Come calcolare la retribuzione delle ferie per i dipendenti orari

Il tuo personale ha bisogno di tempo libero: una vacanza riposante riporta i dipendenti riposati e coinvolti nuovamente, ma il calcolo della retribuzione delle ferie può sembrare confuso e complicato.

Senza sapere come viene calcolata la retribuzione delle ferie, rischi di pagare erroneamente i dipendenti per le ferie.

Potresti persino sentirti frustrato dal processo e decidere di evitare del tutto di offrire ferie pagate, portando a dipendenti infelici.

Fortunatamente, capire come calcolare la retribuzione delle ferie è più semplice di quanto sembri. Siamo qui per guidarti passo dopo passo e assicurarci che tu stia considerando tutti i dettagli necessari.

Termini importanti da conoscere

All'inizio i dettagli della retribuzione delle ferie possono creare confusione. Di seguito, abbiamo elencato i termini chiave e le loro definizioni in modo che tu possa capire in che modo differiscono e si riferiscono alla retribuzione delle ferie.

• Il periodo di vacanza si riferisce specificamente al tempo libero per il tempo libero o il relax.
• Il tempo libero retribuito (PTO) include tutti i tipi di congedo retribuito, come il tempo di malattia o la retribuzione delle ferie, nonché il tempo di ferie.
• L'accumulo delle ferie è il processo mediante il quale i dipendenti guadagnano gradualmente le ferie secondo un programma specifico.
• Il tasso di accumulo delle ferie è la quantità di ferie che un dipendente guadagna in un determinato periodo di tempo. In genere è espresso come percentuale del tempo lavorato. Ad esempio, un tasso di competenza del 5% significa che per ogni 100 ore di lavoro un dipendente guadagna 5 ore di ferie.
• La retribuzione per le ferie è il compenso che un dipendente riceve durante l'utilizzo delle ferie. Questo è in genere uguale alla loro paga oraria o stipendio.
• Un pagamento per ferie è una somma forfettaria pagata a un dipendente per il periodo di ferie non goduto. Il pagamento avviene in genere quando il lavoratore lascia l'azienda o trascorre un certo periodo di tempo, ad esempio quando inizia un nuovo anno.

Che cos'è il pagamento delle ferie?

L'indennità di ferie è un compenso che le aziende forniscono ai dipendenti durante il loro periodo di assenza dal lavoro . I dipendenti possono rilassarsi, ricaricarsi e mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, il tutto ricevendo la solita retribuzione.

Offrire ai dipendenti il ​​tempo libero retribuito (PTO) come le ferie non è obbligatorio a livello federale, ma contribuisce a una forza lavoro più felice e produttiva. Senza ricevere ferie retribuite, alcuni lavoratori potrebbero non prendersi il tempo libero, rischiando così il burnout.

Ci sono due modi principali in cui viene offerto il periodo di ferie:

Vacanza avanzata

Con un criterio avanzato per le ferie, tutto il tempo libero in un determinato periodo di tempo viene reso disponibile ai dipendenti a partire da una data specifica, ad esempio la data di inizio. Ad esempio, se la tua azienda fornisce 2 settimane (80 ore) di ferie pagate all'anno, puoi rendere disponibili tutte le 80 ore il 1° gennaio di ogni anno.

Ferie maturate

In base a una politica di ferie maturate, i dipendenti guadagnano ferie in base al numero di ore lavorate. Ad esempio, i lavoratori possono guadagnare una parte delle 80 ore totali ogni pochi mesi, come 20 ore ogni 3 mesi.

In alternativa, puoi impostare una percentuale di accumulo delle ferie e consentire ai lavoratori di guadagnare ferie fino a 80 ore all'anno. Ad esempio, un tasso di competenza dell'8% significa che il tuo team guadagnerà 8 ore di ferie per ogni 100 ore di lavoro. Dopo 1.000 ore lavorate, avranno accesso a tutte le 80 ore di ferie.

Come viene calcolato il rateo ferie?

Il primo passo per pagare i dipendenti per le ferie è capire come misurare il tempo maturato. La formula per calcolare il rateo è semplice.

Tasso di competenza

Il tasso di competenza è calcolato utilizzando questa formula:

Tasso di ferie maturate = Ferie annuali / Ore di lavoro annuali

Immagina che i tuoi dipendenti lavorino 40 ore alla settimana, o 2.080 ore all'anno, e offri 2 settimane di ferie o 80 ore. Per trovare il tasso di competenza orario, calcolare:

80 ore / 2.080 ore = 0,038 ore di ferie guadagnate per ogni ora lavorata. Questa è la tua percentuale di ferie maturate. In percentuale, è espresso come 3,8%.

È quindi possibile applicarlo ad altri calcoli.

Rateo per periodo

Per vedere quante ore un dipendente accumulerà per periodo di paga, utilizza questa formula:

Accumulo per periodo di paga = Ore nel periodo di paga x Tasso di accumulo orario

Ad esempio, per un periodo di paga di 80 ore, calcolerai:

80 ore x 0,038 tasso di competenza = 3,04 ore maturate per periodo di paga.

È possibile utilizzare formule simili per determinare la quantità di ferie accumulate da un dipendente a settimana, al mese o al trimestre. Basta prendere le ore in quel periodo di tempo e moltiplicarle per il tasso di accumulo orario.

Rateo mensile o trimestrale

Per calcolare la competenza mensile o trimestrale, moltiplicare le ore lavorative del periodo per il tasso di competenza. Sebbene non ci siano due mesi o trimestri esattamente uguali, ecco un paio di esempi:

170 ore al mese x 0,038 tasso di competenza = 6,46 ore maturate al mese

520 ore per trimestre x 0,038 tasso di competenza = 19,76 ore maturate per trimestre

Come viene calcolata la retribuzione delle ferie per i dipendenti orari?

L'indennità per ferie viene solitamente calcolata in base allo stipendio di un dipendente, nel caso di lavoratori dipendenti. Per i dipendenti a ore, in genere viene calcolato in base alla loro retribuzione .

Per calcolare la retribuzione delle ferie, ci sono alcuni semplici passaggi. Innanzitutto, hai bisogno di alcune informazioni:

• Dettagli sulla politica delle ferie della tua organizzazione , in particolare se include eventuali disposizioni specifiche per i lavoratori a ore.
• Tasso di competenza . Scorri verso l'alto se hai bisogno di un promemoria su come calcolarlo.
• Ore lavorate . Questi dati devono essere il più accurati possibile, quindi consigliamo di utilizzare un'app come Connecteam, che consente a dipendenti e manager di monitorare facilmente i turni, gli orari di entrata e uscita e le richieste di permessi.
• Tasso di ferie pagate . In genere, si tratta della normale tariffa oraria di un dipendente.
• Ore di ferie richieste o, in caso di pagamento, il numero di ore non utilizzate.

Retribuzione delle ferie e indennità per i dipendenti in servizio

Per capire quanto pagare il tuo dipendente per una vacanza imminente, moltiplica le ore di ferie per la sua retribuzione.

Tempo di ferie x Tasso di retribuzione = Retribuzione ferie dovuta

Se il tuo dipendente utilizza 40 ore di ferie e guadagna $ 25 l'ora, il calcolo che utilizzerai per determinare la retribuzione delle ferie è:

40 ore x $ 25/ora = $ 1.000 dovuti

Questo calcolo può essere applicato anche ai pagamenti delle ferie per gli attuali membri del team quando rimangono con ferie non utilizzate che non si rinnovano.

Ad esempio, supponiamo che la politica della tua azienda preveda che i dipendenti debbano prendere tutte le 80 ore di ferie entro un anno solare, che le ferie non utilizzate non vengano trasferite da un anno all'altro e che l'azienda debba pagare le ferie non utilizzate.

Immagina che un dipendente che guadagna $ 30 l'ora abbia 20 ore di ferie inutilizzate il 1° dicembre 2023. Supponiamo che non possano prendersi quel periodo di ferie prima del 1° gennaio 2024, quando il tempo di ferie di tutti i tuoi dipendenti si azzererà.

Per determinare l'importo dovuto, ecco come calcolare il pagamento delle ferie:

Tempo di ferie x Tasso di paga = Pagamento delle ferie

20 ore x $ 30/ora = $ 600 da pagare

Come viene calcolata l'indennità di ferie per i dipendenti in partenza?

Se stai calcolando un compenso per un dipendente che sta lasciando l'azienda, dovrai conoscere la quantità di ferie che il dipendente ha accumulato e non utilizzato. Come promemoria:

Ferie maturate = Ore lavorate x Tasso di maturazione oraria

Supponiamo che il dipendente abbia guadagnato $ 25 l'ora nel proprio ruolo e abbia 40 ore di ferie non utilizzate rimanenti. Il calcolo del compenso è lo stesso dei dipendenti in ferie:

Tempo di ferie x Tasso di paga = Pagamento delle ferie

40 ore x $ 25/ora = $ 1.000 da pagare

Come tenere traccia della retribuzione delle ferie per i dipendenti orari

L'utilizzo di un foglio di calcolo per tenere traccia delle ferie pagate può sembrare semplice e conveniente, ma si rischiano errori umani e costi amministrativi elevati. Richiede anche tempo e impegno significativi.

Ti consigliamo invece di utilizzare un'app per il monitoraggio delle ferie . Sono veloci e facili da usare, automatizzano molte attività manuali e riducono il rischio di costosi errori. Registrano accuratamente i dipendenti:

• Paghe orarie
• Ore di ferie annuali e ore lavorate ogni anno, pari al tasso di competenza
• Ore lavorate per periodo di paga
• Ore di ferie guadagnate per periodo di paga
• Eventuali pagamenti per le ferie

Cose da considerare quando si struttura e si calcolano le ferie pagate

Quando si struttura e si calcolano le ferie pagate, ci sono alcune cose da tenere a mente.

Tempo di vacanza vs PTO

Innanzitutto, determina se la tua azienda offrirà PTO generale che include il periodo di ferie o se offrirai il periodo di ferie come solo un tipo di PTO. La maggior parte delle aziende offre PTO generale che i lavoratori possono utilizzare per qualsiasi tipo di congedo, comprese le vacanze.

Ulteriori informazioni sulle differenze tra le ferie e altri tipi di permessi retribuiti.

Vacanze anticipate o maturate

Successivamente, decidi in che modo la tua azienda offrirà le ferie.

Il vantaggio del periodo di ferie anticipato è che sono necessari meno calcoli: tutte le ore sono disponibili in una determinata data. Ma ci sono anche dei rischi. I dipendenti possono utilizzare tutte le ore non appena lo desiderano, il che potrebbe portare a troppe ferie in anticipo.

D'altra parte, le ferie accumulate aiutano a limitare la quantità di tempo in cui i dipendenti decollano, ma richiedono più lavoro per il monitoraggio.

Dipendenti a tempo pieno o part-time

È inoltre necessario stabilire i criteri di ammissibilità . I dipendenti devono lavorare un numero specifico di ore per qualificarsi per guadagnare le ferie o sono tutti idonei?

Offrire l'idoneità a tutti è il modo migliore per garantire l'equità, ma dovrai decidere in che modo le ore di ferie corrispondono all'orario di lavoro.

È tipico basare l'accumulo delle ferie per i lavoratori a tempo pieno su una settimana di 40 ore, ma il calcolo per i dipendenti part-time dipende dal numero di ore lavorate. Se i tuoi part-time lavorano 20 ore settimanali, 2 settimane di ferie equivalgono a 40 ore all'anno o 1,5 ore per periodo di paga bisettimanale.

Leggi statali

Non ci sono leggi che impongono alle aziende di offrire PTO, ma se un'azienda lo fornisce, sono soggette a determinate leggi. Questi variano a seconda dello stato, quindi sii chiaro su quale si applica ai tuoi dipendenti.

Se hai dipendenti in più stati, dovrai comprendere i requisiti legali in ogni stato. Ad esempio, alcuni stati richiedono alle aziende di pagare le ferie non utilizzate quando un dipendente se ne va. Alcuni stati vietano le politiche di ferie "usalo o perdilo", che richiedono ai dipendenti di rinunciare a ferie non utilizzate poco prima dell'inizio di un nuovo anno.

PTO/riporto ferie

Considera se applicherai una politica "usalo o perdilo" o lascerai che i dipendenti rinnovino il periodo di ferie non utilizzato all'anno successivo. Se scegli di consentire il riporto PTO/tempo di ferie, decidi se i lavoratori possono riportare tutte le ore non utilizzate o solo una parte.

Ad esempio, alcune aziende consentono di rinnovare una settimana di PTO / ferie. Alcune aziende fissano un limite in modo che i dipendenti possano rinnovare tutto il tempo inutilizzato, ma quando raggiungono un certo numero, smettono di accumulare tempo aggiuntivo fino a quando non ne utilizzano alcuni.

Andando in negativo

Se un dipendente è fuori dal PTO/tempo di ferie ma ha bisogno di ferie, può accumulare un saldo negativo (utilizzando le ore di ferie future per pagare il tempo libero retroattivo) o prendersi un periodo di ferie‌ non retribuito?

Entrambe sono opzioni comuni, ma consentire l'accumulo di un saldo negativo richiede maggiore supervisione e monitoraggio. Decidi quale linea d'azione funzionerebbe meglio per la tua azienda.

Presa di forza illimitata

La gestione dei riporti e dei saldi negativi può sembrare scoraggiante, quindi potresti prendere in considerazione i vantaggi e gli svantaggi dell'offerta di PTO illimitata.

Tale politica può attrarre nuove assunzioni e ridurre il burnout tra i dipendenti esistenti, ma può anche portare ad abusi del sistema o trattamento non uniforme dei dipendenti. Valuta i pro e i contro e prendi la decisione che ritieni giusta per la tua organizzazione.

Conclusione

Offrire ferie retribuite ai dipendenti è necessario per garantire che mantengano un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e sapere come calcolare la retribuzione delle ferie per i lavoratori è altrettanto essenziale. È anche importante capire quali sono i pagamenti per le ferie: compenso che i dipendenti ricevono in cambio di ferie non utilizzate.

Puoi calcolare le ferie maturate, le ferie pagate e i pagamenti con poche semplici formule e tenere traccia delle ferie pagate utilizzando una potente soluzione digitale come Connecteam.

Ci sono una serie di cose da considerare quando stai strutturando e perfezionando la tua politica di ferie pagate, così come quando calcoli la retribuzione delle ferie. Questi includono leggi statali, disposizioni per i dipendenti part-time, saldi negativi e altro ancora.

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra guida alla presa di forza e ai tracker delle vacanze.

Domande frequenti

Come si calcolano le ore di ferie in giorni?

Per calcolare le ore di ferie in giorni di ferie, puoi prendere il numero di ore di ferie maturate e dividerlo per le ore lavorate in un giorno. Ad esempio, se hai 40 ore di PTO accumulate, puoi dividere 40 per 8 ore al giorno. Il risultato sono 5 giorni di ferie.

Qual è un buon tasso di competenza PTO?

I tassi di accumulo delle ferie variano, ma un tasso di 4 ore per periodo di paga bisettimanale è generalmente considerato buono, secondo Zippia. Ciò equivale a circa 2,5 settimane di ferie all'anno.

Vuoi ricevere altri fantastici articoli direttamente nella tua casella di posta? Iscriviti qui