Onboarding dei dipendenti digitali: vantaggi, sfide e strumenti

Punti chiave

• Con l'onboarding digitale dei dipendenti, utilizzi gli strumenti e la tecnologia per l'onboarding dei nuovi assunti. Non c'è bisogno di corsi, formazione o riunioni di persona.
• I vantaggi dell'onboarding digitale includono una maggiore efficienza, una riduzione dei costi e una maggiore comodità.
• Le sfide associate all'onboarding digitale includono i nuovi dipendenti che si sentono isolati, trovano il processo noioso e sperimentano un sovraccarico di informazioni.
• Ottimizza il tuo processo di onboarding digitale utilizzando diversi tipi di contenuti, facendo sentire i nuovi assunti come parte del team e utilizzando un'app di onboarding dedicata.

Un corretto onboarding dei dipendenti li aiuta a comprendere la portata del loro ruolo, a sentirsi a proprio agio con il loro team e a familiarizzare con gli obiettivi e la cultura aziendale della tua azienda. Senza un adeguato onboarding, i nuovi dipendenti potrebbero avere difficoltà a trovare il proprio posto e disimpegnarsi. Ciò può avere un impatto negativo sulla loro produttività e può persino farli abbandonare la linea.

L'onboarding tradizionale comporta molte scartoffie, procedure generiche e poco supporto continuo. Può richiedere un sacco di tempo e impegno ed è difficile mantenere i dipendenti coinvolti durante tutto il processo. L'onboarding digitale dei dipendenti, tuttavia, cambia tutto questo.

In questa guida, spieghiamo cos'è l'onboarding digitale, nonché i suoi vantaggi e le sue sfide. Discutiamo anche dei migliori strumenti da utilizzare per ottimizzare il processo di digital onboarding.

Che cos'è l'onboarding dei dipendenti digitali?

L'onboarding digitale dei dipendenti comporta l'utilizzo di strumenti e tecnologie per l'onboarding di nuovi dipendenti. Mentre l'onboarding tradizionale viene svolto di persona, l'onboarding digitale può essere svolto completamente online.

Le aziende possono utilizzare software di onboarding basato su Web o dispositivi mobili, come app o piattaforme Web, per creare un programma di onboarding completamente personalizzato. Puoi utilizzare questi strumenti per creare e pubblicare corsi di formazione, presentare nuovi dipendenti al team, condividere policy, raccogliere documentazione e altro ancora.

I vantaggi dell'onboarding digitale dei dipendenti

Rispetto all'onboarding tradizionale, l'onboarding digitale offre molti vantaggi. Questi includono:

Efficienza migliorata

L'onboarding tradizionale è spesso un processo dispendioso in termini di tempo che comporta molte scartoffie e lunghe sessioni di formazione. L'onboarding digitale automatizza molte attività ripetitive e mantiene il processo in movimento senza ritardi.

Ti consente inoltre di archiviare tutto in un database a cui i nuovi assunti possono accedere in qualsiasi momento. Ciò consente loro di compilare e inviare documenti in modo rapido e semplice e garantisce che il personale delle risorse umane abbia tutte le informazioni di cui ha bisogno in un unico posto.

L'onboarding digitale consente inoltre un avvio immediato senza la necessità di un incontro di persona. Quando il nuovo dipendente inizia il suo primo giorno, può disporre di tutte le conoscenze e le risorse necessarie per iniziare subito a lavorare.

Costi ridotti

Con il software di onboarding digitale, non dovrai preoccuparti dei costi di stampa e archiviazione dei documenti di onboarding o di creazione e consegna di sessioni di formazione di persona.

I sistemi digitali ti consentono di archiviare e gestire automaticamente i file dei dipendenti in un'unica posizione. Ti consentono inoltre di creare e pubblicare corsi di formazione online completi, in modo da non dover dedicare tempo e denaro alla formazione di persona. Puoi sviluppare corsi in pochi minuti e pubblicarli immediatamente affinché i nuovi assunti possano completarli.

L'onboarding digitale può anche migliorare la fidelizzazione dei dipendenti, il che riduce i costi di reclutamento e assunzione. Una buona esperienza di onboarding aiuta i dipendenti a sentirsi supportati e rafforza l'idea di aver fatto una buona scelta entrando a far parte della tua organizzazione. Ciò aumenta la loro soddisfazione sul lavoro e diminuisce la possibilità di un'uscita anticipata.

Migliore comodità

L'onboarding digitale è conveniente per tutti i soggetti coinvolti. Puoi accedere al software di onboarding 24 ore su 24, 7 giorni su 7 . I nuovi assunti possono completare i corsi di onboarding al proprio ritmo direttamente dai propri dispositivi mobili o desktop.

Inoltre, i dipendenti non dovranno rovistare tra pile di fogli per trovare informazioni importanti. All'interno del sistema digitale, possono accedere a tutti i documenti di cui hanno bisogno in pochi secondi.

Inoltre, molte soluzioni software di onboarding digitale dispongono di funzioni di chat che puoi utilizzare per fornire ai nuovi assunti un supporto continuo. Puoi rispondere rapidamente alle loro domande, anche dopo che l'onboarding è stato completato.

Risparmia tempo e fatica aggiornando facilmente le risorse di onboarding

Con il software di onboarding dei dipendenti digitali, puoi caricare facilmente nuove risorse di onboarding e aggiornare quelle esistenti. Aggiungi nuovi documenti o file importanti in pochi clic o tocchi del tuo dispositivo o aggiorna le risorse esistenti in pochi minuti .

Inoltre, gli strumenti di onboarding digitale sono flessibili e ti consentono di personalizzare il modo in cui presenti le informazioni . Puoi facilmente adattare il tuo processo se le tue esigenze o i tuoi obiettivi di onboarding cambiano. Puoi aggiungere cose come audio, collegamenti, video, quiz e vari altri file o raggruppare determinati corsi tra loro.

Ciò ti fa risparmiare un sacco di tempo e fatica, eliminando il mal di testa dall'aggiornamento e dalla gestione del processo di onboarding.

Informazioni migliori per supportare i dipendenti e ottimizzare il processo di onboarding

L'onboarding digitale consente inoltre alle aziende di tenere traccia dei progressi dei dipendenti durante l'onboarding. In genere, lo stato di avanzamento viene visualizzato su una dashboard.

Questa dashboard ti consente di vedere chi ha iniziato un corso e chi è in corso . Monitora anche il completamento del corso. Questo ti aiuta ad assicurarti che i dipendenti stiano progredendo bene e garantisce che i nuovi assunti inviino la documentazione corretta in tempo.

Inoltre, il monitoraggio dei progressi consente di vedere facilmente se i dipendenti hanno difficoltà con determinate attività di inserimento o corsi di formazione. Puoi utilizzare questa intuizione per adattare i tuoi materiali di onboarding e perfezionare il tuo processo.

Le sfide dell'onboarding digitale dei dipendenti

Sebbene l'onboarding digitale dei dipendenti abbia molti vantaggi, ci sono anche alcune sfide di cui dovresti essere a conoscenza.

I nuovi dipendenti possono sentirsi isolati

Durante l'onboarding digitale, i nuovi dipendenti non avranno tempo di persona con manager o membri del team. Questo può portarli a sentirsi isolati o come se non fossero una parte "reale" della squadra.

Può essere poco interessante o noioso

I processi di onboarding spesso contengono poco più di un'e-mail e alcuni documenti per aggiornare rapidamente un nuovo assunto. Fanno il lavoro, poiché i dipendenti hanno le informazioni di cui hanno bisogno. Ma non sono entusiasmanti e non fanno molto per coinvolgimento dei dipendenti .

Un processo di onboarding di base che comporta solo la revisione delle politiche, la compilazione di documenti e la lettura di documenti non entusiasmerà i nuovi assunti né li farà pompare sul loro ruolo. Ciò li mette a rischio di disimpegno, il che può portare a una diminuzione della produttività e a un aumento del fatturato.

I nuovi assunti possono subire un sovraccarico di informazioni

Quando un nuovo assunto sta attraversando l'onboarding, c'è molto da fare e da imparare. Ci sono documenti da rivedere e firmare, persone con cui parlare e doveri da capire. Questo può essere molto opprimente per i nuovi dipendenti e portare a un sovraccarico di informazioni durante i primi giorni.

Modi per migliorare il processo di onboarding digitale

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per ottimizzare e migliorare l'esperienza di onboarding dei dipendenti digitali.

Prendi sul serio il pre-onboarding

Un processo di onboarding dei dipendenti digitali di successo inizia con il pre-onboarding. Questo comprende ogni attività che si svolge prima che il nuovo assunto inizi ufficialmente il suo primo giorno di lavoro. Devi prendere sul serio il pre-onboarding se vuoi che il tuo processo funzioni senza intoppi.

Gli elementi di azione pre-onboarding potrebbero includere:

• Configurazione dell'account e-mail e/o dell'accesso alla piattaforma del nuovo assunto
• Creazione di un pacchetto di benvenuto
• Invio delle informazioni sui dipendenti come l'organigramma aziendale o la politica dei benefit
• Informare il resto del team che un nuovo membro si sta unendo.

Usa diversi tipi di contenuti durante l'onboarding e la formazione

L'onboarding può spesso essere poco entusiasmante, quindi migliora la tua esperienza di onboarding digitale utilizzando diversi tipi di contenuto.

Invece di inviare dozzine di PDF o documenti di testo, prendi in considerazione l'utilizzo di video, infografiche e persino quiz per trasmettere informazioni importanti. Questi possono mantenere l'onboarding interessante e garantire che i nuovi assunti rimangano coinvolti.

Discuti gli obiettivi

Condividere un elenco di obiettivi con i dipendenti durante l'onboarding è un altro ottimo modo per ottimizzare il processo di onboarding digitale.

Ad esempio, puoi creare un file Piano di 30-60-90 giorni per un nuovo assunto. Questo delinea ciò che faranno, impareranno e realizzeranno durante i primi tre mesi nel loro nuovo lavoro.

Tuttavia, non sovraccaricare i nuovi assunti di informazioni o spingerli a raggiungere obiettivi irrealistici. Ricorda che tutti gli obiettivi che imposti per i dipendenti devono essere SMART : specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e limitati nel tempo.

Migliora la comunicazione

Vuoi iniziare le cose con il piede giusto con i nuovi assunti, quindi fai uno sforzo per comunicare bene con loro. Puoi chiamare, inviare un'e-mail o un SMS‌.

Tuttavia, dovresti anche provare modi coinvolgenti per rimanere in contatto con i nuovi assunti. Puoi creare quiz divertenti, costruire questionari, condividere GIF o inventare rompighiaccio per favorire il flusso delle conversazioni. Potresti persino giocare a quiz o scambiare fatti divertenti con i nuovi assunti.

Inoltre, puoi prendere in considerazione l'aggiunta di nuovi assunti a una chat di gruppo in modo che possano parlare con i colleghi durante il processo di onboarding.

Dai un caloroso benvenuto ai nuovi assunti

Presenta i nuovi dipendenti al resto del team tramite un messaggio in una chat di gruppo o un'e-mail a livello aziendale per dare loro un caloroso benvenuto. La videoconferenza è un altro ottimo modo per ottenere questo risultato.

Questo aiuta i nuovi assunti a provare immediatamente un senso di appartenenza all'azienda. Quando si sentono in questo modo, è molto più probabile che siano impegnati al lavoro. Questo è ottimo per mantenere basso il tasso di turnover, poiché è meno probabile che le persone lascino un'azienda in cui sono felici.

Fornire mentori o compagni di onboarding

Dovresti anche considerare di fornire ai nuovi assunti un mentore o un "compagno di onboarding". Accoppia un nuovo dipendente con un dipendente attuale che sia nella sua posizione o che abbia una vasta conoscenza del ruolo del nuovo assunto per assicurarti che possa essere il più utile possibile.

Con qualcuno che mostri loro le corde, i nuovi dipendenti si abituano più velocemente al lavoro e si sentono meno sopraffatti. Inoltre, questo li aiuta a costruire relazioni importanti con i colleghi fin dall'inizio.

Personalizza l'esperienza

Sforzati di personalizzare il processo di onboarding. Puoi farlo inserendo i nuovi assunti in modo diverso in base al loro ruolo . Ad esempio, gli appaltatori indipendenti avranno bisogno di informazioni di onboarding su fatturazione e benefit diverse da quelle che ricevono i dipendenti part-time e full-time. Nel frattempo, i supervisori avranno bisogno di un onboarding focalizzato sulle politiche e sui processi aziendali, in modo da poter supervisionare adeguatamente il personale.

Potresti anche personalizzare le esperienze di onboarding dei dipendenti in base ai loro stili di apprendimento . Ad esempio, potresti implementare diversi metodi di inserimento per studenti uditivi e visivi. Potresti avere video o registrazioni audio che spiegano determinati doveri e politiche per gli studenti uditivi. E potresti avere infografiche e guide visive passo-passo per studenti visivi.

Durante il pre-onboarding, puoi inviare un questionario e chiedere ai nuovi assunti come preferiscono imparare. Quindi, puoi utilizzare i metodi di onboarding appropriati per rendere la loro esperienza positiva.

Usa un'app per l'onboarding

L'onboarding digitale dei dipendenti è più semplice quando si utilizza un'app o una soluzione software dedicata.

Con il software di onboarding dei dipendenti digitali, puoi creare corsi di formazione in modo rapido e semplice e i nuovi assunti possono completarli sui propri dispositivi mobili o desktop. I dipendenti possono anche rivedere e firmare documenti e accedere alle basi di conoscenza dell'azienda.

In qualità di datore di lavoro, puoi utilizzare gli strumenti di tracciamento per ottenere informazioni sull'avanzamento delle nuove assunzioni attraverso l'onboarding. Puoi anche impostare scadenze per le attività di onboarding e inviare notifiche istantanee ai nuovi assunti per completarle. Alcune app di onboarding hanno anche sondaggi dal vivo, sondaggi e caselle di suggerimenti che possono aiutarti a ottenere un feedback prezioso.

Soprattutto, tu e i tuoi dipendenti potete utilizzare un'app di onboarding da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

I migliori strumenti per l'onboarding dei dipendenti digitali

A proposito di app, esaminiamo alcuni dei migliori strumenti per l'onboarding dei dipendenti digitali.

Connecteam è una pluripremiata soluzione di onboarding e sistema di gestione del lavoro all-in-one .

Ti consente di progettare il tuo programma di onboarding in pochi clic. Puoi gestire l'intero processo di onboarding direttamente dall'app Connecteam. Anche i nuovi dipendenti possono eseguire l'onboarding direttamente dall'app! Possono lavorare al proprio ritmo e completare l'onboarding da dove vogliono.

Connecteam semplifica anche la creazione dei corsi. Puoi dividere i corsi in sezioni più piccole in modo che i nuovi assunti non siano sopraffatti da troppe informazioni contemporaneamente.

Puoi personalizzare completamente il contenuto e la struttura del corso e apportare aggiornamenti con facilità. Connecteam offre quiz, sondaggi e moduli personalizzabili che puoi utilizzare per assicurarti che i nuovi assunti conservino le conoscenze. Inoltre, puoi aggiungere facilmente video, PDF, collegamenti e altri materiali ai tuoi corsi. Meglio ancora, Connecteam ti consente di riutilizzare i tuoi materiali di onboarding e di aggiornarli ogni volta che ne hai bisogno.

Inoltre, Connecteam ti consente di raccogliere la documentazione dai nuovi assunti e impostare scadenze e promemoria per il completamento del corso. Puoi anche inviare automaticamente i corsi di onboarding alle persone giuste in base al loro ruolo o alla data di inizio.

Connecteam semplifica inoltre il monitoraggio in tempo reale dei progressi di onboarding dei dipendenti . Puoi anche vedere chi ha completato i corsi di formazione. Queste informazioni ti aiutano a individuare potenziali aree problematiche, in modo da poter prendere decisioni basate sui dati per migliorare il processo di onboarding.

I sondaggi , i sondaggi e la casella dei suggerimenti delle risorse umane di Connecteam ti consentono inoltre di raccogliere feedback preziosi dai dipendenti.

Inoltre, la chat in-app di Connecteam rende facile per i nuovi assunti porre domande, ottenere risposte e comunicare con il team più ampio.

Gli strumenti di monitoraggio del tempo di Connecteam sono un'altra grande funzionalità per l'onboarding e oltre. Ha un orologio preciso al secondo, quindi i dipendenti vengono sempre pagati correttamente.

Connecteam parte da soli $ 29 al mese per 30 utenti . Offre una prova gratuita e un piano gratuito per sempre per le piccole imprese con un massimo di 10 utenti.

Zenefits è una soluzione software per le risorse umane per la gestione di assunzioni, onboarding e record dei dipendenti. La piattaforma può automatizzare i processi delle risorse umane e offre l'auto-onboarding in modo che i nuovi assunti possano fare l'onboarding prima di entrare al lavoro per la prima volta.

Zenefits offre anche la possibilità di personalizzare l'onboarding, inviare offerte di lavoro, eseguire controlli in background. Semplifica anche la firma di documenti come i contratti. Può gestire vantaggi e buste paga e consente agli amministratori di tenere traccia dei progressi dell'onboarding.

Zenefits parte da $ 8/dipendente/mese per il pacchetto base. Offre una demo gratuita ma non ha un piano gratuito.

Bamboo HR è una soluzione digitale per personalizzare l'esperienza dei dipendenti durante l'onboarding.

Consente a titolari e manager aziendali di creare modelli di onboarding, creare un database dei dipendenti, assegnare attività e tenere traccia dei progressi. Bamboo HR aiuta anche a raccogliere le firme dei dipendenti e può semplificare le attività ripetitive di onboarding. Può anche essere integrato con altri strumenti e app di gestione del lavoro.

Bamboo HR non elenca pubblicamente i suoi prezzi. Invece, le aziende devono contattare e chiedere un preventivo.

Sebbene Bamboo HR offra una prova gratuita, non ha un piano gratuito.

Conclusione

Un onboarding improprio può frustrare e confondere i nuovi assunti, il che può portare a uscite anticipate dalla tua azienda. L'onboarding digitale rende il processo più efficiente, conveniente e conveniente per tutti i soggetti coinvolti.

Mentre ci sono sfide che derivano dall'onboarding digitale, puoi affrontarle ottimizzando il tuo processo. Puoi farlo utilizzando diversi tipi di contenuto, assegnando nuovi assunti con mentori di onboarding, discutendo obiettivi e altro ancora.

Uno dei modi migliori per creare un programma di onboarding dei dipendenti digitali è utilizzare una soluzione software dedicata, come Connecteam. Puoi velocizzare i tuoi nuovi assunti nel modo più efficiente possibile e assicurarti che si sentano coinvolti fin dall'inizio.