Come creare una fattura consolidata per pagamenti più rapidi

Per i liberi professionisti e i piccoli imprenditori, il tempo è davvero denaro. Sfortunatamente, ci sono alcuni aspetti del lavoro per te stesso che richiedono tempo ma non generano direttamente entrate, come creare fatture, tenere traccia dei pagamenti e generare ricevute. Trovare modi per risparmiare tempo in queste attività ti consente di concentrarti sul lavoro per cui i tuoi clienti ti pagheranno effettivamente.

L'utilizzo delle fatture consolidate è un modo intelligente per semplificare e velocizzare il processo di fatturazione. L'invio di una sola fattura che comprenda tutto il lavoro svolto per un cliente durante un determinato periodo può aiutarti a rimanere organizzato e aumentare la tua efficienza. Inoltre, il processo di creazione di una fattura consolidata è semplice e implementarla nei tuoi progetti di freelance o di piccola impresa non potrebbe essere più semplice.

In questo articolo spiegheremo cosa sono le fatture consolidate, perché possono essere utili e come crearle con Hiveage. Andiamo a farlo!

Un'introduzione alla fatturazione consolidata (e perché dovresti usarli)

Una fattura consolidata è quando si fattura a un cliente tutto il lavoro completato in un periodo di tempo predeterminato. Ad esempio, uno scrittore freelance potrebbe inviare una fattura a un cliente per tutti gli articoli che ha scritto nell'arco di un mese, invece di inviare una fattura separata per ogni singolo articolo. Indipendentemente dal fatto che lo scrittore avesse completato due articoli in quel mese o dodici, avrebbe comunque inviato solo un'unica fattura.

Potresti trovare le fatture consolidate particolarmente utili se tu o la tua azienda vi trovate spesso nelle seguenti situazioni:

• Hai clienti abituali che effettuano regolarmente ordini per diversi prodotti o servizi.
• Spesso lavori a progetti a lungo termine per i clienti, che contengono diverse fasi che dovrebbero essere fatturate ciascuna come servizi o prodotti individuali.
• Stai fornendo un servizio continuo e addebiti i tuoi clienti all'ora e desideri fatturare loro tutte le ore che hai lavorato in un certo periodo di tempo.

Come probabilmente puoi immaginare, l'utilizzo della fatturazione consolidata aiuta a semplificare il processo di fatturazione dei tuoi clienti e migliora la tua efficienza. Risparmierai tempo dedicato alla creazione di singole fatture, poiché dovrai metterle insieme meno spesso. Avere meno file di cui tenere traccia aiuterà anche con l'organizzazione e la gestione dei file. Se dovessi mai aver bisogno di recuperare una fattura, avrai meno file da ordinare.

Forse il vantaggio più significativo delle fatture consolidate, tuttavia, è il loro potenziale per snellire il processo di pagamento. L'invio di molte fatture a un cliente in un breve periodo di tempo può essere una ricetta per fatture perse e pagamenti mancati.

D'altra parte, è meno probabile che i clienti perdano traccia di una singola fattura, il che significa che non dovresti perdere tempo a rintracciare i clienti per garantire i pagamenti mancanti. Questo aiuta anche i tuoi clienti a evitare fatture scadute e rimanere organizzati (c'è solo una data di fatturazione da tenere traccia e un ciclo di fatturazione fisso), che probabilmente lascerà loro una buona impressione di com'è lavorare con la tua azienda.

Come creare una fattura consolidata (in 3 passaggi)

Fortunatamente, creare una fattura consolidata è abbastanza semplice. Inoltre, Hiveage offre diversi strumenti che possono aiutarti lungo il percorso. Analizziamo cosa dovrai considerare quando imposti la tua prima fattura consolidata.

Passaggio 1: determinare il ciclo di fatturazione della fattura

Quando lavori con clienti abituali o su progetti in corso da lungo tempo, è importante determinare in anticipo il ciclo di fatturazione che utilizzerai per le fatture consolidate. Sarà utile per i tuoi clienti sapere quando ti aspetterai i loro pagamenti. Inoltre, avere un ciclo di fatturazione definito ti assicura di non aspettare diversi mesi prima di vedere il tuo primo stipendio.

I cicli di fatturazione che stabilisci dovranno avere un senso per te, i tuoi clienti e la tua attività. Tuttavia, i cicli mensili e di 30 giorni sono comuni e possono essere facili da tenere traccia per te e i tuoi clienti. È meglio non allungare troppo i cicli, poiché ciò influirà sul costante afflusso di entrate per la tua attività.

Passaggio 2: conserva record dettagliati per le fatture

È estremamente importante mantenere registrazioni chiare e complete del tempo che dedichi a lavorare su ciascun progetto, insieme a tutti i servizi o prodotti che potresti fornire ai tuoi clienti durante ogni ciclo di fatturazione. Avrai bisogno di queste informazioni quando crei le tue fatture consolidate.

Una soluzione semplice è tenere traccia delle tue ore in un foglio di calcolo o su un calendario. Se vuoi davvero semplificare questo processo, tuttavia, puoi anche sfruttare le comode funzionalità di monitoraggio di Hiveage. Tra le altre cose, Hiveages ti consente di mettere in pausa e avviare l'orologio quando fai delle pause dal lavoro e di salvare i modelli per le attività che affronti regolarmente (per una facile registrazione).

Passaggio 3: scrivi la tua fattura (anziché più fatture)

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie e raggiunta la fine di un ciclo di fatturazione, puoi inserire i tuoi tempi, servizi e prodotti in una fattura e inviarla al tuo cliente. Assicurati di includere:

• Le date del ciclo di fatturazione
• Un elenco dettagliato di ciò che stai addebitando al cliente
• Quanto stai addebitando al cliente per ogni elemento pubblicitario
• Il totale della fattura (incluse eventuali tasse e commissioni pertinenti)

Se sei preoccupato di dimenticare qualcosa, considera l'utilizzo del generatore di fatture di Hiveage, che include campi per tutte le informazioni che dovrai fornire ai tuoi clienti. Inoltre, se hai monitorato il tuo tempo con Hiveage, puoi semplicemente convertire i tuoi record in una fattura, rendendo il processo semplice e veloce.

Conclusione: come utilizzare le fatture consolidate

Gestire la tua attività dovrebbe riguardare fare soldi, non gestire le scartoffie. L'utilizzo delle fatture consolidate ti dà più tempo da dedicare agli aspetti della tua attività che sono più importanti per te, piuttosto che al processo di fatturazione. Inoltre, è un sistema più semplice che è più conveniente sia per te che per i tuoi clienti.

Soprattutto, puoi consolidare le fatture in soli tre passaggi:

1. Determina il periodo di fatturazione della fattura
2. Conserva registri dettagliati
3. Scrivi la tua fattura

Hai domande su come utilizzare in modo efficace le fatture consolidate? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!