In che modo i flussi di lavoro e i moduli digitali possono favorire l'efficienza operativa

Automatizzare i processi e standardizzarli è qualcosa di importante per ogni azienda. I flussi di lavoro consentono ai tuoi dipendenti di compilare report, moduli, liste di controllo, richieste e altro ancora, tutto dalla loro app mobile.

Con i flussi di lavoro quotidiani, i dipendenti possono svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente ed efficace, garantendo al contempo la conformità a norme e regolamenti.

Passare da carta e penna, appunti e registri per la gestione delle attività offre così tanti vantaggi dell'automazione dei processi. Per esempio:

• CEO e manager dedicano quasi il 20% del loro tempo a lavori che potrebbero essere automatizzati, inclusa l'analisi dei dati operativi e la revisione dei report sullo stato.
• Per quanto riguarda i processi aziendali, il 60% delle aziende potrebbe risparmiare circa il 30% del proprio tempo con l'automazione. La generazione di iniziative di vendita, l'approvazione di documenti e l'elaborazione di documenti sono solo alcune delle attività che possono farti risparmiare tempo grazie all'automazione.
• La società di ricerche di mercato IDC afferma che le aziende perdono dal 20 al 30% dei ricavi ogni anno a causa di processi inefficienti.
• 1/2 dei lavoratori ha specificato che vorrebbe accedere e modificare i documenti mentre è in movimento.

Riteniamo che i flussi di lavoro digitali e le liste di controllo operative abbiano 4 qualità fondamentali che forniscono valore per l'automazione delle operazioni:

Che si tratti di un elenco di controllo settimanale, di un rapporto sull'incidente o di una conferma di un recente rilascio di policy, i flussi di lavoro sono sempre disponibili per il tuo team e sono facili da riempire con pochi clic, quindi è molto più facile potenziare l'automazione delle operazioni aziendali.

Per impostazione predefinita, ogni voce del flusso di lavoro viene archiviata, fornendoti l'accesso a tutte le informazioni storiche in modo ricercabile e organizzato, in modo da poter successivamente cercare, esportare o generare report pertinenti dalle informazioni raccolte.

I flussi di lavoro non si limitano a raccogliere le informazioni, ma le inoltrano automaticamente alle parti interessate in modo che possano agire. Riduzione dell'overhead di risposta e comunicazione, rendendo la tua azienda più efficiente e più produttiva.

In qualità di manager, i flussi di lavoro ti offrono la possibilità di tenere traccia degli stati, confermare le voci con la firma e altro ancora in modo da poter monitorare l'azione di follow-up attivata dai membri del tuo team.

Ora diamo un'occhiata ad alcuni esempi reali di flussi di lavoro digitali.

Per portare tutto questo con i piedi per terra, diamo un'occhiata ad alcuni esempi di flussi di lavoro digitali di clienti reali. I flussi di lavoro e i moduli digitali possono essere ampiamente segmentati in alcune categorie chiave:

Esempi di flusso di lavoro : "Lista di controllo per l'apertura del sito", "Elenco di controllo prima della guida", "Elenco di controllo mensile per la sicurezza".

Vantaggi: le liste di controllo operative per impostazione predefinita impongono la standardizzazione in tutta l'organizzazione poiché tutti i membri del team aderiscono allo stesso formato di reporting.Promuovono l'efficienza operativa, migliorano il livello di servizio e ti aiutano a segnalare le eccezioni che potrebbero richiedere ulteriore attenzione.

A titolo di esempio, Bob il gestore del negozio può vedere dal suo cellulare in qualsiasi momento la checklist di apertura di oggi e agire su eventuali eccezioni, anche se non è in negozio.

Esempi di flussi di lavoro : "Segnalazione di incidente", "Segnalazione di pericolo per la sicurezza", "Segnalazione di incidente"

Vantaggi: i flussi di lavoro di reportistica consentono report rapidi e dettagliati in qualsiasi momento da qualsiasi luogo e consentono una risposta rapida.

Ad esempio, quando Jessie riporta un incidente che si è verificato, il suo manager riceve automaticamente una notifica in tempo reale e riceve una copia in pdf dei dettagli dell'incidente, delle immagini e dei luoghi dal campo.

Esempi di flusso di lavoro : "Verifica del sito", "Ispezione della salute e della sicurezza", "Verifica delle prestazioni del team"

Vantaggi: i rapporti di audit consentono al revisore di documentare facilmente i risultati, standardizzare il processo di ispezione e anche di tenere traccia dei risultati nel tempo e all'interno dell'organizzazione, digitalizzando tutti gli audit di tutta l'organizzazione, rendendoli accessibili e comparabili.

A titolo di esempio, quando Rob conduce un audit di salute e sicurezza in un ristorante, prima esamina l'audit dell'anno scorso per valutare i risultati precedenti, quindi può includere nel suo rapporto se c'è una tendenza al miglioramento o ulteriori azioni è necessario per elevare gli standard della squadra.

Esempi di flussi di lavoro : "Riconoscimento del libro dei dipendenti, "Dichiarazione giornaliera sulla salute COVID19", "Accettazione uniforme della politica".

Vantaggi: i flussi di lavoro di lettura e firma sono molto efficienti nell'ottenere una risposta rapida e documentata dal tuo team, per assicurarti di soddisfare gli standard di conformità e che il tuo team sia aggiornato con i protocolli e le linee guida interni.I flussi di lavoro di lettura e firma ti offrono piena visibilità su chi ha completato il modulo e semplifica il follow-up con notifiche push solo con i membri del team che non lo hanno fatto, in modo da poter raggiungere il 100% di conformità da parte del tuo team.

A titolo di esempio, Elise delle risorse umane desidera assicurarsi che tutto il suo team sia aggiornato con i recenti aggiornamenti del Manuale del dipendente dell'azienda. Quindi emette un flusso di lavoro di lettura e firma che dettaglia le informazioni pertinenti ed è in grado di raccogliere il riconoscimento da tutto il suo team in meno di 24 ore. Scarica anche una copia PDF di ogni modulo compilato per garantire la documentazione ai fini della conformità.

Esempi di flusso di lavoro : 'Apertura di un ticket di manutenzione', 'Modulo di rimborso', 'Ordine di stock', 'Segnalazione di un ticket rapido'.

Vantaggi: con i flussi di lavoro di ticketing, ogni membro del team può compilare e documentare tutte le informazioni pertinenti con facilità, incluso il caricamento di immagini di supporto e qualsiasi altra informazione richiesta.Tutti i ticket vengono automaticamente documentati, archiviati e organizzati in modo che il team possa successivamente rispondere e agire secondo necessità.

A titolo di esempio, James è un controller responsabile del rimborso dei membri del team per le spese approvate. Quando è il momento di fare il libro paga, guarda semplicemente la sua tabella del flusso di lavoro dei rimborsi e vede tutte le voci dell'ultimo mese, può quindi contrassegnare tutte le spese che sono state pagate e persino chiedere chiarimenti ai membri del team interessati, se necessario. Scarica tutte le fatture per la tenuta dei registri e passa all'attività successiva.

La potenza dei flussi di lavoro digitali per l'automazione delle operazioni aziendali

I flussi di lavoro sono un ottimo strumento per ogni team, poiché forniscono un enorme valore in termini di risparmio di tempo, standardizzazione, flusso di informazioni, conformità e altro ancora. Sono facili da configurare e sono altamente adottati dai membri del team in quanto rendono le cose più facili per tutti.