Monitoraggio del tempo conforme: fare le cose nel modo giusto con gli orologi del tempo

“Ricordati che il tempo è denaro” , scriveva Benjamin Franklin nel suo saggio del 1748. Questo vale soprattutto per il mondo degli affari;perdere tempo significa perdere denaro, farsi battere dalla concorrenza ed essere lasciati nella polvere. Il libro paga è la singola spesa maggiore della maggior parte delle aziende perché la maggior parte dei dipendenti viene pagata su base oraria.

Avanti veloce da Ben Franklin che scrive il suo saggio, ora è il 2021 e l'ondata tecnologica è al suo apice. È ora di scambiare finalmente la scheda attività cartacea con una soluzione software intelligente per il monitoraggio del tempo. In realtà, molte aziende, proprio come la tua, stanno facendo il cambiamento. Non c'è carenza di tecnologia di monitoraggio del tempo; che vanno dalle app mobili ai sistemi biometrici portatili con integrazione del sistema di buste paga.Anche se scegliere quello giusto per la tua azienda può essere scoraggiante, non si tratta solo di soddisfare le tue esigenze aziendali con una soluzione.

Quando si tratta di gestire orari e presenze, devi assicurarti che la tua azienda segua tutte le norme e i regolamenti governativi. Inoltre, qui stiamo parlando di persone, quindi la tua soluzione preferita deve essere facile da usare, comoda e compatibile con i sistemi esistenti.

Prima di discutere le numerose applicazioni (e le poche sfide) dei sistemi di monitoraggio del tempo, è utile capire cosa spinge le aziende ad adottare questa soluzione rispetto alle alternative.

Perché hai bisogno di un orologio nella tua attività

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede alle aziende di tenere registri accurati delle ore di lavoro dei dipendenti, ma consente ai proprietari di scegliere il proprio metodo di cronometraggio.

“I datori di lavoro possono utilizzare qualsiasi metodo di cronometraggio che scelgono. Ad esempio, possono utilizzare un orologio, fare in modo che un cronometrista tenga traccia delle ore di lavoro dei dipendenti o dire ai propri dipendenti di scrivere i propri orari sui registri. Qualsiasi piano di cronometraggio è accettabile purché sia ​​completo e accurato. – DOL

Le regole di conformità FLSA richiedono di conservare la documentazione di monitoraggio dell'orario di lavoro per almeno due anni e deve essere facilmente disponibile per l'ispezione dei rappresentanti del governo.Quindi, certo, puoi utilizzare schede attività cartacee o schede perforate, ma tieni presente che questi non solo causano molti grattacapi amministrativi, possono essere facilmente smarriti o persi o includere errori.

“I registri su cui si basano i calcoli salariali dovrebbero essere conservati per due anni, ad esempio cartellini orari e biglietti per lavoro a cottimo, tabelle salariali, orari di lavoro e orari e registrazioni di aggiunte o detrazioni dai salari. Tali registri devono essere visionabili dai rappresentanti della Divisione, i quali possono richiedere al datore di lavoro estensioni, computi o trascrizioni. I registri possono essere conservati presso il luogo di lavoro o in un ufficio centrale degli archivi. – DOL

Inoltre, se stai lavorando a un contratto governativo, la DCAA (Defense Contract Audit Agency) è obbligata a garantire che la tua azienda segua le regole di contabilità e cronometraggio necessarie, chiamate requisiti DCAA. Questo è noto come conformità DCAA.

Non vuoi scoprire di aver perso tutti i record dell'orario di lavoro dei dipendenti dell'anno scorso a causa di un'alluvione delle acque reflue, o che un dipendente scontento bruci tutte le schede perforate dei suoi colleghi (sì, succede anche questo). A parte l'inconveniente causato dalla perdita di dati, questo tipo di situazione può causare molti problemi quando gli agenti governativi decidono di passare per un controllo a sorpresa.

Secondo la FLSA,i dipendenti devono essere pagati a tempo e mezzo per le ore lavorate oltre le 40 in una settimana .Vengono pagati per quel tempo con la normale paga oraria e una metà aggiuntiva della loro normale retribuzione. Il mancato calcolo e pagamento degli straordinari può essere molto dannoso per la tua attività, anche se il governo non viene a bussare. Tutto ciò che serve è un dipendente scontento che pensa che tu l'abbia pagato ingiustamente. Non è affatto raro; secondo una ricerca di NERA,il 42% dei casi giudiziari relativi a salari e ore sono legati agli straordinari, quindi cerca di non essere citato in giudizio.

I regolamenti FLSA richiedono di pagare gli straordinari anche quando non sono autorizzati, il che può diventare molto costoso. Un sistema che ti avvisa dei dipendenti che fanno straordinari non autorizzati ha il potenziale per farti risparmiare un bel po' di soldi. Con i dati giusti a portata di mano, potresti persino scoprire che è più conveniente assumere un altro lavoratore piuttosto che pagare gli straordinari a quelli che già impieghi .

Perché vuoi un orologio nel tuo business

Sebbene il monitoraggio manuale del tempo esista ancora e sia utilizzato in alcune parti del mondo, le tecnologie si sono evolute molto e si sono adattate per superare il cronometraggio più popolare, e in particolare le sfide e gli errori del libro paga.

Tenere traccia delle ore pagate dei tuoi lavoratori utilizzando fogli di calcolo o (Dio non voglia!) Carta può essere sufficiente se hai una piccola impresa locale e le risorse da investire nella gestione dei calcoli delle schede attività quando è il momento di scrivere gli assegni.

Anche se scriverli richiede sicuramente anche del tempo. Secondo Score.org, il 17% delle piccole imprese impegna 6-10 ore al mese sul libro paga, mentre l'11% spende più di 10 ore al mese.

Ora immagina che quando la tua forza lavoro cresce a un ritmo esponenziale perché la tua attività ha un successo così oltraggioso, non vuoi dover interrompere i festeggiamenti per sederti con dozzine (o centinaia) di rapporti sulle presenze e una calcolatrice in grembo.

Dato che sei il tipo di manager che mira al successo e pianifica il futuro, probabilmente vorrai provare una soluzione semplice ma scalabile prima che diventi urgente.

Di solito puoi dire quanto dovrai pagare i tuoi dipendenti alla fine del mese (o della settimana) osservando gli orari di lavoro e facendo i conti. Ma cosa succede quando un'epidemia improvvisa elimina ogni giorno un numero casuale di dipendenti, costringendo i loro colleghi a fare gli straordinari? Quanto dovrai pagare per gli straordinari e il congedo per malattia può cambiare ogni ora quando i dipendenti si ammalano .

Un software smart time clock può aiutarti a calcolare le spese sui salari dei lavoratori in tempo reale e calcolare automaticamente i totali settimanali o mensili, in modo da poter adeguare il tuo budget di conseguenza ed evitare sorprese indesiderate quando è il momento di pagare o pagare più del dovuto errore.

Più che entrare e uscire

Le odierne soluzioni di monitoraggio del tempo non sono l'orologio di tuo nonno in una fabbrica. I sistemi odierni includono una varietà di funzionalità e capacità, volte a rendere più facile per i tuoi dipendenti riportare con precisione le ore di lavoro e più facile per te monitorare e gestire la presenza e l'efficienza.

Scopri quali sono le 15 migliori soluzioni di monitoraggio del tempo qui.

Prima di scegliere la soluzione da implementare presso la tua azienda, considera le esigenze della tua azienda e la natura del suo rapporto con i dipendenti.Ad esempio, se hai un team relativamente piccolodi dipendenti dedicati e onesti, implementare un sistema di orologio biometrico sarebbe un enorme spreco di denaro, anche se sembra bello e futuristico .

Alcune funzionalità meritano di essere prese in considerazione per la maggior parte delle aziende, indipendentemente dalla conformità o dalle esigenze aziendali specifiche.

Uno dei principali vantaggi delle app di cronometraggio è che i dipendenti hanno maggiori probabilità di registrare accuratamente le loro ore di lavoro quando lo fanno in tempo reale. Ma cosa succede quando hai dipendenti sul campo, lavoratori senza scrivania o dipendenti remoti, che non possono mettersi in fila alla timbratura in ufficio?

Molte delle soluzioni di time clock offerte oggi consentono un accesso cross-channel sicuro ai sistemi di monitoraggio del tempo, consentendoai dipendenti di timbrare l'ingresso e l'uscita dal proprio dispositivo mobileo computer desktop (se ne hanno uno). Alcuni offrono persino il geofencing in modo da sapere non solo quando il dipendente ha effettuato l'accesso, ma può farlo solo da una posizione designata.

Anche se ti capita di utilizzare un orologio fisico, è utile poter accedere al sistema da remoto. I dipendenti possono utilizzare un'app per uscire se si sono dimenticati di farlo e i manager possono controllare in tempo reale quali dipendenti sono attualmente timbrati. Inoltre, la maggior parte degli orologi orari online contrassegna anche la posizione GPS del dipendente in modo da poter essere sicuri che fosse davvero sul posto quando è entrato e uscito, invece di prendere un caffè da Starbucks a circa 5 miglia di distanza.

Quando si tratta di gestire una forza lavoro in crescita, automatizzare il più possibile il processo di gestione stipendi diventa una priorità.Avere una connessione fluida tra il tuo orologio e altri sistemi HR fa risparmiare tempo e denaro , ma non solo.Garantire che le informazioni scorrano senza intoppi e che i processi siano chiaramente definiti nel sistema può prevenire la perdita di dati, record duplicati e possibili manomissioni da parte dei dipendenti.

Inoltre, non dover inseguire i tuoi dipendenti per consegnare le loro schede attività sembra che il sogno perfetto sia diventato realtà. L'utilizzo di un'app per l'orologio rende l'intero processo più veloce, più preciso e meno dispendioso in termini di tempo.

Molte delle soluzioni di monitoraggio del tempo offerte oggi consentono l'invio di notifiche automatiche a dipendenti e/o dirigenti in determinate condizioni. Ad esempio,un manager può essere avvisato se un dipendente ha lavorato più di 40 ore questa settimana e ora ha gli straordinari.I dipendenti possono essere avvisati se sono timbrati al di fuori dell'orario di turno preassegnato .

Queste notifiche possono essere inviate tramite e-mail, notifica dell'app mobile o messaggio di testo e possono, potenzialmente, prevenire discrepanze ed errori quando è il momento di contare le ore lavorate.

Come accennato, i moderni orologi a tempo vannoben oltre i sistemi di schede perforate in entrata e in uscita .Alcune soluzioni offrono il monitoraggio del tempo basato sulle attività, consentendoti di pagare uno stipendio diverso per attività diverse, misurare l'efficienza dei dipendenti e ottimizzare la tua forza lavoro.

Gestire il fattore umano

Tecnologico o no, la principale fonte di problemi con orari e presenze sono le persone. Noi esseri umani siamo intrinsecamente imperfetti, ansiosi e occasionalmente disonesti. Certo, fai del tuo meglio e non scendi mai a compromessi con i tuoi lavoratori. Nonostante ciò, ci sono alcuni ostacoli comuni sulla strada per l'integrazione dell'orologio intelligente.

Alla gente non piace sentirsi spiata. I dipendenti che sono abituati a segnalare il proprio orario di lavoro, o semplicemente non amano la sensazione di avere il loro valore per il posto di lavoro quantificato ogni ora, potrebbero mostrare resistenza al nuovo orologio .Inoltre, poiché gli orologi sono generalmente percepiti come più vantaggiosi per il datore di lavoro, piuttosto che per il dipendente, molti lavoratori li considerano inutili. Esistono diversi modi per affrontare questo problema.

In primo luogo, crea una politica di temporizzazione per la tua azienda e chiedi ai tuoi dipendenti di leggerla e firmarla come parte dei loro processi di onboarding. Inoltre, cerca di alleviare le preoccupazioni dei dipendenti comunicando i vantaggi offerti da un sistema intelligente di monitoraggio del tempo.

Infine, e soprattutto, controlla come lo fanno le grandi aziende. Una delle maggiori sfide per le grandi aziende con migliaia di dipendenti è l'implementazione di un cambiamento organizzativo trasversale. Non c'è da stupirsi, come farai a convincere migliaia di dipendenti ad abbracciare un cambiamento nel modo in cui fanno le cose?

Infatti, un'intera disciplina chiamata gestione del cambiamento, è stata sviluppata per creare le migliori pratiche per promuovere il cambiamento organizzativo.La linea di fondo è che, se vuoi coinvolgere i tuoi dipendenti con un nuovo orologio, o qualsiasi modifica per quella materia, devi prima coinvolgere i dipendentiefarli sentire investitinella tua azienda e nei suoi obiettivi . I lavoratori impegnati sono lavoratori più produttivi e più felici.

Questo è buon senso. Tuttavia, i lavoratori coinvolti possono anche diventare "ambasciatori del cambiamento" e aiutarti a promuovere il cambiamento organizzativo.

Questa è la logica alla base della popolarità di Facebook. Una volta che tutti i tuoi amici erano a bordo con i nuovi social media, non volevi essere lasciato indietro.Se riesci a coinvolgere un gruppo iniziale di dipendenti, i tuoi ambasciatori del cambiamento, il nuovo software di rilevazione presenze non saranno lasciati indietro dal resto dei tuoi dipendenti.

Ecco come introdurre con successo un nuovo orologio per i tuoi dipendenti:

1. Presenta il nuovo orologio a un campione dei tuoi dipendenti che ritieni saranno reattivi.
2. Invitali a testare l'orologio per un breve periodo di prova.
3. Impara dall'esperienza di prova.
4. Crea anticipazione per il nuovo orologio con il resto dei tuoi dipendenti che non sono stati "scelti" per il progetto pilota iniziale.
5. Lancia il nuovo orologio a tutti i tuoi dipendenti.

Segui questi passaggi e ti garantiamo che i tuoi dipendenti adotteranno la nuova soluzione di cronometraggio.

Se non hai mai incontrato dipendenti che imbrogliano con orari di lavoro segnalati, potresti pensare che "buddy punching" sia un nome in codice per un "Fight Club". Non lo è, ma molto simile a "Fight Club",la prima regola del "buddy punching" è che i dipendenti non parlino di pugni tra amici e altre tecniche di furto di tempo.

Ci sono molti modi per combattere la pratica del pugno dentro e fuori per un collega nel tentativo di derubarti letteralmente:

1. Puoi richiedere i selfie per l'orologio per assicurarti che il nome sul timestamp e il volto nell'immagine corrispondano.
2. Puoi considerare il geofencing o il tracciamento geografico del breadcrumb in tempo reale come parte della tua routine di monitoraggio del tempo.
3. Puoi arrivare fino all'uso di orologi biometrici.
4. Introduci orologi indossabili per prevenire il furto delle ore.

Nella nostra esperienza,la soluzione migliore non è quella tecnica, ma piuttosto quella culturale. Una chiara definizione delle pratiche di tracciamento del tempo proibite come la punzonatura del compagno nella firma della politica di tracciamento del tempo che i dipendenti firmano e una politica ditolleranza zero per la presenza e il furto di tempodi qualsiasi tipo , sono la strada migliore da percorrere.

Tuttavia, tieni presente che un'app orologio può contrassegnare la posizione del dipendente quando entra e esce e, inoltre, l'app non arrotonda un secondo o un minuto. Le ore sono calcolate dal secondo in cui il tuo dipendente timbra fino al secondo in cui timbra.

I bravi dipendenti sono più preoccupati della qualità del loro lavoro che della precisione dei rapporti sull'orario di lavoro. Quindi non c'è da meravigliarsi che anche i lavoratori più dedicati a volte trascurino di timbrare in entrata o in uscita, anche quando sanno che sono tenuti a farlo dalla politica dell'orologio dell'azienda. Questo può diventare disordinato quando il processo di entrata e uscita non è abbastanza fluido o facile da saltare, hai un gran numero di dipendenti e le possibilità che qualcuno si dimentichi di timbrare l'orologio sono alte...

Questo si chiama "perdita di tempo" ed è in realtà un grosso problema per molte aziende - con oltre il 38% delle potenziali entrate fatturabili perse a causa del tempo non monitorato trascorso in e-mail, riunioni e ritardi nella compilazione delle schede attività, le aziende che possono affrontare questo problema problema e risolverlo guadagnerà profumatamente con un aumento delle entrate fino al 61%.

La maggior parte delle soluzioni di monitoraggio del tempo online consente a manager e/o dipendenti di accedere al sistema per aggiornare e modificare i record (in base alle autorizzazioni, ovviamente) quando necessario. Questi sistemi di solito conservano anche una registrazione storica di tali alterazioni ai fini della conformità.

Inoltre, un'app per l'orologio ti consente di inviare una notifica push ai tuoi dipendenti mezz'ora, o in qualsiasi momento tu scelga, prima che debbano timbrare in modo che gli venga ricordato di farlo!

Una soluzione di tracciamento del tempo potente e affidabile, come Connecteam, offre agli imprenditori la possibilità di tenere traccia dei dipendenti che sono registrati durante il giorno con il tracciamento geografico Breadcrumb in tempo reale e un effetto minimo sul loro piano dati o sulla durata della batteria. Ciò fornisce ai dipendenti che sono in movimento una rete di sicurezza di riserva se accade loro qualcosa durante il giorno e offre ai manager e agli imprenditori una supervisione completa di dove (e quando) si trovano i loro dipendenti.

Linea di fondo sul monitoraggio del tempo conforme

È vero (e abbastanza ovvio) che aziende diverse hanno requisiti diversi. Alcuni hanno dipendenti che lavorano sul campo e timbrano l'entrata e l'uscita da remoto. Altri vogliono smettere di fare la fila alla timbratrice alla fine della giornata lavorativa, con i dipendenti che aspettano il proprio turno per timbrare il cartellino.

Ci sono poche altre cose che devi tenere a mente prima di scegliere un orologio. È importante ricordare che devi essere conforme alle normative, soprattutto se lavori con un contratto governativo. Inoltre, un robusto orologio avrà la capacità di registrare gli straordinari e persino di avvisare i dirigenti se un dipendente si avvicina agli straordinari. Puoi persino ricevere notifiche push in tempo reale inviate ai tuoi dipendenti per ricordare loro di uscire prima che vadano agli straordinari. Scegliendo l'orologio giusto sarà più facile elaborare in modo più efficiente e rapido schede attività e buste paga, in particolare con l'integrazione di QuickBooks Online e Gusto di Connecteam. Inoltre, non ci saranno sorprese perché potrai calcolare digitalmente le ore dei dipendenti in tempo reale. Riducendo così gli errori manuali con carta e penna o le schede presenze perse.

Un potente orologio consentirà inoltre alla direzione di tenere traccia del tempo che un dipendente ha dedicato alle attività, fornendo alla direzione informazioni preziose su come il tempo viene speso dai dipendenti sull'orologio. Con l'orologio giusto, puoi abolire completamente i pugni degli amici e il furto di tempo. Risparmiando così alla tua azienda un sacco di soldi sul tempo rubato.

Se i dipendenti hanno difficoltà a saltare a bordo con il tuo nuovo sistema di monitoraggio del tempo, rivedi i passaggi sopra menzionati per assicurarti che i tuoi dipendenti siano entusiasti e impazienti del nuovo cambiamento che avrà luogo. Prova il nuovo sistema con pochi dipendenti, crea clamore e anticipazione per la nuova tecnologia e poi lancia il nuovo orologio a tutti i tuoi dipendenti.

Tieni presente che non esiste una "taglia unica", ma anche se non stai cercando i campanelli e i fischietti e le funzionalità extra nelle tue soluzioni di monitoraggio del tempo preferite, devi comunque rispettare le leggi federali sul lavoro. Un compito reso molto più semplice con le soluzioni di orologio online.

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