6 Considerazioni sul lavoro a distanza per le PMI

L'epidemia di coronavirus richiede un esperimento di lavoro a distanza senza precedenti

L'epidemia di Coronavirus ha provocato una sorta di rivoluzione del lavoro a distanza, con molte aziende che hanno intrapreso la mossa senza precedenti di chiedere alla propria forza lavoro di svolgere il proprio lavoro da casa.

Sebbene il telelavoro in generale abbia visto un aumento dell'adozione negli ultimi anni, questi dipendenti rappresentano solo il 3,4% dell'intera forza lavoro statunitense.

Quando guardiamo al business nel suo insieme, solo il 7% dei datori di lavoro negli Stati Uniti offre opzioni di lavoro da casa alla maggior parte oa tutti i propri dipendenti.

Con questo in mente, c'è un numero considerevole di organizzazioni in tutto il paese che dovranno imparare molto rapidamente come operare con quello che equivale effettivamente a un nuovo modello di business.

Avete le risorse e le misure in atto per affrontare questa sfida inaspettata?

Oggi daremo un'occhiata ad alcune delle considerazioni chiave che devi fare quando prepari la tua forza lavoro per un lungo periodo di lavoro a distanza.

Considerazioni chiave sul lavoro a distanza per le PMI

1. Di quale hardware hanno bisogno i lavoratori?

Le aziende che già applicano politiche di lavoro da casa avranno probabilmente attrezzature a portata di mano e una chiara comprensione di ciò di cui i dipendenti hanno bisogno per essere in grado di svolgere il proprio lavoro fuori dall'ufficio.

Coloro che sono nuovi a questo non avranno tale lusso e potrebbero non essere sicuri di come affrontare al meglio questo problema.

La maggior parte dei lavoratori richiede un laptop per continuare il proprio lavoro a casa, ma assicurati di prendere in considerazione i professionisti il ​​cui hardware è parte integrante della loro vita lavorativa.

Per un data scientist, ad esempio, un laptop personale o persino un laptop standard aziendale potrebbe non essere quasi sufficiente per utilizzare applicazioni ad alta intensità di hardware.

Allo stesso modo, i professionisti nei settori creativi spesso fanno affidamento su marchi specifici e specifiche hardware per eseguire ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Valuta attentamente le esigenze di tutti i dipendenti che lavoreranno da casa e assicurati che dispongano degli strumenti giusti per il lavoro : potresti prepararli al fallimento se non sei scrupoloso.

2. Come utilizzeranno il software di lavoro?

La configurazione dell'ufficio della tua organizzazione sarà completamente diversa da quella domestica dei dipendenti, in cui potrebbero avere accesso solo a un laptop e a una connessione Internet.

I lavoratori avranno l'aspettativa consolidata di avere accesso a tutto il software di cui hanno bisogno sui loro normali desktop o laptop di lavoro.

Essere rimandati a casa, tuttavia, è una questione diversa: non avranno accesso al software installato localmente sui loro computer e potrebbero non essere sicuri di come ottenere le applicazioni di cui hanno bisogno mentre sono lontani dall'ufficio.

È fondamentale per le aziende considerare come i lavoratori possono passare a un ambiente di lavoro da casa e continuare a utilizzare tutte le app di cui hanno bisogno.

Pensa alle tue licenze software per le app che usi.

La maggior parte delle soluzioni software basate su cloud consentirà agli utenti di accedere da qualsiasi dispositivo, ma le applicazioni legacy precedenti spesso devono essere installate dispositivo per dispositivo.

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Sei preparato per questo? Hai bisogno di modificare il numero di licenze che hai in modo che la tua forza lavoro remota possa utilizzare ciò di cui ha bisogno?

Valuta se il ridimensionamento delle tue licenze software è necessario affinché i dipendenti lavorino da casa in modo efficace.

3. I lavoratori remoti devono utilizzare una VPN?

Se i lavoratori remoti hanno bisogno di accedere alla rete interna dell'azienda, pensa all'utilizzo di una VPN per garantire la sicurezza dei dati della tua organizzazione.

Sebbene sia gestibile per le aziende avere un'attività sicura con tutti sotto un'unica rete, lavorare da casa significa che moltissimi dipendenti accedono a preziosi dati aziendali da un'ampia gamma di reti con diversi livelli di sicurezza.

Una rete privata virtuale significa che puoi creare in modo efficace un ponte sicuro tra la tua rete interna e i dispositivi dei tuoi dipendenti remoti.

Solo chi ha le credenziali corrette può accedervi, e quindi quando un lavoratore remoto ne sta usando una, nessun estraneo può "vedere" la rete, come farebbe una normale connessione WiFi, e i dati aziendali importanti non saranno suscettibili di essere rubati.

Ciò ha l'ulteriore vantaggio di consentire ai dipendenti di utilizzare il Wi-Fi pubblico, che altrimenti sarebbe estremamente rischioso.

Dopo le proprie case, il secondo luogo più comune in cui i dipendenti possono svolgere il lavoro a distanza sono le caffetterie, con il 37% degli intervistati che dichiara di utilizzarle

Finché sono connessi alla VPN, i loro dati sono crittografati e al sicuro da attacchi.

Se prevedi che i lavoratori remoti debbano accedere ai dati interni dell'azienda, considera fortemente l'utilizzo di una VPN per evitare qualsiasi rischio di violazione.

4. Disponi di linee guida e procedure in atto?

Per molti dipendenti, questa potrebbe essere la prima esperienza di lavoro da casa.

Assicurati che capiscano esattamente cosa ci si aspetta da loro e non rimangano solo con una vaga serie di linee guida mentre continuano a lavorare.

Il passaggio dei lavoratori dagli uffici alle loro case è profondo e le organizzazioni dovrebbero fare la loro due diligence delineando una politica da seguire mentre sono fuori ufficio.

Questo può includere qualsiasi numero di cose, ma in genere riguarderà l'orario di lavoro, le aspettative di comunicazione e le responsabilità.

Il 63% dei dipartimenti aziendali ha almeno una persona che lavora in remoto per un periodo di tempo significativo, ma il 57% delle aziende non ha politiche formali di lavoro da casa

Questo non solo avvantaggerà l'azienda e i lavoratori nel breve termine, ma fornirà anche una base per il futuro, dove il lavoro a distanza è già una scelta sempre più popolare per molti.

Il lavoro a distanza ha visto una crescita del 91% nell'ultimo decennio, una tendenza che probabilmente continuerà una volta che torneremo alla normalità, quindi per molti la redazione di una politica sarà una buona pratica

5. Come posso mantenere una buona comunicazione tra il personale?

Naturalmente, uno dei maggiori ostacoli da superare con una forza lavoro remota è mantenerli in comunicazione tra loro.

Inutile dire che questo è significativamente più difficile quando i lavoratori non sono nella stessa stanza, ma ci sono comunque modi per mitigare questo.

Fornisci ai tuoi dipendenti l'accesso a piattaforme di messaggistica, videoconferenza e chat come Teams e Slack in modo che continuino a comunicare tra loro nel modo più fluido possibile.

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Non dimenticare né trascurare l' aspetto sociale della comunicazione .

I dipendenti saranno abituati a parlare e socializzare con i colleghi di persona e, tolto questo, può portare alla solitudine.

In un sondaggio, la solitudine è risultata essere la più grande lotta per i lavoratori a distanza, con il 21% di loro che la cita come un problema.

Per mantenere felice la tua forza lavoro durante questo periodo incerto, incoraggiali a comunicare e collaborare il più possibile e fornisci loro il software per farlo.

6. Formazione sulla sensibilizzazione alla sicurezza

Puoi essere l'azienda più lungimirante del mondo; puoi prendere tutte le misure di sicurezza immaginabili e continuare a essere annullato perché i lavoratori remoti non hanno le conoscenze per stare al sicuro dalle minacce informatiche.

È una sfortunata realtà che gli errori umani siano responsabili in un modo o nell'altro della maggior parte delle violazioni dei dati.

L'errore umano è la prima causa di violazione dei dati da attacchi informatici, con il 52% degli incidenti direttamente attribuibili a loro

Con i dipendenti tutti sotto lo stesso tetto, può essere abbastanza semplice proteggere la tua rete, ma con i lavoratori remoti spesso fai affidamento sulla loro capacità di prendersi cura dei dati aziendali da soli.

Ora più che mai le organizzazioni, in particolare le PMI, sono minacciate da un numero crescente di criminali che cercano di trarre vantaggio da vittime ignare.

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Tutto ciò che serve è una violazione per mandare in bancarotta un'azienda, quindi non lasciare nulla di intentato per garantire che il personale sia ben attrezzato per far fronte a tutto ciò che gli capita, in particolare attacchi di phishing o ransomware.

Alla luce dei recenti eventi, molte organizzazioni si sono trovate a recuperare terreno, cercando di implementare soluzioni digitali improvvisate per recuperare il terreno perduto mentre la loro forza lavoro passa al lavoro a distanza per l'immediato futuro.

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