Cos'è la comunicazione digitale sul posto di lavoro? (+ Miglior software da usare)

Gli strumenti di comunicazione digitale svolgono un ruolo essenziale nelle operazioni aziendali quotidiane. Ti consentono di mantenere i contatti con il tuo team per tutta la giornata lavorativa in modo da poter rispondere a domande, ricevere aggiornamenti sul lavoro e altro ancora. Inoltre, facilitano la comunicazione consentendo ai dipendenti di parlare tra loro senza che debbano trovarsi nella stessa stanza.

In questa guida, spieghiamo i vantaggi dell'utilizzo del software per comunicare sul posto di lavoro ed evidenziamo 3 dei nostri strumenti preferiti per mantenere il tuo team aggiornato.

Cos'è la comunicazione digitale?

La comunicazione digitale include qualsiasi forma di comunicazione che avviene digitalmente, principalmente su un computer, smartphone o altro dispositivo mobile come un tablet. Include di tutto, dalle e-mail e messaggi di testo alle videochiamate e alle interazioni sui social media .

La tua azienda probabilmente utilizza già alcune forme di comunicazione digitale. Ad esempio, è raro trovare oggi un'azienda che operi senza e-mail. E, nell'era del lavoro a distanza, le piattaforme di videoconferenza e messaggistica istantanea sono sempre più comuni.

Una delle caratteristiche chiave della comunicazione digitale è che le informazioni vengono trasmesse istantaneamente. Non appena invii un messaggio, viene consegnato al tuo team e possono continuare il loro lavoro.

In termini di produttività, questo è un enorme passo avanti rispetto al lasciare una nota scritta a mano sulla scrivania di ogni dipendente o dover rintracciare i dipendenti in ufficio per condividere le informazioni.

Quali sono i vantaggi della comunicazione nell'era digitale sul posto di lavoro?

I vantaggi della comunicazione digitale sul posto di lavoro sono così numerosi che quasi nessuna attività oggi funziona ancora interamente con la comunicazione analogica. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni dei principali vantaggi offerti dagli strumenti digitali.

Condivisione immediata delle informazioni

Il vantaggio numero uno degli strumenti di comunicazione digitale è che ti consentono di condividere le informazioni all'istante. Puoi scambiare messaggi di testo con un dipendente in tempo reale. Puoi anche partecipare a una videochiamata per discutere idee più complesse.

Entrambi questi metodi consentono di ottenere informazioni molto più rapidamente che se dovessi recarti nell'ufficio di un dipendente per chattare con lui faccia a faccia o lasciare un messaggio. Puoi semplicemente scambiare informazioni e poi tornare rapidamente al lavoro.

Produttività incrementata

La velocità delle comunicazioni digitali ha un grande impatto sulla produttività. I dipendenti possono ottenere le informazioni di cui hanno bisogno non appena ne hanno bisogno, senza più perdere tempo ad aspettare riunioni di persona.

Poiché le informazioni vengono trasmesse in modo efficiente, ci sono meno tempi di inattività durante la giornata lavorativa. Ciò ha enormi vantaggi per la tua azienda, poiché dipendenti più produttivi possono aiutarti a svolgere più lavoro in tempi più rapidi. Questo porta maggiori entrate, ti aiuta a rispettare le scadenze e aumenta la soddisfazione del cliente.

Maggiore flessibilità

Con le comunicazioni digitali, tu e i tuoi dipendenti non avete bisogno di trovarvi nello stesso posto per condividere le informazioni in modo efficace. Ad esempio, puoi essere in ufficio a scambiare messaggi con i dipendenti sul campo. Gli strumenti di comunicazione digitale supportano anche i dipendenti che lavorano da remoto o da casa.

Inoltre, con gli strumenti di comunicazione digitale, i dipendenti non devono necessariamente lavorare contemporaneamente . Le piattaforme di comunicazione asincrone ti consentono di inviare un messaggio, una nota vocale o un video ai dipendenti, che possono quindi rispondere in un secondo momento quando hanno tempo.

Migliore conservazione delle informazioni

Un altro vantaggio degli strumenti di comunicazione digitale è che facilitano il salvataggio delle informazioni. Dove una nota cartacea potrebbe perdersi nella confusione, un messaggio digitale dura per sempre.

Puoi organizzare le e-mail e altre comunicazioni digitali in cartelle e cercarle in un secondo momento. Ciò garantisce che le informazioni siano conservate all'interno della tua azienda per chiunque ne abbia bisogno in seguito. Semplifica inoltre la conformità alle normative sul lavoro che richiedono di salvare determinati documenti o record di comunicazione.

Migliore esperienza del cliente

Oltre ad aiutare i tuoi dipendenti, la comunicazione digitale aiuta i tuoi clienti.

Le piattaforme digitali consentono ai clienti di raggiungere più facilmente la tua azienda con domande. Possono ottenere risposte istantanee da un chatbot o inviare domande al tuo team tramite e-mail.

Puoi anche lavorare in collaborazione con i clienti attraverso piattaforme di comunicazione digitale come le app di messaggistica. Ad esempio, puoi avere un canale di messaggistica condiviso che includa il tuo team e i rappresentanti dell'azienda del tuo cliente. Ciò offre ai clienti una maggiore voce nel lavoro che la tua azienda svolge per loro.

Collaborazione semplificata

La comunicazione digitale migliora la collaborazione all'interno del tuo team in molti modi importanti.

In primo luogo, consente ai dipendenti di lavorare insieme in tempo reale senza trovarsi nella stessa stanza . I dipendenti possono condividere informazioni su un progetto tramite messaggi o e-mail di gruppo, oppure fare brainstorming o risolvere problemi tramite videoconferenze.

Inoltre, gli strumenti digitali consentono ai dipendenti di lavorare in modo asincrono . Invece di richiedere a tutti i dipendenti di riservare del tempo per una riunione, possono lavorare su un progetto collaborativo ogni volta che si adatta meglio al loro programma.

Le piattaforme di comunicazione digitale offrono anche modi per organizzare la comunicazione attorno a diversi compiti e progetti. Ciò rende più facile per i dipendenti che potrebbero lavorare insieme su più progetti tenere traccia delle informazioni importanti.

Comunicazione faccia a faccia vs. comunicazione digitale

Anche se ci sono molti vantaggi per la comunicazione digitale sul posto di lavoro, gli scambi digitali non possono ancora sostituire completamente la comunicazione faccia a faccia . Secondo uno studio, le comunicazioni di persona hanno un effetto diverso e più forte sulle connessioni neurologiche nel cervello rispetto agli scambi virtuali. Cioè, la comunicazione di persona è più efficace per il brainstorming rispetto alla comunicazione virtuale.

Tuttavia, non tutti gli scambi di informazioni devono avvenire di persona . In effetti, spesso è molto più efficiente mantenere la maggior parte delle comunicazioni in formato digitale pur mantenendo un certo grado di interazioni faccia a faccia. Ad esempio, potresti prenotare riunioni di persona per prendere decisioni importanti come squadra.

Con l'avanzare della tecnologia, il confine tra comunicazioni digitali e faccia a faccia si sta offuscando. La videoconferenza ha fatto molta strada negli ultimi anni. Inoltre, la nuova tecnologia di realtà virtuale potrebbe far sembrare le riunioni remote proprio come le riunioni di persona nel prossimo futuro.

Esempi di canali di comunicazione digitale sul posto di lavoro

Canali testuali

I canali di testo sono il tipo di comunicazione digitale con cui la maggior parte delle persone ha familiarità. Includono messaggi di testo, e-mail e messaggi inviati all'interno di app di chat aziendali.

L'intranet della tua azienda può anche fungere da canale per le comunicazioni di testo. Ad esempio, un manuale del dipendente digitalizzato pubblicato nella tua intranet è una forma di comunicazione digitale.

Note audio

Le note audio stanno diventando sempre più popolari come un modo per comunicare rapidamente le informazioni. Molte piattaforme che supportano i messaggi di testo, come le app SMS per smartphone e le app di chat aziendali, ora supportano anche le note audio.

Videoconferenza

Gli strumenti di videoconferenza offrono una varietà di funzionalità. Puoi tenere una videochiamata a 2 vie o una riunione più ampia. Puoi anche ospitare un webinar o registrare un video e condividerlo tramite e-mail o un'app di chat.

Mezzi sociali

Potresti essere più abituato ai social media nella tua vita personale, ma può essere un canale molto utile per entrare in contatto con i clienti. Puoi anche utilizzare un feed in stile social media all'interno della tua attività per condividere annunci importanti.

Sondaggi

I sondaggi sono uno strumento digitale efficace per raccogliere feedback o idee dai tuoi dipendenti. Con una piattaforma come Connecteam, puoi decidere se i sondaggi devono essere anonimi o avere allegati i nomi dei dipendenti.

Strumenti di gestione del progetto

Molti strumenti di gestione dei progetti includono funzionalità che aiutano il tuo team a comunicare sui lavori in corso. Ad esempio, puoi allegare documenti e note a un'attività e assegnarla a un dipendente, che riceverà una notifica che ha una nuova assegnazione.

Calendari

I calendari offrono un modo per comunicare su riunioni, scadenze e altri eventi. Ad esempio, puoi inviare un invito di calendario ai dipendenti in merito a una videoconferenza imminente.

Linee guida per la comunicazione digitale sul posto di lavoro

Per aiutarti a ottenere il massimo dalle comunicazioni digitali all'interno del tuo posto di lavoro, ecco alcune linee guida da seguire.

Usa più canali per comunicare

L'utilizzo di più canali per comunicare con il tuo team ti offre maggiore flessibilità e ti consente di condividere le informazioni in modo più efficace. Ad esempio, potresti utilizzare i messaggi di testo per un semplice avanti e indietro con un dipendente, ma optare per una videoconferenza per il brainstorming o il processo decisionale come squadra.

Come regola generale, concentrati sull'utilizzo di 2-4 canali di comunicazione che funzionano meglio per il tuo team.

Dedica tempo alla formazione

A seconda degli strumenti di comunicazione digitale che utilizzi, può richiedere un po' di tempo per abituarsi. Pertanto, è importante dedicare del tempo alla formazione dei dipendenti su come utilizzarli correttamente. La formazione può includere la spiegazione non solo di come funziona un software, ma anche di come ti aspetti che i membri del tuo team lo utilizzino durante la giornata.

Non sovraccaricare i dipendenti con le notifiche

Alcuni strumenti rendono la comunicazione così fluida che è facile sovraccaricare i dipendenti di notifiche. Un modo per evitarlo è indirizzare i tuoi messaggi ai dipendenti specifici che necessitano di un'informazione. Se un argomento richiede molti messaggi avanti e indietro, potrebbe essere più semplice saltare a una rapida chiamata vocale o video.

Organizza i tuoi messaggi

Molte app di chat aziendali ti consentono di organizzare le tue conversazioni in canali. Puoi creare un nuovo canale per ogni progetto o team su cui lavori tu e i tuoi dipendenti. Ciò non solo rende più facile trovare le informazioni in un secondo momento, ma garantisce anche che i tuoi messaggi arrivino solo ai dipendenti per i quali le informazioni sono rilevanti.

Sviluppare una politica di comunicazione a livello aziendale

Ogni azienda dovrebbe avere una politica di comunicazione chiara e la tua dovrebbe essere inclusa nel manuale del dipendente.

La tua politica di comunicazione può stabilire quali strumenti di comunicazione utilizzi e quando utilizzarli. Può anche stabilire linee guida per quali tipi di discorso sono consentiti e quali argomenti sono vietati nelle comunicazioni aziendali. Questo è importante per garantire che il tuo posto di lavoro sia inclusivo per tutti i dipendenti.

Migliori strumenti e software di comunicazione digitale per il 2023

Esistono dozzine di piattaforme per la comunicazione digitale sul posto di lavoro e le abbiamo ristrette alle nostre prime 3 scelte.

Connecteam è una piattaforma operativa all-in-one che include tantissime funzionalità per comunicare con il tuo team.

Per iniziare, Connecteam offre una funzione di chat facile da usare integrata direttamente nell'app. Puoi inviare messaggi, note vocali, foto e video, allegati e altro ancora. Supporta sia conversazioni individuali che di gruppo e puoi organizzare le tue chat in attività o canali basati sul team.

Una cosa che distingue Connecteam dalle altre app di chat è il livello di controllo che offre ai gestori. Puoi decidere quali dipendenti possono partecipare e pubblicare in quali canali e puoi moderare le conversazioni per assicurarti che rimangano in tema e professionali.

Per annunci a livello di dipartimento o azienda, Connecteam offre a feed di aggiornamenti in stile social media . Supporta commenti e Mi piace, sebbene tu abbia anche la possibilità di disattivarli per qualsiasi post. Puoi programmare i post in anticipo e tenere traccia anche di chi ha visualizzato i tuoi aggiornamenti.

Connecteam semplifica inoltre il processo di raccolta del feedback dei dipendenti con sondaggi e sondaggi personalizzabili . I sondaggi supportano risposte anonime e puoi persino tenere sondaggi dal vivo per raccogliere feedback all'istante.

Altre funzionalità di comunicazione in Connecteam includono una directory dei dipendenti, un centro di conoscenza e un calendario degli eventi. Il centro di conoscenza ti consente di archiviare documenti importanti come il manuale del dipendente, i documenti operativi e altro ancora.

Inoltre, Connecteam include strumenti di gestione dei progetti che consentono ai dipendenti di condividere note sulle attività in corso.

Connecteam è completamente gratuito per le aziende fino a 10 dipendenti . Per le aziende più grandi, i prezzi partono da soli $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti.

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Zoom è una soluzione di videoconferenza ampiamente utilizzata che può aiutare i team remoti a collaborare. I manager possono tenere riunioni individuali o ospitare fino a 1.000 partecipanti alla volta. Gli utenti possono ospitare sondaggi dal vivo durante le riunioni o condividere schermate per le presentazioni.

Le riunioni Zoom includono lavagne virtuali, che consentono agli utenti di condividere idee e prendere decisioni insieme. Le lavagne supportano la modifica simultanea e possono essere personalizzate con modelli per aiutare a dare il via al processo di ideazione.

Il software consente inoltre agli host di suddividere i partecipanti in gruppi di lavoro durante una riunione. Ciò consente ai dipendenti di lavorare su idee in piccoli team e quindi riferire all'intero gruppo.

Inoltre, Zoom include un client di posta elettronica, un calendario condiviso e una chat di gruppo.

Zoom offre un piano gratuito che limita gli utenti a riunioni di 40 minuti. I piani a pagamento partono da $ 15,99 per utente al mese.

Google Workspace è una suite di produttività che include app come Google Drive, Gmail, Meet e altro ancora. Drive è particolarmente interessante come strumento di comunicazione per il modo in cui facilita la collaborazione all'interno dei team.

Con Google Drive, più dipendenti possono modificare contemporaneamente lo stesso documento, foglio di lavoro o presentazione. Sono anche in grado di lasciare commenti all'interno di un documento.

I commenti consentono ai dipendenti di lavorare in modo asincrono, il che è utile per i team distribuiti su più fusi orari. I commenti sono inseriti in thread in modo che i dipendenti possano avere conversazioni avanti e indietro.

Inoltre, poiché Google Drive fa parte di Google Workspace, i dipendenti possono avviare videochiamate con Meet quando devono discutere un'attività in modo più dettagliato.

Google Drive consente inoltre agli utenti di organizzare i file in cartelle e condividerli con gruppi di dipendenti. I manager possono lasciare una nota durante la condivisione di file e controllare chi ha il permesso di modificare il contenuto di un file.

Google Workspace parte da $ 6 per utente al mese.

Conclusione

Le comunicazioni digitali includono messaggistica, social media, videoconferenze e molto altro. All'interno del posto di lavoro, gli strumenti di comunicazione digitale possono facilitare la collaborazione tra i dipendenti, nonché contribuire a migliorare la produttività e assisterti nell'organizzazione delle informazioni.

Ci sono innumerevoli opzioni là fuori, ma tre dei nostri strumenti di comunicazione digitale preferiti per le aziende sono Connecteam, Zoom e Google Workspace. Confrontando le 3 piattaforme, Connecteam si distingue come la migliore soluzione all-in-one . Offre un piano gratuito per le aziende con 10 o meno dipendenti, oltre a piani a pagamento convenienti per team di tutte le dimensioni.

Domande frequenti

Qual è la definizione di comunicazione digitale?

La comunicazione digitale è qualsiasi tipo di comunicazione che avviene elettronicamente, tipicamente su Internet. Include e-mail, messaggistica istantanea, videochiamate e social media.

Qual è il tipo di comunicazione digitale più comune sul posto di lavoro?

I tipi comuni di comunicazione digitale sul posto di lavoro includono e-mail, messaggistica istantanea e videoconferenza. Pochissime aziende potrebbero operare senza e-mail e un numero crescente si affida alla messaggistica istantanea all'interno dei team per condividere rapidamente le informazioni. Nel frattempo, le videoconferenze consentono ai team di incontrarsi virtualmente.

Perché la comunicazione digitale è importante per le imprese?

Ci sono una serie di vantaggi della comunicazione digitale sul posto di lavoro. Innanzitutto, gli strumenti di comunicazione digitale consentono alle aziende di condividere rapidamente le informazioni. Sono essenziali anche per comunicare con i clienti, facilitare la collaborazione tra i dipendenti e aumentare la produttività. Quasi tutte le aziende oggi si affidano alle comunicazioni digitali.

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