10 consigli per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Praticamente tutto il lavoro oggi implica la condivisione di informazioni e la comunicazione con gli altri. Che si tratti di offrire feedback sulle prestazioni ai dipendenti, rispondere a una telefonata, partecipare a una riunione del team o inviare e-mail sugli aggiornamenti dell'azienda, il 97% dei lavoratori afferma che la comunicazione influisce sulle attività lavorative (e sulla capacità di svolgere il proprio lavoro) ogni giorno .

Allora, cos'è una comunicazione efficace e come potrebbe apparire nel tuo posto di lavoro? Una buona comunicazione riguarda la connessione e assicurarsi che le informazioni pertinenti raggiungano i membri del team giusti al momento giusto. Si tratta di assicurarsi che tutti si sentano in grado di porre domande e comunicare in modo efficace per portare a termine il proprio lavoro e garantire che i lavoratori si sentano supportati.

Perché migliorare la comunicazione sul posto di lavoro?

Una comunicazione efficace sul posto di lavoro può rafforzare la cultura aziendale garantendo che le informazioni scorrano senza intoppi e che tutti si sentano coinvolti e dispongano delle risorse di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Ciò può tradursi in migliori risultati di business: utilizzando la tecnologia sociale, i luoghi di lavoro che migliorano la comunicazione possono vedere un aumento della produttività fino al 25%.

Quali sono alcuni ostacoli alla comunicazione di grande squadra?

Solo il 7% dei lavoratori intervistati negli Stati Uniti ha convenuto che la comunicazione all'interno della propria organizzazione è aperta, tempestiva e affidabile. I problemi di comunicazione possono derivare da diversi fattori, tra cui:

• Cambiamento dei luoghi di lavoro: il luogo di lavoro successivo al 2020 si concentra maggiormente sui dipendenti deskless, ibridi e remoti. Attualmente, circa il 9% della forza lavoro lavora in gran parte da remoto e l'11% è completamente remoto. 2,7 miliardi di lavoratori, ovvero circa l'80% della forza lavoro globale, sono senza scrivania. Questi dipendenti hanno esigenze di comunicazione diverse. Possono essere molto indipendenti quando lavorano su attività e potrebbero aver bisogno di più informazioni, possibilmente fornite in modo asincrono, per svolgere il proprio lavoro.
• Diverse esigenze di comunicazione tra i membri del team: i manager potrebbero preferire l'e-mail mentre alcuni lavoratori potrebbero preferire i colloqui di persona. Alcuni dipendenti potrebbero voler ottenere un feedback più personalizzato, mentre altri potrebbero volere informazioni più generali sulle aspettative di lavoro. Alcuni membri del team desiderano molte comunicazioni mentre altri preferiscono un contatto minimo, con informazioni fornite in base alla "necessità di sapere". Le preferenze di comunicazione in un team possono variare a seconda della personalità, dell'età, del background, della cultura e di altri fattori, e può essere difficile accontentare tutti in ogni momento.
• La necessità di conversazioni difficili: una grande sfida per la comunicazione sul posto di lavoro è quando un manager o un leader ha bisogno di avere una conversazione difficile. Che si tratti di dire a un dipendente che la loro revisione delle prestazioni indica la necessità di un miglioramento o che stia comunicando la necessità di ridurre la forza lavoro, le conversazioni con cattive notizie possono far sì che i dipendenti si sentano disimpegnati o sconvolti. Quando questo tipo di comunicazione non viene gestito in modo sensibile, i lavoratori potrebbero diventare infelici e potrebbero persino voler lasciare un'organizzazione.

Se sei più interessato ai problemi di comunicazione che possono verificarsi sul posto di lavoro, Connecteam ha una guida alla risoluzione dei problemi per aiutarti a trovare soluzioni.

Esaminiamo ora come creare solide pratiche di comunicazione nella tua azienda.

Come puoi creare un'ottima comunicazione di squadra?

Una comunicazione efficace sul posto di lavoro si basa sulla creazione di un ambiente di lavoro in cui i dipendenti si sentano supportati e in cui le informazioni e le idee fluiscano correttamente. Esistono dieci modi per promuovere questo tipo di comunicazione sul lavoro:

1. Crea percorsi di comunicazione chiari e semplici

Se qualcuno del tuo team ha bisogno di un'informazione specifica, sa dove andare o a chi rivolgersi per trovarla? Una buona comunicazione inizia con la definizione di tutti i modi in cui ti rapporti con il tuo team, che si tratti di chat, e-mail, presentazioni, riunioni, revisioni delle prestazioni o qualsiasi altra cosa. Quindi, considera ciò che devi comunicare. Hai bisogno di aiutare i membri del team a capire i loro orari e turni? Hai bisogno di offrire formazione e liste di controllo per aiutare i lavoratori a svolgere il proprio lavoro?

È probabile che una buona comunicazione nella tua azienda coinvolga molti tipi di interazioni. Può essere utile fare un elenco di tutte le informazioni che devi condividere con la tua organizzazione e come comunichi attualmente. Se stai utilizzando molti strumenti e piattaforme di comunicazione, può essere utile semplificare. Una soluzione come Connecteam, ad esempio, ti consente di sviluppare programmi, offrire formazione, chattare con i dipendenti in un'app sicura e altro ancora, il tutto in un'unica piattaforma a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo i dipendenti abbiano un computer o un dispositivo mobile. In questo modo, i tuoi dipendenti sanno sempre che possono ottenere tutte le informazioni di cui hanno bisogno in un'unica posizione. Un sistema o un numero minimo di sistemi significa che meno cose vanno perse e c'è maggiore chiarezza su dove i dipendenti possono girare.

Può anche essere utile creare grafici o un foglio di risorse in cui i dipendenti possono cercare dove trovare tipi specifici di informazioni. In questo modo, c'è un posto designato a cui il tuo team può rivolgersi se ha bisogno di determinare dove trovare un modulo HR, una specifica risorsa di formazione online o con chi deve parlare di un particolare problema che sta riscontrando.

2. Incoraggiare la comunicazione bidirezionale

La migliore forma di comunicazione è quella che prevede la condivisione e l'ascolto. Anche se hai dipendenti remoti o deskless, prenditi il ​​tempo per chiedere feedback e incontrarti di persona o in videoconferenza.

Quando comunichi con il tuo team, impegnati in un ascolto attivo. Questa idea è stata sviluppata per la prima volta nel 1957 da Carl Rogers e Richard Farson e implica prestare attenzione in modo incarnato, positivo e pienamente presente. Con l'ascolto attivo, puoi migliorare il coinvolgimento dei dipendenti mostrando ai membri del team che ti stai avvicinando alla tua comunicazione con concentrazione, rispetto e una mente aperta. Puoi esercitarti nell'ascolto attivo insieme come una squadra. Questo metodo prevede:

• Mettere via tutte le distrazioni prima di impegnarsi in una comunicazione bidirezionale.
• Prestare la massima attenzione e ascoltare la persona che sta parlando.
• Trattenere i giudizi ed evitare di interrompere o parlare fino a quando l'oratore non ha smesso completamente di parlare.
• Lasciando passare un momento prima di rispondere.
• Controlla con il tuo corpo per vedere se stai avendo reazioni, come un inasprimento delle spalle, durante la conversazione. Questo può impedirti di essere reattivo. Se noti che il tuo corpo si tende, concediti un momento in più per respirare e poi lavora per mantenere la comunicazione piacevole e professionale.
• Riassumere e chiarire quanto detto riaffermandolo con parole tue, in modo da essere sicuro di comprendere ciò che ti è stato trasmesso.
• Presentare le proprie idee e risposte solo una volta che si sente di aver compreso le idee e le prospettive di chi parla.

Se hai dipendenti deskless o remoti, la comunicazione bidirezionale si basa sull'accesso. Un'app sicura come Connecteam Chat consente ai lavoratori di contattarti quando necessario e ti consente di esercitarti nell'ascolto attivo nelle chat individuali online e nelle chat di gruppo.

3. Effettua il check-in regolarmente

Una comunicazione efficace non riguarda solo il modo in cui comunichi, ma anche la frequenza . Vuoi trovare un equilibrio in modo da comunicare abbastanza spesso da far sentire i dipendenti ascoltati, supportati e coinvolti, ma non così spesso che i dipendenti si sentano infastiditi perché le loro attività lavorative sono interrotte da riunioni frequenti. Per comunicare in modo efficace e tempestivo, ti consigliamo di impostare alcuni tipi di canali di comunicazione:

• Canali asincroni: per informazioni quotidiane, formazione, aggiornamenti e documenti necessari al tuo team per svolgere il proprio lavoro, dispone di uno spazio online o di persona in cui tutti possono trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Ogni articolo dovrebbe essere chiaramente etichettato e organizzato in modo efficace in modo che i tuoi dipendenti possano trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno. Ritira o archivia materiale più vecchio e obsoleto in modo che il tuo team abbia sempre solo ciò di cui ha bisogno a portata di mano.
• Comunicazione e collaborazione in tempo reale: potrebbero essere necessarie riunioni aziendali, riunioni di gruppo e riunioni individuali per tenere tutti aggiornati, annunciare grandi cambiamenti e collaborare a progetti o fornire feedback sulle prestazioni. Potresti voler programmare riunioni in tempo reale trimestrali, mensili o più spesso, a seconda delle dimensioni del tuo team e delle tue esigenze.
• Comunicazione sensibile al fattore tempo: a volte è necessaria una comunicazione urgente in merito a un'interruzione, una scadenza improvvisa o condizioni meteorologiche che possono influire sul lavoro. L'urgenza può creare stress, quindi cerca di ridurre il numero di messaggi che richiedono risposte immediate, se possibile. Se hai bisogno di inviare qualcosa di urgente, prendi in considerazione un sistema di comunicazione in tempo reale come un'app di chat e invia il messaggio attraverso più canali, come e-mail e messaggi push, per assicurarti che raggiunga tutti coloro che hanno bisogno delle informazioni importanti .

4. Ricevi feedback sulla comunicazione aziendale

Man mano che sviluppi le tue capacità comunicative come organizzazione, ottieni feedback sulle esigenze e sugli stili di comunicazione. Chiedi al tuo team cosa potrebbe voler vedere: più check-in, meno check-in? Chiedi se ci sono tipi specifici di informazioni o comunicazioni di cui hanno bisogno ma che non vedono. Tutti sono a proprio agio con lo stile di comunicazione o ci sono ancora problemi da affrontare? Anche se potresti non essere in grado di affrontare le preoccupazioni di tutti, se vedi emergere uno schema, potresti voler apportare modifiche.

Soprattutto, vorrai misurare regolarmente la comunicazione del team. Vedi meno confusione, meno frustrazione e più efficienza? Ci sono meno informazioni che cadono attraverso le crepe? Per valutare correttamente, leggi la nostra guida per misurare la comunicazione della tua azienda.

5. Fai in modo che gli stili di comunicazione siano le persone al primo posto

Un modo per comunicare in modo più efficace è eliminare il gergo e rendere le tue comunicazioni, sia di persona che testuali, più personali. Invece di usare punti elenco e frasi frammentate, usa frasi complete. Invece di usare un gergo come "cambiamento di paradigma" o "torna indietro", usa un linguaggio più semplice e chiaro come "cambiare" o "discutere di nuovo". Se devi usare gli acronimi, scrivili prima e poi includi l'acronimo, in questo modo: "Diversity, Equity, and Inclusion (DEI)". Scrivere pensando al tuo pubblico e utilizzare un linguaggio che useresti con un contatto professionale può rendere il tuo tono più caldo e coinvolgente. Può anche rendere il tuo messaggio più chiaro.

Quando comunichi con individui o team, rendi i tuoi messaggi personali verificando con la persona che stai contattando per prima. Ad esempio, se stai avviando una riunione con un membro del team, inizia chiedendo sinceramente "Come stai?" e ascoltando pienamente la risposta. Costruire un rapporto con un'attenzione autentica per il tuo team può facilitare la comunicazione, man mano che conosci il tuo pubblico e le sue esigenze.

6. Lavora sulle abilità personali insieme come una squadra

Lavorare collettivamente su abilità come intelligenza emotiva, capacità di parlare e capacità di scrittura può aiutarti a condividere idee e informazioni in modo più efficace come una squadra. Puoi assumere formatori per condurre sessioni progettate per migliorare le tue capacità comunicative e stabilire linee guida per comunicare insieme. Le applicazioni di formazione dei dipendenti ti consentono di creare corsi incentrati sulle capacità di comunicazione e persino di tenere traccia della partecipazione.

7. Creare una comunicazione inclusiva

Ai sensi del Titolo I dell'Americans with Disabilities Act (ADA), i datori di lavoro negli Stati Uniti sono tenuti a fornire sistemazioni ragionevoli per i lavoratori che vivono con disabilità, il che significa che potresti avere l'obbligo di rendere accessibile la tua comunicazione. Puoi offrire sottotitoli sulle registrazioni delle riunioni e offrire note scritte online dopo i discorsi o comunicazioni verbali in modo che tutti i lavoratori possano accedere alle informazioni. Le Nazioni Unite hanno una guida online piena di idee aggiuntive per rendere la comunicazione inclusiva e l'ADA ha una panoramica di una comunicazione efficace.

8. Affronta tutti i modi in cui comunichi

Potresti anche pensare a una comunicazione inclusiva ed efficace sul posto di lavoro considerando i quattro principali tipi di comunicazione:

Comunicazione verbale, comprese chiamate, presentazioni e conversazioni interpersonali

Puoi esercitarti in chiamate e presentazioni in anticipo e rivederle per assicurarti che nessuna lingua escluda nessuno. Offri delle presentazioni o una versione scritta della presentazione per consentire a tutti i lavoratori di rivedere le informazioni o di farvi riferimento secondo necessità.

Comunicazione scritta, inclusi e-mail, lettere e rapporti

Quando scrivi, fai attenzione a una buona etichetta di scrittura: evita tutte le maiuscole, ad esempio, o i punti esclamativi eccessivi. Controlla sempre il tuo materiale prima di inviarlo per assicurarti che non contenga errori o espressioni che potrebbero disturbare alcuni dei tuoi spettatori. Ad esempio, evita di usare termini come "pow-wow" e "nonno", poiché hanno radici nel pregiudizio razziale e potrebbero far sentire alcune persone escluse. Stai attento a qualsiasi formulazione che possa essere razzista, abile, età o altrimenti dannosa. Poiché la lingua è in continua evoluzione, può essere utile consultare una guida durante la scrittura; l'American Psychological Association ha un'utile panoramica del linguaggio inclusivo. Se possibile, chiedi a qualcuno di esaminare il tuo materiale scritto per eventuali problemi prima di condividerlo.

Quando si inviano informazioni tramite parola scritta, considerare come possono essere consultate da persone con disabilità visive. Esiste un software o un'app che i dipendenti possono utilizzare per leggere ad alta voce le note scritte? Questo può aiutare non solo le persone con disabilità visive, ma anche altri membri del team. Disponendo di diversi modi per accedere alle informazioni, i dipendenti possono scegliere il modo che funziona meglio e si sente più a proprio agio per loro.

Se del caso, crea documenti vivi in ​​cui consenti ad altri di commentare, aggiungere o modificare il testo. Ciò consente un feedback asincrono che offre a tutti la possibilità di partecipare e fornisce ai membri del team un'altra opzione di comunicazione.

Comunicazione visiva, inclusi video e foto

Quando condividi foto e immagini, considera se l'immagine potrebbe causare un'offesa. Ci sono battute a spese di qualcun altro? Se si tratta di una foto o di un video di tutti i membri del team, hai l'autorizzazione di tutti per condividerlo?

Quando condividi la comunicazione visiva, usa i sottotitoli o una descrizione di foto fisse per aiutare le persone con disabilità visive. In questo modo si aiuta anche chiunque utilizzi una connessione Internet più lenta e non possa guardare facilmente le immagini che sono lente da caricare.

9. Indirizzare i segnali di comunicazione non verbale

La comunicazione non verbale, inclusa la postura, il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, rappresenta il 55% del tuo messaggio, con solo il 7% composto dalle parole che usi. Eppure, pochissimi professionisti sono consapevoli dell'impressione che possono dare.

Con il permesso degli altri partecipanti, filmate riunioni e presentazioni per valutare il tono della voce, il tono, i gesti e il linguaggio del corpo. Ricevi feedback da un allenatore o da altri membri della tua squadra. La tua comunicazione non verbale rende difficile la comprensione o il coinvolgimento del tuo messaggio?

Lavorare con un coach può renderti un oratore più efficace. Un media coach può anche aiutarti a padroneggiare il linguaggio del corpo, l'espressione facciale e la sicurezza per una migliore comunicazione verbale e non verbale.

10. Sii consapevole della tua comunicazione interna

La comunicazione interna non viene spesso discussa quando si parla di comunicazione aziendale, ma può influire sul modo in cui interagisci con gli altri, a volte in modi di cui potresti non essere a conoscenza. Tutti abbiamo la tendenza a creare "storie" su ciò che sperimentiamo. Ad esempio, se qualcuno ha le braccia chiuse, potremmo interpretarlo come qualcuno che è arrabbiato, anche se non è così. Puoi fare questa ipotesi senza esserne consapevole e la tua interazione con l'altra persona può essere influenzata dalla tua interpretazione subconscia.

Ci vuole un po' di pratica per diventare consapevoli di quando racconti a te stesso delle storie. Una buona abitudine da prendere quando si comunica con qualcuno è porsi frequentemente (e in silenzio) alcune domande:

• Quali sono i fatti su questa situazione?
• Sono davvero fatti o supposizioni?
• Che storia mi sto raccontando di questa situazione?
• La storia che mi sto raccontando è vera o c'è un'altra possibile spiegazione?

Se ti sorprendi a raccontarti una storia piuttosto che attenerti ai fatti, può essere utile assumere le migliori intenzioni dagli altri e poi chiarire. A volte, se ti accorgi che stai andando fuori strada in questo modo, puoi fare il check-in dicendo qualcosa del genere: “Se ti sento bene, intendi. . .ma mi ritrovo a interpretare le cose come . . . Possiamo chiarire, per favore, per assicurarci che io sia sulla stessa pagina?" Questo approccio diretto può ridurre i problemi di comunicazione, motivo per cui potresti voler insegnare a tutto il tuo team ad adottarlo.

L'ultima parola

La maggior parte della tua giornata è probabilmente trascorsa ricevendo informazioni o condividendole con gli altri. Si verificano cavi incrociati, chiamate perse e interpretazioni errate, ma con tecniche di comunicazione efficaci nella tua organizzazione, puoi essere un luogo di lavoro in cui i membri del team sperimentano chiarezza, informazioni tempestive e risorse affidabili quando ne hanno bisogno.