Nozioni di base sulla contabilità per i nuovi imprenditori

La maggior parte delle persone tende ad essere maestri in uno o due campi piuttosto che in tutto ciò a cui mettono mano. Potresti essere un esperto quando si tratta di escogitare idee creative o un artista quando si tratta di trasformare quelle idee in realtà. Potresti avere grandi abilità nelle persone o essere un genio con tutte le cose tecniche. Quindi, se sei un imprenditore naturale e tuttavia non sai nominare tre importanti documenti finanziari, non sei solo. Secondo SCORE, consulenti delle piccole imprese americane, molti proprietari di piccole imprese verrebbero bocciati dalla contabilità di base.

Come nuovo imprenditore, non dovresti essere un mago della contabilità: assumi professionisti che lo facciano per te in modo che tu possa concentrarti sulla gestione e sulla crescita della tua attività. Ma tieni presente due motivi per cui dovresti avere una conoscenza di base della contabilità: per mantenere felice l'IRS e per aiutarti a gestire la tua attività. Quindi ecco cosa devi sapere: ### Terminologia comune Certe parole e termini ti diventeranno familiari col tempo, ma la seguente è la terminologia più comune che dovrai comprendere: * **Bilancio** è un rendiconto finanziario che mostra una panoramica delle finanze dell'azienda. Per bilanciare i tuoi libri, segui questa formula: **Attività = Passività + Equity** * **Le attività** sono risorse o ciò che l'azienda possiede, come contanti, inventario, attrezzature e veicoli. * **Le responsabilità** sono ciò che l'azienda deve ad altri, comprese le fatture ai fornitori, i saldi delle carte di credito e tutti i prestiti che hai contratto. * **Equity** è tutto il denaro investito nell'azienda dai suoi proprietari. * Metodo di contabilità: * **Contabilità in contanti** è quando registri le transazioni solo al momento del pagamento. * **Contabilità per competenza** è quando registri le transazioni quando accadono, indipendentemente dal fatto che tu sia già stato pagato. * **Conto economico** è un rendiconto finanziario che mostra una panoramica dell'attività finanziaria della società in un determinato periodo di tempo. Per valutare a che punto sei, segui questa formula: **Utile o perdita netta = Entrate – Costo della merce venduta – Spese** * **Utile o perdita netta** – Un numero positivo significa che la tua azienda ha guadagnato, e un numero negativo significa che hai perso soldi. * **Ricavi** – Il denaro guadagnato dalla vendita di beni e servizi. * **Costo dei beni venduti** – Il denaro speso per la produzione di beni e servizi. * **Spese** – Il denaro speso per gestire l'attività, escluso il costo delle merci vendute. * **Contabilità fornitori** è il conto da cui si pagano le bollette. * **Contabilità clienti** è il conto in cui depositi denaro proveniente da vendite o altre fatture. ### Abilità di base: mantieni la professionalità La Small Business Association (SBA) afferma che le piccole imprese dovrebbero rendere pratica l'invio di fatture pulite e professionali.

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#### Come farlo: assicurati che la fattura della tua azienda includa il tuo logo e altre informazioni aziendali pertinenti come indirizzo, numero di telefono, numero di fax e, se ne hai uno, un numero di licenza. Assicurati inoltre di includere un numero di fattura in modo che sia tu che il tuo cliente possiate tracciare meglio la fattura. L'idea è di rendere il più semplice possibile per il tuo cliente pagarti. Rendi chiari i tuoi termini di pagamento con dichiarazioni come "Pagamento in scadenza tra 30 giorni". ### Abilità di base – Tieni traccia delle tue fatture Non c'è modo di aggirare il fatto che troppe fatture in ritardo e non pagate possono rovinare la tua attività. Una volta inviata una fattura, assicurati di sapere quando deve essere pagata. Se è scaduto, sei responsabile di assicurarti che al cliente venga ricordato il suo obbligo di pagamento. #### Come farlo: se non hai tempo, designa un dipendente interno per emettere e riscuotere le tue fatture. Ciascuna fattura deve indicare quando la fattura è scaduta e quali sono le sanzioni. Non fare affidamento sul cliente per pagare automaticamente ogni fattura in tempo; è tua responsabilità dare seguito e ottenere i soldi che ti spettano. Se non hai un contabile designato, prendi in considerazione l'utilizzo di un servizio di fatturazione e fatturazione online come Hiveage. Faremo il "poliziotto cattivo" con il tuo "poliziotto buono" e invieremo fatture, promemoria, ringraziamenti e qualsiasi altra corrispondenza relativa alle fatture in modo che tu possa continuare a fare ciò che sai fare meglio: gestire e far crescere la tua attività. ### Abilità di base – Proteggi accuratamente i depositi Come imprenditore hai circa 1.000 cose che devono essere fatte in un dato momento. Non si può negare che sei occupato. Tuttavia, questo non dovrebbe impedirti di assicurarti che i depositi siano contabilizzati correttamente. #### Come farlo: crea un sistema per mantenere tutto in ordine. Puoi utilizzare un semplice taccuino, un foglio di calcolo Excel o un software online. Qualunque sistema tu scelga, sii coerente. Non aspettare per effettuare depositi. Non importa da dove provenga il denaro, che si tratti di ricavi dalle vendite, contanti di un parente, affitto di proprietà o prestito bancario, deve essere depositato e registrato immediatamente. Il problema di non farlo è duplice. In primo luogo, stai giocando un gioco pericoloso con la salute della tua attività se non sai dove si trova il denaro o la sua fonte originale. In secondo luogo, a meno che tu non registri correttamente da dove proviene ogni importo di denaro, potresti finire per pagare più tasse del dovuto. Ad esempio, supponiamo che tu abbia trasferito $ 5.000 dai tuoi risparmi personali al tuo conto aziendale. Se i tuoi registri non indicano chiaramente il fatto, tu o il tuo commercialista potreste finire per conteggiarlo come reddito, costringendovi a pagare le tasse su denaro su cui siete già stati tassati. ### Abilità di base: mettere da parte i soldi per le tasse Uno degli aspetti più difficili del tentativo di costruire un business con trazione è il fatto che i soldi possono essere limitati. Per quanto allettante sia, evita l'insidia di spendere ogni centesimo che guadagni. Anche lo zio Sam vuole un po' di quei soldi. #### Come farlo: prendi l'abitudine, come lavarti i denti. Metti da parte sistematicamente denaro durante tutto l'anno per le tasse che saranno dovute sul tuo reddito. Se stai effettuando pagamenti trimestrali all'Internal Revenue Service, segnali sul tuo calendario e accumula il tempo necessario per preparare quei moduli fiscali. Qualunque cosa tu faccia, non attingere alle ritenute dei dipendenti per superare un periodo di inattività. Non solo l'IRS guarda dall'alto in basso, ma ti ritroverai con un altro buco finanziario da cui scavare. Sai che all'inizio dell'anno ci saranno le tasse dovute, quindi assicurati che i fondi ci siano, anche se ciò significa tagliare in un'altra area. ### Abilità di base – Pianifica le spese maggiori Questo è importante perché pianificando hai meno probabilità di fare una corsa pazza per un prestito quando colpiscono spese impreviste. Inoltre, se disponi di liquidità, puoi facilmente sfruttare le opportunità di business man mano che si presentano. #### Come farlo: guarda lungo la strada per le spese che sicuramente dovrai sostenere, come l'aggiornamento di un sistema informatico, la sostituzione di un vecchio tetto del tuo edificio per uffici (se lo possiedi), l'acquisto di nuovi veicoli aziendali o le riparazioni, e pagare le tasse. Non hai una sfera di cristallo e non puoi prevedere il futuro, ma puoi fare ipotesi corrette. Anche se impari solo le basi, ciò sarà sufficiente per fornirti un indicatore della situazione finanziaria della tua attività. Quindi prenditi un po' di tempo per impostare un semplice sistema di contabilità o assumi un commercialista professionista in modo da poter continuare a far crescere la tua attività con sicurezza e chiarezza. _Hai altri suggerimenti per i nuovi imprenditori su come gestire le proprie finanze? Per favore condividili nei commenti!_