10 errori di fatturazione comuni (e come evitarli)

Tutti commettono errori, ma ciò non significa che non dovresti fare del tuo meglio per evitarli. Ciò è particolarmente vero quando si tratta di fatturazione online. Errori come termini di pagamento non ottimali possono portare a perdite di entrate e problemi con il flusso di cassa o scenari ancora peggiori.

Come per la maggior parte delle aree della vita, la migliore difesa contro questi errori di fatturazione è la conoscenza e la preparazione. Capire quali errori sono probabili ti metterà in guardia. Inoltre, avere un piano in atto per prevenire gli errori (o gestirli se si verificano) aiuterà a ridurre al minimo il loro impatto.

In questo articolo parleremo di dieci degli errori di fatturazione più comuni, come ritardare le fatture, non dare seguito o inviare solleciti di pagamento e includere commissioni sorprendenti. Discuteremo anche quali passaggi puoi intraprendere per assicurarti di non ripeterli. Diamo un'occhiata!

1. Fatturazione incoerente ai tuoi clienti

L'invio incoerente delle fatture, ad esempio ritardandole o inviandole in altro modo ogni mese in una data diversa, è un errore facile da commettere. È comprensibile, perché le date mensili non cadono nello stesso giorno della settimana. Molti sceglieranno semplicemente un lunedì mattina o un venerdì pomeriggio e si metteranno al lavoro.

Tuttavia, ciò può causare problemi sia ai tuoi clienti che a te. I clienti non avranno quasi idea di quando aspettarsi la fattura, il che può portare a ritardi nei pagamenti. La soluzione è lavorare dal calendario e impostare il periodo di fatturazione su una data regolare ogni mese. Di solito è il primo o l'ultimo giorno, anche se un punto medio può offrire altrettanta coerenza. Andando avanti, i tuoi clienti avranno più tempo per prepararsi ai pagamenti poiché il ciclo di fatturazione sarà prevedibile.

2. Non inseguire debitori su fatture non pagate

L'emissione di fatture è una cosa, ma il lavoro non è finito una volta premuto Invia. In effetti, inseguire fatture non pagate è molto più che chiudere semplicemente il tuo mese di lavoro. Non farlo può seriamente ostacolare la tua capacità di crescere.

A livello di base, la soluzione a questo errore è una migliore organizzazione. Una volta inviate le fatture, puoi impostare un promemoria nella tua applicazione di calendario preferita, così ti ricordi di inseguire i debiti. Quando arriverà quel momento, un'e-mail a ciascun cliente dovrebbe essere sufficiente per galvanizzarlo all'azione.

Tuttavia, gli utenti di Hiveage possono anche sfruttare il monitoraggio dello stato delle fatture e il rapporto sull'invecchiamento dei conti, che fornisce un audit trail completo per aiutarti a gestire lo stato corrente di ogni pagamento.

Inoltre, la maggior parte dei software di fatturazione come Hiveage include promemoria automatici per l'intera base clienti, il che significa che inseguire debitori anziani può diventare un compito molto più semplice.

3. Fornire termini di pagamento poco chiari

Potresti essere perdonato se pensi che coloro incaricati di gestire le tue fatture avranno familiarità con tutti i vari termini e gergo associati alla contabilità. Naturalmente, nessun operatore finanziario degno di questo nome mancherebbe delle conoscenze di base del settore. Tuttavia, fornire termini di pagamento poco chiari può comunque interrompere il processo di pagamento.

Ad esempio, la data di pagamento: considera quante aziende offrono termini di pagamento "15 netti". Ciò significa che il pagamento è dovuto entro 15 giorni dall'emissione della fattura. Tuttavia, è solo un messaggio abbastanza vago da poter essere frainteso da qualche parte lungo la catena finanziaria.

Ad esempio, "net 15" include solo i giorni lavorativi ed esclude i giorni del fine settimana in cui l'azienda è ancora aperta? Offrire un termine chiaro e fisso come "15 giorni lavorativi" ha più senso ed è abbastanza diretto da essere compreso da tutti. Fortunatamente, Hiveage ti consente di impostare una data di scadenza della fattura specifica, in modo da poter evitare questi scambi per sempre.

4. Compresi gli errori di fatturazione nella fattura

Se sei coscienzioso, non includeresti consapevolmente errori in nessuno dei tuoi risultati. Inoltre, controlli sicuramente che il tuo lavoro sia di uno standard adeguato prima di inviarlo.

La stessa cura dovrebbe essere prestata con le fatture, soprattutto se stai cercando di essere pagato in tempo. Altrimenti, sono i soldi e gli affari dei tuoi clienti che stai commettendo errori. Vedere dettagli o (ancora peggio) discrepanze monetarie su una fattura urla di mancanza di cura e attenzione. Non è un atto di fantasia aspettarsi che i clienti preoccupati per errori di fatturazione come questo cercheranno un fornitore alternativo.

Per mantenere la fiducia dei tuoi clienti, dovrai creare le tue fatture diligentemente. Sebbene Hiveage includa funzionalità di monitoraggio del tempo per impostazione predefinita, non c'è alcun sostituto per inserire i dettagli corretti in primo luogo. Proprio come il lavoro che consegnate, ricontrollare le fatture prima che vengano inviate può fare la differenza.

5. Rendere difficile il pagamento per i tuoi clienti

Potresti fare tutto il resto bene, ma se non riesci a fornire un modo agevole per i tuoi clienti di pagare, è probabile che molti di loro si uniscano alla tua lista di debitori anziani. Un modo semplice per evitarlo è offrire più opzioni di pagamento.

Non dovremmo venderti sui vantaggi qui. In poche parole, l'intero processo di fatturazione dovrebbe essere orientato a rendere il pagamento il compito più semplice che i tuoi clienti devono completare per tutto il mese. Esiste una correlazione diretta tra un processo di pagamento contorto che coinvolge istruzioni e dettagli complessi e un pagamento ritardato.

Sebbene ci siano molti modi per affrontare questo problema, siamo piuttosto orgogliosi del nostro sistema per i pagamenti ricorrenti:

Con questa funzione, puoi impostare l'emissione automatica delle fatture alla stessa ora ogni mese e scegliere un numero specifico di 'occorrenze'. Inoltre, ci sono una moltitudine di diverse opzioni di pagamento che puoi includere, tutte accessibili con un clic direttamente dalla fattura che invii.

6. Non utilizzare il marchio aziendale sulla fattura

Successivamente, esamineremo un elemento di fatturazione a cui spesso viene assegnata una priorità bassa, anche se può avere un impatto significativo. Il branding è importante praticamente per ogni aspetto della tua attività rivolto ai clienti, comprese le fatture.

Da un punto di vista pratico, contrassegnare le tue fatture significa che il tuo cliente sa subito chi sei e, si spera, capisca a cosa si riferisce la fattura. L'uso di un logo accattivante e di un marchio generale chiaro aiuta a garantire che le tue fatture vengano individuate all'interno della pila, il che significa che è meno probabile che i tuoi clienti le trasmettano. Inoltre, c'è un'aria professionale insita in una fattura con marchio, che potrebbe migliorare la tua riconoscibilità e reputazione.

Fortunatamente, Hiveage ha le funzionalità necessarie per aiutarti a creare modelli di fattura personalizzati e aggiungere elementi di branding in base ai tuoi requisiti specifici:

Praticamente ogni elemento può essere personalizzato a piacere. Questo ti offre un'ottima base con cui lavorare e un'altra opportunità per aumentare il riconoscimento del marchio.

7. Non offrire chiarezza e dettagli

Costruire una base di clienti comporterà inevitabilmente un certo grado di fatturato. Anche così, probabilmente avrai clienti a lungo termine al centro e c'è il pericolo che la tua fatturazione possa diventare "lassista" più a lungo sono sui tuoi libri contabili. In definitiva, questa familiarità potrebbe vederti semplicemente inviare una fattura con un totale o una vaga descrizione di ciò che è stato completato.

Questo è comprensibile, principalmente perché entrambi sapete quale lavoro è stato completato e quanto costerà. Tuttavia, mantenere alta la chiarezza e dettagliare ogni lavoro mantiene il rapporto cliente-azienda su un piano professionale. Ciò è particolarmente vero per una piccola impresa, dove essere pagati lavoro per lavoro significa più di quanto non significhi per una grande organizzazione. Inoltre, con un livello di dettaglio maggiore su ciascuna fattura come modus operandi, c'è meno spazio per le domande.

Si tratta, a nostro avviso, di una questione di organizzazione. Assicurati di etichettare chiaramente il lavoro che hai intrapreso e di dettagliare ogni aspetto inizia all'inizio del progetto. Consigliamo di scegliere una frase (ad esempio, "Riprogettazione della home page") e di farvi riferimento costantemente. Ciò include l'utilizzo come oggetto delle tue e-mail, all'interno di qualsiasi documentazione interna e, soprattutto, come voce sulla fattura del tuo cliente.

8. Invio di fatture alla persona sbagliata

Saremo schietti qui e diremo che inviare fatture alla persona sbagliata è probabilmente uno dei più grandi errori di fatturazione che puoi fare, soprattutto visti i potenziali risultati.

Pensaci dal punto di vista del tuo cliente. Ti sei preso il tempo per realizzare un progetto, ma non puoi nemmeno inviare le informazioni di pagamento alla persona giusta. Se hai commesso un errore così palese con questo compito più piccolo, si chiederanno quali altri problemi potrebbero sorgere nel tuo lavoro. Proprio come molti degli altri errori di fatturazione in questo elenco, un semplice errore può avere conseguenze drastiche.

Per gli utenti di Hiveage, questo problema appartiene al passato. I tuoi clienti hanno ciascuno il proprio profilo, che è collegato a un indirizzo email che hai impostato. Per questo motivo, non ci sono scuse per inviare fatture alla persona sbagliata. Questa è una buona notizia, dal momento che portarli nel posto giusto significa che puoi potenzialmente ricevere il pagamento molto più velocemente.

9. Non eseguire il backup delle fatture

Se hai letto un articolo sulla gestione del tuo sito web, probabilmente ti sarai imbattuto nel consiglio di eseguire il backup dei tuoi contenuti in ogni occasione. Questo è essenziale, poiché un sito Web che si arresta in modo anomalo senza un modo per ripristinarlo è denaro buttato via.

Le tue fatture sono altrettanto vitali per il backup, anche perché (a seconda della tua giurisdizione) sarai legalmente obbligato a conservarle in archivio per un certo periodo di tempo. Inoltre, essere in grado di fornire un archivio delle fatture dei clienti su richiesta dimostra che stai gestendo correttamente i loro account.

Fortunatamente, Hiveage offre un'opzione di backup automatico utilizzando lo spazio di archiviazione ridondante, per assicurarsi che i tuoi file siano sani e salvi. Poiché i backup vengono eseguiti quotidianamente, le tue informazioni saranno al sicuro indipendentemente dalle dimensioni della tua attività e dalla frequenza di fatturazione.

10. Comprese le commissioni nascoste o sorprendenti sulla tua fattura

Quest'ultimo dei nostri errori di fatturazione è quello che vorrai prevenire ancor prima di arrivare alla fase di pagamento. A nessuno piacciono i costi nascosti e includerli in una fattura è una cattiva forma che può costarti un sacco di affari.

Se sei mai stato vittima di commissioni sorprendenti, saprai da dove provengono i tuoi clienti. Un'accusa inaspettata si è attaccata al totale puzza di una truffa, per dirla senza mezzi termini. Per lo meno, ora c'è in gioco un problema di fiducia. Questo di solito finisce con un cliente che si dirige verso uno dei tuoi concorrenti, per non tornare mai più, e ti parla male lungo la strada.

La risposta è semplicemente comunicare in anticipo tutti gli addebiti con il tuo cliente. Questa è una soluzione che sembra ingannevolmente semplice. Dovrai dettagliare non solo i costi del tuo progetto, ma anche eventuali "kill fee", componenti aggiuntivi, tasse e altro:

Quando si tratta di tasse, Hiveage include anche una funzione flessibile per aiutarti a dettagliare i costi e salvare la configurazione specifica per ciascun cliente. Ciò può accelerare notevolmente il processo di fatturazione.

Conclusione: evitare errori nel processo di fatturazione

La fatturazione è una parte centrale del fare affari, soprattutto per i liberi professionisti e i piccoli team. Essere pagati in tempo può fare la differenza tra un mese buono e uno cattivo, quindi è fondamentale assicurarsi che il processo di fatturazione sia perfetto.

In questo pezzo, abbiamo esaminato come presunti errori di fatturazione minori, come inviarli alla persona sbagliata o rinunciare al marchio, possono ostacolare la tua capacità di essere pagato. La soluzione è scegliere una potente soluzione di fatturazione online come Hiveage e tornare a ciò che sai fare meglio.

Hai commesso degli errori di fatturazione che ci siamo persi da questo elenco? Raccontaci le tue esperienze nella sezione commenti qui sotto!