Il tuo piano di emergenza: cos'è e come crearne uno

Tu, come imprenditore, non hai idea di cosa ci sia dietro l'angolo. Potrebbe essere una totale rovina finanziaria (spero di no), o anche qualcosa come una pandemia globale!

Qualunque sia il disastro, la fortuna di un'azienda può cambiare radicalmente, facendo deragliare completamente le tue operazioni.

E quindi, hai bisogno di un piano di emergenza.

Cioè, un piano di riserva, per ogni evenienza.

Analizziamo esattamente cos'è un piano di emergenza, i suoi vantaggi e come utilizzare gli strumenti giusti per crearne uno tuo.

La definizione di un piano di emergenza

In breve, un piano di emergenza è un piano ben congegnato che copre tutte le aree della tua azienda.

È progettato per correggere errori relativamente piccoli prima che si trasformino in disastri conclamati.

Certo, probabilmente hai già sentito parlare del termine "Piano B". Ed è esattamente quello che è. Il piano di "contingenza" sembra essere il termine professionale.

Se eseguito correttamente, un piano di emergenza aiuta la tua azienda a rimettersi in piedi in pochissimo tempo. Non solo, ma è anche progettato per evitare che problemi simili si ripetano.

Perché è importante un piano di emergenza?

Un classico malinteso delle aziende è il seguente: se commetti un errore, puoi semplicemente correggerlo e poi non accadrà mai più. Tuttavia, la realtà è che questo compiacimento significa che il problema continuerà a tornare ancora e ancora. Se questo non viene gestito correttamente, questi problemi ricorrenti possono avere conseguenze devastanti, inclusa la chiusura dell'attività.

Come dimostrato negli ultimi anni, la vita professionale e personale può cambiare così rapidamente, eppure le aziende potrebbero non essere ancora pronte per questi cambiamenti. Gli studi dimostrano che uno sbalorditivo 39% dei professionisti delle risorse umane non disponeva di un piano di emergenza per affrontare il COVID-19 all'inizio della pandemia. Questo, insieme a vari altri motivi, mostra quanto sia importante pensare velocemente e disporre di piani di emergenza.

• Aiuta a ridurre i danni aziendali : un piano di emergenza offre alle aziende un vantaggio, riducendo al minimo i danni potenziali. Ad esempio, se lavori nella vendita al dettaglio e un prodotto deve essere richiamato, un piano di emergenza garantirà che non tutti i gestori del negozio debbano occuparsene. Supponiamo che tre clienti si lamentino dello stesso articolo. I gestori del negozio devono semplicemente rimuovere l'articolo in questione e informare i clienti della sua rimozione. Questo piano di emergenza alla fine proteggerà la reputazione del negozio.
• La tua azienda si riprende più velocemente : non si può negare che la pandemia ci abbia colti tutti alla sprovvista. Poiché le aziende hanno sofferto, recuperato e riprogettato vari flussi di lavoro nell'era post-pandemia, hanno in atto piani di emergenza nel caso in cui un evento di questa portata si ripeta. E questo vale praticamente per tutti gli scenari. Una volta che hai una procedura in atto, sarà più veloce implementarla la prossima volta.
• I dipendenti crescono in fiducia : i piani di emergenza assicurano che anche il nuovo dipendente sia preparato per un potenziale problema. Il personale può semplicemente arrivare al lavoro senza doversi preoccupare poiché saprà già come gestire le varie possibilità. Ad esempio, se lavori nel settore edile e disponi di un piano di emergenza per un rischio per la sicurezza, il tuo team sa già come gestirlo in futuro per garantire che nessun altro vi sia esposto.

5 passaggi per creare un piano di emergenza

A dire il vero, ideare il tuo piano di emergenza non è facile. Ci vuole tempo ed è il risultato di una ricerca dettagliata e di un brainstorming. Ecco alcuni passaggi essenziali che tutti i manager dovrebbero seguire durante la creazione di un piano di emergenza.

In primo luogo, è importante riunirsi in squadra e decidere quali potrebbero essere le potenziali sfide da affrontare come azienda. In qualità di manager, le cose che consideri sfide potrebbero essere diverse da quelle che i tuoi dipendenti affrontano quotidianamente. Coinvolgendoli nel processo di brainstorming, tutti i membri del team possono essere sulla stessa pagina. Se tutti i membri del team non possono partecipare a una riunione, puoi sempre aprire una finestra dei suggerimenti per assicurarti che la voce di tutti venga ascoltata, in un modo o nell'altro.

Autorizza il personale a formulare suggerimenti per il tuo piano di emergenza

Saperne di più

Dopo aver identificato le principali sfide/rischi, puoi iniziare a capire perché si verificano. Puoi quindi fare un brainstorming sulle soluzioni a questi problemi in modo che non si ripetano. In preparazione a qualsiasi incidente futuro, annota i contatti di emergenza che i membri del personale dovrebbero chiamare. Puoi anche annotare le procedure del piano di emergenza e di quali risorse potresti aver bisogno per ciascuna di esse.

Dopo aver elencato le procedure del tuo piano di emergenza, dovrai elencarle in ordine di priorità. Qualunque sia il settore, la sicurezza dovrebbe essere sempre in cima alla lista. Ad esempio, se lavori nell'edilizia, devi decidere come devono essere disposte le impalcature. Se il ponteggio è costruito in modo inadeguato, la procedura di messa in sicurezza verrà eseguita secondo il piano di emergenza. Avvertire i lavoratori in anticipo impedirà loro di esporsi a pericoli, salvando potenzialmente vite umane nel processo.

Affinché il tuo piano di emergenza sia il più efficace possibile, è tempo di sbarazzarsi dei grossi raccoglitori che impiegano ore ai manager per trovare le procedure giuste. App come Connecteam hanno tutto ciò di cui hai bisogno in modo che il tuo personale possa avere un facile accesso alle procedure di emergenza e avvisare gli altri membri del team prima che si verifichino potenziali sfide.

• I membri del team possono utilizzare la casella dei suggerimenti per inviare idee per il piano di emergenza, migliorando il coinvolgimento dei dipendenti.
• Con il centro di conoscenza di Connecteam puoi caricare tutte le tue procedure insieme a immagini, video, ecc. Questo aiuterà il tuo team a sapere esattamente cosa fare quando si verifica una situazione. I dipendenti possono vedere visivamente cosa fare senza dover andare avanti e indietro con i manager durante le telefonate. Altrimenti, possono contattare il proprio manager con comunicazione interna (1:1 o chat di gruppo).

• Utilizzare la gestione delle attività per consentire ai membri del team di eseguire il piano di emergenza seguendo le procedure.
• Invia aggiornamenti per informare l'intero team che il piano di emergenza è pronto per essere letto e seguito se necessario. I dipendenti devono leggere ogni pagina prima di proseguire, assicurandosi che tutti l'abbiano letta e compresa.
• La programmazione dei turni rimuove il carico mentale e la possibilità di errore umano. Ad esempio, questa funzione avvisa automaticamente i dipendenti dei conflitti. I manager possono vedere chi è disponibile/non disponibile se si verifica lo scenario peggiore e assicurarsi che tutti i turni necessari siano occupati.
• Usa moduli/liste di controllo per assicurarti che tutto sia controllato in anticipo, riducendo al minimo il potenziale di errore umano. Invia facilmente moduli di valutazione del rischio ai dipendenti. Ciò è particolarmente vantaggioso per gli operatori della sicurezza e della sanità.

Anche quando il tuo piano di emergenza è pronto per essere rilasciato, è importante rivisitarlo e assicurarti che sia il più efficace ed efficiente possibile. Man mano che la tua azienda cresce, dovrebbe crescere anche il tuo piano di emergenza. È un lavoro in corso che dovrà essere valutato e modificato con il tempo.

Ad esempio, i disastri naturali e le pandemie globali possono richiedere ai gestori di modificare le procedure in conformità con il protocollo di salute e sicurezza.

La linea di fondo sui piani di emergenza

Quando tutto è stato detto e fatto, un piano di emergenza non deve necessariamente essere qualcosa per cui i dipendenti richiedono ore di formazione. Inoltre, non richiede di raggruppare tutti i dipendenti in una stanza, il che può essere particolarmente impegnativo per i lavoratori senza scrivania.

La verità è che non avrai bisogno di stampare il tuo piano di emergenza su una pila di fogli. Invece, usa semplicemente un'app all-in-one per mettere in atto il tuo piano e apportare le modifiche pertinenti man mano che procedi.

Una volta utilizzato Connecteam, non ti chiederai più cos'è un piano di emergenza o come risolverai una vasta gamma di problemi futuri. Ti starai chiedendo quanto segue: "Perché non ne ho creato uno prima?"