12 Problemi comuni di pianificazione dei dipendenti e loro soluzioni

La pianificazione dei dipendenti è facilmente uno dei compiti più impegnativi che i manager e gli imprenditori devono affrontare. Tra il dover destreggiarsi tra il personale con varie esigenze di pianificazione, richieste di permessi e diversi set di competenze, la pianificazione può richiedere molto tempo.

Non c'è da meravigliarsi se molti manager faticano a creare un programma di lavoro equo ed equilibrato. La pianificazione dei turni è un compito piuttosto arduo da mantenere.

Soprattutto se stai ancora creando manualmente la pianificazione dei dipendenti, ti apri a problemi di pianificazione, errori e insoddisfazione dei dipendenti.

La programmazione manuale, secondo la ricerca, provoca:

• Il 20% del tempo di un manager viene sprecato nella creazione del programma di lavoro
• Il 174% di fatturato in più si verifica a causa di errori nella creazione manuale della pianificazione
• Ogni anno vengono sprecate 140 ore creando un programma di lavoro manuale

La morale della storia? Utilizzare una soluzione digitale come il software di pianificazione dei dipendenti.

Automatizzando la pianificazione, sei in grado di fornire risultati coerenti, sperimentare meno errori, ridurre i costi, massimizzare la produttività dei dipendenti e aumentare la soddisfazione generale dei dipendenti.

Vantaggi della pianificazione automatizzata

• Visibilità completa sulla disponibilità di ogni dipendente
• Evita gli straordinari e le limitazioni
• Semplifica la comunicazione
• Programmazione più efficiente
• Risparmia tempo e denaro
• Delega di attività senza stress
• Minori tassi di rotazione
• Operazioni quotidiane semplificate

A questo punto, probabilmente hai imparato che creare un programma corretto ed equo che renda felici te e i tuoi dipendenti è un lavoro a tempo pieno.

Comprensibilmente, molti proprietari e gestori sono perplessi, ma per ogni problema c'è una soluzione.

Programmazione dell'ultimo minuto

Lasciare le cose all'ultimo minuto non è mai una buona idea. Secondo Forbes, il manager dovrebbe rendere disponibile l'elenco dei dipendenti il ​​prima possibile perché “questo può mettere in difficoltà i dipendenti, dovendo scegliere tra responsabilità personali e lavoro. Altre aziende cambieranno orari in un attimo, il che può causare molti problemi anche ai dipendenti”. I manager devono tenere conto dell'equilibrio tra lavoro e vita privata dei propri dipendenti.

Assicurati di pianificare i tuoi orari dei turni con largo anticipo per dare a tutti la possibilità (dirigenti inclusi) di assimilare l'elenco e assicurarti che siano disponibili al lavoro. Si consiglia almeno 2 settimane di anticipo e assicurati di essere coerente. Per evitare ulteriori problemi di pianificazione, controlla se il tuo stato ha leggi per la creazione di orari in anticipo per assicurarti di rimanere conforme.

La pianificazione con largo anticipo può creare mal di testa, ma non così tanti quanto dover rivedere completamente un programma già pubblicato.

Per renderlo il più semplice possibile, utilizza un modello di pianificazione che deve solo essere modificato in base alle esigenze dell'azienda e alla disponibilità dei dipendenti.

Mancanza di tecnologia adeguata

I manager che usano ancora carta e penna per creare e distribuire l'elenco dei dipendenti non solo stanno rendendo la loro vita un milione di volte più difficile, ma sono inclini a problemi di pianificazione e problemi di comunicazione. Peggio ancora, tonnellate di chiamate e messaggi avanti e indietro richiedono tempo, sono inefficienti e possono portare ad altri problemi come messaggi inappropriati e mancanza di separazione tra lavoro e vita.

Siamo nel 21° secolo e la tecnologia ha reso la vita dei manager molto più facile. Con un software di pianificazione dei dipendenti potente e facile da usare come Connecteam, puoi semplificare i problemi di pianificazione e ottimizzare la comunicazione.

• Crea orari dei dipendenti completamente personalizzabili in pochi minuti con funzionalità avanzate come trascinamento della selezione, turni ricorrenti, pianificazione di avvisi di conflitto, straordinari, avvisi di limitazione, ecc.
• I manager hanno una supervisione completa della pianificazione e possono garantire che i dipendenti ricevano e abbiano visualizzato la pianificazione con avvisi e notifiche automatizzati.
• I dipendenti possono condividere la loro disponibilità, risparmiando ai manager un sacco di tempo.
• Conferma che i dipendenti sappiano esattamente cosa fare quando arrivano per il loro turno con note di turno, posizioni e file allegati.
• Imposta limiti di cambio turno e consenti solo a determinati dipendenti di accettare turni specifici in base alle loro qualifiche.
• Consenti ai dipendenti di ritirare i turni aperti e di ricevere avvisi automatici per garantire che tutti i turni siano coperti.
• La comunicazione in-app riduce i problemi di comunicazione, le chiamate avanti e indietro e la confusione.
• I gestori controllano in tempo reale chi ha letto o meno i messaggi in-app; sono finiti i giorni dei messaggi o delle chiamate perse.
• Invia messaggi mirati 1:1 o crea gruppi per entrare facilmente in contatto con un team o un dipartimento.

Queste caratteristiche e capacità aumentano l'organizzazione del posto di lavoro e interrompono i problemi di pianificazione prima ancora che si verifichino. È importante preparare la tua azienda al successo investendo in software di pianificazione dei dipendenti. Garantirà una gestione semplificata della forza lavoro.

Confusione dei dipendenti

La confusione tra i dipendenti quando si tratta di turni può verificarsi per molte ragioni, inclusa l'imprevedibilità dei turni e dei cambiamenti dell'ultimo minuto.

Se non c'è coerenza o se le persone si scambiano i turni per capriccio, senza un sistema per tenere traccia di tutto, può creare scompiglio sul posto di lavoro.

Evitare questi problemi di pianificazione è la soluzione migliore, quindi diamo un'occhiata a come farlo.

1. Coerenza : utilizzare un modello di pianificazione come pianificazione ricorrente e apportare modifiche solo quando i dipendenti hanno bisogno di congedo o l'azienda deve apportare modifiche al personale. In questo modo, i dipendenti avranno un preavviso significativo dei turni imminenti e, se è necessario apportare modifiche, è loro responsabilità garantire che il turno sia coperto.
2. Scambio di turno : lo scambio di turno non è necessariamente un problema, ma tenere traccia degli scambi può diventare complicato, quindi i dipendenti non sanno chi è effettivamente programmato alla fine. Utilizzare il software di pianificazione dei dipendenti per eliminare questo problema di pianificazione. Assicurati che i dipendenti possano scambiare i turni solo con altri dipendenti qualificati e richiedano l'approvazione del manager e il programma si aggiornerà automaticamente quando lo scambio sarà approvato.

Sia la creazione di una pianificazione coerente che l'utilizzo di software di pianificazione assicurano che i dipendenti non siano più confusi, in modo che si presentino nel posto giusto e al momento giusto.

Clopen

"Clopen" è un termine coniato dalle parole "chiudere" e "aprire". Significa effettivamente che il tuo dipendente ha l'ultimo turno della giornata e il primo turno il giorno successivo. Ciò potrebbe significare che il tuo dipendente potrebbe lavorare per due turni di fila senza la possibilità di tornare a casa per chiudere gli occhi. Ciò si verifica comunemente negli ospedali, nei ristoranti e in altri stabilimenti aperti 24 ore su 24.

Quindi, come puoi assicurarti che i tuoi dipendenti evitino il temuto clopen? Si riduce alla gestione della pianificazione.

Avere un software di gestione della pianificazione per rilevare problemi di pianificazione come turni in conflitto o troppo ravvicinati. Altrimenti, significa che il manager coinvolto deve avere un occhio attento al clopen durante le proiezioni finali del programma.

Clopens potrebbe verificarsi anche se diversi manager sono responsabili di diverse parti del programma (forse c'è un responsabile del turno notturno e un altro per il giorno). Per evitare questo problema di programmazione e per garantire che il tuo personale sia soddisfatto, è fondamentale che i manager si mettano in contatto tra loro per garantire che i dipendenti abbiano la pausa che meritano. Anche in questo caso, l'installazione del software giusto potrebbe aiutare l'azienda a rilevare questi problemi.

Straordinari fuori controllo

I tuoi dipendenti sono ancora produttivi mentre fanno gli straordinari? Se la risposta è "sì", non è necessario modificare lo status quo.

Tuttavia, gli straordinari possono spesso essere un problema e influire negativamente sulla produttività. È anche un costo aggiuntivo per l'azienda, quindi dovrebbe essere evitato quando possibile.

Se l'azienda richiede lavoro straordinario, assicurati di limitare il numero di ore approvate per gli straordinari in modo che i dipendenti non traggano vantaggio dai vantaggi per gli straordinari. Questo può essere fatto utilizzando un'app di pianificazione. Approva una determinata quantità di straordinari; ciò garantisce anche la conformità del governo poiché le contee richiedono importi diversi di retribuzione in base all'importo degli straordinari.

Programmazione a chiamata

La domanda dei clienti può essere imprevedibile, quindi alcune aziende preferiscono avere dipendenti in stand-by o su chiamata. Questa pratica implica che i dipendenti chiami prima che inizino i loro turni per determinare se sono necessari.

Se il turno è impostato per essere tranquillo, ai dipendenti potrebbe essere detto di non entrare per il loro turno.

Questa pratica è frustrante per i dipendenti in quanto non possono fare piani e anche le autorità di regolamentazione sono sempre più contrarie a questo concetto.

La catena di caffè Starbucks e i rivenditori Gap e Abercrombie & Fitch (A&F) sono solo alcune delle aziende che si sono impegnate a eliminare la pratica.

Sono disponibili soluzioni ai problemi di pianificazione delle chiamate: i manager hanno bisogno di dati per essere in grado di comprendere le tendenze passate ed essere in grado di fare previsioni sulla pianificazione. Il software di pianificazione del lavoro è disponibile per aiutare esattamente in questo, eliminando la necessità di pianificazione su chiamata e aumentando la soddisfazione dei dipendenti.

Distribuzione diseguale dei turni

È comune affidarsi a pochi dipendenti selezionati per svolgere compiti particolari, come chiudere o aprire un negozio. Ci saranno sempre dipendenti preferiti, anche quando cerchi di essere obiettivo.

Ma se non stai attento, potresti inviare il messaggio sbagliato, ad es. che preferisci Susan Smith rispetto agli altri dipendenti o che pensi che John McDonald non sia all'altezza del compito di essere presente quando è il momento di incassare.

Se hai il giusto sistema software rota, puoi evitare del tutto questi scenari. La selezione del giusto software di gestione faciliterà i tuoi problemi di pianificazione e garantirà la conformità alle leggi sul lavoro.

Come proprietario di una piccola impresa, noterai enormi cambiamenti nella soddisfazione dei dipendenti quando ottimizzi la pianificazione in modo che i tuoi dipendenti ottengano i loro turni preferiti tenendo conto anche dell'esperienza, che alla fine aumenta i profitti.

Cambio di turno disordinato

Ci sono pro e contro nel permettere ai lavoratori di scambiarsi i turni.

Consentire ai dipendenti di gestire il proprio tempo può significare meno responsabilità per te, ma se le modifiche non vengono comunicate correttamente, possono causare problemi di pianificazione, inclusi caos e confusione tra i dipendenti.

Gli scambi potrebbero portare i lavoratori a dimenticare i loro nuovi turni, oppure potresti finire in una situazione in cui un dipendente qualificato passa con un dipendente più giovane e c'è una mancanza di lavoratori esperti in servizio.

Ci sono alcune semplici soluzioni per evitare cambi di turno disordinati.

1. È possibile mettere in atto una procedura che richieda ai dipendenti che desiderano scambiare i turni di mettersi in contatto con la direzione per l'approvazione dello scambio di turni.
2. Utilizza un solido software di pianificazione dei dipendenti in cui puoi supervisionare lo scambio dei turni.

Il software di pianificazione, come Connecteam, consente ai dipendenti di scambiare i turni ma solo con altri dipendenti qualificati e richiede l'approvazione del manager. Una volta approvato il cambio turno, il programma viene aggiornato in modo che tutti siano a conoscenza dei cambiamenti e, se qualcuno dovesse dimenticarsi del proprio turno, saprai chi contattare.

Carenza di dipendenti

I problemi di pianificazione sono inevitabili se non hai abbastanza dipendenti per coprire i turni.

Non devi solo avere abbastanza dipendenti per coprire i turni, ma anche per coprire i dipendenti quando qualcuno si ammala o va in vacanza.

Se sei a corto di personale, i clienti riceveranno un servizio peggiore e i dipendenti si sentiranno oberati di lavoro e insoddisfatti.

La soluzione a questo problema sulla carta è piuttosto semplice, assumere più dipendenti a tempo pieno o part-time. Ma la vita non è sempre così semplice. Per molte ragioni, questa potrebbe non essere un'opzione praticabile. Quindi, lavorando con quello che hai, devi trovare un modo per mantenere i clienti soddisfatti e i dipendenti felici.

Puoi utilizzare un software per ottimizzare la forza lavoro che attualmente hai per fare la limonata con i limoni. L'ottimizzazione della gestione della forza lavoro aiuta ad automatizzare i processi, mantenere la conformità e risolvere i problemi aziendali di base.

Assenze dei dipendenti dell'ultimo minuto

Siamo tutti umani e a volte emergono cose che rendono impossibile andare al lavoro.

Forbes osserva che “in media, il 3% dei salariati a tempo pieno è assente dai giorni di lavoro regolarmente. Mentre il 2,1% è assente per malattia o infortunio, lo 0,9% è assente per altri motivi”.

Non stiamo dicendo che le assenze frequenti dei dipendenti dovrebbero essere tollerate, ma se un dipendente non può per qualsiasi motivo farlo andare al lavoro, ciò causa problemi di pianificazione.

Quindi, come risolvere facilmente le assenze dei dipendenti dell'ultimo minuto? Ci sono alcune soluzioni a questo problema di pianificazione.

1. Puoi anche assicurarti che il tuo manuale del dipendente contenga politiche, procedure e conseguenze chiare per le assenze dei dipendenti in modo da evitare il maggior numero possibile di no-show dell'ultimo minuto. Tuttavia, queste politiche non aiuteranno la tua azienda quando un dipendente è malato e non può lavorare. Le politiche non faranno altro che spaventare i dipendenti a chiamare, il che potrebbe creare una situazione di mancata chiamata/mancata presentazione.
2. Potresti assicurarti che ogni turno abbia almeno un dipendente di riserva disponibile a lavorare se un dipendente non è disponibile all'ultimo minuto. Se è necessario un dipendente di riserva, è possibile utilizzare un software per avvisarlo automaticamente di venire al lavoro.

Con il software di pianificazione dei dipendenti, coprire queste assenze dei dipendenti dell'ultimo minuto sarà meno difficile. I membri del team saranno grati di avere il supporto di manager e colleghi piuttosto che avere a che fare con un uomo a terra.

Nessun controllo o supervisione

La mancanza di controllo o la supervisione della pianificazione possono causare gravi grattacapi al responsabile delle risorse umane o a chiunque sia incaricato di creare l'elenco dei dipendenti. Molti manager si affidano ai loro telefoni personali per trasmettere messaggi e aggiornamenti ai dipendenti. Queste chiamate e messaggi possono rimanere senza risposta o non visualizzati, lasciando ai manager un controllo e una supervisione minimi o nulli.

Qual è una soluzione rapida a questi problemi di pianificazione?

1. È possibile impostare politiche e procedure aziendali chiare che i dipendenti devono seguire in caso di problemi con il proprio programma. Ad esempio, invece di inviare messaggi, puoi chiedere ai dipendenti di chiamare se hanno bisogno di qualcuno che copra il loro turno o se arriveranno in ritardo. Se il manager non risponde, sono tenuti a presentarsi al lavoro.
2. Puoi richiedere al dipendente di trovare un sostituto per il turno da solo e se non riesce a trovare un sostituto, dovrà presentarsi per il turno.
3. Investi nel software di pianificazione dei dipendenti per far fronte a questo. Software come Connecteam offre ai manager una supervisione completa e il controllo della pianificazione. I manager possono pubblicare orari, consentire ai dipendenti di richiedere i turni aperti e approvare i cambi di turno. Le notifiche in tempo reale vengono inoltrate al manager per approvare o negare la modifica e, una volta presa una decisione, il dipendente viene informato e il programma viene aggiornato. Le limitazioni possono essere impostate per consentire solo ai dipendenti qualificati di rivendicare o scambiare i turni con altri dipendenti.

Incapacità di gestire l'orario di lavoro in movimento

Non è raro che i manager siano in movimento. Anche i manager in movimento devono affrontare problemi di pianificazione, conflitti e aggiornamenti.

Per gestire questa situazione nel modo più fluido ed efficiente possibile, è importante che i manager abbiano accesso agli orari e alle informazioni sui dipendenti da qualsiasi luogo.

La soluzione a questi problemi di pianificazione comuni è semplice: utilizzare il software di pianificazione dei dipendenti. Con Connecteam puoi modificare o creare nuovi turni in modo facile e veloce mentre sei in movimento. I manager possono anche visualizzare le informazioni sui turni e comunicare con i dipendenti interessati tramite la chat in-app, il tutto direttamente tramite i loro dispositivi mobili, dal palmo delle loro mani.

L'ultima parola sui problemi di pianificazione dei dipendenti

Sebbene i problemi di pianificazione non siano evitabili al 100%, possono essere gestiti. Alla fine, tutto si riduce alla comunicazione e all'organizzazione.

Consigliamo vivamente un software di pianificazione che consenta di creare, modificare e pubblicare le pianificazioni con un semplice clic. I giorni degli infiniti fogli di calcolo Excel sono finiti. L'utilizzo di un'app di pianificazione dei dipendenti ti farà risparmiare così tanto tempo, così potrai concentrarti sulle cose che contano veramente nella tua attività.