Perché non sei in contatto con i tuoi dipendenti senza scrivania e dispersi

In tutta onestà, comunicare con i dipendenti senza scrivania non è mai stato facile all'inizio. La tecnologia ha fatto molto per aiutare, ma anche se la nostra cultura del lavoro si sposta sempre più verso la mobilità, il telelavoro e l'economia dei freelance, anche le sfide della comunicazione si sono evolute, moltiplicate e sono diventate molto complesse.

Per non essere troppo drammatici, una piccola impresa può ancora superare questi ostacoli comunicativi con facilità purché tu ti assicuri di evitare queste 10 insidie ​​molto comuni:

Per connetterti meglio con i dipendenti senza scrivania, devi prima capirli. Camerieri, addetti alle vendite, operai edili, operatori sanitari, autisti e artisti sono solo alcuni dei lavori che non richiedono una scrivania. (Inoltre, supereroi.)

Ciò che rende unici i dipendenti senza scrivania sono i loro processi di lavoro, che hanno un effetto diretto sulla loro scelta di comunicazione preferita .Questi possono essere drasticamente diversi dai dipendenti fissi. I lavoratori senza scrivania spesso si destreggiano tra numerose attività in movimento, operano fuori orario e devono essere eccellenti autogestiti poiché, in molti casi, non sono supervisionati direttamente per la maggior parte della giornata.

Ecco perché abbiamo deciso di mettere insieme un processo di base per comprendere le esigenze dei dipendenti senza scrivania e, inoltre, fornire una soluzione:

• Definisci chi sono i tuoi dipendenti senza scrivania.
• Rispondi in che modo sono diversi dal resto della tua forza lavoro.
• Mappa le opzioni di comunicazione a tua disposizione (e anche quelle non disponibili: usa qui un pensiero fuori dagli schemi).
• Proponi una soluzione
• Suggerisci i passaggi iniziali necessari

Non ti connetti e comunichi con parenti lontani come fai con i tuoi familiari diretti che vivono con te nella stessa casa. Allo stesso modo,lo stesso messaggio e lo stesso mezzo che utilizzi per connetterti ai dipendenti alla scrivania non funzioneranno necessariamente per il tuo dipendente senza scrivania .

I dipendenti senza scrivania non si siedono accanto al telefono in attesa di una tua chiamata o hanno il tempo di leggere lunghi PDF. Alcuni di loro non hanno nemmeno un indirizzo e-mail aziendale o l'accesso alle risorse aziendali. Quindi sta a te trovare canali, formati e processi di comunicazione che funzionino con i dipendenti senza scrivania.

Ogni dipendente ha le proprie preferenze nella comunicazione. Lo fai anche tu. Alcuni preferiscono le telefonate, altri si affidano a conversazioni faccia a faccia quando comunicano informazioni importanti o sensibili. Quando si tratta di lavoratori senza scrivania, è necessario considerare le loro esigenze e preferenze come gruppo.

Ad esempio, i dipendenti più giovani potrebbero non controllare sempre le proprie e-mail anche se dispongono di un account e raramente consumano contenuti correlati al lavoro sul proprio PC .Hanno i loro amati telefoni cellulari, d'altra parte, e li controllano circa 46 volte al giorno, spesso durante l'orario di lavoro, che ti piaccia o no. Quindi, per entrare in contatto con i lavoratori senza scrivania, la tua strategia di comunicazione deve essere mobile-first.

Quando redigi le tue comunicazioni interne e i promemoria a livello aziendale, considera i tuoi dipendenti senza scrivania. Se le informazioni che includi e fornisci non sono rilevanti per loro, stai semplicemente sprecando il loro tempo prezioso. Come tutti noi, i lavoratori senza scrivania sono inondati di contenuti e messaggi da tutte le direzioni. Ciò che rende diversi i dipendenti senza scrivania è che la loro capacità di consumare e digerire i contenuti è ulteriormente limitata.

Ma non solo, mentre ai tuoi dipendenti legati alla scrivania viene fornito un ambiente ragionevolmente sterile, per la maggior parte privo di distrazioni esterne, i tuoi dipendenti senza scrivania devono anche affrontare molti più stimoli esterni.Se li bombardi con troppe informazioni che non forniscono loro valore, smetteranno di prestare attenzione .Non hanno davvero scelta se vogliono rimanere ragionevolmente efficaci. Lo chiamiamo effetto "lupo che piange" e dovresti fare del tuo meglio per evitarlo.

Quando le aziende utilizzano app di chat di livello consumer come iMessage o Whatsapp per le loro comunicazioni interne, uniscono l'utile al dilettevole in un modo che può ridurre la produttività del lavoro e creare seri rischi per la sicurezza dell'azienda e dei suoi dipendenti. Un ottimo modo per evitarlo è erigere un "giardino recintato", sotto forma di un'app per i dipendenti, in cui i dipendenti senza scrivania (e tutti gli altri membri dell'organizzazione) possono collaborare e comunicare senza alcuna distrazione esterna.

Se hai bisogno di maggiori informazioni su come scegliere un'app per le comunicazioni aziendali interne dai un'occhiata a: Come scegliere un'app per le comunicazioni interne per la tua azienda.

L'effetto "che piange al lupo" non si verifica solo quando il contenuto è irrilevante.Succede anche quando è noioso .Ad esempio, un'introduzione personale a un nuovo sistema software e sessioni di formazione in ufficio di solito non sono rilevanti per i dipendenti senza scrivania. Pertanto, quando le comunicazioni interne vengono inviate, devono essere pertinenti per i dipendenti senza scrivania oppure è necessario segmentare i dipendenti e inviare ai dipendenti senza scrivania contenuti diversi.

Tutti incontriamo problemi e ostacoli nello svolgimento delle nostre attività lavorative quotidiane. La domanda è come gestiamo questi problemi.Un dipendente senza scrivania non può semplicemente sbirciare oltre il muro del cubicolo e chiedere assistenza o consiglio al supervisore .Il supervisore o il manager non è sempre presente, o la persona giusta all'interno dell'organizzazione da contattare per risolvere il problema in questione. Questo crea ostacoli e inutili ritardi.

Fai del tuo meglio per fornire ai tuoi dipendenti senza scrivania strumenti, guide, flussi di lavoro e domande frequenti che possono utilizzare per risolvere qualsiasi problema da soli. Inoltre, assicurati di fornire ai tuoi dipendenti senza scrivania più punti di contatto nell'organizzazione per la risoluzione dei problemi. Ad esempio, un operaio edile che soffre di un guasto all'attrezzatura non dovrebbe passare attraverso il suo supervisore o fare un numero infinito di telefonate per ottenere un nuovo trapano acquistato e messo a sua disposizione.

Quando devi destreggiarti tra una dozzina di compiti e non sei sempre disponibile per una conversazione, spesso preferisci comunicazioni brevi e mirate. Per i lavoratori senza scrivania, questo stato è praticamente una costante.La comunicazione con i dipendenti senza scrivania dovrebbe essere fluida e dinamica.Non sei in riunione e non dovresti usare le email.Fai in fretta e vai al punto .

I dipendenti in movimento non possono svolgere le stesse attività dei loro fratelli fissi. A volte non hanno gli strumenti a loro disposizione ea volte sono impegnati con un altro compito impegnativo presso la loro sede. Assicurati di fare richieste che sai di poter soddisfare e chiedi loro feedback e chiarimenti .

Una delle tattiche principali che funzionano per trattenere i dipendenti è farli sentire "parte della famiglia". Portarli a bordo con gli obiettivi e la visione dell'azienda e trasformarli in modo ottimale non solo in dipendenti fedeli, ma anche ambasciatori del marchio. Il che è fondamentale, poiché spesso sono loro a connettersi con i tuoi clienti.

Essere pazientare. Lavorare senza una supervisione diretta è difficile. Non perché i tuoi dipendenti senza scrivania siano cattivi lavoratori irresponsabili. Perché sono umani. Le distrazioni, le molteplici attività e la natura fluida del lavoro senza scrivania richiedono alcuni aggiustamenti nello stile, nel mezzo e nella frequenza della comunicazione. Se non ricevi una risposta immediata a un messaggio, non affrettarti a chiamare .Forse sono con un cliente, forse sono nel bel mezzo di un compito particolarmente urgente, o forse hanno semplicemente le mani sporche in questo momento.

I dipendenti senza scrivania sono una parte importante della tua forza lavoro anche se non li vedi tutti i giorni. Connettersi con loro è fondamentale non solo per l'efficacia e la produttività, ma anche per la loro difficile conservazione. Fornendo loro gli strumenti giusti, definendo i processi giusti e comunicando in modo efficace, puoi sfruttare al meglio le loro capacità.