Digitalizza i moduli di segnalazione degli incidenti e trasforma gli incidenti sul posto di lavoro

Che tu sia una piccola o una grande impresa,vuoi sempre evitare e stare al passo con gli incidenti sul posto di lavoro come infortuni sul lavoro e incidenti, quasi incidenti mortali o minori, casi ambientali, difetti della struttura o dell'ambiente di lavoro.Inoltre, dovresti incoraggiare una buona cultura della segnalazione degli incidenti per creare un posto di lavoro più sicuro e per aiutare a identificare come migliorare continuamente l'ambiente di lavoro.

Oltre a garantire la sicurezza dei tuoi dipendenti,devi anche garantire che la tua attività sia sempre conforme agli standard normativi dell'OSHA.In qualità di manager, devi disporre di una documentazione sufficiente per dimostrare che hai fatto tutto il possibile per prevenire un incidente sul posto di lavoro e quali sono state le misure che hai intrapreso quando si è verificato.

Tutto ciò porta alle seguenti domande, specialmente se stai ancora usando carta e penna per gestire gli incidenti sul posto di lavoro:

• Ma qual è il tuo processo quando si verifica un incidente?
• In che modo un dipendente segnala l'incidente?
• Viene gestito in tempo reale?
• I dipendenti hanno un manuale a portata di mano a cui possono fare riferimento e agire di conseguenza?
• Come puoi, in qualità di manager, condividere rapidamente l'incidente con altri dipendenti?
• E come puoi essere sicuro che TUTTI i tuoi dipendenti abbiano ricevuto il messaggio?
• Inoltre, come possono i nuovi dipendenti venire a conoscenza di vecchi incidenti?

Non si può negare che dalle domande di cui sopra e da quanto devono essere rigorose le procedure di sicurezza, esiste un modo per gestire i pericoli e gli incidenti ed è quello che approfondiremo di seguito.

Come gestire pericoli e incidenti

Prima di un incidente:

Prima ancora che si verifichi un incidente, vuoi che i tuoi dipendenti ti avvisino di un potenziale pericolo!Ad esempio, una scala ammaccata, un pavimento bagnato o cavi scoperti: questi sono i pericoli che dovresti conoscere in anticipo in quanto contribuiranno a prevenire incidenti futuri.

Durante un incidente:

Se un dipendente è coinvolto in un incidente, dovrebbe essere pronta una lista di controllo per ogni tipo di incidente in modo che il tuo dipendente sappia cosa fare per ogni tipo di incidente.

Il primo passo è esaminare la lista di controllo, chiamare un'ambulanza e informare il contatto di emergenza pertinente. Quindi, compila il modulo di segnalazione dell'incidente. (Naturalmente, sei responsabile della creazione di un elenco di controllo efficiente di cosa fare quando si verifica un determinato incidente sul posto di lavoro.) È importante ottenere i dati il ​​prima possibile con quante più informazioni, come immagini del pericolo e dell'ambiente circostante, insieme con una posizione GPS.

Elementi importanti da includere in un rapporto sull'incidente

• Dettagli e descrizioni specifici e fattuali, ma rimangono oggettivi: informazioni sui dipendenti, data, ora e circostanze dell'incidente.
• Posizione GPS.
• Cosa porta all'incidente.
• Allega foto dell'incidente e dei dintorni.
• Spiega quale parte del corpo è stata ferita e di quale trattamento avrai bisogno.
• Attrezzature danneggiate, materiali, ecc.
• Includere le dichiarazioni dei testimoni quando possibile.
• Mantieni riservate alcune informazioni.
• Firme di tutte le parti interessate.

Dopo un incidente:

Il più rapidamente possibile, condividi un aggiornamento sull'incidente (cosa è successo e come evitarlo) con tutti i dipendenti che potrebbero essere esposti a un incidente simile, come un pavimento bagnato o una scala rotta. In questo modo puoi evitare che incidenti simili si ripetano.Pochi giorni dopo l'incidente, puoi condividere un nuovo aggiornamento procedurale dettagliato su come gestire l'incidente se si verifica.

Tuttavia, se stai ancora utilizzando moduli di segnalazione degli incidenti obsoleti, come carta e penna, è ora di fare il passaggio!Nel 2021 le liste di controllo e le procedure cartacee sono irrilevanti, devi passare al cellulare.

Con tutto quanto sopra evidenziato, è anche importante che tu sappia che le aziende compilano un rapporto sull'incidente perché dimostra:

• La società prende atto dell'accaduto
• La società ha indagato sull'incidente
• L'azienda ha adottato tutte le misure necessarie per conformarsi alle normative statali o federali relative all'incidente
• L'azienda si è assicurata che tutte le persone coinvolte nell'incidente fossero incluse nel rapporto sull'incidente e che il loro rapporto fosse riconosciuto
• L'azienda ha condotto un'analisi delle cause alla radice per scoprire perché si è verificato l'incidente
• La società ha adottato le misure necessarie per evitare che si ripeta.

E se non l'abbiamo chiarito in modo cristallino, l'uso di metodi obsoleti come carta e penna non funzionerà più.

Perché passare aimoduli di segnalazione degli incidenti mobiliè un must

Quando si utilizza un modulo di segnalazione di incidenti mobili, si utilizza una soluzione digitale che consente di dare priorità alle attività quotidiane e semplificare le operazioni. Ciò significa che non sarai sopraffatto da montagne di scartoffie, ma potrai gestire in modo efficiente la tua attività dal tuo smartphone. Tutto può essere monitorato e gestito mentre sei in movimento, elenchi di controllo e report digitali aiutano a ridurre l'attrito delle attività quotidiane, automatizzano il flusso di informazioni e ti consentono di ottenere una migliore supervisione.

Perché altrimenti dovresti passare a un modulo di segnalazione di incidenti mobili? Il sotto dovrebbe fare più luce.

• Facile inviare informazioni sui pericoli e segnalazioni di incidenti. Inoltre, tutto viene riportato in tempo reale.
• Basta aggiungere foto e posizione GPS. Non c'è bisogno di scrivere una lunga spiegazione quando un'immagine vale più di mille parole.
• Accessibile a tutti i dipendenti e hanno sempre accesso a liste di controllo e moduli.
• L'invio di una procedura aggiornata richiede un clic.
• Tutti i dati sono misurabili e vengono archiviati in modo sicuro.
• Condividi video su come utilizzare correttamente le attrezzature e gestire pericoli e incidenti.
• Conformità al 100% come puoi vedere chi ha fatto cosa.
• I documenti sono sempre accessibili per richieste di formazione e normative e, ogni volta che vengono aggiornati, tutti i dipendenti hanno immediatamente a disposizione l'ultima versione.
• Migliorare e aggiornare regolarmente i moduli di segnalazione degli incidenti secondo necessità.

Tenendo presente tutto quanto sopra, è necessario sapere cosa cercare quando si tratta di software per la segnalazione degli incidenti. È molto di più delle semplici funzionalità che offre e del prezzo: entrambi sono importanti, ma è necessario un software di segnalazione degli incidenti in grado di fare il possibile in modo da potersi concentrare su ciò che conta.

Cosa cercare in un software di segnalazione degli incidenti

• Disponibile su cellulare

In questo modo, i tuoi dipendenti sono sempre collegati alla natura della segnalazione di pericoli e incidenti poiché è conveniente e semplicissimo farlo. Quando hai dipendenti senza scrivania, non hanno il tempo di sedersi dietro un computer per informarti di un incidente o di un pericolo. Ma quando è disponibile direttamente sul proprio smartphone, significa che possono essere al top anche quando sono in movimento.

• Molto facile da usare

Non dovresti seguire un lungo processo di formazione, dovrebbe essere semplice come 1-2-3 (soprattutto se hai dipendenti meno esperti di tecnologia). Nessuno vuole perdere tempo a imparare a usare un'app, solo per scoprire che è super complicato. Se il reporting non è facile da fare, i tuoi dipendenti non saranno motivati ​​a usarlo!

• Facile da implementare

Il download di un'app richiede pochi secondi e non è un processo complicato, quindi risparmi tempo e puoi iniziare immediatamente a utilizzare il nuovo software di segnalazione degli incidenti.

• Include funzioni di comunicazione

Tu e i tuoi dipendenti non perderete mai un colpo perché potete aprire chat private o di gruppo su vari argomenti. Invia aggiornamenti con o senza funzionalità di commento per assicurarti che il messaggio venga recapitato e nessuno sia infastidito da troppe notifiche.

• Sono disponibili moduli digitali

Scegli da un modello o crea il tuo modulo digitale personalizzato.Ciò garantisce che i moduli siano simili all'aspetto dell'azienda in modo che i tuoi dipendenti non siano colti di sorpresa.

• Conveniente

A seconda delle dimensioni della tua azienda, devi scegliere il software che ha più senso per la tua azienda e il tuo portafoglio.

Con tutto ciò in mente, come si sceglie il giusto software per la segnalazione degli incidenti? Ci siamo rimboccati le maniche e abbiamo fatto il lavoro per voi! Di seguito troverai 12 opzioni software per la segnalazione degli incidenti che possono essere la soluzione perfetta per la tua azienda.

Le 12 migliori soluzioni software per la segnalazione degli incidenti

1. Collegateam

L'app mobile all-in-one facile da usare di Connecteam rende la segnalazione e la gestione di un incidente facile e veloce. Crea un rapporto prima che si verifichi un incidente (come un pavimento bagnato), compila un modulo di rapporto sull'incidente dopo un incidente, apri una libreria per vedere l'elenco di controllo di cosa dovresti fare dopo un incidente e invia il nuovo protocollo a tutti in pochi minuti, invece di giorni o settimane dopo un incidente. Inoltre, tutti i numeri di lavoro sono memorizzati nell'elenco dei dipendenti all'interno di Connecteam in modo da poter raggiungere rapidamente il contatto di emergenza designato.

• Robusto set di funzionalità: l'intuitivo editor drag and drop semplifica la creazione di qualsiasi modulo in pochi minuti. Ottieni informazioni dal tuo team senza scrivania con funzionalità avanzate tra cui immagini, firme, timbri di posizione, elenchi a discesa, registrazioni vocali, allegati di file, ecc.
• Accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7: quando sei in viaggio, il tuo team può accedere all'app per compilare e inviare qualsiasi modulo in modo da non dover gestire le scartoffie e la calligrafia disordinata, moduli obsoleti ed evitare giorni di attesa (se non settimane) per documenti chiave da riempire.
• Notifiche in tempo reale: ricevi notifiche in tempo reale su ogni inserimento effettuato dal tuo team e verifica sul tuo smartphone o dall'ufficio. Inoltre, monitora i tassi di completamento, imposta promemoria automatici e contatta chiunque non abbia compilato un modulo.
• Elaborazione rapida delle informazioni: le cose di cui devi essere informato come manager avvengono a colpo d'occhio con filtri avanzati e un'interfaccia ricercabile. Contrassegna le eccezioni, analizza i dati storici ed esporta le informazioni quando è necessario. Inoltre, tutte le voci precedenti sono documentate e disponibili ogni volta che ne hai bisogno.
• Automatizza il flusso di lavoro: scarica e invia automaticamente report Excel quando necessario, ottieni una copia PDF per ogni voce e altro ancora in modo da mantenere il tuo team e la tua azienda organizzati e proattivi.
• Chiudi il cerchio: fornisci un feedback immediato e diretto al tuo team sui loro invii con note e stati coordinati per colore per ogni voce.
• All-in-one: non è necessario pagare di più per gestire la tua attività con il pilota automatico, Connecteam offre ancora più funzionalità per semplificare la tua attività. Approfitta della directory dei dipendenti, della chat in-app, delle notifiche push, dello strumento di aggiornamento dell'azienda, dello strumento di gestione delle attività dedicato e molto altro ancora.

Prezzo: a un prezzo mensile fisso, Connecteam ti offre il massimo in termini di rapporto qualità-prezzo.Il prezzo parte da soli $ 29 al mese. Inizia con il piano gratuito per tutta la vita di Connecteam per testare le sue incredibili capacità.

2. Forma tipografica

Se hai la maggior parte degli impiegati che sono davanti al computer, Typeform è perfetto. È simile a Google Forms e non è specifico dell'azienda. Scegli da un modello di moduli preesistente in modo che i tuoi dipendenti possano compilare un modulo di segnalazione dell'incidente.

Prezzo: Typeform ha tre piani tariffari da offrire: gratuito (che è seriamente limitato), Pro a $ 35/mese/per 1 utente e Pro+ a $ 70/mese/1 o più utenti.

3. Servizio fresco

Freshservice è una gestione dei servizi IT (ITSM) nel cloud. Ospita una serie di funzionalità di gestione degli incidenti che possono integrarsi con altri processi ITSM come la gestione dei problemi, delle modifiche, dei rilasci e delle risorse. Apri i ticket attraverso una serie di canali come e-mail, portale di supporto, chat e così via. Il reparto IT della tua azienda può quindi automatizzare l'assegnazione dei ticket ed emettere risposte predefinite.

Prezzo: inizia una prova gratuita di 21 giorni e, successivamente, scegli tra quattro piani mensili offerti da Freshservice.I loro quattro piani tariffari includono $ 29 al mese, $ 59 al mese e ci sono due piani da $ 99 al mese, per team e aziende di grandi dimensioni.

4. Localizzatore A1

Personalizza questo software di gestione degli incidenti per adattarlo all'aspetto della tua azienda. Implementa facilmente per ottenere metriche e grafici del dashboard, un portale Web, rapporti sugli incidenti, corse di perdite e altro ancora. Puoi anche offrire moduli per tenere traccia di eventi, incidenti, contratti, assicurazioni, sinistri, infortuni, dati sui salari e risorse.

Prezzo: chatta con un rappresentante del servizio clienti per scoprire quali sono i costi mensili o annuali.

5. ServiceDesk più

Quello che otterrai con ServiceDesk Plus è un software di help desk e gestione delle risorse. Dispone inoltre di un pacchetto di gestione degli incidenti come trouble ticketing, acquisti, gestione dei contratti, un portale self-service e così via.

Prezzo: dovrai contattare un rappresentante del servizio clienti per saperne di più sui prezzi per ServiceDesk Plus.

6. Incy.io

Usa Incy.io sul tuo cellulare, computer o tablet per emettere un rapporto o un'osservazione sull'incidente. È possibile personalizzare il modulo di segnalazione dell'incidente, aggiungere immagini, analizzare i rischi e le tendenze e tutti i dati vengono presentati in tempo reale.

Prezzo: offrono solo una tariffa annuale e devi contattare un rappresentante del servizio clienti per presentarti un preventivo, che dipende dalle dimensioni della tua organizzazione.

7. Dovere cercapersone

PagerDuty si descrive come "una società di cloud computing che produce una piattaforma di risposta agli incidenti SaaS per i dipartimenti IT". Invia notifiche SMS sulla gestione degli incidenti in modo rapido e semplice, personalizzabile per team o individui.

Prezzo: i prezzi per PagerDuty partono da $ 6 al mese per soli 6 utenti, $ 35 al mese, $ 47 al mese e $ 119 al mese.

8. VictorOps

VictorOps vanta nozioni di base su chiamata, collaborazione tra team e visibilità semplice. Usano il sistema IT e DevOps per inviare avvisi automatici, integra le informazioni e ospita la documentazione cruciale.

Prezzo: i prezzi partono da $ 9/per utente/mese, $ 29/per utente/mese, $ 49/per/mese o ottieni un piano tariffario personalizzato per tutte le tue esigenze di segnalazione degli incidenti.

9. Conformità 360 di SAI Global

Per quanto riguarda le funzionalità di segnalazione degli incidenti, Compliance 360 ​​supporta l'audit trail, le azioni correttive, la segnalazione degli incidenti, la diagnosi della causa principale e la gestione delle attività.

Prezzo: per ottenere un preventivo, dovrai parlare con un rappresentante del servizio clienti.

10. Sistemi Adashi

Le organizzazioni di servizi di emergenza utilizzano i sistemi Adashi per tutte le loro esigenze di segnalazione degli incidenti. I primi soccorritori possono segnalare, rispondere e gestire tutti gli incidenti in modo rapido e sicuro.

Prezzo: parla con un rappresentante del servizio clienti sui piani tariffari.

11. Gestione degli incidenti ProcessMAP

ProcessMAP Incident Management è una soluzione basata sul Web che funziona per indagare, segnalare e analizzare incidenti ambientali, infortuni/malattie, proprietà e flotte.

Prezzo: chatta con un rappresentante del servizio clienti di ProcessMAP Incident Management sui prezzi.

12. OnPage – Sistema di gestione degli incidenti

Audit trail, diagnostica della causa principale, ripristino di emergenza, segnalazione degli incidenti, gestione della sicurezza, gestione delle attività e gestione dei ticket: ecco perché OnPage Incident Management System supporta in caso di incidente. È possibile consentire segnalazioni di incidenti in tempo reale e indagini post mortem con i relativi audit trail e report. OnPage si integra anche con soluzioni RMM e PSA e strumenti di chat come Slack.

Prezzo: c'è una prova gratuita di 7 giorni con OnPage, altrimenti dovrai contattare un rappresentante del servizio clienti per saperne di più sui prezzi.

La linea di fondo sulle soluzioni software per la segnalazione degli incidenti

La necessità di gestire gli incidenti e i pericoli sul posto di lavoro non può essere trascurata, e probabilmente lo sai già. Tuttavia, per rendere davvero il processo fluido e indolore (gioco di parole), devi utilizzare strumenti moderni per stare al passo con i tempi. Creare un ambiente di lavoro sicuro e piacevole è un MUST.

Con l'accesso in tempo reale ai dati, puoi individuare gli incidenti prima che si verifichino e puoi facilmente mantenere tutti sulla stessa pagina in modo che la promozione di una cultura sul posto di lavoro sicura sia intessuta nel DNA della tua azienda. Pertanto, consulta il nostro elenco delle 12 migliori soluzioni software per la segnalazione degli incidenti e fai la scelta migliore per la tua azienda e i tuoi dipendenti.