Come calcolare il costo reale di un dipendente

I datori di lavoro devono prevedere un budget molto superiore allo stipendio base quando si considera una nuova assunzione. Benefici e tasse si aggiungono al costo totale del datore di lavoro per dipendente.

Inoltre, ogni lavoratore ha bisogno di risorse per svolgere il proprio lavoro, ad esempio attrezzature, materiali per la formazione o persino carburante da inserire in un veicolo aziendale.

Tutto torna. Quindi, quanto costa un dipendente? E come puoi calcolarlo?

In questo articolo discutiamo le componenti dei costi dei dipendenti e forniamo alcune formule per calcolare il vero costo di un dipendente.

Guardiamo anche ai costi nascosti dei dipendenti che mancano a molti datori di lavoro.

Formula per calcolare il vero costo di un dipendente

Una formula comunemente usata per calcolare il costo dei dipendenti è stata coniata per la prima volta dal docente senior del Massachusetts Institute of Technology Joseph Hadzima.

Hadzima propone che il vero costo del datore di lavoro per un dipendente sia compreso tra 1,25 e 1,4 volte lo stipendio base del lavoratore . Ciò tiene conto delle imposte sui salari per dipendente e dei costi dei benefici per i dipendenti.

Quando un nuovo dipendente entra a far parte della tua azienda, puoi determinarne il costo calcolando:

Stipendio base x 1,25

Stipendio base x 1,4

Il vero costo del dipendente dovrebbe essere compreso tra queste due cifre .

Ad esempio, supponiamo che un nuovo lavoratore venga assunto presso la tua azienda con uno stipendio base di $ 45.000. Calcola quanto segue:

$ 45.000 (stipendio base) x 1,25 = $ 56.250

$ 45.000 (stipendio base) x 1,4 = $ 63.000

Il loro costo reale sarà compreso tra $ 56.250 e $ 63.000.

La stessa formula si applica ai dipendenti orari . Basta moltiplicare la loro retribuzione oraria per 1,25 e 1,4 per determinare l'intervallo del loro vero costo.

Ad esempio, immagina di assumere un nuovo dipendente a una tariffa di $ 20 l'ora.

$ 20 x 1,25 = $ 25

$ 20 x 1,4 = $ 28

Il vero costo del lavoratore è compreso tra $ 25 e $ 28 l'ora.

Tieni presente che questa formula esclude altre spese come i costi di reclutamento, spazio per uffici, attrezzature dei dipendenti, onboarding e formazione. Di seguito, discutiamo i fattori comuni che influiscono sul costo del datore di lavoro per dipendente in modo da poter effettuare calcoli più precisi.

Cosa può influire sui costi dei dipendenti

Numerosi fattori influenzano i costi dei dipendenti: alcuni sono interni all'azienda, mentre altri sono influenze esterne. È importante comprendere questi fattori per calcolare con precisione i costi dei dipendenti.

Le imposte sui salari

La tua azienda è responsabile del pagamento delle imposte sui salari in base alla retribuzione di ciascun dipendente. Ciò include la previdenza sociale, Medicare e l'imposta statale sulla disoccupazione. Le tasse vengono pagate ai governi federale e statale, a seconda di dove viene svolto il lavoro.

Controlla il sito Web dell'IRS per assistenza con i calcoli delle imposte federali. Puoi anche trovare i dettagli di contatto per gli enti fiscali statali.

Benefici per i dipendenti

I benefici per i dipendenti svolgono un ruolo significativo nel costo complessivo di un dipendente. Questi includono assicurazione sanitaria, piani pensionistici, ferie retribuite e altre assicurazioni e vantaggi che la tua azienda offre ai dipendenti.

Calcola il costo medio per dipendente dei benefici per i dipendenti dividendo il costo totale del tuo pacchetto di benefici per il numero totale di dipendenti. Ecco la formula scritta:

Costo totale del pacchetto di benefit / Numero totale di dipendenti = Costo dei benefit per dipendente

Ricorda che i vantaggi sono costi continui e vantaggi come PTO e altre assicurazioni in genere si rinnovano in determinati periodi. Ciò significa che non pagheranno il costo dei benefit per dipendente una sola volta. Tienilo a mente durante i calcoli.

Posizione

La posizione è uno dei maggiori fattori esterni che incidono sui costi dei dipendenti. Ad esempio, lo stesso dipendente che svolge lo stesso lavoro a Denver, in Colorado, richiederà uno stipendio base più elevato a Los Angeles, in California, per tenere conto della differenza nel costo della vita. Secondo il calcolatore del costo della vita di CNN Money, il costo della vita a Los Angeles è superiore del 31,5% a quello di Denver.

Condizioni di mercato

I mercati delle assunzioni cambiano al variare della domanda e dell'offerta. Quando il mercato favorisce i datori di lavoro, è possibile trovare i migliori talenti a costi inferiori. Tuttavia, quando il mercato favorisce i dipendenti, potrebbe essere necessario un aumento della retribuzione e dei benefici per attirare i talenti di cui hai bisogno.

Industria

Comprendere il proprio settore è necessario per capire cosa si aspettano i dipendenti dal loro compenso totale. I dipendenti di alcuni settori si aspettano di pagare parte o tutti i loro piani di assicurazione sanitaria. In altri settori, i dipendenti si aspettano che il datore di lavoro offra un'assicurazione sanitaria interamente pagata dall'azienda.

Anche i vantaggi aziendali come gli abbonamenti scontati alle palestre sono più comuni in alcuni settori, mentre altri offrono vantaggi molto limitati o nulli ai dipendenti.

Tipo di ruolo

I costi dei dipendenti variano anche in base alle norme previste dai diversi ruoli all'interno di un'azienda. I dipendenti senior e quelli con competenze richieste hanno maggiori probabilità di aspettarsi maggiori compensi e benefici rispetto ai dipendenti entry-level o con competenze generali. I processi di reclutamento possono anche essere più robusti e lunghi per i ruoli di alto livello, il che aumenta il costo dei dipendenti.

Anche il modo in cui viene calcolata la retribuzione dei dipendenti può influire sui costi dei dipendenti. I dipendenti orari e alcune posizioni stipendiate possono beneficiare degli straordinari. Questo può essere più difficile da preventivare se non si dispone di un efficiente sistema di monitoraggio del tempo.

Dimensione aziendale

Le aziende più grandi a volte sono in grado di garantire costi inferiori per dipendente, poiché i costi complessivi sono distribuiti su più lavoratori.

Inoltre, nelle aziende più grandi, i costi per i servizi di supporto IT e i sistemi digitali come il monitoraggio del tempo e il software per le buste paga possono essere ripartiti su più dipendenti. Questo aiuta anche a ridurre il costo di ciascun dipendente.

Costi di reclutamento

Trovare il dipendente giusto per un ruolo richiede investimenti di reclutamento significativi, inclusi i costi di reclutamento interni ed esterni.

Costi interni di reclutamento

Questi sono i costi per pagare il personale di reclutamento e i responsabili delle assunzioni per il loro tempo.

Reclutamento del personale

Ad esempio, consideriamo un generalista delle risorse umane che dedica 15 ore alla settimana alle attività di reclutamento. Quel dipendente guadagna $ 20 l'ora e lavora 50 settimane all'anno dopo aver preso 2 settimane di ferie. Il tuo calcolo sarà simile a:

15 [ore spese per il reclutamento] x $ 20 [tariffa oraria] x 50 [settimane lavorate all'anno] = $ 15.000 all'anno per il reclutamento interno

Per i dipendenti dipendenti, calcola prima la loro tariffa oraria effettiva con questa formula:

Stipendio / (ore settimanali lavorate x settimane all'anno) = tariffa oraria

Se il tuo normale dipendente a tempo pieno lavora 40 ore alla settimana, allora lavora 2.080 ore all'anno (40 x 52). Con uno stipendio di $ 45.000, la loro tariffa oraria effettiva è di $ 21,63 ($ 45.000 / 2.080).

Se la tua azienda ha più dipendenti che gestiscono il reclutamento, dovrai sommare i loro contributi individuali ai costi interni di reclutamento. Ad esempio, due dipendenti delle risorse umane che trascorrono 15 ore ciascuno alla settimana in attività di reclutamento, come nel nostro esempio sopra, comporterebbe costi di reclutamento interni di $ 30.000 per l'anno.

Responsabili delle assunzioni

I responsabili delle assunzioni possono essere coinvolti nel reclutamento solo sporadicamente, ma anche il loro tempo dovrebbe essere considerato nel calcolo dei costi interni di reclutamento.

Ad esempio, consideriamo un responsabile delle assunzioni che dedica in media 5 ore al mese alle attività di reclutamento. Lo stipendio del responsabile delle assunzioni è di $ 50.000, con una tariffa oraria effettiva di $ 24,04. Con questo in mente, il tuo calcolo sarà simile a:

$ 24,04 [tariffa oraria] x (5 [ore di assunzione] x 12 [mesi]) = $ 1.442,40 [costo annuale]

Come per il reclutamento del personale, combina il costo annuo totale per ciascun responsabile delle assunzioni per raggiungere il costo annuale totale del reclutamento dal tempo del responsabile delle assunzioni.

Costi di reclutamento esterni

Dopo aver calcolato i costi di reclutamento interni, è necessario calcolare i costi di reclutamento esterni.

Questi possono includere il costo per pagare reclutatori di terze parti per il loro tempo, nonché pagamenti esterni per:

• Avvertimenti di lavoro
• Eventi di promozione aziendale come fiere del lavoro
• Software di reclutamento come i sistemi di tracciamento dei candidati
• Controlli in background
• Costi di trasferimento
• Bonus di segnalazione ai dipendenti esistenti

Costi di inserimento

Dopo che un nuovo dipendente è stato assunto, deve essere dotato delle conoscenze necessarie per contribuire al suo nuovo ruolo. L'onboarding e la formazione sono costi necessari che possono sommarsi rapidamente.

Spese generali

Questi non sono direttamente correlati ai dipendenti ma coprono le spese necessarie per gestire l'attività .

Tradizionalmente includono cose come il costo dell'affitto di spazi per uffici, servizi pubblici, forniture per ufficio, attrezzature, uniformi dei dipendenti, telefoni cellulari per i lavoratori e altro ancora. Le spese generali possono anche includere tecnologia generale come software aziendali e computer.

Tasso di rotazione

Le aziende con tassi di turnover più elevati hanno costi complessivi per i dipendenti più elevati. Questo perché sono costretti a investire più frequentemente nel reclutamento e nell'onboarding.

Perché è importante calcolare i costi dei dipendenti

Il calcolo dei costi dei dipendenti è essenziale per una gestione aziendale efficace. Conoscere il costo di un dipendente consente di preventivare con precisione le spese del personale . Questa conoscenza può aiutarti a prendere decisioni più informate sulle spese relative ai dipendenti come pacchetti di benefit, attrezzature, corsi di formazione e molto altro.

Allo stesso modo, le esigenze di personale sono più facili da prevedere quando sai quanto costa la posizione di un dipendente alla tua azienda. In questo modo, sei più in grado di identificare dove le opzioni flessibili come il personale part-time o l'outsourcing ad appaltatori possono avvantaggiare al meglio la tua organizzazione.

Comprendere il costo del datore di lavoro per ciascun dipendente informa anche i prezzi di prodotti e servizi. Tenendo conto del costo del lavoro, la tua azienda può valutare i prodotti e i servizi in modo appropriato per realizzare un profitto.

Inoltre, il calcolo del costo di un dipendente può aiutare valutare le prestazioni dei dipendenti . Confrontando il costo di un dipendente con la produttività e la generazione di entrate, puoi prendere decisioni basate sui dati su promozioni, aumenti, bonus e piani di miglioramento delle prestazioni.

Conclusione

I calcoli dei costi dei dipendenti considerano più dello stipendio base del dipendente. Il costo reale di un dipendente è compreso tra 1,25 e 1,4 volte il suo stipendio base, per tenere conto dei benefici per i dipendenti e dei costi fiscali. È essenziale considerare anche i fattori aggiuntivi che incidono sui costi dei dipendenti, come i costi di assunzione della tua azienda, l'ubicazione del dipendente, le attuali condizioni del mercato del lavoro e i costi di onboarding.

Le aziende che comprendono il vero costo dei propri dipendenti sono maggiormente in grado di pianificare in modo efficace, tenere conto dei costi del lavoro nei prezzi e valutare accuratamente la produttività dei dipendenti.

Domande frequenti

Quale percentuale dovrebbe costare un dipendente?

Il costo medio per dipendente è compreso tra 1,25 e 1,4 volte il loro stipendio base. Questa cifra aumenterà se si considerano i costi variabili come il tempo del reclutatore, l'ubicazione dei dipendenti e le condizioni del mercato del lavoro.

La maggior parte delle aziende statunitensi spende dal 15% al ​​30% delle proprie entrate lorde in buste paga. Queste cifre variano a seconda dei settori.

Quanto costa sostituire un dipendente?

La Society for Human Resource Management (SHRM) ha rilevato che $ 4.700 rappresentano un costo medio per assunzione. Tuttavia, alcuni datori di lavoro hanno detto a SHRM che si aspettano che una nuova assunzione costi da 3 a 4 volte lo stipendio della posizione. Questa stima considera i costi soft come il tempo del supervisore investito nel processo di assunzione, che può far salire alle stelle il costo della sostituzione dei dipendenti.

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