi aziendali durante tutto il ciclo di vita dei dati. In breve:

I dati vengono acquisiti
Le informazioni sono pubblicate internamente o su un sito web aziendale
Le informazioni vengono archiviate in modo automatico e sicuro
Le informazioni vecchie, obsolete o non utilizzate vengono periodicamente eliminate per risparmiare spazio

Per iniziare a utilizzare l'ECM, le aziende in genere identificano ogni tipo di contenuto utilizzato all'interno dell'organizzazione e li assegnano a un processo aziendale e persino a particolari membri del personale.

Quindi, il software ECM prende di mira i contenuti duplicati per ridurre le ridondanze di archiviazione e quindi organizza le informazioni in un repository centrale insieme ai metadati che consentono l'accesso rapido ed efficiente alle persone che ne hanno bisogno.

Questi utenti approvati possono utilizzare ricerche full-text per individuare il contenuto necessario che possono quindi leggere, modificare o stampare.

Gli utenti possono anche utilizzare parole chiave o frasi per cercare documenti, riducendo i tempi di recupero e aumentando la produttività.

Questi strumenti semplici ma potenti consentono ai reparti, o a intere aziende, di:

Riduci la dipendenza dalla carta
Semplifica i flussi di lavoro
Riduci il rischio
Aumentare la produttività
Fornire un servizio clienti eccezionale

Il facile accesso alle informazioni critiche aiuta le aziende a prendere decisioni migliori, completare i progetti più velocemente e collaborare senza sforzo per una maggiore efficienza.

In che modo l'ECM avvantaggia la tua azienda

Poiché un sistema di gestione dei contenuti aziendali fornisce una piattaforma unificata per la diffusione, l'archiviazione e la gestione dei dati, può aiutare le aziende a gestire i dati in un modo che soddisfi i requisiti di sicurezza e conformità per una gestione del rischio eccezionale.

Altri vantaggi includono:

Funzionalità di controllo tra cui check-in/check-out e supervisione del flusso di lavoro
Accesso semplificato e colli di bottiglia delle informazioni ridotti grazie al controllo della versione
Minori esigenze di archiviazione, carta e spedizione per ridurre al minimo i costi generali
Sicurezza ottimizzata
Costi ridotti e possibilità di errore grazie all'automazione dei processi manuali
Servizio clienti migliorato grazie alla visibilità in tempo reale

L'accesso di un ECM a strumenti complessi offre solide funzionalità ai processi aziendali.

Ad esempio, il data mining diventa più semplice e accurato grazie all'utilizzo di strumenti forniti dal sistema ECM che consentono di individuare parametri e intervalli di ricerca per ricerche più rapide e accurate.

Andando avanti, i sistemi ECM continuano a evolversi e cambiare mentre rispondono alle esigenze delle aziende che cercano maggiore agilità, integrazione e vantaggio competitivo in un mondo in rapida evoluzione.

Con l'aumento del ritmo digitale, gli ECM continuano ad aggiungere funzionalità e incorporare tecnologie in evoluzione come l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale per massimizzare l'efficacia.

E le aziende, grandi e piccole, stanno raccogliendo i vantaggi di questi sistemi per posizionarsi in modo più solido sul mercato.

Quali punti dolenti allevia l'ECM?

Conformità

Per molte organizzazioni, in particolare quelle che devono affrontare complesse normative di conformità in settori come la distribuzione alimentare, la produzione e l'assistenza sanitaria, un ECM può aiutare enormemente con la gestione dei record.

Utilizzando un ECM, è molto più facile per le aziende mantenere la conformità. Nel caso dell'audit, ad esempio, l'utilizzo di un ECM per archiviare i dati aziendali significa che è possibile fornire un accesso remoto sicuro alle informazioni quando richiesto, accelerando drasticamente i costi degli audit obbligatori e dando tranquillità alle aziende.

Oltre a ciò, le regole e la corretta governance dei dati acquisiti e archiviati rendono la conformità alle normative molto più semplice anche in altri modi.

Ad esempio, non è più necessario eliminare manualmente le informazioni: è possibile stabilire controlli automatici in modo che l'ECM si occupi della conformità dei dati mentre tu puoi andare avanti con la tua attività.

Controllo

Proprio come il controllo è estremamente importante per la conformità, svolge anche un ruolo importante nelle operazioni aziendali generali e un ECM può svolgere un ruolo importante nel garantire il controllo sulle informazioni.

Senza un ECM e un repository di dati centrale, è normale che le aziende dispongano di dati decentralizzati e non organizzati.

Cosa significa questo in senso pratico?

Può significare dipendenti che utilizzano diverse versioni di documenti aziendali critici; può significare un rappresentante che utilizza un contratto di vendita o un modulo d'ordine obsoleti.

In un sondaggio Nintex, il 39% degli intervistati ha affermato di osservare un processo documentale interrotto all'interno della propria organizzazione:

Il 49% ha affermato di non poter individuare facilmente i documenti
Il 43% ha affermato di avere difficoltà durante la condivisione di documenti e la richiesta di approvazione dei documenti
Il 33% ha avuto problemi con il controllo delle versioni dei documenti

Con un repository di informazioni centrale e un ECM per organizzare i dati, i flussi di lavoro documentati possono mostrarti chi viene inviato cosa; chi ha firmato una polizza e chi no; chi ha bisogno di un documento che non è stato inviato a loro, hai un'idea.

L'aggiornamento, la distribuzione e il monitoraggio dei dati critici per l'azienda possono essere eseguiti in modo molto più efficace con un sistema centralizzato per i dati e un ECM al centro.

Produttività

Uno dei motivi principali per cui le aziende cercano di implementare sistemi di gestione dei contenuti aziendali è puramente dovuto alla produttività.

Le aziende spesso riconoscono che i loro processi esistenti per la gestione dei documenti sono carenti.

Secondo l'indagine AIIM, il tempo medio complessivo dedicato alla ricerca e alla gestione delle informazioni è di 45 minuti, circa l'8% di una giornata lavorativa.

Con metodi obsoleti per la gestione dei dati, i dipendenti trascorrono più tempo del dovuto a svolgere le attività di base, come cercare un documento.

Questo non solo frustra i lavoratori che devono perdere tempo alla ricerca di qualcosa a cui dovrebbero avere accesso istantaneo da qualsiasi luogo, ma costa anche il denaro dell'azienda in termini di manodopera utilizzata male.

L'adozione di un ECM aiuta ad alleviare questi sprechi e a migliorare la produttività delle operazioni aziendali nel loro insieme.

IHS afferma che l'ECM può ridurre i costi relativi all'impossibilità di trovare documenti per utente al mese da circa $ 200 a $ 10 per le aziende di medie dimensioni (100-999 dipendenti).

Efficienza

Naturalmente, il miglioramento della produttività delle operazioni va di pari passo con l'esecuzione di un processo più efficiente per i flussi di lavoro dei documenti.

Quando si parla di implementazione dei sistemi ECM, il flusso di lavoro dei documenti è quasi in cima all'agenda.

Post correlato: Spiegazione del flusso di lavoro dei documenti digitali

Il 42% dei knowledge worker ha ammesso che i flussi di lavoro cartacei rendono le loro attività quotidiane meno efficienti, più costose e meno produttive.

La gestione dei contenuti aziendali è uno strumento estremamente utile per migliorare l'efficienza aziendale, anche perché aiuta ad abbattere i silos di dati.

I silos di dati, che fanno riferimento a archivi di dati separati che sorgono all'interno di un'organizzazione, spesso tra reparti che utilizzano sistemi non integrati, rappresentano un grosso collo di bottiglia in termini di efficienza.

Questo punto dolente può essere notevolmente alleviato unificando i dati aziendali in tutti i reparti con un ECM e fornendo l'accesso ai dati a livello aziendale ove necessario e vantaggioso.

Rifiuti di carta

Uno dei punti deboli più ovvi che una soluzione ECM risolve è l'importo speso sulla carta dalle aziende, nonché le relative preoccupazioni ambientali.

I vantaggi ambientali derivanti dall'eliminazione della carta sono un motivo ammirevole, se non del tutto convincente dal punto di vista aziendale, per implementare l'ECM.

È un aspetto da non sottovalutare, però. Uno degli sviluppi più interessanti emersi dalla pandemia è stata la maggiore enfasi che i consumatori hanno iniziato a porre sull'esperienza del cliente, tanto che ora è il principale fattore di differenziazione competitivo tra le aziende; anche posizionando superiore al prezzo e alla qualità.

Con questo in mente, è effettivamente vantaggioso perseguire un ECM e ridurre la dipendenza sulla carta per dimostrare ai clienti la tua posizione su questioni particolari. Se i clienti di una determinata azienda si preoccupano in larga misura dell'ambientalismo, perseguire un approccio esclusivamente digitale può effettivamente fungere da strumento di marketing chiave per l'azienda.

Secondo IBM, l'81% dei consumatori in tutto il mondo appartiene a uno dei due segmenti di acquirenti: consumatori orientati al valore (41%) che desiderano un buon rapporto qualità-prezzo e consumatori orientati allo scopo (40%) che cercano prodotti e servizi in linea con i propri valori.

Naturalmente, quando si tratta di spreco di carta, ci sono preoccupazioni pressanti per le aziende, clienti o meno, semplicemente che le aziende stampano più che mai oggi e questi costi basati sulla carta si stanno accumulando per le PMI.

Infografica correlata: quanto costa la carta alla tua azienda?

Dai un'occhiata ad alcune di queste statistiche dall'infografica collegata per vedere quanto costa la carta a una PMI media:

Le abitudini di stampa del dipendente medio costano alle aziende $ 725 all'anno
I dipendenti stampano in media 34 pagine al giorno, il 17% delle quali non verrà letto
Il 90% delle aziende non tiene traccia dei propri costi di stampa
Le aziende che utilizzano congetture per identificare i propri costi di stampa in media sottostimano del 40%
I dipartimenti IT dedicano in media il 15% del loro tempo alla risoluzione dei problemi relativi alla stampa
Negli ultimi 20 anni, il consumo di carta negli Stati Uniti è passato da 92 milioni di tonnellate a 208 milioni, con un aumento del 126%
Il consumo medio di carta delle aziende cresce del 22% ogni anno, il che significa che in poco meno di tre anni e mezzo il tuo consumo sarà raddoppiato

Quando lo si inserisce in questo contesto, è chiaro che i costi di stampa sono in aumento e diventeranno, se non lo sono già, insostenibili per le aziende.

Per questo motivo, investire in un sistema ECM per alleviare questo costoso punto dolente è un buon modo per un'organizzazione di affrontare efficacemente questi sprechi e spese inutili.

Dove è applicabile la gestione dei contenuti aziendali in un'azienda?

La maggior parte delle aziende implementa un ECM per processi aziendali specifici all'interno della propria organizzazione. Diamo un'occhiata ad alcune applicazioni comuni di ECM.

Gestione dei contratti

Se gestisci molti contratti, sai che gestirli può essere una seccatura e una soluzione ECM può davvero aiutare con questo tipo di flussi di lavoro.

L'ECM ti consente di assicurarti che i contratti vengano esaminati dalle persone giuste al momento giusto, utilizzando l'automazione per consegnare i contratti alle parti interessate necessarie quando tocca a loro rivedere o modificare il documento.

Automatizzare le risorse umane

Tutte le fasi del reclutamento e dell'onboarding possono essere automatizzate per creare un processo HR molto più snello di prima.

I moduli online possono essere utilizzati per acquisire le applicazioni, che vengono quindi inviate ai responsabili delle assunzioni attraverso un flusso di lavoro automatizzato.

Lo stesso principio può essere applicato a molti altri aspetti delle risorse umane, come la gestione delle politiche e delle procedure, la conformità a I-9 e la preparazione ai disastri (mantenere le informazioni protette nel cloud anziché archiviarle fisicamente) solo per citarne alcuni.

Automatizzare i conti attivi e passivi

AP e AR possono essere migliorati in modo significativo con l'implementazione dell'ECM.

AP e AR sono due dei processi che richiedono più carta all'interno delle organizzazioni. La rapidità ed efficacia con cui le fatture e la fatturazione possono essere elaborate determinerà l'efficienza delle tue operazioni in queste aree.

Con un ECM, AP e AR possono essere completamente digitalizzati, con acquisizione, archiviazione, accesso e gestione molto più snelli rispetto ai tradizionali metodi cartacei.

Asporto

Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali acquisirà, leggerà e indicizzerà le informazioni; dare al personale la possibilità di modificare o annotare; e fornire strumenti e automazione completi per il flusso di lavoro.
Esistono cinque componenti di base di un ECM: acquisizione, gestione, archiviazione, conservazione e consegna.
Un sistema di gestione dei contenuti aziendali è una soluzione che aiuta le aziende a gestire i dati in modo da soddisfare i requisiti di sicurezza e conformità per una gestione del rischio eccezionale.
Altri vantaggi includono funzionalità di controllo, accesso semplificato e informazioni ridotte, esigenze di archiviazione, carta e posta ridotte per costi generali ridotti, sicurezza ottimizzata, spese a lungo termine ridotte

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