5 Casi d'uso della gestione dei contenuti aziendali da considerare

Abbiamo messo insieme cinque casi d'uso di gestione dei contenuti su cui riflettere quando si considera se investire in una soluzione di gestione dei contenuti aziendali (ECM).

Quattro di questi sono per gentile concessione di DocuWare, uno dei partner tecnologici di Impact Networking. Per ulteriori informazioni sui casi di studio di DocuWare, seguire questo collegamento.

Perché la gestione dei contenuti aziendali?

Perché le organizzazioni oggi hanno bisogno di un sistema ECM per le loro operazioni?

La gestione dei contenuti aziendali aiuta le aziende a digitalizzare, controllare e automatizzare i flussi di lavoro per informazioni strutturate e non strutturate come fatture, curriculum, documenti fiscali, e-mail e altro ancora.

Come puoi immaginare o già saprai, essere in grado di gestire queste informazioni in modo efficace ed efficiente attraverso una soluzione centralizzata è importante per un'organizzazione moderna focalizzata sul miglioramento delle proprie capacità digitali.

Con il volume di dati presente oggi anche nelle piccole imprese, la necessità di gestirli correttamente cresce e la necessità di flussi di lavoro semplificati attraverso soluzioni come gli ECM diventa ogni anno più evidente.

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Caso d'uso n. 1: Avance (senza scopo di lucro)

Avance ha sede a San Antonio e gestisce circa 30 centri di istruzione per l'infanzia a San Antonio e in altre città.

Questi centri educativi devono ordinare una grande quantità di forniture (che si tratti di latte artificiale, pannolini o mobili) e, di conseguenza, ci sono molti ordini di cui tenere traccia.

Prima di implementare un ECM, l'organizzazione si basava esclusivamente su processi cartacei, che per loro stessa ammissione rendevano il processo di approvazione e acquisizione lento e inefficiente.

Questi processi cartacei, per lo più relativi a moduli d'ordine di acquisto cartacei, dovrebbero essere inviati tramite posta interufficio o tramite FedEx, entrambe pratiche che richiedono molto tempo.

Dopo aver digitalizzato questi processi con un sistema di gestione dei contenuti, è stato utilizzato uno script di automazione per contare e segnalare tutti gli acquisti in sospeso, consentendo all'organizzazione di avere un quadro accurato e aggiornato degli ordini in sospeso e dei fondi di sovvenzione rimanenti.

Hanno anche risparmiato una notevole quantità di spazio fisico dopo aver rimosso una moltitudine di schedari ridondanti di recente, a vantaggio dei loro luoghi di lavoro e dei dipendenti che li utilizzano.

Caso d'uso n. 2: credito vantaggioso (finanza)

Advantage Credit offre servizi di rendicontazione del credito a istituti di credito ipotecario, broker e banche.

Prima della digitalizzazione, come Avance, l'azienda dipendeva fortemente dai processi cartacei.

Per questo motivo, l'organizzazione ha avuto enormi difficoltà con la fidelizzazione dei dipendenti in quanto non è stata in grado di offrire alcuna flessibilità ai lavoratori per quanto riguarda il lavoro a distanza.

Il risultato di ciò è stato un livello problematico di rotazione dei dipendenti, che è peggiorato dopo oltre un decennio nel settore, con molti lavoratori in maturazione che desideravano flessibilità.

Nel tentativo di affrontare queste preoccupazioni della forza lavoro, è stata ricercata una strategia di trasformazione digitale e l'introduzione di un sistema di gestione dei contenuti aziendali ne è stato un aspetto centrale.

Advantage aveva bisogno di una soluzione di gestione dei documenti sicura e in grado di digitalizzare i documenti cartacei per il recupero, la condivisione e la collaborazione.

Dopo l'implementazione del sistema ECM, l'azienda è stata in grado di raggiungere tutti questi obiettivi e, di conseguenza, è stata in grado di offrire opportunità di lavoro a distanza ai dipendenti.

Advantage Credit è stata in grado di trasferire il 90% della sua forza lavoro al lavoro a distanza, riducendo i costi di affitto degli uffici del 65%, migliorando la produttività del 50% e, soprattutto, migliorando del 100% la fidelizzazione dei dipendenti.

Caso d'uso n. 3: Ewart-Ohlson (produzione)

La Ewart-Ohlson Machine Company lavora con macchine a controllo numerico computerizzato (CNC), producendo parti per l'industria aerospaziale, energetica, siderurgica e automobilistica.

L'azienda è stata fondata nel 1942 e per molti anni ha seguito le normative di conformità AS9100 per i propri dati e informazioni.

Poiché tutti i documenti prima della digitalizzazione venivano acquistati manualmente, dovevano essere archiviati e protetti in un luogo fisico, in genere uno schedario in loco.

Quando il personale aveva bisogno di fare riferimento a un documento, ad esempio per scopi di controllo qualità o per una richiesta del cliente, la ricerca dei documenti era laboriosa e lenta.

Con fino a 300 pagine di documenti che devono essere archiviate ogni settimana, è facile capire perché questo è diventato un problema che doveva essere affrontato prima piuttosto che dopo.

Dopo aver implementato un sistema di gestione dei contenuti, Ewart-Ohlson è ora in grado di fornire un accesso molto più efficace alla documentazione necessaria per il personale, ma anche per i clienti. In breve, quello che era un lavoro di 30 minuti ora ne richiede meno di uno.

Oltre a ciò, l'ECM è stato in grado di aderire alle normative necessarie, in modo che le informazioni potessero essere gestite, accessibili e condivise pur rimanendo conformi.

Caso d'uso n. 4: Città di Oakfield (governo)

Oakfield è una città nello stato di New York ed è governata dall'ufficio della città di Oakfield.

Prima di intraprendere un piano di trasformazione digitale, la città di Oakfield faceva affidamento sull'archiviazione manuale di tutti i documenti ufficiali nei suoi uffici.

Il mantenimento di documenti esclusivamente cartacei significava che l'ufficio doveva aggiungere continuamente spazio fisico per archiviarli e a questo scopo veniva indicato un prezzo di $ 300.000 per aggiungere una stanza di conservazione dei documenti.

Sapendo che questa era una situazione che avrebbe richiesto solo maggiori spese ed espansione in futuro, la città di Oakfield ha deciso in alternativa un corso di digitalizzazione.

Dopo aver adottato una soluzione di gestione dei contenuti aziendali, il governo locale della città è stato in grado di archiviare oltre 40.000 documenti esistenti nel cloud storage.

Ogni mese vengono scansionati nel sistema circa 300 nuovi documenti e ora, grazie al suo sistema di archiviazione cloud, l'ufficio del governo della città di Oakfield è in grado di archiviare in modo sicuro e accedere facilmente a dati sensibili e non.

Caso d'uso n. 5: Watertech of America

Watertech of America fornisce programmi di trattamento delle acque in Wisconsin, Minnesota, Iowa e Illinois settentrionale.

Watertech pone grande enfasi su ciò che definisce "ambientalismo pratico", che cerca di coniugare sostenibilità ed efficienza per i propri clienti.

Sfortunatamente, i sistemi di documentazione di Watertech non erano sostenibili e in poco tempo il loro piccolo ufficio ospitava circa 40 schedari pieni di documenti cartacei.

Ciò stava causando un ampio grado di inefficienza nei processi operativi dell'azienda, quindi hanno cercato un sistema di gestione dei contenuti per alleviare questo punto dolente.

Dopo che Impact Networking ha eseguito un discovery audit e formulato le raccomandazioni appropriate per mettere in atto la strategia di gestione dei documenti di Watertech, è stato implementato un ECM e i processi di documentazione dell'azienda sono stati digitalizzati.

Ciò ha consentito all'organizzazione di abbandonare l'utilizzo di processi esclusivamente cartacei e di passare invece a un repository digitale più efficiente e sicuro per acquisire e archiviare dati e informazioni.

Senza dubbio, penso che l'implementazione di DocuWare con Impact sia stata una delle cose migliori che abbiamo fatto nei miei 12 anni in azienda. – Jon Tiegs, Vice Presidente, Watertech of America.

Linea di fondo

Esistono diversi casi d'uso che possono informare la decisione di un'azienda di implementare una strategia per l'adozione della gestione dei contenuti aziendali.

L'uso principale e più ovvio è la riduzione di attività manuali, cartacee e che richiedono tempo e che normalmente costano tempo e denaro alle aziende.

Non solo l'ECM può migliorare l'efficienza dei processi operativi digitalizzandoli, ma è anche possibile aggiungere flussi di lavoro di automazione per andare ancora oltre e gli standard di conformità dei dati possono essere facilmente raggiunti con soluzioni moderne.

Inoltre, i casi d'uso al di fuori della minore dipendenza dai processi manuali, come la maggiore flessibilità di gestione dei dati, significa che le organizzazioni che implementano i sistemi ECM possono godere di una struttura del processo di flusso di lavoro snella ed efficiente.

Ci auguriamo che questi casi d'uso della gestione dei contenuti ti abbiano fornito una comprensione del motivo per cui le aziende implementano gli ECM e ti invitiamo a visitare il nostro partner, DocuWare, per ulteriori casi d'uso della gestione dei contenuti.

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