Quanto costa assumere un dipendente?

introduzione

Il costo per l'assunzione di un nuovo dipendente può essere significativo, quindi capire quali spese sono coinvolte ti aiuta a evitare lo shock delle bollette e ad assumere lavoratori qualificati con maggiore sicurezza. Le piccole imprese in particolare traggono vantaggio da un budget di assunzione chiaro, poiché le aiuta a identificare ciò che possono e non possono permettersi di spendere.

Il costo medio per noleggio è di $ 4.683, secondo uno studio condotto dalla Society for Human Resource Management (SHRM). Tuttavia, i costi di assunzione della tua azienda varieranno in base al settore, alla posizione geografica, ai ruoli per i quali stai assumendo e ad altri fattori.

In questo articolo tratteremo i costi comuni prima e dopo l'assunzione di un dipendente, forniremo esempi di costi interni ed esterni e analizzeremo il costo del reclutamento. Condividiamo anche suggerimenti su come ottenere il massimo dai costi di assunzione.

Costi prima di assumere un dipendente

Prima di assumere un nuovo dipendente, una grossa fetta del tuo costo è per il reclutamento, comprese le risorse spese per i candidati non selezionati. Il calcolo del costo medio per nuova assunzione ti aiuterà a trovare le aree in cui potresti spendere troppo o meno. Allo stesso modo, può aiutarti a capire come il tuo investimento ripaga a lungo termine attraverso la produttività e la fidelizzazione della forza lavoro.

Una delle metriche di reclutamento più utili è la formula del costo per assunzione , descritta di seguito. Abbiamo anche fornito esempi di costi di reclutamento interni ed esterni che puoi adattare alle circostanze della tua azienda.

Formula costo per noleggio

Per calcolare il costo per assunzione, somma i costi di reclutamento interni ed esterni. Quindi, dividilo per il numero totale di assunzioni.

Ecco come appare come una formula:

Costo per assunzione = (Costi di reclutamento interni + Costi di reclutamento esterni) / Numero totale di assunzioni

Ad esempio, supponiamo che i costi di reclutamento interni siano di $ 50.000, i costi di reclutamento esterni di $ 70.000 e il numero totale di assunzioni sia di 2.000. Il tuo costo per noleggio è:

Costo per noleggio = ($ 50.000 + $ 70.000) / 2.000 = $ 6.000

Ciò significa che assumere 1 nuovo lavoratore costa alla tua azienda $ 6.000.

Costi interni di reclutamento

Questi includono tutti i costi spesi per le risorse all'interno della tua azienda. Rappresentano:

Reclutatori interni

Il tempo che il tuo team delle risorse umane dedica alle attività di reclutamento conta ai fini del costo per assumere un nuovo dipendente. Ciò comprende la stesura di una descrizione del ruolo, la condivisione su bacheche di lavoro, lo screening dei CV, la stesura di contratti di lavoro e tutto il resto.

Puoi calcolare i costi di reclutamento interni in diversi modi.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda paghi a un dipendente delle risorse umane una paga oraria. Supponiamo che lavorino 50 settimane all'anno, prendendo 2 settimane di ferie all'anno. Una cifra annuale per i costi di reclutamento interni sarebbe simile a questa:

Costo di reclutamento interno = Salario orario x (Numero di ore dedicate al reclutamento a settimana x 50)

Ad esempio, supponiamo che la paga oraria del dipendente sia di $ 20 all'ora e che trascorrano 10 ore settimanali per il reclutamento. Il costo annuale per quel dipendente è:

$ 20 x (10 x 50) = $ 10.000

Tuttavia, immagina che un dipendente delle risorse umane riceva uno stipendio fisso e che il reclutamento sia solo una delle sue responsabilità. Puoi ancora calcolare quanto costa il reclutamento interno alla tua azienda.

Innanzitutto, calcola la tariffa oraria del dipendente in base al suo stipendio annuo e al numero di settimane all'anno in cui lavora. Usa la seguente formula:

Costo orario = Stipendio annuo / (Numero totale di ore lavorate a settimana x Numero di settimane lavorate all'anno)

Supponiamo che un membro del team delle risorse umane abbia uno stipendio annuo di $ 40.000, lavori 40 ore settimanali e lavori 50 settimane all'anno. Il loro costo orario è:

Costo orario = $ 40.000 / (40 x 52) = $ 19,23

Successivamente, scopri le ore che lavorano ogni settimana per il reclutamento, ad esempio 15. Quindi, completa la cifra annuale per i costi di reclutamento interni:

$ 19,23 x (15 x 50) = $ 14.422,50

È importante calcolare i costi di reclutamento interni per ogni dipendente delle risorse umane che lavora al reclutamento . Questo ti darà il tuo costo totale di reclutamento interno.

Fai attenzione che il tuo team delle risorse umane non dedichi troppo tempo al reclutamento rispetto ad altre aree, come il libro paga, in quanto ciò può portare al burnout dei dipendenti, scadenze ritardate e un effetto domino sui costi aziendali.

Responsabili delle assunzioni

Il responsabile delle assunzioni di solito viene coinvolto dalla fase del colloquio in poi per testare le conoscenze, le abilità e le abilità dei candidati (KSA). A seconda del livello di coinvolgimento del manager e dell'anzianità del ruolo, potrebbero dedicare ore o addirittura giorni a un candidato preselezionato.

Se un responsabile delle assunzioni riceve una retribuzione oraria, il costo annuale della sua attività di reclutamento è:

Costo del responsabile delle assunzioni = Salario orario x (Numero di ore dedicate al reclutamento al mese x 12)

Ad esempio, supponiamo che guadagnino $ 50 l'ora e spendano, in media, 3 ore al mese per il reclutamento. Il costo annuale è:

Costo del responsabile delle assunzioni = $ 50 x (3 x 12) = $ 1.800

È possibile utilizzare questo calcolo da annuale a orario per i reclutatori interni nella formula sopra, se un responsabile delle assunzioni riceve uno stipendio.

Referenze dei dipendenti

Pagare ai membri del tuo staff esistente una quota di segnalazione dei dipendenti è un ottimo modo per inserire candidati di alta qualità nel tuo pool di reclutamento. Di solito, maggiore è la posizione aperta, maggiore sarà la commissione di riferimento.

Puoi pagare all'arbitro una quota forfettaria per ogni recluta di successo o una percentuale dello stipendio annuale della recluta come compenso.

Costi di reclutamento esterni

I costi di reclutamento esterni includono pagamenti a società terze o appaltatori che supportano i tuoi obiettivi di reclutamento. Includi i seguenti elementi nel calcolo dei costi esterni:

Responsabili e agenzie di reclutamento esterne

L'utilizzo di un recruiter o di un'agenzia esterna può ottenere una qualità di assunzione superiore. Possono anche contribuire ad accelerare il processo di reclutamento, in quanto utilizzano competenze specializzate e reti di candidati. Di solito paghi ai reclutatori esterni una tariffa forfettaria, un acconto a tempo determinato o una percentuale dello stipendio annuale del dipendente.

Inserimento in bacheca di lavoro

Bacheche di lavoro online come LinkedIn e Indeed ti consentono di pubblicare e pubblicizzare descrizioni di lavoro, aumentando il tuo pool di persone in cerca di lavoro. Mentre ci sono piani gratuiti là fuori, dovresti includere abbonamenti a pagamento nel tuo budget se stai cercando funzionalità avanzate. Queste soluzioni di solito hanno canoni mensili o annuali . Puoi anche pagare un extra per aumentare i tuoi annunci di lavoro o aggiungere posti di lavoro extra.

Marchio del datore di lavoro

Tieni conto di eventuali costi per promuovere la tua attività alle fiere del lavoro o organizzare eventi sull'occupabilità per attirare candidati.

Ad esempio, un organizzatore di fiere del lavoro potrebbe addebitarti una tariffa fissa o oraria, a seconda delle dimensioni dello stand della tua azienda e del numero di reclutatori presenti.

Ricorda di includere solo i costi per le parti esterne ed escludere i costi interni, come i costi per il tempo del tuo personale.

Software di reclutamento

Oltre alle bacheche di lavoro, ci sono molte altre soluzioni software, come i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) che ti aiutano ad aumentare il pool di candidati, la velocità di reclutamento e l'idoneità dei candidati.

Questi hanno spesso un prezzo per utente, su base mensile o annuale. Tuttavia, alcuni fornitori potrebbero avere prezzi su misura o abbonamenti a vita disponibili. Tieni conto di questi costi se la tua azienda utilizza software di reclutamento.

Controlli in background

I controlli dei precedenti aiutano a confermare le informazioni sui candidati, come l'occupazione passata e i precedenti penali. È importante aggiungerli ai costi di reclutamento.

Alcune soluzioni addebitano un abbonamento mensile o annuale per assegni illimitati, con costi aggiuntivi per funzionalità speciali. Altri addebitano una tariffa fissa per ogni controllo dei precedenti.

Spese di trasferimento

Per ottenere la persona giusta per il lavoro, potresti dover includere le spese di trasferimento nella tua offerta di lavoro. Considera il costo totale del trasferimento del candidato, che può includere i costi di pendolarismo e/o alloggio. Quindi, offri una copertura totale o parziale di questo costo.

Costi dopo aver assunto un dipendente

Il costo totale per l'assunzione di un nuovo dipendente deve includere anche i costi successivi all'assunzione. Assicurati di tenere conto di:

Stipendio o salario base

Lo stipendio base, o salario base, se i tuoi dipendenti sono pagati su base oraria, è il compenso minimo guadagnato da un dipendente al lordo delle imposte. Sono escluse le indennità e gli straordinari.

Normalmente, questo costo viene preventivato annualmente e pagato su base mensile, settimanale o bisettimanale.

Quota fiscale a carico del datore di lavoro

In qualità di datore di lavoro, devi pagare le tasse federali che si applicano alla tua attività. Molte aziende pagano le tasse, comprese le tasse di previdenza sociale e Medicare e le tasse federali di disoccupazione (FUTA). Controlla quali tasse federali la tua azienda deve pagare sul sito web dell'IRS.

Inoltre, controlla le leggi sul lavoro locali e statali per vedere se sei responsabile per eventuali contributi aggiuntivi, come le tasse statali sulla disoccupazione.

Benefici facoltativi

Tieni conto del costo delle prestazioni facoltative come l'assicurazione sanitaria e dentale, i contributi del piano pensionistico e i bonus relativi alle prestazioni. Le leggi statali e locali potrebbero richiedere di offrire determinati benefici per i dipendenti.

Considera anche il tempo libero retribuito (PTO), il congedo familiare retribuito e di invalidità e altri tipi di congedo retribuito, poiché paghi la paga giornaliera mentre il dipendente è assente. Considera il costo di altri vantaggi opzionali offerti dalla tua azienda, come abbonamenti a palestre forniti dall'azienda, buoni regalo e stipendi per lo sviluppo professionale.

Inserimento

Un'esperienza di onboarding efficace è essenziale per preparare il tuo nuovo assunto al lavoro. Dovresti tenere traccia di quanto costa al tuo team delle risorse umane svolgere attività come completare i documenti di lavoro e pianificare la prima settimana del titolare.

Calcola il tuo costo annuale di onboarding per dipendente HR con la seguente formula:

Costo di onboarding = Salario orario x (Numero di ore dedicate all'onboarding al mese x 12)

Ad esempio, supponiamo che un dipendente delle risorse umane venga pagato $ 20 l'ora e trascorra una media di 10 ore al mese per l'onboarding. Il loro costo annuale di onboarding è:

Costo di onboarding = $ 20 x (10 x 12) = $ 2.400.

Somma il costo di onboarding di ciascun dipendente delle risorse umane per il costo totale annuo di onboarding. Quindi, dividilo per il numero di dipendenti che assumi in un anno per ottenere il costo annuale di onboarding per dipendente.

Per pianificare meglio questi costi, leggi la nostra lista di controllo per l'onboarding .

Formazione

La formazione migliora le conoscenze, le competenze e la produttività della tua forza lavoro. Comprende formazione su salute e sicurezza, workshop basati sulle competenze e sessioni specifiche per ruolo con team leader esperti.

Se la formazione è fornita da specialisti esterni, potrebbe esserti addebitata una trattenuta per un certo periodo di tempo o una tariffa per sessione.

Tuttavia, se i responsabili interni forniscono la formazione, utilizza la formula seguente per calcolare quanto paghi annualmente per il loro tempo. Per i dipendenti orari, utilizza la formula da annuale a oraria fornita nella sezione Responsabili delle assunzioni di questo articolo per scoprire il loro costo orario.

Costo della formazione = Costo orario x (Numero di ore spese per fornire formazione al mese x 12)

Ad esempio, supponiamo che un manager venga pagato $ 50 l'ora e spenda 4 ore al mese fornendo formazione. Il loro costo annuale di formazione è:

Costo della formazione = $ 50 x (4 x 12) = $ 2.400

I costi di formazione dovrebbero anche tenere conto del costo di qualsiasi attrezzatura, strumento, software, ecc. che utilizzi durante la consegna delle sessioni.

Apparecchiature informatiche e software

Tieni conto del costo di qualsiasi attrezzatura IT fornita a un nuovo assunto, come un telefono cellulare, un tablet o un laptop. Inoltre, includi eventuali commissioni pagate a professionisti IT esterni o interni se questi dispositivi richiedono configurazioni specializzate.

Includere inoltre eventuali costi di abbonamento al software associati ai nuovi assunti. Questi possono avere un prezzo per utente o come tariffa mensile fissa.

Come ottimizzare il costo del noleggio

Un investimento finanziario insufficiente per le assunzioni ti mette a rischio di non assumere le persone migliori per i lavori nella tua azienda. D'altra parte, troppi investimenti finanziari sprecano risorse che andrebbero a vantaggio di altre aree delle risorse umane.

Ecco i nostri migliori consigli per assicurarti di spendere l'importo giusto per le assunzioni. Inoltre, condividiamo suggerimenti su come assicurarti che i soldi che spendi per le assunzioni non vadano sprecati.

Creare incentivi di riferimento interni

I referral dei dipendenti interni hanno una probabilità 4 volte maggiore di ricevere un'offerta di lavoro rispetto ai candidati online. Rappresentano inoltre tra il 30 e il 50% di tutte le assunzioni in un'azienda, secondo una ricerca di Zippia. Una ricompensa una tantum per referral è più economica rispetto al pagamento dei processi di assunzione di specialisti delle risorse umane interni o esterni.

I premi per i referral possono essere un importo fisso in dollari per ogni referral andato a buon fine o una percentuale dello stipendio del nuovo assunto. Offri una cifra abbastanza allettante da essere un incentivo ma inferiore a quella che pagheresti a un reclutatore interno o esterno per candidato.

Distribuisci i costi fissi tra le nuove assunzioni

Alcuni costi di assunzione sono fissi, come gli stipendi del personale delle risorse umane e gli abbonamenti alle bacheche di lavoro, fino a un certo numero di candidati. Ove possibile, utilizza le tue risorse interne ed esterne per gestire più candidati alla volta per ridurre il costo per assunzione.

Puoi anche prendere in considerazione la prenotazione di intervistati per lo stesso ruolo nella stessa settimana per facilitare il processo decisionale dei responsabili delle assunzioni. Inoltre, potresti prenotare nuovi principianti per l'onboarding di gruppo o sessioni di formazione per risparmiare sui costi post-assunzione.

Dai la priorità alla fidelizzazione dei dipendenti

Una conservazione efficace aiuta a evitare il costo dell'assunzione di sostituti dei dipendenti a causa dell'abbandono volontario del personale. I motivi principali per cui i dipendenti lasciano il lavoro includono retribuzione e benefici non competitivi, mancanza di opportunità di sviluppo professionale, non sentirsi apprezzati e avere un manager non di supporto.

Per combattere questo, inizia rendendo i tuoi pacchetti di compensazione più attraenti includendo cose come ferie retribuite e benefici pensionistici. Dovresti anche offrire opportunità ai dipendenti di imparare e crescere all'interno della tua azienda. Ad esempio, prendi in considerazione l'idea di offrire corsi di formazione in modo che i lavoratori possano acquisire competenze incrociate o migliorare le proprie competenze.

Inoltre, mostra apprezzamento utilizzando ricompense basate sulle prestazioni come i premi. Inoltre, forma i manager nelle capacità di collaborazione in modo che i tuoi dipendenti si sentano supportati e inclusi.

Riduci al minimo il burnout dei dipendenti

I dipendenti possono sperimentare il burnout a causa della quantità di lavoro che devono svolgere o della pressione che sentono sul lavoro. I dipendenti in burnout possono ammalarsi fisicamente e mentalmente e prendersi del tempo libero per riprendersi. Pertanto, potrebbe essere necessario trovare lavoratori temporanei a breve termine o rischiare di interrompere l'attività.

Invece di pagare il costo dell'assunzione di sostituti dei dipendenti con breve preavviso, assicurati che il tuo team non si esaurisca.

A tale scopo, fornire un congedo retribuito sufficiente, compreso il congedo per malattia retribuito ove appropriato, e offrire giorni di ferie per la salute mentale. Puoi anche prendere in considerazione la possibilità di offrire modalità di lavoro flessibili, ad esempio consentire ai dipendenti di scegliere il proprio luogo di lavoro o decidere il proprio orario.

Infine, crea una cultura di supporto in cui i dipendenti possano condividere apertamente i propri pensieri e sentimenti. Fai regolarmente il check-in con i tuoi dipendenti, tramite e-mail, telefonata o messaggio. Fai sapere loro che possono venire da te con qualsiasi preoccupazione possano avere.

Conclusione

È importante sapere quanto costa assumere un dipendente nella tua azienda. Prima di assumere, è necessario calcolare la retribuzione dei reclutatori interni ed esterni, il costo del tempo dei responsabili delle assunzioni, le commissioni di lavoro e i costi di trasferimento. Dopo l'assunzione, è necessario tenere conto della retribuzione base del dipendente, dei benefit facoltativi, della quota di tasse, della formazione, dell'onboarding e dei costi IT.

Sia la spesa insufficiente che quella eccessiva per le assunzioni possono portare a conseguenze aziendali negative. Tuttavia, comprendere i costi di assunzione ti aiuta a utilizzare le risorse aziendali in modo più efficiente e persino a trovare candidati migliori . Per ottimizzare i tuoi costi, dovresti incentivare i referral interni e distribuire i tuoi costi fissi tra i nuovi assunti. E a lungo termine, dai la priorità alla fidelizzazione dei dipendenti e previeni il burnout per assicurarti che i tuoi costi non vadano sprecati.