Fai crescere la tua impresa di pulizie con l'app leader per i servizi di pulizia

Avviare un'impresa di pulizie può essere una decisione redditizia poiché c'è molto lavoro con molta richiesta, oltre a spese generali basse e nessuno dei soliti costi operativi. Tuttavia, la gestione di un'impresa di pulizie comporta una serie di sfide. Dall'assunzione e formazione del team migliore, alla pianificazione e all'interruzione di un programma efficace, al monitoraggio accurato del tempo per un facile libro paga, al mantenimento di una sana comunicazione interna, al coinvolgimento di clienti abituali e alla garanzia della soddisfazione del cliente, e l'elenco potrebbe continuare.

Molti proprietari di imprese di pulizie hanno scoperto che fare affidamento su carta e penna o persino su fogli di calcolo Excel con infiniti messaggi di testo e gruppi WhatsApp disordinati non funziona. Semplicemente non lo taglia! Dati i progressi della tecnologia, passare a una soluzione digitale per gestire le operazioni quotidiane è un gioco da ragazzi.

Centinaia di imprese di pulizie utilizzano Connecteam per combattere le sfide quotidiane della gestione di un'impresa di pulizie. Pertanto, abbiamo creato una guida basata sul loro utilizzo per fornirtile migliori pratiche per superare le sfide e ampliare la tua attività di pulizia.

Le sfide che le imprese di puliziahanno dovuto affrontare prima di Connecteam

• I rapporti dal campo sono spesso fuori luogo

“Quando un addetto alle pulizie deve inviare un rapporto, come un modulo di conferma della pulizia, di solito non lo ricevo fino a tardi quel giorno, se sono fortunato. E se hanno commesso un errore o hanno dimenticato di firmare il modulo, devo inseguirli per ottenere queste informazioni, quindi mi ci vuole il doppio del tempo per elaborare le informazioni.

"A volte i miei dipendenti mi inviano conferme tramite SMS che diventa difficile da rintracciare ed è semplicemente molto disordinato!"

• Il monitoraggio delle ore può portare a errori

“Il monitoraggio del tempo e il libro paga possono richiedere un giorno o due interi perché devo setacciare centinaia di fogli Excel o scarabocchi su carta e talvolta possono verificarsi errori. Non è affatto efficiente.”

"È solo un gioco infinito di ping pong con i miei dipendenti se prendo un errore o ho bisogno che raccolgano ore."

• L'assegnazione dei turni richiede ore

"Se si apre un turno, devo cercare un sostituto e destreggiarsi tra così tanti dipendenti e sedi rende questo compito un lavoro ingrato che voglio davvero evitare."

• L'onboarding è lungo e richiede tempo

“Ho bisogno che nuovi addetti alle pulizie siano operativi lo stesso giorno, ma invece siamo intrappolati in una stanza e perdiamo un'intera giornata solo a esaminare piccole cose come quello che c'è nel manuale del dipendente. È uno spreco totale quando metà dei miei nuovi assunti si dimette entro il primo mese.

• La comunicazione interna è disordinata

"Quando devo inviare un aggiornamento urgente, devo chiamare tutti i miei addetti alle pulizie uno per uno o organizzare una teleconferenza oppure invio messaggi di testo ma non ho idea di chi abbia ricevuto il messaggio o si sia preso la briga di leggerlo."

"I miei addetti alle pulizie fanno fatica a contattarmi a volte perché sono così impegnato a gestire una dozzina di compiti diversi, quando torno da loro, è già irrilevante."

• Fornire il miglior servizio clienti può essere difficile

"C'è molta concorrenza là fuori e voglio davvero avere un vantaggio competitivo, ma ho bisogno di uno strumento che possa aiutarmi a gestire tutto in modo da potermi concentrare sul quadro generale".

È stato solo quando abbiamo trovato l'app per i servizi di pulizia di Connecteam che le nostre più grandi sfide sono gradualmente diventate un ricordo del passato! – Servizi BnB Puliti

Leggi di più sull'esperienza di BnB Clean Service con l'app per servizi di pulizia Connecteam qui.

In che modo Connecteam aiuta i responsabili delle pulizie ad affrontare le sfide sul posto di lavoro

1. Automatizza elenchi di controllo giornalieri, rapporti e moduli

Le operazioni quotidiane sono una funzione fondamentale per gestire in modo efficiente la tua impresa di pulizie, pertanto le liste di controllo e i rapporti sono comunemente utilizzati per ridurre l'attrito dalle attività quotidiane, automatizzare il flusso di informazioni, migliorare i tempi di risposta e creare supervisione.

Di seguito sono riportati esempi di liste di controllo e moduli che le imprese di pulizia creano regolarmente:

• Modulo di conferma pulizia
• Liste di controllo per la pulizia quotidiana
• Liste di controllo per la pulizia settimanale
• Liste di controllo per la pulizia mensile
• Ispezione del sito o della struttura
• Restituzione dell'attrezzatura e ordine dell'attrezzatura
• Biglietto dell'ordine di riparazione
• Segnala un problema
• Elenco di controllo del conteggio dell'inventario
• Modulo d'ordine magazzino (articoli e quantità)
• Modulo di ritiro delle scorte
• Approvazione del servizio clienti
• Verbale di incidente
• Rimborso spese
• Revisione delle prestazioni dei dipendenti

Tutte le liste di controllo, i rapporti e i moduli sono registrati digitalmente, possono essere facilmente condivisi come PDF o possono anche essere esportati in Excel. Inoltre, non vi è alcun limite al numero di documenti archiviati e il numero di invii non influisce sul prezzo.

Inoltre, puoi condividerli con i tuoi clienti in modo che si sentano meglio che le loro esigenze vengano soddisfatte.

2. Traccia con precisione le ore

Il monitoraggio del tempo è disponibile sullo smartphone di un dipendente, quindi il monitoraggio del tempo e i fogli paga sono molto più facili da gestire con precisione.

• Semplice orologio in entrata e in uscita con un timbro di posizione GPS
• Invio di promemoria automatici per garantire che i dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita in orario
• Utilizzo di tag, allegati di turno e note per sapere esattamente quanto tempo è stato assegnato a ciascun cliente o al tipo di lavoro
• Gestire e approvare le richieste di permessi e permessi
• Esportazione dei fogli paga, per turno o come totale.
• Integrazione con QuickBooks Online e Gusto per un'elaborazione semplice e diretta delle buste paga

3. Assegna facilmente turni e chiamate di servizio

Per l'invio e la gestione delle chiamate di un utente del servizio, le imprese di pulizia si affidano alla funzione di pianificazione dei lavori di Connecteam per fornire tutte le informazioni rilevanti agli addetti alle pulizie in modo semplice e da un'unica posizione:

• Assegnazione di addetti alle pulizie per i servizi in base alle diverse esigenze
• Fornire tutte le informazioni pertinenti, inclusi orario, indirizzo e istruzioni speciali per ogni sede e cliente.
• Invio di promemoria e notifiche per garantire che gli addetti alle pulizie arrivino in tempo e anche per avvisare il gestore se qualcuno è in ritardo.
• Tenere traccia dell'ora e della posizione di entrata e uscita e abilitare note e commenti sui turni quando sono necessarie informazioni aggiuntive.
• Sapere quando i dipendenti timbrano e completano un turno; inoltre, i dipendenti possono aggiungere immagini e commenti per ogni turno, se necessario.
• Consentire ai dipendenti di accettare o rifiutare turni (facoltativo - può essere disabilitato).

4. Garantire la conformità a tutti i livelli

La conformità è un must per la maggior parte delle imprese di pulizia, pertanto i moduli "Leggere e firmare" e i corsi di formazione periodici di aggiornamento sono all'ordine del giorno. Tutti i documenti vengono registrati e inviati automaticamente come copia PDF a e-mail predefinite tramite l'app, inoltre qualsiasi modulo può essere personalizzato e i rapporti di riepilogo possono essere esportati in qualsiasi momento.

• Riconoscimento del manuale del dipendente
• Utilizzo di materiali pericolosi
• Salute e sicurezza
• Accordo uniforme
• Politica sulle molestie sessuali
• Rapporto sui risultati dell'incidente
• Altri leggono e firmano documenti.

5. Sali a bordo e forma il tuo personale in modo efficiente

Le imprese di pulizia spesso affrontano un alto tasso di turnover e devono avere un livello di servizio al top per ogni lavoro, quindi è importante utilizzare Connecteam per semplificare il processo di onboarding. Con l'app tutto è più efficiente e veloce.

• Una lettera formale di benvenuto a bordo della lettera
• Nuova lista di controllo dei dipendenti
• Modulo informazioni personali
• Moduli di conformità per il controllo dei precedenti e della sicurezza
• Ordine uniforme dei dipendenti e modulo di accordo
• Accordo di non divulgazione
• Dichiarazione di vacanze prenotate
• Leggere e firmare i moduli appropriati

Oltre all'onboarding, è importante formare i tuoi addetti alle pulizie ogni volta che è necessario in modo che non ci siano lacune di conoscenza. Le imprese di pulizie utilizzano Connecteam per tenere traccia dei progressi di un dipendente e creare materiale formativo su cose come:

• Formazione in materia di salute e sicurezza
• Formazione sull'uso corretto dei materiali pericolosi
• Formazione sulle molestie sessuali
• Uso e manutenzione delle attrezzature
• Test e quiz.

Scopri di più qui sulla formazione efficace per il tuo personale addetto alle pulizie.

6. Migliorare la comunicazione interna

La comunicazione interna non è così facile da ottenere quando i dipendenti sono dispersi e non siedono nello stesso posto. Pertanto, Connecteam semplifica il superamento di questa sfida includendo funzionalità come:

• Directory dei dipendenti: è facile trovare i dettagli di contatto di un dipendente o di un cliente semplicemente cercando il nome, la posizione, il titolo e altro.
• Gruppi e canali di chat: crea un gruppo interno per sedi di lavoro o piccoli team in modo che sia più facile per tutti rimanere in contatto.I dipendenti possono informarsi reciprocamente se una strada è chiusa o se hanno esaurito un prodotto e qualcuno è nelle vicinanze per aiutarli.
• Notifiche push e aggiornamenti in tempo reale : per annunci sia formali che informali, come aggiornamenti delle risorse umane, una lettera del CEO, riconoscimento dei dipendenti o aggiornamenti sulla politica aziendale e simili.Fai un ulteriore passo avanti e invia un feedback straordinario da un cliente a tutti i tuoi dipendenti per aumentare il morale.

7. Facile accesso ai protocolli aziendali

Per garantire la conformità su tutta la linea, è fondamentale avere tutti i protocolli aziendali disponibili con un semplice clic. Inoltre, quando aggiorni un protocollo, devi farlo solo una volta sull'app dei servizi di pulizia digitale e tutti hanno la versione aggiornata. Non dovrai più stampare dozzine di copie fisiche e disturbare i dipendenti.

• Procedure operative standard (SOP)
• Protocolli di sicurezza e di emergenza
• Procedure di pulizia della moquette
• Il manuale dell'impiegato
• Codice etico
• Politica sulle molestie sessuali
• Politica uniforme

8. Migliorare la sicurezza sul posto di lavoro

Le imprese di pulizia innalzano i loro standard di sicurezza e creano una consapevolezza "la sicurezza prima di tutto" consentendo ai dipendenti di riferire in tempo reale, rendere disponibili le informazioni sulla sicurezza e comunicare argomenti relativi alla sicurezza. Alcune delle migliori pratiche includono:

• Segnalazione rapida e semplice: in tempo reale, è facile per i dipendenti inviare segnalazioni su pericoli o incidenti e il supervisore competente riceve immediatamente la segnalazione per un'ulteriore valutazione.
• Risorse digitali sulla sicurezza: garantire che tutti i protocolli, i suggerimenti e le risorse di sicurezza siano disponibili con un clic, insieme a "lezioni apprese", risultati sugli incidenti e suggerimenti periodici sulla sicurezza.
• Formazione continua sulla sicurezza: invio regolare di materiale formativo ai dipendenti per garantire che non vi siano lacune di conoscenza e che i dipendenti siano a conoscenza di determinati aggiornamenti, inoltre è facile inviare quiz per assicurarsi che il contenuto sia stato compreso.L'amministratore può seguire i progressi e può inviare un promemoria per completare la formazione.
• Safety first communication: con un tocco, puoi distribuire e comunicare aggiornamenti e protocolli relativi alla sicurezza, come rapporti sulla ricerca di incidenti, aggiornamenti e guide sull'utilizzo di materiali e attrezzature pericolosi, aggiornamenti in tempo reale e altro ancora.

9. Razionalizzare le esigenze delle risorse umane

I team e i dirigenti delle risorse umane preferiscono automatizzare i processi e ottenere un migliore controllo sui problemi relativi alla forza lavoro attraverso:

• Consiglia un amico: è facile segnalare amici per una posizione in azienda per contribuire a migliorare la portata del reclutamento.
• Gestione delle richieste di ferie o malattia: i dipendenti ricevono un aggiornamento istantaneo se una richiesta è stata approvata o rifiutata.
• Modulo informazioni personali: durante l'onboarding di nuovi assunti, è facile ottenere informazioni personali, informazioni di contatto, contatti di emergenza, documenti come moduli fiscali, documento d'identità con foto e altro.
• Aggiornamento delle informazioni di contatto: ricevi istantaneamente un aggiornamento per le informazioni di un dipendente come nome, indirizzo, conto bancario e altro.
• Indagini sulla soddisfazione dei dipendenti o revisioni delle prestazioni.

Connecteam è una vera soluzione di gestione all-in-one che include numerose funzionalità per scalare il tuo business. Inoltre, il prezzo non brucia un buco nella tasca posteriore. Inizia oggi il tuo piano gratuito!