Automazione dei processi aziendali: vantaggi, applicazioni, esempi e passaggi per l'automazione

Per garantire che i dipendenti non ripetano le attività inutilmente o abbandonino le attività prima del completamento, trascurino i dettagli o non saltino i passaggi nei flussi di lavoro, le aziende stabiliscono processi standardizzati. Questi processi aziendali garantiscono la conformità e la conformità nel modo in cui opera un'azienda. Pertanto, i processi aziendali devono rimanere coerenti rispetto alle esecuzioni ripetitive. È qui che entra in gioco l'automazione dei processi aziendali (BPA).

BPA si concentra sull'automazione dei processi IT quotidiani e delle funzioni aziendali per massimizzare l'efficienza, ridurre i costi e garantire operazioni senza intoppi. Secondo un rapporto di Markets and Markets , la dimensione del mercato globale dell'automazione dei processi aziendali dovrebbe raggiungere i 19,6 miliardi di dollari entro il 2026 da 9,8 miliardi di dollari nel 2020, crescendo a un CAGR del 12,2%.

Vari fattori, come le aziende che pianificano la migrazione della propria infrastruttura IT al cloud , l'aumento della continuità aziendale e il miglioramento delle operazioni aziendali, hanno portato all'ampia adozione del BPA in tutte le organizzazioni.

Nel seguente articolo, discuteremo i vantaggi della metodologia di automazione dei processi aziendali insieme ai passaggi per implementare l'automazione nei processi aziendali.

Ma prima di entrare nel merito, comprendiamo innanzitutto le differenze tra l'automazione dei processi aziendali e l'automazione dei processi robotici per avere più chiarezza sul concetto.

Quindi, senza ulteriori indugi, tuffiamoci!

BPA vs RPA: qual è la differenza?

L'automazione dei processi aziendali viene spesso confusa con l'automazione dei processi robotici, ma entrambe sono distinte a modo loro. Tuttavia, si completano a vicenda e possono aiutarti a implementare senza problemi la trasformazione digitale a livello aziendale .

Con l'automazione dei processi robotici , gli utenti di software creano robot o bot software in grado di apprendere, imitare e quindi eseguire processi aziendali basati su regole. L'automazione RPA consente agli utenti di creare bot osservando le azioni digitali umane. Ogni bot è progettato per una singola attività specifica.

Ad esempio, è possibile creare un bot per accedere a un sistema, copiare i dati e quindi incollarli in un foglio di calcolo.

BPA, d'altra parte, è un approccio olistico per ottimizzare e automatizzare i processi aziendali dall'inizio alla fine. BPA è una soluzione end-to-end per automatizzare interi processi aziendali e RPA è un complemento a un solido approccio BPA. Inoltre, BPA offre una gamma di funzionalità non presenti in RPA. Questi includono funzionalità che migliorano la collaborazione e forniscono dati e approfondimenti sulle prestazioni dei processi.

Ora che abbiamo esaminato le differenze chiave tra RPA e BPA, comprendiamo ulteriormente in che modo il BPA sta avvantaggiando le aziende e perché è un approccio ideale quando si cerca di automatizzare i processi manuali.

Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

In questa sezione, discuteremo i principali vantaggi dell'automazione nel business e come può migliorare l'efficienza complessiva della tua organizzazione.

Costi ridotti

Quando i processi aziendali vengono eseguiti manualmente, una quantità significativa di risorse viene sprecata e c'è una maggiore possibilità di inefficienze. Secondo un rapporto , le organizzazioni perdono il 20-30% delle loro entrate ogni anno a causa di processi inefficienti. Il passaggio dai processi manuali a quelli automatizzati consente di ridurre al minimo gli errori. In questo modo, non è necessario spendere tempo e denaro per risolvere i problemi. Inoltre, le risorse vengono utilizzate in modo ottimale e gli sprechi vengono eliminati.

Generali, uno dei principali operatori assicurativi europei, è uno dei migliori esempi di automazione dei processi aziendali . È passato da processi cartacei che costavano loro tempo e denaro a processi aziendali automatizzati. Ciò ha ridotto della metà i tempi di sottoscrizione di attività complesse e risparmi fino al 90% grazie ai processi riutilizzabili.

Esperienza cliente migliorata

Uno dei vantaggi più interessanti del BPA è il suo impatto positivo sui tuoi clienti , sulla loro esperienza con la tua attività e sul modo in cui li servi.

Con BPA in atto, puoi rispondere ai clienti in modo efficiente e veloce, rispettando il tempo dei tuoi clienti e rispondendo con successo alle loro richieste e domande allo stesso tempo.

Ciò che prima richiedeva diverse ore o addirittura giorni, ora richiede solo pochi minuti. Questo, ovviamente, può essere applicato a qualsiasi numero di interazioni con i clienti, inclusa l'elaborazione degli ordini.

Ciò migliorerà la reputazione della tua azienda tra il tuo pubblico attraverso un passaparola positivo e recensioni online più forti.

Miglioramento dell'efficienza operativa

L'implementazione di software per l'automazione dei processi aziendali comporta una serie di vantaggi operativi. Per cominciare, i processi automatizzati sono in gran parte manuali, il che significa che non è necessario assicurarsi personalmente che un'attività nel processo stia procedendo a quella successiva.

Inoltre, l'automazione dei processi aziendali consente anche di identificare e correggere errori e colli di bottiglia nei flussi di lavoro. Ciò contribuisce a una maggiore efficienza complessiva del processo.

Ad esempio, Adidas ha implementato un software di automazione dei processi aziendali per standardizzare i propri processi e automatizzare vari dipartimenti, tra cui finanza, marketing, eCommerce e vendita al dettaglio. L'iniziativa di grande successo ha ridotto di due terzi il time to market rispetto al tradizionale sviluppo interno e ha aumentato del 60% l'efficienza operativa.

Visibilità e trasparenza

Con l'automazione, la visibilità dei processi all'interno dell'organizzazione può essere migliorata attraverso dashboard personalizzabili. Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) stabiliti possono essere facilmente monitorati per più processi. Report approfonditi sulle prestazioni dei processi possono fornire preziose informazioni sulle aree che necessitano di miglioramenti.

L'automazione facilita anche la trasparenza nei processi aziendali. Questo aiuta i team a rimanere informati sui compiti assegnati e incoraggia la responsabilità.

Ad esempio, una società di gestione patrimoniale globale, Insight Investment voleva documentare, scoprire e digitalizzare i processi aziendali per creare trasparenza. Utilizzando dashboard personalizzabili per visualizzare i dati, hanno creato le basi di un sistema di reporting che riduce la complessità, fornisce visibilità al senior management e rende più affidabile il trasferimento del lavoro.

Miglioramento del morale dei dipendenti

Un vantaggio chiave della metodologia di automazione dei processi aziendali è il morale dei dipendenti più alto. Con l'automazione, i dipendenti possono svolgere il lavoro in modo efficiente senza attriti. Le approvazioni sono più veloci, il che significa che i team non devono perdere tempo ad aspettare e ricordare ai manager.

La trasparenza nei processi aiuta gli high performer a ottenere il riconoscimento che meritano. La larghezza di banda liberata dall'automazione può motivare i dipendenti a innovare e migliorare il modo in cui viene svolto il lavoro.

Ora che abbiamo capito cos'è l'automazione dei processi aziendali e abbiamo esaminato i principali vantaggi insieme agli esempi di automazione dei processi aziendali, è tempo di approfondire i casi d'uso chiave dell'automazione dei processi aziendali .

Applicazioni chiave dell'automazione dei processi aziendali

I casi d'uso dell'automazione dei processi aziendali possono coprire un'ampia gamma di aree operative, dalle assunzioni all'approvazione del budget, alle vendite e al marketing. Diamo un'occhiata ad alcuni di questi più da vicino.

Reclutamento e risorse umane

Reclutamento e risorse umane sono le aree chiave che richiedono automazione a causa del numero di processi e scartoffie che devono essere gestiti.

L'onboarding e il reclutamento sono spesso un processo noioso e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, con l'implementazione dell'automazione, le modalità di lavoro manuali, come la pubblicazione di annunci di lavoro o l'esecuzione di conformità per i nuovi dipendenti, possono essere automatizzate.

Le risorse umane sono un altro dipartimento che richiede molte attività burocratiche manuali, molte delle quali possono essere automatizzate. Alcune di queste attività includono il monitoraggio della scheda attività dei dipendenti, i colloqui di uscita, la gestione delle prestazioni e altro ancora. Il tempo risparmiato dall'automazione dei processi aiuterà il personale delle risorse umane a concentrarsi su compiti più importanti. I team delle risorse umane potrebbero gestire in modo più efficace la formazione, la cultura e il benessere dei dipendenti.

Elaborazione fatture

Tenere traccia di fatture enumerabili può essere estenuante e causare errori se gestito manualmente. Con BPA, puoi automatizzare l'elaborazione delle fatture e garantire pagamenti tempestivi per i tuoi fornitori. Ciò ridurrà anche l'errore umano e l'imprecisione nel processo di pagamento.

Con l'automazione, puoi risparmiare molto tempo per il tuo team di account e può concentrarsi su attività ad alta priorità come il processo decisionale e le previsioni di budget.

Ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto svolgono un ruolo cruciale nel processo di approvvigionamento generale. Consentono alle organizzazioni di acquistare beni e servizi di cui hanno bisogno per operare. Tuttavia, questo processo è impantanato dai moduli fisici e dall'immissione manuale dei dati. I dipendenti trascorrono la maggior parte delle loro ore ogni settimana in attività ripetitive come la compilazione degli stessi ordini di acquisto.

Con l'aiuto del software di automazione dei processi aziendali , puoi semplificare l'intero processo. Puoi digitalizzare i moduli dell'ordine di acquisto e persino collegarli a un database SQL per estrarre le informazioni sui clienti.

Reclami spese

La gestione manuale della rendicontazione delle spese comporta tempi di elaborazione più lunghi e lascia l'organizzazione vulnerabile alle frodi sulle spese. Ad esempio, i dipendenti possono gonfiare o fare affermazioni falsificate. Con BPA crei un flusso di lavoro automatizzato in grado di semplificare ogni passaggio e ridurre il rischio di errore umano.

I dipendenti possono compilare rapidamente moduli elettronici e persino includere ricevute. Una volta inviata una nota spese, il modulo viene indirizzato automaticamente al proprio manager, che può quindi esaminarlo immediatamente.

Durante questo processo, i dipendenti possono tenere traccia delle proprie note spese. Il processo automatizzato garantisce inoltre che i dipendenti ricevano il rimborso in tempo e riduce le frodi sulle spese poiché esiste una pista chiara.

Approvazioni di bilancio

Le approvazioni del budget sono documenti essenziali quando si tratta di pianificazione finanziaria. Consentono alle organizzazioni di gestire efficacemente i propri budget e pianificare il futuro. Tuttavia, la gestione manuale delle approvazioni del budget può essere noiosa e dispendiosa in termini di tempo, soprattutto per il team finanziario che deve esaminarle e approvarle.

Utilizzando il software di automazione, puoi creare facilmente moduli personalizzati per l'approvazione del budget. Puoi anche utilizzare il software per creare un flusso di lavoro automatizzato che instrada tutti i moduli agli approvatori giusti.

Vendite e marketing

Un'altra area importante che trarrebbe enormi benefici dalle soluzioni di automazione dei processi aziendali è la vendita e il marketing. Se i rappresentanti di vendita e le soluzioni BPA funzionano insieme, possono migliorare l'allocazione delle risorse, le previsioni di vendita, le attività amministrative e altro ancora. I rappresentanti di vendita possono concentrarsi maggiormente sul cliente aumentando il tempo di contatto con il cliente e l'esperienza del cliente .

Le soluzioni di automazione dei processi aziendali, se applicate ai dipartimenti di marketing, hanno un enorme potenziale nell'email marketing e nella gestione dei lead. Offre convenienza economica e fornisce i risultati aziendali desiderati. Aiuta anche con il lead nurturing, l'acquisizione di lead, la qualificazione dei lead e il punteggio dei lead. Inoltre, aiuta anche con risposte automatiche/assistenza clienti.

Richieste di ferie

I dipendenti possono presentare richieste di permessi a causa di emergenze personali o malattie. Gestire queste richieste può essere piuttosto difficile con moduli fisici o e-mail. Con BPA, puoi semplificare questo processo e rendere più facile per i dipendenti inviare richieste di permesso. Questo dà visibilità al processo, accelerando così le approvazioni.

Inoltre, disporre di una procedura per le richieste di ferie è importante affinché i dirigenti compensino i dipendenti in modo appropriato.

Preventivi di prezzo

Quando i potenziali clienti chiedono un preventivo, significa che sono molto interessati a fare affari con te. Ma richiedono comunque informazioni dettagliate sui prezzi per aiutarli a prendere una decisione informata. Qualsiasi ritardo in questo processo può potenzialmente costarti un potenziale cliente.

Il tuo team di vendita può mettere insieme rapidamente preventivi di prezzo utilizzando il software BPA e inviarli automaticamente a un manager per la revisione.

L'automazione delle quotazioni può aiutare a creare un'ottima prima impressione sui clienti. Tutto quello che devi fare è semplicemente inviare un link al preventivo ai tuoi clienti e loro possono firmare il documento immediatamente, senza dover affrontare e-mail avanti e indietro.

Passaggi per implementare l'automazione dei processi aziendali

Secondo un sondaggio , il 75% delle organizzazioni ritiene che il BPM e le tecnologie abbiano aiutato la propria organizzazione a raggiungere i propri obiettivi. Inoltre, il 73% riferisce che il livello di interesse della propria organizzazione per BPM è cresciuto in modo modesto o rapido negli ultimi anni.

Queste statistiche dimostrano come le organizzazioni di tutto il mondo stiano passando all'automazione per migliorare la propria produttività e migliorare i propri processi aziendali.

In questa sezione, abbiamo elencato alcuni passaggi che ti aiuteranno a implementare con successo l'automazione dei processi aziendali nella tua organizzazione.

Quindi, entriamo subito in quello.

Identifica le attività ripetitive

Il primo passaggio quando si opta per i servizi di automazione dei processi aziendali consiste nell'identificare le attività ripetitive e le aree dell'azienda che potrebbero avere opportunità di miglioramento.

Per identificare tali aree e problemi, è fondamentale una profonda comprensione del business. L'opzione migliore sarebbe quella di creare una rappresentazione visiva del flusso di lavoro corrente con l'aiuto di diagrammi di flusso. Questo ti aiuterà a capire meglio la tua attività e a identificare le attività ripetitive.

Questo è un passaggio fondamentale che deve essere svolto in stretta collaborazione con gli utenti effettivi del processo e le principali parti interessate.

Dovresti anche considerare i vantaggi netti dell'automazione dei processi aziendali in termini di risparmio effettivo sui costi e risparmio di tempo. Ciò contribuirà a presentare un chiaro business case per supportare l'automazione di questi processi aziendali.

Definisci i tuoi obiettivi

Il passaggio successivo consiste nel definire gli obiettivi e gli obiettivi aziendali utilizzando il flusso di lavoro corrente come benchmark. Il tuo obiettivo potrebbe essere automatizzare le attività quotidiane come la composizione e l'invio di e-mail, la notifica ai membri del team o l'aggiornamento degli stati delle attività.

Potresti anche volere che la tua forza lavoro si concentri maggiormente sugli approfondimenti e sull'ottimizzazione dei processi invece di dedicare molto tempo all'immissione dei dati.

Potrebbe essere qualsiasi cosa, ma dovresti essere in grado di giustificare come verranno raggiunti i tuoi obiettivi utilizzando l'automazione e come li misurerai e terresti traccia delle tue prestazioni.

Scegli la giusta soluzione di automazione

Non devi spendere milioni di dollari in software di codifica personalizzati per automatizzare i processi aziendali. Sul mercato sono disponibili numerosi servizi di automazione dei processi aziendali e servizi di analisi dei dati che possono aiutare le aziende a progettare e automatizzare i processi aziendali. Scegli un software o fatti realizzare un software personalizzato che sarà l'ideale per la tua organizzazione. Richiedi una demo ed esplora come gli strumenti di automazione possono supportare gli obiettivi aziendali.

In base alle tue esigenze specifiche, puoi selezionare da tre a cinque fornitori e quindi eseguire un'analisi comparativa per selezionare quello migliore. Assicurati che il software selezionato sia semplice e intuitivo e facilmente adattabile dai tuoi utenti.

Formare gli utenti

Dopo aver implementato lo strumento di automazione nella tua organizzazione, il passaggio successivo consiste nel formare la forza lavoro all'utilizzo del nuovo software.

Qualsiasi nuovo cambiamento apportato dalla direzione incontra solitamente resistenza da parte dei dipendenti poiché lo trovano non necessario. Quindi, è imperativo includere gli utenti finali fin dal primo passaggio stesso. Rendili partecipi delle tue discussioni in modo che possano comprendere meglio il processo e condividere le loro idee e feedback.

Fornire un chiaro percorso di transizione dal processo manuale esistente al nuovo sistema automatizzato e fornire loro una formazione adeguata contribuirebbe notevolmente al successo di questa transizione.

Tieni traccia dei tuoi progressi

Una volta che sei operativo sul tuo nuovo sistema automatizzato, è importante continuare a tenere traccia dei KPI e migliorare il sistema di flusso di lavoro.

I tuoi utenti forniranno un prezioso feedback sul processo; assicurati di implementare quel feedback per risolvere i problemi e migliorare il flusso di lavoro corrente.

Il monitoraggio e la misurazione continui del flusso di lavoro automatizzato aiuteranno a identificare i colli di bottiglia e suggeriranno aree di miglioramento. La valutazione continua del flusso di lavoro appena aggiornato aiuterà il tuo team a diventare più efficiente.

Pensieri finali

L'automazione del processo aziendale può aiutare un'azienda a passare da una crescita lineare a una più rapida. Dalla gestione dell'inventario all'onboarding del personale e alla digitalizzazione dei processi principali, scoprirai che i sistemi automatizzati semplificati eliminano l'elaborazione manuale a favore di operazioni fluide e prive di errori.

Se stai cercando di ridurre i costi di processi manuali ingombranti e semplificare i tuoi processi aziendali, puoi contattare una rinomata società di sviluppo software di intelligenza artificiale come Appinventiv. Appinventiv è pienamente abile nella gestione di tutte le tecnologie complesse necessarie per automatizzare i processi aziendali in modo efficiente.

Ad esempio, di recente abbiamo aiutato una banca globale ad automatizzare i propri processi bancari utilizzando l'intelligenza artificiale e le tecnologie di apprendimento automatico. Le nostre soluzioni di automazione aziendale li hanno aiutati a gestire attività complesse come la risoluzione dei reclami dei clienti in tempo reale e la segnalazione di casi di carte di credito rubate.

L'automazione ha portato ad un aumento del tasso di fidelizzazione dei clienti del 20% e una riduzione dei processi manuali del 35%.

Quindi, se hai bisogno di aiuto per automatizzare i tuoi processi aziendali, puoi contattarci . I nostri esperti offriranno una soluzione completa, conveniente e facile da usare. Ti guideranno anche attraverso le importanti funzionalità dell'automazione dei processi aziendali che puoi includere nel tuo software.