Software di monitoraggio del computer: come funziona e i suoi vantaggi

Oltre ad avere problemi, il computer e Internet sono risorse utili per qualsiasi ambiente di lavoro moderno. Ma non è raro trovare dipendenti che abusano di questi privilegi.

Alcuni dipendenti si trovano spesso a navigare in Internet mentre ci sono compiti da svolgere. Altri si trovano a visualizzare e scaricare contenuti dannosi che mettono a rischio i dati riservati dell'azienda.

Per evitare che queste situazioni si verifichino, le aziende, grandi e piccole, sono incoraggiate a tenere traccia e monitorare le attività informatiche dei dipendenti, indipendentemente dal fatto che lavorino in remoto o in un ufficio fisico.

Che cos'è il software di monitoraggio del computer?

Conosciuto anche come software di sorveglianza del computer, il software di monitoraggio del computer è un programma automatizzato che registra le attività informatiche dei dipendenti, comprese le applicazioni, le attività sui social media, l'uso di Internet, il login/logout e altro ancora. Attraverso il software, un datore di lavoro può determinare quanto tempo un dipendente dedica al lavoro e alle attività illecite.

Il software di monitoraggio aiuta a supervisionare e registrare le operazioni eseguite dagli utenti sui sistemi aziendali. Gli avvisi e-mail e altri servizi di reportistica vengono inviati agli amministratori di rete o ai manager dell'organizzazione per esaminarli e intraprendere l'azione appropriata.

Come funziona il software di monitoraggio del computer?

Il software di monitoraggio del computer funziona principalmente fornendo informazioni migliori su ciò che i dipendenti stanno facendo durante il lavoro. Monitora le attività informatiche in background senza interferire con i processi di lavoro.

In tempo reale, il software registra e visualizza esatte attività informatiche gestite sulla rete aziendale. Ti consente di ottenere facilmente informazioni su:

• Chi ha effettuato l'accesso? Quando? Cosa avrebbe dovuto fare in questo momento?
• Con quale computer è stato effettuato l'accesso? Per quanto?
• A quali app/siti web è stato effettuato l'accesso? Rappresentano dei rischi per i dati?

Il sistema è progettato per consentire ai datori di lavoro di visualizzare ciò che stanno facendo i propri dipendenti senza interrompere effettivamente ciò che stanno facendo. Cattura e salva i record per riferimento futuro.

I software di monitoraggio del computer possono variare, ma la maggior parte di essi integrerà le seguenti funzionalità:

1. Monitoraggio del tempo

La maggior parte dei software di monitoraggio del computer avrà un'opzione per tenere traccia del tempo dentro o fuori dalle scrivanie. Visualizza le ore produttive e improduttive in modo che i datori di lavoro possano valutare le prestazioni giornaliere, settimanali o mensili dei propri dipendenti.

2. Monitoraggio dell'utilizzo di applicazioni/siti web

La stragrande maggioranza degli strumenti di sorveglianza del computer è in grado di monitorare qualsiasi applicazione o sito Web che i dipendenti utilizzano sui propri desktop. Sarai in grado di determinare se tale app o sito costituisce una minaccia per le informazioni riservate dell'azienda.

3. Utilizzo dei social media

L'uso incontrollato dei social media può danneggiare la produttività di qualsiasi azienda. Il software di monitoraggio fornisce informazioni dettagliate sulla frequenza con cui i tuoi dipendenti socializzano e chattano su piattaforme come Facebook e Twitter.

4. Registrazione chiavi

Spesso indicato come acquisizione da tastiera, il keylogging registra ogni sequenza di tasti eseguita da un utente del computer. Fornisce approfondimenti sull'uso fraudolento di password e altre informazioni aziendali riservate.

5. Screenshot/registrazioni video del desktop

Il software di monitoraggio del computer può acquisire schermate e/o registrare video dei desktop dei dipendenti con frequenze diverse. Potrai sapere quali file sono stati caricati nel cloud, quando, da chi e dove sono stati trasferiti.

Vantaggi del software di monitoraggio del computer

A prima vista, i vantaggi del monitoraggio dei computer sul posto di lavoro sembrano ruotare attorno alla cattura dei fannulloni e alla prevenzione dei rischi per la sicurezza dei dati. Ma in realtà vanno più in profondità.

Discutiamone alcuni di seguito:

1. Produttività migliorata

Il monitoraggio del tempo ti consente di vedere le diverse attività che potrebbero risucchiare il tempo dei tuoi dipendenti durante l'orario di lavoro. Questo aiuterà voi, dipendenti diretti, a concentrarvi su progetti ad alta priorità invece di quelli a bassa priorità. In questo modo si ottiene una maggiore produttività e un ROI migliore.

2. Migliore allocazione delle risorse

Il software di monitoraggio del computer fornisce informazioni dettagliate su quali dei tuoi dipendenti sono più produttivi. Sapere questo ti aiuterà a allocare meglio le risorse per il tuo prossimo progetto. Sarai anche in grado di ridurre il carico di lavoro per i tuoi dipendenti più impegnati in modo che possano lavorare in modo efficiente.

3. Integrazione con il libro paga

Uno dei maggiori vantaggi del software di monitoraggio del computer è la capacità di integrarsi con le buste paga. Puoi fare in modo che i dipendenti registrino i loro dettagli tramite il sistema di monitoraggio sul libro paga. Finché i dipendenti riportano il loro tempo in modo accurato, il software dovrebbe creare pagamenti accurati e puntuali.

3. Una migliore pianificazione

I dati raccolti tramite il software di monitoraggio del computer possono essere utilizzati per una migliore pianificazione delle operazioni aziendali. Saprai quanto tempo ci vuole per completare diversi progetti, quanto denaro è necessario per determinate attività e cosa si può fare per migliorare la produttività.

Maggiore è la quantità di dati disponibili, più facile è pianificare i modi per migliorare le operazioni aziendali.

Conclusione

Il software di monitoraggio del computer può essere utile per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni o dall'ambito. Con questo potente strumento di sorveglianza, puoi valutare la produttività dei tuoi dipendenti, capire chi ha prestazioni inferiori e chi è sovraccarico e affrontare le aree che devono essere migliorate per aumentare il tuo ROI.

Il monitoraggio dei dipendenti può anche salvare i tuoi profitti da perdite di dati accidentali o intenzionali. Investi oggi in un software di monitoraggio del computer efficace e non intrusivo a vantaggio della tua attività.

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