5 migliori pratiche di indagine sui dipendenti per un feedback efficace

Molte aziende utilizzano i sondaggi per raccogliere il feedback dei dipendenti, ma i risultati sono spesso errati, fuorvianti e difficili da analizzare. Interpretare erroneamente cose come la soddisfazione, l'impegno e le prestazioni dei dipendenti può avere gravi conseguenze.

Ad esempio, i risultati possono mostrare che i dipendenti si sentono meno responsabilizzati sul lavoro. Potresti risolvere questo problema fornendo loro più proprietà e indipendenza. Ma se cercavano più formazione e supporto, li hai preparati per il fallimento.

Allo stesso modo, i lavoratori che hanno paura di essere sinceri potrebbero dirti che sono soddisfatti al lavoro. La prossima cosa che sai, hanno smesso, lasciandoti confuso.

Durante la creazione e la gestione dei sondaggi, è importante seguire le best practice per i sondaggi tra i dipendenti. Questi aiutano a garantire risultati robusti e affidabili. Di seguito, condividiamo 5 suggerimenti per la progettazione di sondaggi di esperti per aiutarti a incrementare la partecipazione e raccogliere informazioni oneste e significative per la tua azienda.

Pianifica in anticipo

Definisci lo scopo

I sondaggi tra i dipendenti possono essere utilizzati per una serie di motivi diversi. Le aziende li usano per misurare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti. I dipendenti possono anche utilizzarli per raccogliere feedback dai loro manager, colleghi e rapporti diretti.

Assicurati di definire uno scopo chiaro per il tuo sondaggio, qualunque esso sia. Uno studio di Forbes ha rilevato che il 78% delle aziende non è riuscito a ottenere risultati di qualità dai sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti e uno dei motivi principali era che stavano affrontando troppi problemi contemporaneamente.

È meglio restringere il tuo scopo ad alcuni argomenti chiave. In questo modo, non starai stancando i dipendenti con troppe domande. Inoltre, avendo un obiettivo chiaro per il sondaggio, puoi raccogliere informazioni più significative per ottenere risultati aziendali specifici.

Stabilisci il tuo pubblico di destinazione e assicurati che sia "rappresentativo"

Identifica da chi vuoi raccogliere le risposte. Il tuo pubblico di destinazione, o "campione", varierà in base a ciò che sta misurando il tuo sondaggio.

Quando si tratta di sondaggi tra i dipendenti, le migliori pratiche includono la raccolta di feedback da un "campione rappresentativo". Si riferisce a un gruppo che riflette tutte le persone rilevanti a cui possono essere applicate le domande del sondaggio. Puoi finire con risultati fuorvianti del sondaggio se non raccogli feedback da un campione rappresentativo.

Ad esempio, l'invio di un sondaggio solo ai membri del team che sono molto coinvolti non produrrà risultati oggettivi. Questi membri del team non sono rappresentativi di tutti i tuoi dipendenti, che probabilmente hanno diversi livelli di coinvolgimento. In questo esempio, non avresti l'opportunità di ascoltare i lavoratori meno impegnati e quindi non saresti in grado di lavorare per affrontare i problemi sottostanti.

Infine, assicurati di avere una buona dimensione del campione. Ciò significa che dovresti avere un numero minimo di risposte affinché il tuo sondaggio sia considerato rappresentativo dell'intera popolazione.

Le dimensioni del campione variano in base alle dimensioni della tua azienda. Ci sono molti strumenti online per aiutarti a calcolare quale sarebbe una buona dimensione del campione.

Come regola generale, per le aziende più grandi con oltre 1.000 dipendenti, il 10% è solitamente una buona dimensione del campione. Ma per le aziende più piccole con meno di 100 dipendenti, dovresti fare in modo che tutti completino il sondaggio.

Decidi se un modello di indagine funziona per te

Prima di progettare il tuo sondaggio, valuta se è necessario crearlo da zero. Alcune aziende utilizzano modelli di indagine nuovi o utilizzati in precedenza. Ad esempio, potresti utilizzare anche quest'anno il sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti dell'anno scorso se ha funzionato bene. Ciò consentirebbe anche di confrontare i risultati in modo più significativo.

Un'altra opzione è iniziare con un modello esistente e modificarlo in base alle proprie esigenze. Ad esempio, puoi aggiungere o rimuovere domande in base a ciò che è importante per il tuo sondaggio. Oppure puoi aggiungere una casella dei commenti per i suggerimenti dei lavoratori, se è quello che stai cercando.

Prendi in considerazione un sondaggio pilota o ottieni feedback dai focus group

Alcune aziende conducono un sondaggio pilota prima di inviare il sondaggio a tutto il pubblico di destinazione. Ciò significa che le aziende testano un sondaggio sull'esperienza dei dipendenti con un piccolo gruppo per assicurarsi che gli intervistati possano comprendere tutte le domande.

Le aziende utilizzano anche sondaggi pilota per identificare eventuali pregiudizi, ad esempio, tutti classificano il primo o l'ultimo elemento in un elenco come opzione preferita. Questo è chiamato bias primario (quando gli intervistati selezionano il primo elemento) o bias di recency (quando scelgono l'ultimo elemento).

Inoltre, l'utilizzo del metodo del sondaggio pilota ti consente di apportare le modifiche necessarie prima che il sondaggio venga inviato a un gruppo più grande.

Ma i sondaggi pilota non sono la tua unica opzione. Puoi anche organizzare un focus group in cui chiedi a un piccolo gruppo di leggere le domande e fornire un feedback.

Scegli il momento e la frequenza giusti

Considera attentamente quando vuoi inviare il sondaggio. Ad esempio, i sondaggi sulle prestazioni vengono generalmente inviati ‌ annualmente o ogni 6 mesi. Puoi gestire i sondaggi sul coinvolgimento o sulla soddisfazione dei dipendenti con maggiore frequenza, ad esempio ogni trimestre. Questi sono anche noti come sondaggi del polso.

Naturalmente, puoi inviare sondaggi tutte le volte che ne hai bisogno. Ma il tempismo è importante, in quanto fornisce il contesto. Ad esempio, puoi inviare un sondaggio sulla soddisfazione ai lavoratori durante un periodo difficile per l'azienda. Le risposte dei dipendenti potrebbero essere più negative di quanto sarebbero state se il sondaggio fosse stato inviato quando l'azienda stava andando bene. Assicurati di prendere in considerazione i tempi quando analizzi le risposte al sondaggio.

Decidi chi sarà il proprietario

Il sondaggio dovrebbe essere amministrato da una persona o un team specifico. Potrebbe trattarsi delle risorse umane, delle comunicazioni o di un altro team pertinente.

Ciò garantisce che la persona o il team interessato sia responsabile della gestione dei sondaggi in tempo, nonché dell'analisi e della presentazione dei risultati alle parti interessate.

Massimizza la partecipazione e incoraggia l'onestà

Rendilo breve e facile da usare

Assicurati che il tuo sondaggio sia breve, intuitivo e facile da vedere. Idealmente, i dipendenti dovrebbero essere in grado di completare il sondaggio entro 20 minuti. In questo modo, possono concentrarsi su di esso in una sola seduta senza distrazioni.

Inoltre, mantieni puliti e semplici tutti gli elementi visivi come loghi, numeri di pagina, stato di avanzamento del sondaggio e così via. Evita di abusare di troppi colori, in quanto ciò può distrarre. Inoltre, considera il carattere che usi quando crei il tuo sondaggio. Attenersi a un carattere sans serif, come Arial, nella dimensione del carattere 12 in modo che i lavoratori possano leggere chiaramente le domande.

Un lungo questionario con troppi elementi di distrazione può essere scoraggiante e ridurre i tassi di partecipazione dei dipendenti.

Stabilire l'anonimato e/o la riservatezza

Gli intervistati devono sapere in anticipo se il sondaggio è anonimo o meno. I lavoratori in genere rispondono più apertamente se sanno che le loro risposte sono anonime. Mentre alcuni sostengono che l'anonimato scoraggi l'apertura e la trasparenza sul lavoro, gli studi hanno anche dimostrato che i sondaggi anonimi ricevono tassi di risposta dei dipendenti superiori al 90%.

Alcuni sondaggi non sono anonimi ma le risposte sono comunque mantenute riservate. Ciò significa che solo chi amministra sa come hanno risposto i lavoratori. È fondamentale informare i dipendenti se questo è il caso e rassicurarli che le loro risposte non saranno condivise con nessun altro.

Usa un linguaggio semplice e offri spiegazioni dove richiesto

Per migliorare l'accuratezza delle risposte, assicurati di utilizzare un linguaggio semplice che tutti capiscano allo stesso modo. Soprattutto con i sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti, le migliori pratiche includono l'utilizzo di un sondaggio pilota o focus group per verificare che nessuna domanda sia ambigua. Questo perché è più probabile che questi sondaggi contengano termini relativi alle risorse umane che altri non comprendono.

Per tutto ciò che può creare confusione, offri una spiegazione chiara. In questo modo, i dipendenti possono concentrarsi sulla risposta alle domande invece di cercare di comprenderne il significato.

Inizia e termina con domande facili

Crea un'esperienza positiva per i dipendenti all'inizio del sondaggio ponendo semplici domande. Ad esempio, "Ad esempio," sono orgoglioso di far parte di questa azienda ". Semplici domande iniziali metteranno a proprio agio i lavoratori e li faranno sentire a proprio agio nel rispondere al resto del sondaggio.

Terminare con domande facili lascerà anche ai dipendenti una sensazione positiva. Ciò aumenterà probabilmente la loro disponibilità a partecipare a sondaggi futuri.

Utilizza la tecnologia per gestire i sondaggi e tenere traccia delle risposte

Tradizionalmente, i sondaggi venivano somministrati in forma cartacea. Sebbene alcune aziende lo facciano ancora, può portare a una minore partecipazione, risposte perse e domande perse. Inoltre, l'analisi manuale dei risultati richiede molto tempo e impegno.

Usa la tecnologia come il software per sondaggi tra i dipendenti per creare e amministrare sondaggi tra i dipendenti online. Tutte le risposte vengono salvate nel cloud, così non perderai mai i dati. Puoi anche rendere obbligatorie alcune domande se vuoi che tutti rispondano. Inoltre, puoi facilmente monitorare e analizzare le ‌risposte in tempo reale.

In alternativa, puoi inviare sondaggi in formato Microsoft Word o Google Docs e inviarli tramite e-mail ai dipendenti. Anche se questo utilizza ancora la tecnologia, ha i suoi limiti. Dovrai raggruppare le singole risposte e analizzare manualmente i dati.

È importante sottolineare che l'utilizzo della tecnologia consente ai lavoratori di partecipare da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Questo è un modo eccellente per migliorare i tassi di risposta dei dipendenti per i team distribuiti.

Rendilo ottimizzato per i dispositivi mobili

L'amministrazione dei sondaggi sui dispositivi mobili rende ancora più semplice la partecipazione dei dipendenti. Possono accedere al sondaggio ovunque si trovino e salvarlo e continuare in un secondo momento se hanno bisogno di una pausa.

Gli studi dimostrano che il 90% dei Millennial e il 98% dei lavoratori della Gen Z utilizzano gli smartphone. Ecco perché i sondaggi ottimizzati per i dispositivi mobili sono oggi un modo efficace per raccogliere feedback.

Il nostro consiglio: utilizza un software di gestione del team che abbia anche un'app mobile, come Connecteam.

Connecteam ha funzionalità di sondaggio integrate che ti consentono di creare e assegnare sondaggi e tenere traccia delle risposte in tempo reale. Puoi anche inviare notifiche ai lavoratori per ricordare loro quando devono completare i sondaggi. Inoltre, lo strumento di reporting di Connecteam ti consente di visualizzare e analizzare facilmente le tendenze dei sondaggi. Iscriviti per una prova gratuita per verificarlo oggi.

Offrire incentivi o rendere obbligatori i sondaggi

Rendere obbligatorio un sondaggio aiuta ad aumentare la partecipazione dei dipendenti. Fornisce inoltre un campione equo e rappresentativo.

In alternativa, valuta la possibilità di offrire ricompense per incentivare i lavoratori a completare il sondaggio. Ad esempio, potresti offrire uno sconto aziendale per negozi, ristoranti e così via. Oppure organizza un'estrazione fortunata in cui un intervistato vince un premio.

Ringrazia gli intervistati per il loro tempo

Chiedere ai dipendenti di rispondere a una serie di domande non è la fine dei sondaggi tra i dipendenti. Le migliori pratiche includono ringraziare i partecipanti per il loro tempo e impegno.

Puoi aggiungere una nota di ringraziamento alla fine del sondaggio o inviare loro un'e-mail. Oppure puoi taggare e ringraziare pubblicamente gli intervistati in un feed di notizie a livello aziendale. Ciò potrebbe motivare più lavoratori a partecipare in futuro.

I dipendenti che si sentono rispettati e apprezzati avranno maggiori possibilità di partecipare a sondaggi futuri.

Crea domande significative, pertinenti e obiettive

Scrivi ogni domanda per coprire un argomento

Puoi trattare più argomenti all'interno di un sondaggio, ma ogni domanda dovrebbe essere incentrata su un'idea o un argomento specifico.

Ad esempio, se chiedi ai dipendenti quanto sono soddisfatti delle opportunità di formazione e tutoraggio, non sarai in grado di separare le loro valutazioni per questi singoli argomenti. Pertanto, non sarai in grado di utilizzare queste informazioni in modo efficace. Usa invece una domanda per concentrarti sulla formazione e un'altra per concentrarti sul tutoraggio.

Evita le domande aperte e concentrati sui fatti, non sui sentimenti

Quando ci si rivolge a una serie di argomenti diversi con un vasto gruppo target, è meglio limitare le domande a risposta aperta. Ogni dipendente risponderà in modo diverso e l'analisi di feedback prolissi e incoerenti richiede molto tempo. Troverai anche difficile individuare temi importanti e decidere come agire in base al feedback.

Al contrario, le domande quantitative sono più facili da rispondere e analizzare. I progettisti di sondaggi utilizzano spesso una scala di valutazione per raccogliere dati chiari che possono analizzare statisticamente.

Ecco un esempio di una scala di valutazione comunemente utilizzata per le domande del sondaggio:

D: Il mio manager mi fornisce un feedback efficace.

1. Fortemente in disaccordo
2. Disaccordo
3. Neutro
4. Essere d'accordo
5. Pienamente d'accordo

Tuttavia, anche questo tipo di domanda può essere problematico. Si concentra su come si sente un dipendente piuttosto che su quali sono i fatti osservabili. Dipende da ciò che un dipendente considera un "feedback efficace".

Un'opzione alternativa potrebbe essere l'utilizzo di un sistema basato sui numeri .

Ecco un esempio di una domanda di sondaggio basata sui numeri:

D: Durante l'ultimo anno, il mio manager mi ha fornito un feedback efficace e attuabile

1. Mai ………………………………………………………………………… 10. Sempre

Questa domanda ora si concentra su fatti osservabili ed è più obiettiva. Le risposte numeriche forniranno dati più potenti delle risposte con le parole.

In definitiva, lo scopo del tuo sondaggio e le dimensioni del tuo gruppo target determineranno quali domande e scale di valutazione forniranno i risultati più significativi.

Il feedback qualitativo ha il suo posto

Nella maggior parte dei casi, i sondaggi includono almeno 1-2 domande che consentono ai dipendenti di fornire un feedback qualitativo, come commenti, oltre al feedback quantitativo.

Questo è più efficace quando cerchi suggerimenti per i dipendenti. Il feedback qualitativo consente inoltre di avere più contesto e una comprensione più profonda delle opinioni dei dipendenti. Inoltre, è un ottimo modo per far sentire i dipendenti ascoltati e apprezzati.

Rimani neutrale ed evita domande importanti

Le domande principali sono formulate per guidare il rispondente verso una certa risposta desiderata. Ad esempio, "Ti senti a corto di personale?" incoraggia il partecipante a concentrarsi sul negativo.

Le domande neutre e non emotive raccolgono un feedback più efficace e obiettivo. Considera invece: "In che misura sei soddisfatto delle dimensioni del personale?"

Allo stesso modo, le aziende spesso cospargono i sondaggi di affermazioni positive come "Il mio manager è di supporto". I risultati dei sondaggi carichi di affermazioni emotive sono spesso inaffidabili. Pertanto, è meglio evitarli.

Mantieni domande significative per le prestazioni e il successo dell'azienda

Per mantenere il sondaggio breve e conciso, attenersi a domande significative per lo scopo del sondaggio. Evita di riempire il tuo sondaggio di domande interessanti che non sono una priorità immediata. Questo ti aiuterà a raccogliere più facilmente informazioni significative in modo da poter agire.

Evita il pregiudizio di priorità e recency con le domande di classificazione

Le domande di classificazione forniscono ai dipendenti un elenco di opzioni che devono classificare. Ad esempio, "Classifica i vantaggi dell'azienda in ordine di importanza per te".

Ciò può comportare pregiudizi di primato e/o recency nei dipendenti. Ciò significa che è più probabile che si concentrino sul primo e/o sull'ultimo elemento dell'elenco, prestando poca attenzione a quelli intermedi.

È meglio evitare di classificare le domande e utilizzare invece domande indipendenti.

Cambia la formulazione di tanto in tanto per rendere negativa la risposta desiderata

Mantieni i dipendenti impegnati e attenti cambiando la risposta desiderata in negativa di tanto in tanto.

Ad esempio, "Il mio manager non mi fornisce un feedback efficace". Questo elimina la tendenza ad "essere d'accordo" con tutto, un pregiudizio che diventa più potente verso la fine del sondaggio.

Formattalo per ridurre al minimo i bias

Evita le etichette delle sezioni e prova a randomizzare l'ordine delle domande

Evita di etichettare le sezioni o di mettere insieme serie di domande in scatole. Ad esempio, alcune aziende raggruppano insieme le domande relative ai vantaggi. Il punto di vista di un lavoratore sul lavoro flessibile può influenzare il modo in cui valuta altri benefici come l'assicurazione sanitaria. I dipendenti tendono a rispondere o valutare le risposte in modo simile per le domande all'interno di una casella o di una sezione.

Puoi randomizzare l'ordine delle tue domande in modo che non siano raggruppate insieme. Ad esempio, non avere tutte le domande relative ai benefici di fila. Diffondili nel sondaggio in modo da ottenere risposte imparziali che si applicano a un solo vantaggio alla volta.

Mantieni le domande della stessa lunghezza per evitare pregiudizi

Cerca di scrivere domande di lunghezza approssimativamente simile, ad esempio 1 frase, 5-10 parole o meno di 20 parole. Decidi una lunghezza che funzioni per le domande che farai e rimani coerente mentre scrivi il tuo sondaggio.

I lavoratori possono presumere che le domande più lunghe o più lunghe siano più importanti per l'azienda. Questo può portarli a rispondere in modo più positivo a queste domande, specialmente quando sono preoccupati di essere identificati.

Poni attentamente le domande demografiche

Le domande demografiche su genere, età, etnia e orientamento sessuale sono importanti. Aiutano a identificare le bandiere rosse quando si tratta di DEI (diversità, equità e inclusione) e discriminazione.

D'altra parte, facilitano l'identificazione degli intervistati. Ciò potrebbe comportare che i lavoratori si trattengano dal rispondere alle domande in modo veritiero.

È meglio rendere le domande demografiche facoltative. In questo modo, i dipendenti possono decidere se vogliono o meno divulgare i propri dati.

Inoltre, considera dove nel sondaggio vuoi inserire queste domande. Nei sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti, le migliori pratiche includono l'inserimento di domande demografiche alla fine. Ciò contribuirà a evitare che i dipendenti abbandonino il sondaggio e a ridurre le risposte distorte.

Assicurati che i risultati siano affidabili e usali!

Controlli di verifica

Confronta i risultati del tuo sondaggio con i dati e le tendenze attuali e reali. Ad esempio, immagina che un dipendente annoti in un sondaggio che probabilmente rimarrà con l'azienda a lungo termine. Ma nella vita reale, si sono dimessi poco dopo aver completato il sondaggio. È importante identificare queste incoerenze e capire da dove provengono.

Analisi comparativa

Utilizza i dati di benchmarking (risultati per domande uguali o simili) provenienti da sondaggi condotti da altri team o aziende del tuo settore.

Ad esempio, supponiamo che i tuoi risultati suggeriscano che i tuoi dipendenti sono molto coinvolti. Forse i risultati di un'altra azienda per la stessa domanda indicano che anche i lavoratori sono molto coinvolti.

Questi confronti simili possono aiutarti a convalidare i tuoi dati e mostrarti come sta operando il tuo team rispetto ai tuoi concorrenti.

Elimina domande o sondaggi con pochissime risposte

Non fare affidamento sui dati per sondaggi o domande se il numero di risposte era troppo basso e non rappresentava la popolazione target.

Ad esempio, se hai un'azienda con 50 persone e solo 5 hanno partecipato, i tuoi risultati non rifletteranno le opinioni di tutti i membri del team. Pertanto, non dovrebbero essere utilizzati per prendere decisioni importanti.

Risposte distorte

Potresti scoprire che i risultati del sondaggio sembrano inclinarsi pesantemente verso un lato. In questi casi, controlla che i dati del tuo sondaggio non siano stati influenzati da una manciata di risposte estreme.

Ad esempio, se la maggior parte delle persone affermasse di essere "soddisfatta" o "neutrale" della propria indennità di congedo, ma un piccolo numero di dipendenti fosse "profondamente insoddisfatto", ciò potrebbe spingere i risultati complessivi verso "insoddisfatto". Questo si chiama "inclinazione".

Seguito

AON ha rivelato che quasi l'80% dei manager non agisce in base ai dati dei sondaggi sui dipendenti. Ciò era in linea con l'80% dei dipendenti che riteneva che rispondere a un sondaggio non facesse alcuna differenza per le loro condizioni di lavoro.

Con il coinvolgimento dei dipendenti statunitensi in calo, è importante che le aziende utilizzino i dati raccolti dai sondaggi sui dipendenti.

Non trattarlo come un esercizio da spuntare. Questi sondaggi forniscono informazioni preziose che puoi utilizzare per migliorare la cultura e le pratiche lavorative all'interno della tua azienda.

La linea di fondo sulle migliori pratiche di sondaggio tra i dipendenti

I sondaggi tra i dipendenti sono un modo efficace per raccogliere feedback dai tuoi dipendenti. Forniscono approfondimenti sul coinvolgimento dei dipendenti, sui livelli di soddisfazione, sull'onboarding e altro ancora.

Ma i risultati del sondaggio sono soggetti a pregiudizi ed errori e possono essere facilmente fraintesi. Questo può portarti a prendere decisioni sbagliate per i tuoi dipendenti.

Pertanto, è necessario creare sondaggi che siano efficaci ma che tengano conto anche di questi errori. Devi pianificare in anticipo, massimizzare il tasso di partecipazione e ottenere risposte oneste e imparziali dai tuoi dipendenti.

Questo articolo contiene 5 suggerimenti di esperti per migliorare la progettazione, l'amministrazione e l'analisi dei sondaggi. Con queste informazioni, puoi sfruttare al massimo la potenza del sondaggio tra i dipendenti.