Come creare un programma PTO (Paid Time Off) per la tua azienda

Prima di assumere un nuovo dipendente, dovresti già disporre di una politica di ferie retribuite. Questa politica gioca un ruolo enorme nell'attirare nuove assunzioni, aumentare l'impegno e la produttività ed è radicata nella cultura aziendale. Ora, non sei tenuto a offrire ferie retribuite, tuttavia, oltre il 60% dei dipendenti di piccole imprese ha accesso al PTO (permesso retribuito) per ferie, ferie e malattia, ma a seconda dello stato in cui ti trovi, il le regole e le politiche possono variare.

Non è un segreto che la presa di forza possa essere difficile da mappare, motivo per cui rispondiamo alle domande più scottanti sulla presa di forza. In questo blog, approfondiamo cos'è il PTO, i vantaggi e gli svantaggi, le diverse regole per stato e come creare un programma PTO che funzioni al meglio per la tua azienda e i tuoi dipendenti.

Cos'è la presa di forza?

Il tempo libero retribuito o tempo libero personale (PTO) combina giorni di malattia, giorni di ferie e giorni personali che i dipendenti possono utilizzare come vogliono, hanno bisogno o desiderano. Ogni volta che un dipendente ha bisogno o desidera prendersi del tempo libero, la politica PTO consente loro di utilizzare un certo numero di ore come ore retribuite e spetta al dipendente utilizzare questo tempo come desidera. Dal prendere i loro figli, far entrare un riparatore, andare da un dottore e così via. Il modo in cui il dipendente utilizza questo tempo non è affare del datore di lavoro.

Qual è la differenza tra presa di forza e vacanza?

Più comunemente, quando un dipendente si prende una pausa dal lavoro, lo fa con una vacanza. Ora, una vacanza è un congedo retribuito che viene preso senza condizioni, il che significa che i salari sono dovuti a causa delle leggi statali o della politica del datore di lavoro, e anche il dipendente ha discrezione su quando prendere la vacanza e per quale motivo.

PTO, d'altra parte, è ogni volta che un dipendente viene pagato mentre non lavora. Fondamentalmente, è un qualsiasi congedo retribuito. La presa di forza è molto più ampia di una vacanza in quanto una vacanza è fondamentalmente un esempio di presa di forza, ma la presa di forza non è esattamente una vacanza. Un PTO senza ferie include il congedo di maternità, l'incarico di giuria, il congedo per malattia o l'indennità di ferie.

Un datore di lavoro è tenuto a offrire PTO come beneficio per i dipendenti?

Affatto. A livello federale, i datori di lavoro non sono tenuti a offrire PTO ai propri dipendenti. Tenendo presente questo, il tuo stato, la tua contea e la tua città potrebbero avere requisiti fissi in termini di ferie e periodi di malattia. Tieni presente che queste leggi cambiano costantemente, quindi assicurati di controllare il sito Web del Dipartimento del lavoro del tuo stato e i siti Web della tua contea e città per tenerti aggiornato sulle regole che potrebbero essere applicate alla tua attività.

Il dipendente e il datore di lavoro sono protetti

Prima del PTO, i tuoi dipendenti potrebbero aver mentito su come stavano usando il loro tempo libero. Ad esempio, hanno portato i loro figli dal dottore o avevano bisogno di far entrare un riparatore tutto il giorno, ma lo hanno affermato come un giorno di malattia. Con PTO, i tuoi dipendenti hanno maggiore flessibilità per creare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e non si sentono spinti a inventare storie, invece possono essere onesti riguardo al loro tempo.

I manager devono assicurarsi di disporre di linee guida chiare quando si tratta della loro politica PTO. Includilo nel tuo manuale del dipendente in modo che il tuo team possa fare riferimento alla politica PTO secondo necessità. Le linee guida chiariranno il processo, ad esempio, la PTO deve essere richiesta due giorni prima a meno che il dipendente non sia gravemente malato.

Prima di implementare la tua politica PTO, assicurati che i tuoi dipendenti capiscano perché questa è la nuova politica e spiega il processo di pensiero dietro di essa in modo che non resistano alla nuova politica. Questo livello di trasparenza contribuisce a garantire un'adozione agevole.

Posso offrire politiche PTO diverse a dipendenti diversi?

Sì, i datori di lavoro possono offrire diverse politiche di congedo retribuito a dipendenti diversi. Tuttavia, il motivo NON PUÒ essere dovuto a discriminazione (razza, sesso, religione, ecc.) consentito.

Di seguito sono riportati gli scenari più comuni per la necessità o il desiderio di offrire diverse politiche di permessi retribuiti a diversi dipendenti:

• Tenure: PTO può essere diverso per i dipendenti che hanno lavorato più a lungo presso l'azienda.Ad esempio, un nuovo assunto può ricevere solo 14 giorni di PTO per il primo anno. Mentre un dipendente che è in azienda da più di tre anni riceve 21 giorni di PTO.
• Promozioni: ai dipendenti più anziani o ai dipendenti recentemente promossi possono essere assegnati più giorni di PTO.
• Dipendenti a tempo pieno o part-time: quando si tratta di assumere dipendenti a tempo pieno o part-time, il numero di PTO può variare.Ad esempio, un dipendente a tempo pieno può iniziare con 14 giorni mentre un dipendente a tempo parziale inizia con 10 per l'anno.

Quali sono le leggi statali su PTO e tempo di ferie?

Quando si tratta di vacanza, ci sono numerose leggi statali. Ad esempio, coprono:

• Salari guadagnati: alcuni stati considerano le ferie maturate come salari guadagnati e richiedono al datore di lavoro di pagarlo quando un dipendente viene licenziato.
• Usalo o perdilo: alcuni stati consentono a una politica di ferie di avere una "data di scadenza".
• Una combinazione dei due.

Gli stati non richiedono a un datore di lavoro di concedere ferie retribuite ai propri dipendenti, tuttavia, la maggior parte regola il PTO. La maggior parte degli stati ha una politica di ferie retribuite che si applica solo alle ferie guadagnate.

Anche se il tuo stato richiede o meno un pagamento per le ferie maturate, sei tenuto ad affrontarlo nelle politiche della tua azienda. Ciò significa che puoi scegliere la polizza più adatta a te e ai tuoi dipendenti quando si tratta di pagare il tempo maturato.

Quali sono le leggi PTO per stato?

California

I datori di lavoro non sono autorizzati a implementare una politica usa o perdi, tuttavia possono includere un limite ai ratei. I datori di lavoro sono tenuti a pagare i dipendenti che sono stati licenziati per ferie maturate nella loro paga finale. In California, la retribuzione delle ferie è una forma di retribuzione che un datore di lavoro può scegliere di offrire ai dipendenti.

La legge sul tempo maturato della California si applica al periodo di ferie o al periodo di ferie combinato con il periodo di malattia ai sensi di una politica PTO.

Per ulteriori informazioni, controlla il sito web dello stato della California.

Colorado

In Colorado, i datori di lavoro devono pagare i propri dipendenti per le ferie maturate quando vengono licenziati. La retribuzione delle ferie è considerata una forma di salario in Colorado. Inoltre, questa legge si applica solo ai periodi di ferie e non ai periodi di malattia.

Per ulteriori informazioni, consultare il sito web dello stato del Colorado.

Illinois

Ai datori di lavoro non è consentita la politica "usalo o perdilo" in Illinois. Tuttavia, è regolamentato. I datori di lavoro possono richiedere ai propri dipendenti di utilizzare le ferie entro una certa data, ma solo se al dipendente viene concesso un periodo di tempo ragionevole.

Inoltre, la legge dell'Illinois richiede ai datori di lavoro di offrire il pagamento della PTO ai dipendenti che sono stati licenziati.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web dell'Illinois.

Indiana

In Indiana, i datori di lavoro sono tenuti a pagare i propri dipendenti per le ferie maturate quando il dipendente viene licenziato. Tuttavia, la politica delle ferie è lasciata alla decisione dei datori di lavoro e i datori di lavoro possono specificare le condizioni che i dipendenti devono soddisfare per ricevere il pagamento delle ferie.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web dello stato dell'Indiana.

Louisiana

La Louisiana non consente ai datori di lavoro di pagare i dipendenti per le ferie maturate. Invece, richiede ai datori di lavoro che forniscono ferie pagate di pagare il tempo maturato quando un dipendente viene licenziato.

Per ulteriori informazioni, consulta le politiche della Louisiana.

Maryland

Nel Maryland, i datori di lavoro non sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie maturate. Tuttavia, i datori di lavoro sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie non utilizzate se il datore di lavoro non dispone di una politica di decadenza che stabilisca diversamente.

Per ulteriori informazioni, controlla il sito Web dello stato del Maryland.

Massachusetts

In Massachusetts, i datori di lavoro non sono in grado di costringere i propri dipendenti a rinunciare al tempo guadagnato, sono in grado di stabilire politiche usalo o perdilo. I datori di lavoro possono determinare una data di scadenza delle ferie maturate, tuttavia, deve essere ragionevole. Inoltre, i datori di lavoro possono limitare la quantità di ferie accumulate o guadagnate dai dipendenti.

I datori di lavoro in Massachusetts devono anche fornire le ferie maturate ai dipendenti che lasciano andare l'azienda.

Per ulteriori informazioni, consulta le politiche del Massachusetts.

Montana

Nel Montana, i datori di lavoro che forniscono ferie retribuite ai propri dipendenti non possono avere anche politiche usa o perdi. Tuttavia, possono limitare il limite di quanto un dipendente può accumulare. Inoltre, i datori di lavoro devono pagare ai dipendenti le ferie maturate quando vengono licenziati dall'azienda.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito web dello stato del Montana.

Nebraska

I datori di lavoro del Nebraska non possono stabilire una politica usa o perdi. I dipendenti che vengono licenziati devono essere pagati per le ferie guadagnate e non utilizzate.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web del Nebraska.

New York

A New York, i datori di lavoro non sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie maturate. Tuttavia, i datori di lavoro sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie maturate quando vengono licenziati dall'azienda, a meno che non abbiano una politica che stabilisca diversamente.

Per ulteriori informazioni, consultare il sito Web di New York.

Carolina del Nord

Nella Carolina del Nord, i datori di lavoro non sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie maturate. Inoltre, i datori di lavoro sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie maturate quando il dipendente viene licenziato dall'azienda se la politica aziendale non affronta ciò che gli accade.

Per ulteriori informazioni, controlla il sito Web dello stato della Carolina del Nord.

Nord Dakota

La legge del North Dakota afferma che i dipendenti hanno diritto alla retribuzione delle ferie non utilizzate quando vengono licenziati dall'azienda, tuttavia ci sono alcune eccezioni.

I datori di lavoro con dipendenti che lasciano volontariamente l'azienda possono trattenere le ferie maturate se:

• Il datore di lavoro ha fornito al dipendente una comunicazione scritta sulle condizioni del pagamento dell'OPA.
• Il dipendente ha lavorato per il datore di lavoro per meno di un anno.
• Il lavoratore ha dato al datore di lavoro un preavviso inferiore a cinque giorni.

Per ulteriori informazioni, consultare il sito web dello stato del North Dakota.

Oregon

In Oregon, i datori di lavoro sono tenuti a includere le ferie maturate nella retribuzione finale dei loro dipendenti se la politica è aperta all'interpretazione.

Per ulteriori informazioni, consultare il sito web dello stato dell'Oregon.

Wisconsin

I datori di lavoro in Wisconsin possono determinare se forniranno o meno la retribuzione delle ferie maturate quando un dipendente viene licenziato dall'azienda. Tuttavia, i datori di lavoro che non dispongono di una polizza forfettaria scritta sono generalmente responsabili del pagamento delle ferie non pagate del dipendente.

Per ulteriori informazioni, controlla il sito Web dello stato del Wisconsin.

Wyoming

Nel Wyoming, i datori di lavoro non sono tenuti a pagare i dipendenti per le ferie maturate. I datori di lavoro devono anche pagare i dipendenti che sono stati licenziati per le ferie maturate se non hanno una politica di decadenza scritta che è stata riconosciuta dal dipendente.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito web dello stato del Wyoming.

Vantaggi dell'offerta di una polizza PTO

Quando si tratta di offrire una politica di ferie retribuite, sia i dipendenti che i datori di lavoro ne traggono vantaggio.

Vantaggi PTO per i dipendenti:

• I dipendenti sono in grado di utilizzare la presa di forza a loro discrezione e non sono bombardati da supervisione che crea fiducia e felicità.
• I dipendenti sono in grado di programmare in anticipo il loro PTO, il che aiuta i manager a garantire che il loro turno sia coperto in anticipo.
• I dipendenti possono utilizzare PTO quando è più necessario, come prendersi cura del figlio malato, vedere il proprio medico o semplicemente essere a casa per rilassarsi.

Vantaggi PTO per i datori di lavoro:

• I datori di lavoro non si trovano nella scomoda posizione di "sorvegliare" i propri dipendenti quando si tratta di segnalare come hanno utilizzato il loro tempo libero retribuito.
• I datori di lavoro sono in grado di avere un maggiore controllo sulle assenze non programmate, il che aiuta a ridurre i costi e garantisce clienti soddisfatti.
• I datori di lavoro possono gestire la presenza dei dipendenti con coloro che abusano del sistema o hanno problemi a presentarsi. Invece di avere regole rigide, possono affrontare singoli problemi. Ad esempio, alcune app con tracciamento geografico utilizzano la tecnologia Breadcrumbs. Questo fondamentalmente raccoglie punti di localizzazione casuali durante il turno di un dipendente, assicurandosi che i manager abbiano una comprensione decente della posizione del lavoratore durante l'accesso, prevenendo il furto di tempo nel processo.

Ulteriori informazioni sulle migliori app per il monitoraggio del tempo dei dipendenti

Svantaggi dell'offerta di politiche di permessi retribuiti

Sia i dipendenti che i datori di lavoro sperimentano anche svantaggi PTO.

Svantaggi PTO per i dipendenti:

• I dipendenti considerano il PTO un vantaggio e utilizzeranno effettivamente tutto il tempo libero, mentre in passato non avrebbero utilizzato il tempo per i giorni personali, i giorni di malattia e le ferie.
• I dipendenti possono considerare il tempo della PTO come un periodo di ferie e verranno a lavorare anche quando sono malati. Secondo un sondaggio di Glassdoor, l'americano medio si prende solola metàdel tempo di vacanza e, quando si prende un periodo di ferie retribuito, il 61% afferma di lavorare.

Svantaggi PTO per i datori di lavoro:

• I datori di lavoro che offrono politiche di congedo retribuito offriranno ai propri dipendenti meno giorni complessivi rispetto a prima. Ciò significa anche che i nuovi assunti accumulano PTO più lentamente.

Ora, la ricerca mostra che quando i dipendenti si prendono una pausa, sono molto più produttivi perché hanno avuto tutto il tempo per ricaricarsi. Non offrire solo PTO e ferie, incoraggia i tuoi dipendenti a prendersi del tempo libero! Dopotutto, un dipendente più produttivo, riposato e felice è migliore per i profitti. Alcune aziende offrono persino incentivi ai dipendenti per prendersi il tempo necessario.

Le migliori aziende includono queste politiche nelle loro politiche PTO

Medie di una politica PTO

La Society for Human Resource Management (SHRM) ha condotto un sondaggio nel 2016 sulla politica del tempo libero retribuito di varie aziende ed ecco cosa hanno scoperto,

“La maggior parte delle organizzazioni ha offerto piani PTO (87%) e piani di ferie pagate (91%) ai dipendenti in base alla durata del loro servizio presso l'organizzazione. Per i piani PTO, i giorni di ferie medi assegnati all'anno in base all'anzianità di servizio del dipendente variavano da 13 a 26 giorni e da 8 a 22 giorni per i piani di ferie retribuite.

Secondo la WorldatWork Association, i datori di lavoro hanno offerto ai propri dipendenti il ​​seguente numero medio di giorni PTO:

• Meno di un anno di servizio: 16 giorni
• 1-2 anni di servizio: 18 giorni
• 3-4 anni di servizio: 19 giorni
• 5-6 anni di servizio: 22 giorni
• 7-8 anni di servizio: 23 giorni
• 9-10 anni di servizio: 24 giorni
• 11-15 anni di servizio: 26 giorni
• 16-19 anni di servizio: 27 giorni
• 20+ anni di servizio: 28 giorni

Ora il Bureau of Labor Statistics ha riferito che il lavoratore medio negli Stati Uniti ha ricevuto 10 giorni di ferie retribuite all'anno dopo aver terminato il primo anno. Tuttavia, questa volta non includeva i giorni di malattia e le vacanze. Il numero di PTO va su e giù, a seconda dell'industria e della regione, tuttavia, 10 è la media nazionale.

Più a lungo un dipendente rimane in un'azienda, più giorni PTO accumulano. Inoltre, la maggior parte delle aziende consente ai dipendenti di accumulare tempo aggiuntivo, ma pone un limite al numero di giorni che possono essere guadagnati durante l'impiego.

Quali industrie danno il maggior numero di giorni di vacanza negli Stati Uniti?

I dipendenti che desiderano il maggior numero di ferie ogni anno dovrebbero lavorare nel settore no profit/fondazione: la media qui è di 17,5 giorni di ferie pagate all'anno. Considerando che, i dipendenti governativi e militari sono al secondo posto con 17,3 giorni. Il settore di lavoro di livello più basso è il marketing e le pubbliche relazioni poiché pochissimi ricevono anche un solo giorno libero all'anno.

Crea la tua politica PTO

Con tutte le informazioni di cui sopra in mente, può sembrare opprimente creare la propria politica di ferie retribuite. Tuttavia, non preoccuparti! Abbiamo creato un modello gratuito che puoi scaricare in modo che il processo sia facile. (Ti consigliamo di chiedere al tuo consulente legale di rivedere la politica PTO per assicurarti che soddisfi i requisiti delle leggi statali e la cultura aziendale.)

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(Inoltre, con la nostra app all-in-one per la gestione aziendale e dei dipendenti, puoi implementare facilmente il tuo programma PTO senza problemi con QuickBooks... tutto ciò che devi gestire è assicurarti che i tuoi dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita, e noi faremo il resto!)

La linea di fondo su una politica di ferie retribuite

L'implementazione di una politica PTO nella tua azienda è un must per il futuro. I tuoi dipendenti se lo aspetteranno, soprattutto perché più Millennial e lavoratori della Generazione Z si uniranno alla forza lavoro. Inoltre, come accennato, una politica di ferie retribuite aiuta ad aumentare il coinvolgimento, attrae i migliori talenti a unirsi alla tua azienda e aiuta i tuoi profitti. È davvero un gioco da ragazzi! Utilizza tutte le informazioni evidenziate sopra per creare la perfetta politica di ferie retribuite per la tua azienda e i tuoi dipendenti. Buon lavoro!