Come creare schede attività in Excel
Pubblicato: 2021-10-28Divulgazione completa, non ho mai dovuto creare una scheda attività in Excel. Finora. E lascia che ti dica una cosa, volevo strapparmi i capelli dopo 10 minuti!
Sì, è vero che il monitoraggio accurato delle ore dei dipendenti e la creazione di schede attività è una parte necessaria della gestione aziendale ed Excel sembra la scelta logica dato che è gratuito.
Tuttavia, solo perché Excel è gratuito non lo rende lo strumento migliore per creare schede attività dei dipendenti e calcolare il libro paga. Non è affatto un semplice metodo di tracciamento del tempo. Ed ecco perché.
Perché non dovresti utilizzare la scheda attività di Excel per creare schede attività e calcolare il libro paga
L'utilizzo di Excel per creare schede attività può essere una buona soluzione all'inizio, ma non è una scheda attività efficiente a lungo termine.
Ci sono alcuni svantaggi importanti quando si crea una scheda attività con Excel...
- Richiedono molto tempo per essere creati, soprattutto se non hai familiarità con Excel.
- Poiché le ore devono essere inserite manualmente, possono essere piene di errori ed errori. Il che porta solo a pesanti multe lungo la strada dall'IRS.
- Senza supervisione, i dipendenti possono manipolare le ore, noto anche come furto di tempo.
- Le formule devono essere utilizzate per contare le ore regolari lavorate, le ore totali lavorate e le ore straordinarie lavorate. Le formule devono essere utilizzate anche per calcolare il libro paga da queste schede attività alla fine del mese.
- La creazione di report è difficile perché Excel non è stato creato come strumento di reporting.
Questi sono solo alcuni esempi di alcuni degli svantaggi della creazione di schede attività di Excel. Alla fine, l'utilizzo di Excel per creare schede attività può potenzialmente costare alla tua azienda migliaia di dollari a causa di errori sciocchi e imprudenti.
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L'utilizzo di un'app per il monitoraggio del tempo dei dipendenti è davvero la scelta migliore. Con un'app di monitoraggio del tempo dei dipendenti, come Connecteam, gli imprenditori possono monitorare con precisione le ore dei dipendenti e creare schede attività con un'app digitale per l'orologio dei dipendenti. Niente più processi manuali, niente più errori e niente più furti di tempo.
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Come creare un modello di scheda attività in Excel
La creazione di una scheda attività di Excel è piuttosto semplice, se l'hai già utilizzata. Include la maggior parte dei dettagli che vedresti su una normale scheda attività, come le informazioni sui dipendenti, la data, le attività completate, l'ora di inizio e di fine, le ore regolari lavorate, le ore straordinarie lavorate e le assenze.
Dopo aver aggiunto tutti i dettagli che si desidera che i dipendenti compilino nella scheda attività di Excel, è necessario inserire le formule all'interno della cella delle ore lavorate regolari, della cella delle ore lavorate di straordinario e della cella delle ore lavorate totali; in modo che Excel possa calcolare le ore che sono state inserite.
Inoltre, è necessario formattare le celle che contengono le ore di entrata e uscita nel formato orario e le ore totali lavorate per periodo di paga, le ore normali lavorate e le ore di straordinario nel formato numerico. Inoltre, qualsiasi cella che ha "importo guadagnato" deve essere nel formato contabile.
È importante ricordare che se i valori scritti dai tuoi dipendenti non sono corretti, puoi finire per pagare in eccesso o in difetto in modo massiccio gli stipendi dei dipendenti quando è il momento del libro paga.
Come calcolare le ore totali lavorate in Excel
Qui è dove diventa un po 'complicato. Affinché Excel possa calcolare il totale delle ore lavorate, è necessario digitare una formula "=(ora di fine - ora di inizio*24)" utilizzando le celle corrispondenti di quel dipendente.
Come calcolare l'orario di lavoro regolare in Excel
Il calcolo delle ore regolari lavorate richiede di impostare quante ore regolari i tuoi dipendenti possono lavorare prima che si trasformino in straordinari. Per fare ciò, inserisci la formula "=IF(totale ore >= (max ore regolari), (max ore regolari), (max ore regolari). In questo esempio, le normali ore regolari consentite per lavorare sono 9.
Come calcolare gli straordinari in Excel
Per calcolare gli straordinari in Excel, devi anche inserire un'altra formula. Per farlo, inserisci la formula “=if(totale ore<=max ore regolari, 0, (totale ore – max ore regolari)).
Come calcolare il libro paga con le formule di Excel
Puoi anche utilizzare Excel per calcolare il libro paga. È fondamentale ricordare che se le ore inserite dai tuoi dipendenti non sono corrette, anche la tua busta paga sarà errata.
Per prima cosa devi calcolare il totale delle ore lavorate inclusi gli straordinari. La formula per calcolare le ore totali è “somma(prima:ultima riga)”. Successivamente è necessario utilizzare la stessa formula per calcolare tutte le ore di straordinario. E per calcolare la paga, basta moltiplicare la tariffa oraria, per il numero di ore lavorate.
Per questo esempio, utilizzeremo una tariffa oraria di $ 15,00 l'ora.
Ripeti questo processo per le ore di straordinario e le ore totali per calcolare la busta paga e assicurati di inserire la retribuzione oraria corretta per i dipendenti che fanno gli straordinari. Quindi è necessario aggiungere la somma dell'importo guadagnato e degli straordinari guadagnati per calcolare il salario totale guadagnato.
Perché è importante bloccare le tue schede attività
Essere in grado di bloccare le schede attività è essenziale quando si tratta di condividere schede attività con i dipendenti e creare schede attività accurate per il libro paga. Le schede attività che non si bloccano possono essere modificate o manipolate, il che causerà errori di gestione stipendi lungo la linea.
Con Excel puoi bloccare le tue schede attività consentendo solo a determinati dipendenti di accedere al foglio di calcolo Excel. Puoi anche disattivare la condivisione a una certa ora del giorno, dopo che i dipendenti hanno finito di inserire le loro ore, in modo che i dipendenti non possano modificare o aggiungere ore in un secondo momento.
La buona notizia è che non devi fare niente di tutto questo. Esistono incredibili soluzioni software per il monitoraggio del tempo dei dipendenti che possono creare schede attività ed esportarle nel libro paga in pochi clic.
Come automatizzare il processo con una soluzione digitale: Connecteam
Excel ha alcuni difetti...
- Ci vuole molto tempo e impegno se non hai familiarità con Excel.
- Non è organizzato.
- Le formule possono rompersi e influenzare i calcoli.
- È impossibile comunicare facilmente con i dipendenti sulla loro scheda attività tramite Excel.
- Tutte le ore devono essere inserite manualmente.
- Excel non è online, rendendo la collaborazione quasi impossibile.
Se creare schede attività in Excel è difficile per te come lo è per me, allora sarai felice di sapere che esiste un modo per automatizzare l'intero processo senza utilizzare Excel! Un software di gestione dei dipendenti, come Connecteam, ti consente di fare tutto ciò che fa Excel e molto altro ancora.
Con Connecteam, puoi monitorare con precisione le ore dei dipendenti nei seguenti modi:
- Un orologio basato sul rilevamento GPS consente ai dipendenti di timbrare l'entrata e l'uscita direttamente dal proprio dispositivo mobile.
- Timesheet completamente personalizzabili.
- Risparmia tempo rivedendo e approvando le schede attività direttamente nella dashboard dell'amministratore.
- Blocca facilmente le schede attività in modo che i dipendenti non possano modificare l'orario senza approvazione e riduci il furto di tempo dei dipendenti.
- Previeni anche i problemi relativi alle buste paga, come il furto di orari e il buddy punching, utilizzando la tecnologia Geofence, creando perimetri virtuali da cui i dipendenti possono timbrare entrata e uscita.
- Imposta i periodi di gestione stipendi e avvisa automaticamente i dipendenti quando è il momento di rivedere le loro schede attività.
- Esporta facilmente le schede attività in un software per le buste paga come l'integrazione di Connecteam con QuickBooks Online e Gusto per buste paga accurate al 100%.
- Notifiche automatiche avvisano i manager di straordinari, limiti di tempo, orari doppi e altro ancora.
- I manager possono facilmente contattare i dipendenti sulla loro scheda attività tramite la chat in-app e risolvere eventuali problemi o discrepanze.
Un software di monitoraggio del tempo dei dipendenti, come Connecteam, rende la creazione di schede attività facile ed efficiente. Con Connecteam, non è necessario creare manualmente una scheda attività Excel o inserire formule confuse. Tutto è automatizzato, preciso e semplice.
Elimina il mal di testa dalla creazione delle schede attività dei dipendenti con Connecteam oggi!
La linea di fondo: come creare schede attività in Excel e perché non dovresti
Come accennato in precedenza, se non hai già familiarità con l'utilizzo di Excel, la creazione di schede attività può essere difficile e richiedere molto tempo.
Per non parlare del fatto che potrebbero essere pieni di errori o errori, che ti costano denaro quando arriva il momento di calcolare il libro paga.
C'è una luce alla fine del tunnel! Ora puoi automatizzare il processo con una soluzione digitale come Connecteam. Elimina il mal di testa della creazione manuale di schede attività Excel e inizia a monitorare con precisione le ore dei dipendenti, crea schede attività in pochi minuti ed esporta in busta paga.