I migliori consigli per timbrare l'ingresso e l'uscita al lavoro (+6 modi per tenere traccia del tempo)

Il monitoraggio accurato del tempo può aiutare a prevenire il furto di tempo , gli straordinari in eccesso e i problemi di presenza dei dipendenti.

Tuttavia, l'implementazione di una strategia efficace per l'entrata e l'uscita può essere difficile da padroneggiare, soprattutto se si utilizza carta e penna o un altro sistema manuale.

Gli orologi digitali sono più facili da usare e più precisi, ma possono comunque presentare problemi se vengono utilizzati in modo errato.

Per aiutarti a mantenere gli orari dei dipendenti accurati su tutta la linea, spieghiamo perché dovresti tenere traccia degli orari dei lavoratori, i modi più diffusi per farlo e i vantaggi dell'utilizzo delle app di timbratura in entrata e in uscita.

Abbiamo anche elencato alcuni suggerimenti utili per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo software orologio.

Dovresti tenere traccia delle ore dei dipendenti?

Dovresti sempre tenere traccia delle ore dei dipendenti per i lavoratori che ricevono una tariffa oraria. Può anche essere utile tenere traccia delle ore per altri dipendenti per diversi motivi.

Conformità FLSA

Per cominciare, il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede di tenere traccia e tenere registri accurati delle ore e della retribuzione dei dipendenti. Stabilisce inoltre che i dipendenti devono ricevere la retribuzione degli straordinari se lavorano più di 40 ore durante una settimana lavorativa. Il monitoraggio accurato del tempo ti aiuta a mantenere la conformità con queste e qualsiasi normativa statale.

Prevenire il furto di tempo

Il monitoraggio accurato del tempo aiuterà a prevenire il furto di tempo . L'utilizzo di strumenti come il geofencing (che posiziona confini virtuali attorno ai luoghi di lavoro e limita il punch-in e il punch-out a tali posizioni) e l'aggiunta di ulteriori livelli di verifica (come la verifica dei selfie) ti aiuterà a garantire che i dipendenti timbrano l'ingresso e l'uscita in modo appropriato.

Diciamo, ad esempio, che un singolo dipendente timbri in anticipo di 15 minuti e timbri in ritardo di 15 minuti ogni giorno. Ciò significa che pagheresti 30 minuti extra al giorno di lavoro non retribuito. Ciò equivale a 2,5 ore settimanali o 130 ore all'anno. Se più dipendenti lo fanno, potrebbe costarti decine di migliaia di dollari all'anno.

Migliora l'accuratezza dei preventivi e della fatturazione

Il monitoraggio delle ore dei dipendenti ti aiuterà a capire esattamente quanto tempo viene dedicato a ciascun lavoro . Questo è utile per la fatturazione e per assicurarti di poter creare preventivi e preventivi accurati in futuro.

Semplifica il monitoraggio del tempo e la pianificazione dei dipendenti

Infine, il monitoraggio del tempo può aiutarti a garantire che il lavoro sia distribuito equamente in tutta la tua azienda. L'utilizzo di uno strumento di pianificazione dei dipendenti collegato al tuo sistema di monitoraggio del tempo può aiutarti a mantenere orari coerenti su tutta la linea e garantire che un singolo dipendente non rimanga bloccato con tutti gli straordinari.

6 modi per tenere traccia delle ore dei dipendenti

Il metodo migliore per tenere traccia delle ore dei dipendenti dovrebbe essere facile da usare, accurato e affidabile. Ecco 6 popolari opzioni di monitoraggio del tempo (in nessun ordine specifico).

Carta e penna

Il monitoraggio del tempo con carta e penna è ancora un metodo ampiamente utilizzato grazie alla sua semplicità. Coinvolge un dipendente che annota l'ora in cui effettua l'accesso e l'uscita. Tuttavia, questo metodo è suscettibile al furto di tempo, poiché i dipendenti possono facilmente modificare i propri orari di entrata e uscita.

Applicazione mobile

L'utilizzo di un'app orologio mobile come Connecteam è uno dei modi più semplici per tenere un registro accurato delle ore dei dipendenti. La maggior parte delle opzioni è semplice da usare, con una funzione di timbratura in entrata e in uscita one-touch che consente ai lavoratori di timbrare in modo rapido ed efficiente.

Applicazione desktop

Anche le app di monitoraggio del tempo desktop sono popolari, in particolare tra i lavoratori in ufficio o alla scrivania. Questi sono molto simili alle app mobili, con un orologio con un solo tocco. Alcuni sono inoltre dotati di funzionalità come il monitoraggio delle attività e schermate periodiche per aiutare i datori di lavoro a convalidare le ore dei dipendenti.

Chiosco di monitoraggio del tempo

Alcuni luoghi di lavoro sono meglio serviti da un unico chiosco di timbratura condiviso da più dipendenti . Ogni dipendente avrà i propri dati di accesso che gli consentiranno di accedere al proprio account e potrà timbrare entrata e uscita con un solo tocco.

Timbratura biometrica

Il software di cronometraggio biometrico è progettato per identificare i dipendenti utilizzando dati biometrici come la scansione delle impronte digitali o il riconoscimento facciale. Questo è un modo molto efficace per eliminare il buddy punching, una delle principali cause di furto di tempo.

Il buddy punching si verifica quando un dipendente ha un amico o un collega che entra o esce per lui quando non sono effettivamente al lavoro. Questo è quasi impossibile con la verifica biometrica.

Estensioni del browser

Le estensioni del browser per il monitoraggio del tempo sono utili per i lavori che vengono eseguiti principalmente utilizzando un computer. I dipendenti possono registrare il tempo direttamente dai loro browser web. Questi strumenti spesso includono funzionalità come il monitoraggio degli URL e il monitoraggio delle attività per aiutare a verificare le ore dei dipendenti.

Bonus: Geofencing e tracciamento GPS

Alcuni programmi di rilevamento del tempo mobile includono funzionalità di geofencing e rilevamento della posizione GPS. Sebbene questi non possano essere utilizzati per tenere traccia del tempo da soli, vanno di pari passo con l'ingresso e l'uscita .

Con il geofencing, puoi limitare le posizioni da cui i dipendenti possono entrare e uscire, assicurandoti che siano sul posto prima che inizino a monitorare le loro ore.

La funzionalità GPS ti consente di tenere traccia della posizione dei dipendenti quando sono al lavoro. Ciò ti consente di verificare che stiano lavorando dal luogo di lavoro o dalla posizione corretta.

Vantaggi delle app Clock-In Clock-Out

Facilità d'uso e risparmio di tempo

Una delle cose migliori delle app di entrata e uscita è quanto sono facili da usare. La maggior parte è disponibile sia su Android che su iOS, il che significa che i tuoi dipendenti possono accedervi dai loro smartphone o altri dispositivi mobili.

Alcune app, come Connecteam, sono inoltre dotate di una gamma di automazioni per aiutarti a risparmiare tempo. Questi includono la generazione automatica delle schede attività e la gestione automatica dei permessi, delle pause e degli straordinari.

Maggiore controllo

Con un'app di timbratura in entrata e in uscita, ottieni una migliore supervisione dei tuoi dipendenti . Puoi vedere chi è in orario in un determinato momento, quando tutti hanno timbrato l'ingresso e l'uscita e qualsiasi descrizione o nota allegata alle voci della scheda attività.

Se il tracciamento GPS è abilitato, sarai anche in grado di monitorare la posizione dei tuoi dipendenti mentre sono timbrati.

Rischio ridotto di pugni del compagno

La maggior parte delle app per l'orologio viene fornita con un ulteriore livello di verifica, come la verifica biometrica ridurre il rischio di pugni del compagno. Alcuni sistemi potrebbero richiedere a un dipendente di scattare un selfie veloce ogni volta che fa il punch-in. Puoi usarli per verificare che non abbiano ricevuto un pugno da un amico o un collega per loro. Altre app possono offrire la scansione delle impronte digitali o il riconoscimento facciale.

Migliore precisione

Le app dell'orologio sono accurate e possono tenere traccia del tempo fino al secondo. I dipendenti non saranno in grado di arrotondare le ore durante la compilazione delle schede attività e le app ti consentiranno di rivedere e approvare tutte le voci di orario che i dipendenti hanno aggiunto manualmente.

Ciò significa che pagherai solo per le ore esatte in cui lavorano i tuoi dipendenti, il che rende le cose più eque per tutti.

Consentire i dettagli di immissione del tempo e la categorizzazione

Un'altra caratteristica interessante è la possibilità di aggiungere tag, descrizioni, note e altre informazioni alle voci di tempo . Ciò consente ai dipendenti di dettagliare esattamente su cosa stavano lavorando e fornire tutte le informazioni necessarie per giustificare le loro ore.

Puoi anche classificare le ore per cliente, lavoro, cantiere e altro. Questo è utile per scopi di fatturazione e fatturazione e può aiutarti a garantire che stai citando in modo accurato.

Consentire una semplice gestione dei permessi, delle assenze e degli straordinari

Alcune app per l'orologio sono dotate anche di funzionalità avanzate come il tempo libero, l'assenza dei dipendenti, le pause e la gestione degli straordinari. Questo può aiutarti a risparmiare tempo, ridurre gli errori di gestione della forza lavoro e assicurarti di mantenere la conformità con le leggi sul lavoro pertinenti.

Con Connecteam, ad esempio, puoi creare automazioni per garantire che gli straordinari siano pagati correttamente e che i dipendenti abbiano le pause appropriate negli orari appropriati.

I migliori consigli per l'utilizzo del software Clock In and Out

Dare l'esempio

Uno dei modi migliori per incoraggiare l'uso appropriato del tuo sistema di orologio è usarlo tu stesso . Se i tuoi dipendenti vedono te e altri manager che lo utilizzano, probabilmente si sentiranno più a loro agio nell'utilizzarlo.

L'esperienza diretta con il tuo software orologio ti aiuterà anche a capire esattamente come funziona. Ciò renderà super facile formare nuovi dipendenti e risolvere i problemi.

Mantienilo semplice

È importante che il tuo sistema di monitoraggio del tempo sia semplice e facile da usare . Se i tuoi dipendenti hanno problemi con esso, è molto più probabile che smettano di usarlo correttamente o del tutto. Ciò può portare a problemi come ore registrate in modo errato e descrizioni scadenti dell'inserimento dell'orario.

Pertanto, è fondamentale scegliere un sistema di entrata e uscita facile da usare. Cerca un'interfaccia personalizzabile che non richieda molta formazione o abilità tecniche speciali per essere utilizzata. Connecteam è un ottimo esempio, in quanto ha un'app mobile intuitiva e una funzione di timbratura in entrata e in uscita con un solo tocco.

Rivedi i registri orari ogni giorno

Dedicare 5-10 minuti al giorno per dare un'occhiata alle voci della scheda attività di tutti ti consentirà di identificare e affrontare immediatamente i problemi. Ad esempio, se qualcuno ha dimenticato di timbrare l'entrata o l'uscita, puoi parlare con lui e intraprendere le azioni necessarie.

Crea una politica di monitoraggio del tempo

Assicurati di disporre di una politica completa di monitoraggio del tempo che delinei come timbrare il cartellino al lavoro ed esattamente cosa ti aspetti dai tuoi dipendenti quando si tratta di registrare le ore. Dovrebbe includere un tutorial che spieghi ogni aspetto dell'orologio, incluso come configurarlo e come usarlo.

La tua politica di monitoraggio del tempo dovrebbe includere anche informazioni sulle conseguenze del mancato rispetto delle aspettative. Questi potrebbero includere avvertimenti verbali, avvertimenti scritti e persino il rischio di risoluzione per ripetute violazioni delle politiche.

Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano l'importanza del monitoraggio del tempo

Quando i tuoi dipendenti capiranno quanto sia importante il monitoraggio del tempo, sarà più probabile che lo facciano correttamente. Assicurati che la tua guida al monitoraggio del tempo spieghi perché devi tenere traccia delle ore, ad esempio, in modo che i dipendenti vengano pagati correttamente e l'azienda mantenga la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro.

Offri ricompense per un cronometraggio costante

Puoi incoraggiare ulteriormente i dipendenti a monitorare correttamente il loro orario di lavoro offrendo premi o bonus per un monitoraggio costante del tempo. Ad esempio, potresti dare una piccola ricompensa o bonus ogni settimana al membro dello staff più coerente. In alternativa, potresti avere un piccolo bonus settimanale a disposizione di tutti coloro che soddisfano e superano le aspettative.

Approfitta di tag e descrizioni

Assicurati di sfruttare appieno i tag e le funzionalità di descrizione dell'inserimento dell'ora. Contrassegnando le voci di tempo, puoi ordinarle rapidamente e facilmente per lavoro, cliente, team e altro. Questo può aiutarti a capire dove viene speso il tempo.

Descrizioni più lunghe consentono ai dipendenti di dettagliare su cosa hanno dedicato il loro tempo. Questo può aiutarti a verificare le schede attività e assicurarti che tutti stiano lavorando su ciò che dovrebbero.

Conclusione

Il monitoraggio accurato del tempo dei dipendenti è un requisito legale in molti casi e garantisce che tutti i dipendenti siano pagati in modo equo. Esistono diversi modi per tenere traccia del tempo, ma l'utilizzo di un'app orologio come Connecteam è meno dispendiosa in termini di tempo, più precisa e più facile da utilizzare per te e i tuoi dipendenti.

Connecteam può aiutarti a mantenere un cronometraggio costante in tutto il tuo posto di lavoro, indipendentemente dal tipo di attività che svolgi.

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Domande frequenti

Qual è il modo migliore per i dipendenti di timbrare l'entrata e l'uscita?

Un orologio digitale come Connecteam offre ai dipendenti un modo preciso e intuitivo per timbrare l'entrata e l'uscita. Connecteam è facile da usare ed è supportato da funzionalità come la gestione delle pause e degli straordinari, la generazione automatica delle schede attività, il geofencing e il rilevamento della posizione GPS.

Qual è il modo migliore per ridurre il furto di tempo?

L'utilizzo di un orologio digitale con funzionalità come geofencing e verifica selfie può aiutarti a ridurre il furto di tempo nella tua azienda. Il geofencing limita le posizioni in cui i dipendenti possono timbrare l'ingresso e l'uscita e ulteriori metodi di verifica impediscono la timbratura da parte degli amici assicurando che ogni dipendente timbra l'ingresso e l'uscita per conto proprio.

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