Come implementare con successo il CRM? Un processo passo dopo passo

L'implementazione di un sistema CRM è un ottimo processo a valore aggiunto che può apportare vantaggi sostanziali a qualsiasi azienda. È il processo di selezione, installazione e utilizzo del software CRM per monitorare e gestire la comunicazione di un'organizzazione con i suoi clienti attuali e potenziali.

Ma l'implementazione del CRM è una grande mossa. Trovare e implementare il CRM giusto è fondamentale per fornire ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno al momento giusto. Inoltre, quando si pianifica un nuovo CRM, è prudente considerare le esigenze di ogni reparto in modo da non perdere nessuna caratteristica importante. Se il tuo CRM non funziona per tutti, è un problema per l'intera azienda.

Ma non preoccuparti: in questo articolo presenteremo un processo passo dopo passo per implementare con successo un sistema CRM.

Quindi, senza ulteriori indugi, iniziamo!

Quali sono le fasi dell'implementazione del CRM?

La scelta della giusta soluzione CRM è fondamentale, ma sono necessari passaggi chiave per farla funzionare per la tua azienda. Sia che tu stia sostituendo un vecchio sistema CRM o che tu sia un utente per la prima volta, la tua strategia di implementazione è fondamentale.

La giusta strategia CRM non solo semplificherà il tuo processo di vendita, ma migliorerà anche l'esperienza del cliente e ottimizzerà il flusso di lavoro sia per i venditori che per i manager.

Quindi, ecco i passaggi coinvolti nel processo di implementazione del CRM.

Passaggio 1: definisci la tua strategia di implementazione del CRM

Ogni implementazione di successo inizia con la costruzione di una solida strategia CRM. Include gli obiettivi e gli obiettivi che desideri raggiungere con il CRM e il modo in cui dovrebbe essere utilizzato il sistema.

Ad esempio, se miri a far crescere le tue vendite ed espanderti in nuovi mercati, le funzionalità di automazione della forza vendita dovrebbero essere la tua massima priorità. Di conseguenza, avrai un insieme prioritario delle funzionalità sottostanti per l'implementazione del tuo sistema CRM.

Inoltre, è consigliabile assegnare obiettivi tangibili e misurabili e obiettivi da raggiungere mediante l'implementazione del software CRM. Fissare obiettivi fin dall'inizio rende più facile ottenere i risultati desiderati.

Passaggio 2: crea un team principale

È essenziale disporre di un team CRM dedicato per assicurarsi che il tuo CRM venga utilizzato correttamente e adottato con successo in tutta l'organizzazione. Il team monitorerà anche i progressi post-implementazione e otterrà feedback per far funzionare al meglio il software CRM per l'azienda.

Di seguito sono riportati i membri chiave di cui hai bisogno nel tuo team CRM:

• Responsabile del progetto
• Sviluppatori
• manager informatico
• Responsabile del team di vendita
• tester del controllo qualità
• Sponsor esecutivo
• Analista di software
• Ingegnere di test software

Nel caso in cui non disponi di esperti interni che abbiano l'acume tecnico, puoi collaborare con una società di sviluppo software aziendale affidabile. I professionisti ti guideranno nel processo di implementazione del CRM dall'inizio alla fine.

[ Leggi anche : Come creare un sistema CRM personalizzato? ]

Oltre ad avere un team CRM centrale, è fondamentale riunire tutti gli utenti finali identificati. Ottenere feedback da loro è essenziale per determinare di quali funzionalità hanno più bisogno, di quanta formazione avranno bisogno e una varietà di altri punti dati che ti aiutano a introdurre il nuovo sistema con facilità.

Ora che hai un team in atto, dovrà raggiungere i suoi obiettivi secondo il piano dettagliato di implementazione del CRM.

Passaggio 3: crea un piano di implementazione CRM

Un piano di implementazione del CRM delinea le fasi che il tuo team e la tua azienda devono intraprendere per l'adozione di successo del software CRM. Durante lo sviluppo di un piano di implementazione del CRM, è fondamentale rimanere il più concisi e organizzati possibile per raggiungere i tuoi obiettivi.

Un piano di implementazione del CRM deve includere i seguenti elementi:

Obiettivi: gli obiettivi dovrebbero definire in che modo il CRM si allinea con gli obiettivi della tua azienda e spiegare in che modo i dipendenti trarranno vantaggio dal suo utilizzo. Ciò aiuterà anche il tuo team a misurare il successo dell'implementazione del software.

Attori chiave: include tutti gli attori chiave che saranno responsabili dell'implementazione di successo dei sistemi CRM. Annota i ruoli dei membri del team, il loro livello di coinvolgimento e le responsabilità principali.

Budget: il budget includerà principalmente il costo della piattaforma CRM. Considera anche altre possibili spese relative ad aggiornamenti delle funzionalità, assunzioni o consulenti esterni e configurazioni avanzate relative alla personalizzazione o alla migrazione dei dati.

Cronologia: pianificare una sequenza temporale per la configurazione del software CRM, la formazione dei dipendenti su come utilizzarlo e il monitoraggio dell'avanzamento dopo il lancio.

Il tempo impiegato per implementare un CRM dipende dalle dimensioni della tua azienda, dal volume di dati che deve essere migrato e dalla complessità del software. Puoi guadagnare tempo extra per potenziali battute d'arresto legate a difficoltà tecniche e debug.

Passaggio 4: personalizza le impostazioni CRM

Il prossimo passo importante è personalizzare le impostazioni del CRM in base agli obiettivi delineati nel piano di implementazione del CRM. Quasi tutti i software consentono agli utenti di personalizzare i seguenti elementi:

• Profilo aziendale e impostazioni
• Campi personalizzati
• Permessi
• Layout
• Entità
• Cruscotti
• Flussi di lavoro
• Integrazioni di app
• Condutture
• Impostazioni dell'amministratore

Prima del lancio, il tuo team deve assicurarsi che tutte le personalizzazioni richieste siano a posto.

Passaggio 5: determinare quali dati devono essere migrati

La migrazione dei dati è il processo di spostamento dei dati da un software all'altro. Potrai trasferire i dati dai fogli di calcolo o dal tuo precedente CRM. Sebbene possa sembrare un processo semplice, il trasferimento dei dati deve essere eseguito con cautela per garantire che tutte le informazioni vengano migrate correttamente al nuovo software CRM.

È possibile trasferire i dati nei tre modi seguenti:

Strumento di migrazione dei dati: uno strumento di migrazione dei dati aiuta a trasferire i dati dal sistema precedente al nuovo sistema. Assicurati di selezionare lo strumento compatibile con il tuo software CRM.

Integrazione CRM nativa: utilizzando questo metodo, salvi i tuoi dati come file CSV e li carichi direttamente sul nuovo CRM. Questo è di solito un processo che richiede tempo.

Migrazione dei dati personalizzata: questo metodo trasferisce un grande volume di dati o file con una cronologia di attività significativa (come record di chiamate ed e-mail).

Non è necessario migrare tutti i dati dai sistemi esistenti. Puoi scegliere di lasciarne alcuni alle spalle soprattutto se non serviranno a uno scopo nel tuo CRM. Può includere rapporti di vendita obsoleti e dettagli sui clienti e fogli di calcolo mal formattati.

[Leggi anche: Una guida completa sulla scienza dei dati e l'analisi per le aziende]

Passaggio 6: integra app e strumenti di terze parti

L'integrazione del software CRM con strumenti e app di terze parti come Slack e Facebook massimizza l'efficienza complessiva della tua organizzazione. Ciò consente al tuo team di raccogliere dati importanti sui clienti senza uscire dalla piattaforma CRM.

I CRM di solito offrono centinaia di integrazioni di terze parti, quindi assegna loro la priorità in base a ciò che è più importante per il tuo team.

Alcune delle integrazioni popolari includono:

• Strumenti per la generazione di lead
• App di social media
• App di posta elettronica
• Strumenti di gestione del progetto
• Programmi di chat dal vivo
• Programmi di marketing e automazione della posta elettronica
• App per l'help desk
• Strumenti di analisi

Passaggio 7: testare il CRM per prestazioni e sicurezza

Il prossimo passo essenziale è testare il software CRM per verificare se funziona correttamente e in base alle tue esigenze. È solo attraverso i test che imparerai come i singoli componenti funzionano insieme e valuterai i punti di contatto dei clienti per assicurarti che funzionino come previsto.

Ecco le aree chiave a cui devi prestare maggiore attenzione durante il test del CRM:

Dati migrati: assicurati che non vi siano informazioni duplicate e che i dati siano mappati e ordinati correttamente.

Prestazioni: il CRM dovrebbe essere in grado di gestire le attività senza ritardi e senza problemi. Il test delle prestazioni tiene conto del tempo di risposta di un software CRM, dell'utilizzo delle ore di punta e dell'utilizzo del server.

Integrazioni: esamina tutti gli strumenti e le app integrati della tua azienda per assicurarti che siano collegati correttamente.

Sicurezza: il tuo software CRM deve essere in grado di proteggere le informazioni del tuo cliente attraverso funzionalità come la crittografia.

Una volta che tutto è stato adeguatamente configurato e verificato, ora puoi presentare il CRM al resto dell'azienda.

Passaggio 8: forma i tuoi utenti

Il tuo nuovo software CRM è ora ufficialmente pronto per l'uso da parte del personale. Il tuo team deve seguire una formazione CRM e imparare a utilizzare il nuovo sistema. È anche importante ricevere feedback da loro regolarmente per ridurre al minimo i blocchi stradali e i problemi con l'utilizzo del sistema.

Passaggio 9: creare linee guida per l'utilizzo interno

Crea linee guida comuni per utilizzare il CRM e condividilo con i membri del tuo team. Ciò renderà l'intero processo molto più fluido e facile per tutti.

Le linee guida del CRM devono essere aggiornate per riflettere i cambiamenti nel sistema. Tutto dovrebbe essere chiaramente definito nelle linee guida, incluso come, cosa e quando tutto deve essere inserito nel sistema.

Passaggio 10: monitorare le prestazioni post-implementazione

Subito dopo aver implementato il software CRM, è importante monitorare se i tuoi dipendenti lo utilizzano in modo efficace o meno. Di seguito sono riportati alcuni passaggi che puoi eseguire per garantire tassi di adozione elevati tra gli utenti finali previsti:

Offrire formazione continua: la formazione CRM deve essere un processo continuo. Offri regolarmente seminari online e lezioni di persona, soprattutto alla luce di eventuali modifiche al software CRM.

Incoraggiare il feedback: ricevere feedback costanti dai dipendenti. Se trovano che il software non è sufficientemente robusto o lo trovano difficile da usare, ascoltali e prendi le misure appropriate per un cambiamento attuabile.

Garantire il coinvolgimento dei manager diretti: gli utenti finali saranno più inclini a utilizzare il nuovo software se i loro supervisori diretti promuovono i vantaggi di un CRM e lo incorporano anche nei propri flussi di lavoro.

Valutando il coinvolgimento degli utenti e il processo di implementazione generale, puoi determinare se il nuovo CRM aggiunge valore alla tua azienda o meno.

Ora che abbiamo risposto alla domanda più importante – Quali sono i passaggi dell'implementazione del CRM – discutiamo alcune sfide relative al processo di implementazione del CRM.

Sfide e rischi di implementazione del CRM di cui tenere conto

L'ampia implementazione di software di fascia alta come il CRM non sarà priva di sfide. Ma essere consapevoli di questi rischi e prepararsi in anticipo per affrontarli può semplificare l'intero processo.

Una delle principali sfide nell'implementazione dei sistemi CRM è il basso tasso di adozione tra gli utenti target. Se il software è troppo complesso o gli utenti non capiscono il motivo alla base della sua implementazione, è molto probabile che non lo utilizzino. Inoltre, se il tuo nuovo CRM è complesso da apprendere e utilizzare, può portare a una riduzione della produttività del team di vendita finché non apprende il nuovo sistema.

Il CRM giusto si amplierà man mano che la tua azienda cresce. Ma la scelta del CRM sbagliato ristagnerà la crescita con costi aggiuntivi per le funzionalità di cui hai bisogno. Inoltre, se il tuo nuovo CRM non viene costantemente migliorato o aggiornato, cadrà rapidamente indietro rispetto ai tempi e diventerà un peso per il tuo team.

Pensieri finali

Il processo di implementazione del software CRM può essere complicato. Tuttavia, con un'attenta pianificazione, puoi rendere il tuo processo di implementazione un clamoroso successo! Per massimizzare il tuo investimento, assicurati che l'implementazione, la configurazione e il test siano stati pianificati ed eseguiti correttamente.

In Appinventiv, i nostri esperti non solo sono esperti nello sviluppo del miglior software CRM per la tua azienda, ma sono anche formati nell'integrazione, personalizzazione, formazione e raccolta di feedback sul tuo sistema CRM appena integrato. Il nostro team elimina completamente le congetture dall'implementazione del CRM e ti aiuta a risparmiare tempo in modo che tu possa concentrarti su altri processi aziendali cruciali.

In qualità di azienda leader nello sviluppo di software aziendali, abbiamo aiutato diverse aziende con un'implementazione CRM di successo a soddisfare le loro diverse esigenze aziendali.

Quindi, se stai anche cercando di implementare un sistema CRM nella tua azienda, contatta i nostri professionisti, che ti guideranno attraverso l'intero processo e ti offriranno la migliore soluzione CRM.