Perché la comunicazione con il cliente è la chiave per una collaborazione di successo

La comunicazione è essenziale in ogni aspetto della vita, e questo è particolarmente vero quando si tratta di gestire i tuoi clienti come libero professionista. In effetti, una buona comunicazione con il cliente è una delle chiavi più grandi (se non la chiave più grande ) per realizzare con successo gli obiettivi dei tuoi progetti e costruirti una reputazione positiva nel tuo settore.

Se sei un libero professionista, la qualità del tuo lavoro e la reputazione che guadagnerai per le tue prestazioni sono entrambe interamente nelle tue mani.

Puoi comunicare ai tuoi clienti che sei fiducioso nelle tue capacità e hai il controllo di qualsiasi progetto su cui stai lavorando aderendo alle loro esigenze e comunicando con loro in ogni fase del processo.

Una comunicazione chiara con i clienti riduce al minimo i rischi di incomprensioni, errori e ritardi, mentre mette a proprio agio le menti dei tuoi clienti aiutando a infondere fiducia in te e nei tuoi servizi. Ecco cosa devi sapere su una buona comunicazione con i clienti e perché è così importante, in particolare con i progetti freelance.

Ecco perché la comunicazione con il cliente è importante

Ci sono dozzine di ragioni per cui comunicare in modo chiaro con i tuoi clienti è essenziale per completare progetti di alta qualità che soddisfino le loro aspettative. Comunicazione corretta con il cliente:

• Garantisce un processo fluido e facile dall'inizio alla fine, privo di problemi di comunicazione, frustrazione e inutili ritardi.
• Ti consente di presentarti come un professionista esperto che ha una gestione dei compiti che scegli di assumere.
• Ti aiuta a gestire le aspettative dei tuoi clienti nei tuoi confronti e a soddisfarle ove possibile.
• Imposta il ritmo e il tono per il progetto in corso.
• Consente di suggerire valide alternative a parti del progetto pianificato che potrebbero non produrre il risultato desiderato.
• Ti dà la reputazione di essere schietto, onesto e trasparente riguardo alle tue capacità, ai prezzi, all'etica del lavoro e ai limiti professionali.
• Consente di comunicare in modo efficace gli obiettivi del progetto e i KPI a qualsiasi membro del team in outsourcing o VA (assistenti virtuali).
• Ti consente di valutare accuratamente le esigenze e i requisiti dei tuoi clienti e di gestirli con empatia e diplomazia.
• Ti dà la possibilità di individuare le bandiere rosse e rifiutare educatamente i clienti che potrebbero controllare eccessivamente durante la realizzazione del loro progetto.
• Ti consente di scoprire esattamente quando e con quale frequenza i tuoi clienti vorrebbero che li contattassi con aggiornamenti su un progetto.
• Facilita interazioni amichevoli, piacevoli e confortevoli e un forte rapporto di lavoro tra te e i tuoi clienti.

È risaputo tra i freelance che è molto più facile mantenere e lavorare con i clienti esistenti piuttosto che generarne di nuovi. Una corretta comunicazione con i clienti ti aiuterà a fidelizzare i tuoi clienti, incoraggiarli a costruire aspettative realistiche sulle tue capacità e capacità e mantenerli soddisfatti del tuo lavoro.

Una comunicazione inadeguata potrebbe purtroppo allontanare i tuoi clienti e riportare la tua attività al punto di partenza.

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10 suggerimenti per una comunicazione di successo con il cliente

1. Sviluppare un protocollo di onboarding del cliente

Puoi definire le aspettative dei tuoi clienti all'inizio dei tuoi progetti e assicurarti che tutte le parti coinvolte abbiano obiettivi e aspettative chiaramente definiti creando un processo di inserimento dei clienti per la tua attività freelance.

Lo sviluppo di un pacchetto di benvenuto per i clienti è un ottimo modo per garantire che l'esperienza ricevuta dai clienti sia coerente, prevedibile e affidabile, indipendentemente dal progetto in corso. Questo è un ottimo modo per accogliere i clienti nel tuo portafoglio dando loro la possibilità di esplorare il tuo processo al proprio ritmo.

Consegnare un pacchetto di benvenuto chiarirà tutte le domande comuni che i tuoi clienti potrebbero avere, ma potrebbero non aver avuto il tempo o le conoscenze per chiederti durante la consultazione iniziale del progetto.

2. Rimani trasparente a ogni livello

La trasparenza è la chiave per mantenere buone pratiche di comunicazione con i clienti e creare fiducia tra te e i tuoi clienti. Dovresti rimanere onesto e trasparente in ogni fase dei progetti su cui lavori, dalla fornitura di guide ai prezzi alla fornitura ai tuoi clienti di tempi di lavoro e date di consegna.

Sii onesto sui potenziali ritardi e comunica direttamente con il tuo cliente quando hai bisogno di tempo o risorse aggiuntivi per completare un lavoro.

3. Comunica spesso

I tuoi clienti apprezzeranno sempre un tuo aggiornamento, anche se non sono ancora emersi sviluppi importanti dal tuo lavoro.

Puoi fornire aggiornamenti tempestivi a intervalli regolari facendo sapere ai tuoi clienti che stai lavorando sodo sui loro progetti e che sei sulla buona strada per raggiungere il traguardo o la scadenza successiva come discusso. Gli esperti consigliano di inviare questi aggiornamenti una volta alla settimana.

Prometti di tenerli aggiornati in futuro e, come sempre, assicurati di informarli immediatamente anche di eventuali problemi o ritardi che incontri.

4. Usa un linguaggio accessibile

È meglio evitare il gergo legale o di settore ad alta potenza quando si resta in contatto con i clienti.

Usa invece un linguaggio semplice e professionale e accogli qualsiasi domanda che potrebbero avere sul tuo processo o sulle tue corrispondenze. Dovresti fare in modo di prevedere e rispondere alle domande dei tuoi clienti in modo preventivo, ove possibile.

Dopo gli incontri con i tuoi clienti, invia loro un messaggio riassumendo ciò di cui hai discusso e fornendo preziose informazioni sulla fase successiva del tuo progetto.

Spiega loro esattamente come intendi procedere e dai loro l'opportunità di richiedere modifiche ai piani che hai discusso con loro in precedenza, entro limiti ragionevoli.

5. Rimani professionale, ma riconoscibile

Ci sono pochissime persone che apprezzano le interazioni fredde e robotiche. Ovviamente, devi rimanere sempre professionale quando gestisci i tuoi clienti, ma lavora per assicurarti che si sentano a proprio agio nell'interazione con te.

Stabilisci con loro un rispettoso legame umano e sarai più in grado di creare e mantenere un rapporto di lavoro reciprocamente vantaggioso.

6. Rimani fedele alla tua missione e al tuo stile di lavoro personale

La tua missione come libero professionista dovrebbe essere chiara in tutto ciò che fai, e questo vale anche per la comunicazione con i clienti. La tua corrispondenza scritta con i tuoi clienti dovrebbe includere frasi e termini essenziali che riflettano il tuo stile di lavoro personale e la tua etica.

Prendi in considerazione l'utilizzo di termini come "avanzato", "personalizzato", "degno di fiducia" e "avanguardia" nelle tue comunicazioni per trasmettere le tue migliori qualità e capacità.

7. Usa i giusti mezzi di comunicazione

Alcuni canali di comunicazione sono più adatti a situazioni specifiche rispetto ad altri. Dovrai considerare il modo migliore per fornire notizie e aggiornamenti ai tuoi clienti. Alcuni metodi di comunicazione popolari includono e-mail, messaggi istantanei, telefonate, SMS, lettere personali e fax.

Il trucco per scegliere il giusto canale di comunicazione di solito risiede nelle preferenze individuali del cliente. Alcuni clienti potrebbero preferire un aggiornamento rapido sotto forma di un messaggio WhatsApp, mentre altri apprezzerebbero un mezzo più professionale come l'e-mail.

Se non sei sicuro di quali canali i tuoi clienti si sentirebbero più a loro agio, non esitare a chiedere loro quando e come vorrebbero che ti mettessi in contatto. Questo mostra che vuoi connetterti con loro in un modo con cui anche loro si sentono più a loro agio.

8. Crea programmi di contatto personalizzati

Parlando di mantenere i contatti con i clienti, puoi adottare più misure per assicurarti di comunicare in modo efficace e regolare con loro creando un programma di contatti con il loro contributo.

Siediti con ciascuno dei tuoi clienti e chiedi loro quanto spesso desiderano aggiornamenti e rapporti sullo stato di avanzamento, quali orari del giorno si adattano meglio a loro e i metodi di comunicazione preferiti, come menzionato sopra.

Potrebbe essere necessario uscire dalla tua zona di comfort per soddisfare le loro esigenze se desiderano telefonare su base settimanale e preferisci corrispondere tramite messaggio istantaneo. Ma tra i lati positivi, questo potrebbe aiutarti a far crescere le tue capacità di comunicazione interpersonale e diventare un libero professionista più accomodante.

9. Lascia che i tuoi clienti prendano il comando

Potresti essere l'esperto in questo scenario, ma i tuoi clienti ti pagano per completare un'attività in base alle loro specifiche. Ciò significa che devi essere consapevole di come comunichi la tua esperienza e di come hai il controllo sui progetti che intraprendi. Se sei troppo invadente o assertivo, potresti rischiare di allontanare i tuoi stimati clienti.

Sii presente e attento durante le comunicazioni, ma lascia che i tuoi clienti prendano le redini per la maggior parte. Non interrompere quando parlano e consenti loro di darti un'idea chiara di cosa si aspettano dal tuo rapporto di lavoro.

Fai domande se ritieni che ci sia qualcosa che hanno menzionato su cui vorresti chiarezza.

10. Tieni traccia delle tue prestazioni

Se stabilisci obiettivi o aspettative in termini di comunicazione, è fondamentale attenersi ad essi. Se hai un assistente virtuale, fornisci loro un feedback e fagli sapere come possono migliorare le loro prestazioni.

Se sei tu a comunicare con i clienti, valuta le tue strategie e sii onesto sulle aree che devi affrontare per perfezionare le tue strategie di comunicazione.

Come migliorare la comunicazione con i tuoi clienti

Se stai lottando per ottimizzare l'approccio alla comunicazione con il cliente, il tuo primo passo per risolvere questo problema dovrebbe essere diagnosticare i problemi che stai riscontrando.

Il tuo processo di comunicazione ostacola una comunicazione chiara?
I canali di comunicazione che hai scelto sono meno ottimali di quanto pensavi fossero?
I clienti con cui lavori sono difficili da comunicare?

Capire cosa sta ostacolando la tua capacità di comunicare in modo chiaro ti consentirà di sviluppare strategie per migliorare il tuo approccio.

Trattare con clienti esigenti

Se sospetti che i tuoi clienti siano la fonte delle tue sfide, è una buona idea eliminare i clienti potenzialmente incompatibili fin dall'inizio. Questa guida ti aiuterà a individuare le bandiere rosse e a trovare i clienti con cui puoi lavorare a un livello più armonioso.

La verità è che i clienti che non sono disposti a seguire il tuo processo probabilmente non si sentiranno soddisfatti del risultato finale dei tuoi sforzi. Potresti incontrare regolarmente disaccordi con loro durante il tuo progetto e, in molti casi, potresti non essere affatto d'accordo su un percorso da seguire. In questi casi, è meglio rifiutare del tutto questi clienti con rispetto.

Mantieni i confini fissi e una comunicazione chiara fin dal primo giorno con ogni cliente con cui lavori. Chiarire che non scenderai a compromessi sul tuo processo e che disponi dell'esperienza necessaria per completare l'attività in modo soddisfacente.

Tu sei l'esperto, non loro!

Se lasci che un cliente detti il ​​flusso del tuo processo e ti controlli dall'inizio di un progetto, questa tendenza sarà solo esacerbata con il passare del tempo.

Pratica l'ascolto attivo

Una volta selezionati i clienti giusti, è necessario ascoltare attivamente le loro esigenze per produrre un lavoro che faccia il voto. Chiunque comunichi con i clienti deve rimanere concentrato sulle conversazioni e prendere appunti se necessario.

Devi essere completamente coinvolto nelle discussioni cliente-professionale per comunicare in modo efficace e capire cosa si aspettano da te. Questo farà molto per garantire che il tuo cliente si senta rispettato e apprezzato durante le tue interazioni.

Prendere appunti durante i tuoi incontri iniziali è un ottimo modo per creare un quadro chiaro e accurato di ciò che il tuo cliente vuole che tu ottenga.

Rimani coerente in ogni momento

La coerenza è una regola d'oro non detta per una comunicazione efficace.

La tua prima comunicazione con un cliente stabilisce il tono del rapporto professionale e fissa le aspettative future per entrambe le parti coinvolte.

Mantieni tutte le comunicazioni future allineate al tuo tono originale in modo che i tuoi clienti non si sentano confusi o fuorviati dalla tua corrispondenza. Dovresti mantenere un programma di comunicazione regolare.

Se hai iniziato ad aggiornare il tuo cliente sul suo progetto una volta alla settimana, mantieni tale frequenza di aggiornamento per tutta la durata del progetto. Dovrebbero sentirsi a proprio agio con la quantità di informazioni che offri loro sullo stato di avanzamento dell'attività.

Sii gentile e professionale

Questo può essere ovvio, ma è essenziale usare le buone maniere e l'etichetta quando hai a che fare con i tuoi clienti. Cortesie di base come dire "per favore", "grazie" e "cordiali saluti" nella comunicazione con il cliente faranno miracoli nel mantenere amichevole il tuo rapporto professionale.

Mantieni le comunicazioni con i clienti tra l'orario lavorativo (dalle 9:00 alle 17:00, dal lunedì al venerdì) a meno che non indichino diversamente.

Se i tuoi clienti risiedono in fusi orari diversi, controlla l'ora nella loro posizione e assicurati che sia un momento appropriato per contattarli prima di farlo. Nessuno apprezza una sveglia alle 3 del mattino, anche se è di un libero professionista ben intenzionato che sta cercando di fornire un feedback.

Non fare supposizioni

Non dovresti mai esitare a porre ai tuoi clienti domande sulle loro esigenze quando ne senti il ​​bisogno. Anche se le risposte potrebbero sembrare ovvie.

Controlla sempre e ricontrolla ciò che il cliente ti chiede di fare prima di andare avanti. Potresti avere idee diverse sulle aspettative e su ciò che è richiesto. Questo aiuta ad eliminare la possibilità di incomprensioni e frustranti ritardi di progetto.

Allo stesso modo, devi rispondere a ogni domanda che il tuo cliente ti pone, non importa quanto minore. Assicurati di chiedere loro se hai risposto adeguatamente alle loro domande e dai loro la possibilità di chiarire eventuali risposte di cui non sono sicuri.

Fornisci suggerimenti professionali su approcci alternativi a ciò che il cliente suggerisce se ritieni che possano produrre risultati migliori in linea con le sue richieste.

Non lasciare mai i tuoi clienti in sospeso

A nessuno piace essere fantasma, ma quando si tratta di trattare con i clienti, non rispondere è un grave passo falso professionale. Segui i tuoi clienti il ​​prima possibile e rispondi alle loro domande in modo conciso, rispettoso e dettagliato.

In questo modo gli farà sapere che stai dando la priorità al loro progetto e che puoi portare a termine. Riporta frequentemente lo stato di un lavoro in modo che tutti rimangano sulla stessa pagina e facciano assicurazioni piuttosto che promesse ferme, a meno che tu non sia sicuro di poterlo mantenere.

Chiedi feedback ai tuoi clienti

Se sei ancora incerto sull'efficacia del tuo approccio alla comunicazione con i clienti, perché non chiedi ai tuoi clienti cosa ne pensano?

Potrebbero avere un feedback prezioso da offrire e fornire consigli utili su come migliorare il tuo stile di comunicazione o la frequenza.

È una buona idea chiedere ai tuoi clienti di rivedere le funzionalità aggiunte non appena vengono implementate. Spiega loro esattamente dove trovare il nuovo lavoro e come possono testarlo o valutarlo.

Ciò renderà più facile per il cliente trovare e capire ciò che deve rivedere e darà anche una direzione più chiara al tuo lavoro futuro con loro.

Tieni le chiavi per sbloccare il successo

Trasparenza, fiducia e apertura sono le chiavi per una comunicazione di successo con il cliente.

Come libero professionista, devi lavorare per perfezionare le tue capacità di parlare e ascoltare, capire i dettagli della gestione dei tuoi clienti e comunicare chiaramente il tuo processo di lavoro. In questo modo, manterrai i tuoi clienti soddisfatti e soddisferai le loro aspettative sui tuoi servizi.

Ogni cliente e ogni progetto è unico. Pertanto, ti consigliamo di personalizzare il tuo approccio in base alle preferenze e alle complessità di ogni attività e cliente che gestisci.

Comunicare in modo onesto e frequente può fare miracoli per la tua azienda. Ti aiuterà a mantenere i clienti ben pagati e ad attirarne di nuovi attraverso i referral e una fantastica reputazione nel settore.

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