Come scrivere un modulo di azione disciplinare per i dipendenti + modello gratuito

L'azione disciplinare è un compito spiacevole ma essenziale nella gestione dei dipendenti. Ti assicura di affrontare immediatamente la condotta problematica e offre al dipendente l'opportunità di correggere il proprio comportamento. Ma un processo disciplinare efficace deve essere equo, coerente e documentato.

I moduli di azioni disciplinari dei dipendenti sono strumenti utili per registrare casi di cattiva condotta dei dipendenti o altri problemi disciplinari e dettagliare come verranno gestiti. Questi moduli aiutano a garantire che i tuoi processi disciplinari non siano discriminatori, poiché lo stesso processo verrà applicato a ogni singolo dipendente.

Inoltre, creano un record in caso di qualsiasi futura azione legale da parte di un dipendente. Ad esempio, a seconda della situazione, i moduli disciplinari possono essere prove che aiutano a contestare una falsa affermazione di un dipendente.

In questo articolo, ti guidiamo attraverso come scrivere un modulo disciplinare, comprese le migliori pratiche da seguire. Ti forniamo anche un modello facile da usare per iniziare.

Che cos'è un modulo di disciplina dei dipendenti?

Un modulo disciplinare per i dipendenti è un avvertimento scritto a un dipendente in merito alla sua condotta . Registra le preoccupazioni sul comportamento di un dipendente sul posto di lavoro, delinea ciò che deve fare per affrontare il proprio comportamento e descrive in dettaglio le conseguenze del mancato rispetto.

Questo modulo viene utilizzato quando un dipendente si comporta in modo inappropriato o viola una politica o procedura aziendale. Ad esempio, è possibile emettere un modulo disciplinare del dipendente per affrontare:

• Condotta o linguaggio inappropriati.
• Violazioni di sicurezza.
• Assenze inspiegabili, arrivi in ​​ritardo o partenze anticipate.
• Problemi di qualità del lavoro.
• Disobbedienza.
• Violazioni del codice di abbigliamento.
• Violazioni delle politiche o delle procedure aziendali.

I moduli disciplinari sono generalmente preparati dal diretto superiore o dal responsabile del dipendente o dalle risorse umane. È necessario inserire una copia nel file del dipendente per riferimento futuro. È inoltre necessario fornire una copia al dipendente per i suoi archivi.

Tipologie di azione disciplinare

Un'organizzazione dovrebbe definire il proprio processo disciplinare nel manuale delle politiche e delle procedure. Ciò garantisce che i dipendenti capiscano cosa ci si aspetta da loro e siano consapevoli delle conseguenze della non conformità.

Le fasi specifiche di un procedimento disciplinare variano a seconda dell'organizzazione e delle leggi sul lavoro pertinenti. Possono includere:

• Un avvertimento verbale. Per il primo caso di non conformità o se la condotta del dipendente è dirompente ma non grave, il suo responsabile può dargli un richiamo verbale. Durante questa conversazione, il manager dovrebbe indirizzare il dipendente alla politica o procedura pertinente e discutere su come correggere il suo comportamento.
• Notizia scritta. Per una violazione successiva che comporti la stessa condotta o una violazione più grave, il dirigente può inviare un ammonimento scritto al dipendente. Alcune organizzazioni emettono diversi avvisi scritti prima di passare al livello successivo di disciplina.
• Revisione formale. In caso di ripetute violazioni o di una grave prima violazione, può essere condotto un riesame del comportamento del dipendente durante un incontro con il dipendente e un rappresentante delle risorse umane.
• Sospensione. Un'organizzazione può sospendere temporaneamente un dipendente dalle sue funzioni, con o senza retribuzione, per una grave violazione o se il dipendente non riesce a correggere il proprio comportamento nonostante i ripetuti avvertimenti.
• Risoluzione. In risposta a una violazione molto grave o come ultima risorsa per ripetute violazioni, un datore di lavoro può risolvere il contratto di lavoro di un lavoratore.

Perché dovresti utilizzare un modulo disciplinare per i dipendenti?

Esistono diversi motivi per utilizzare questi moduli come parte del processo disciplinare.

Si occupa del comportamento negativo dei dipendenti

Consentire ai dipendenti di continuare a comportarsi male o a scarse prestazioni può avere un impatto negativo sul singolo dipendente e sulla forza lavoro in generale.

Ad esempio, quando un dipendente non segue le procedure di sicurezza, mette a rischio sia se stesso che i suoi colleghi. Il cattivo comportamento di un dipendente può anche influire sulla cultura del posto di lavoro e sul morale degli altri dipendenti.

Un modulo disciplinare avverte un dipendente che il suo comportamento è inaccettabile e lo aiuta a capire come affrontarlo. Affrontando problemi come prestazioni scadenti o violazioni delle norme, contribuisci a creare un ambiente di lavoro più positivo e sicuro per l'intera forza lavoro.

Riduce il fatturato

Affrontare comportamenti inappropriati aiuta anche a ridurre il turnover dei dipendenti. Il rilascio ai dipendenti di un modulo di azione disciplinare consente loro di correggere il proprio comportamento. Ciò riduce la necessità per te di intraprendere ulteriori azioni, che altrimenti potrebbero concludersi con la risoluzione del contratto di un dipendente.

Il processo di emissione di un ammonimento scritto può anche identificare le ragioni alla base della condotta o delle scarse prestazioni del dipendente. Questo ti dà l'opportunità di supportare il dipendente e di intervenire prima che decida di andarsene .

Ad esempio, se un dipendente afferma di non essere a conoscenza della normativa sulla sicurezza che ha violato, potresti offrirgli ulteriore formazione sulla sicurezza sul lavoro. Questo affronta la causa principale del problema e supporta il dipendente, piuttosto che lasciare che sia lui a capirlo da solo.

Documenta l'azione disciplinare

È importante documentare l'azione disciplinare nella tua organizzazione. I moduli disciplinari dei dipendenti creano una registrazione immediata dell'azione disciplinare, spiegando quando e perché è stata intrapresa. Documenta inoltre le opportunità che il dipendente ha avuto per rispondere e correggere il proprio comportamento, nonché i passaggi intrapresi dalla tua organizzazione per supportarlo.

Questo record è essenziale per proteggere la tua organizzazione da qualsiasi reclamo o azione legale relativa alla disciplina dei dipendenti.

Questi moduli potrebbero servire come prova se un dipendente dovesse intentare causa, ad esempio, per discriminazione o licenziamento illegittimo. Potrebbero aiutarti a rispondere alle accuse del dipendente oa smentire false accuse.

I moduli disciplinari possono anche aiutare a contrastare qualsiasi suggerimento di discriminazione, poiché puoi dimostrare di applicare il tuo processo disciplinare in modo coerente ed equo a tutti i dipendenti.

Mantiene l'azione disciplinare coerente e professionale

Documentando la tua azione disciplinare, puoi assicurarti di applicare il processo in modo coerente per tutti i dipendenti. Registrate ogni volta lo stesso tipo di informazioni.

Mettere questi dettagli per iscritto e fornire una copia al dipendente incoraggia anche la trasparenza. Mostra ai dipendenti che i tuoi processi disciplinari sono onesti e aperti , piuttosto che riservati o condotti senza il loro coinvolgimento.

L'utilizzo di un modulo offre inoltre a manager, supervisori e risorse umane un quadro per disciplinare i dipendenti in modo professionale. Li aiuta a focalizzare le discussioni con il dipendente sulla questione in questione.

Le forme disciplinari assicurano anche equità nei confronti del dipendente. Il dipendente può capire chiaramente perché viene disciplinato e gli viene data la possibilità di rispondere alle accuse di cattiva condotta.

Cosa è necessario includere in un modulo di disciplina dei dipendenti?

È possibile personalizzare un modulo disciplinare in base alle esigenze della propria organizzazione e alle leggi sul lavoro pertinenti.

In genere, queste forme includono:

• Il nome completo del dipendente.
• Il loro ruolo.
• Il nome del supervisore o manager del dipendente.
• La data in cui il modulo è stato compilato e consegnato al dipendente.
• Il tipo di violazione. Ad esempio, presenze, sicurezza, qualità del lavoro, disobbedienza, molestie o altro.
• Una descrizione dettagliata del problema o della violazione, comprese date, orari, luoghi e dettagli di eventuali testimoni. Questo dovrebbe essere specifico e fornire informazioni dettagliate. Ad esempio, invece di dire "Il dipendente ha violato la politica di sicurezza sul posto di lavoro", il modulo dovrebbe spiegare come hanno violato la politica, quando e dove si è verificato e l'impatto della condotta su altri dipendenti o sull'organizzazione.
• La politica e/o la procedura violata dalla condotta del dipendente . Questo aiuta il dipendente a comprendere il contesto dell'avviso e gli standard di comportamento attesi.
• Dettagli di eventuali violazioni recenti e rilevanti . Le violazioni recenti sono generalmente quelle degli ultimi 5 anni.
• I passi che il dipendente deve intraprendere per affrontare la condotta , compresi i tempi per farlo. Ad esempio, "Il dipendente deve seguire 6 ore di formazione aggiuntiva sulla sicurezza entro le prossime 4 settimane". Queste azioni sono in genere decise dal manager del dipendente, dalle risorse umane o da entrambi, in linea con le politiche aziendali pertinenti.
• Qualsiasi proposta di follow-up. Ad esempio, una riunione di check-in tra 2 mesi.
• Le potenziali conseguenze se il dipendente non affronta la propria condotta . Ad esempio, "Se il dipendente non partecipa a una formazione extra sulla sicurezza o commette ulteriori violazioni della politica di sicurezza, deve partecipare a una riunione di revisione con le risorse umane".
• Commenti del manager , ad esempio, per ampliare i dettagli già presenti nel modulo o annotare il rifiuto di un dipendente di firmare il modulo.
• Commenti del dipendente . Consentire al dipendente di rispondere per iscritto all'avvertimento lo coinvolge nel processo e garantisce che la sua opinione venga ascoltata. I loro commenti possono fornire un contesto alla condotta o al problema e aiutarti a identificare i modi per supportare il dipendente. Ad esempio, se il dipendente afferma di essere arrivato in ritardo a diversi turni a causa di problemi con l'assistenza all'infanzia, potresti parlare con il dipendente in merito all'assunzione di turni successivi.
• La firma del dipendente , che conferma di aver letto il modulo, di averne ricevuto una copia e di accettare di intraprendere l'azione correttiva.
• La firma del dirigente . In alternativa, una firma di un'altra persona responsabile delle azioni disciplinari, come un rappresentante delle risorse umane.

Cosa fare se un dipendente si rifiuta di firmare un modulo disciplinare

Un dipendente può rifiutarsi di firmare un modulo disciplinare, ad esempio, se contesta l'avvenuta violazione o non è d'accordo con l'azione correttiva suggerita.

In queste situazioni, potresti voler modificare il riconoscimento del dipendente per riflettere la sua posizione in modo che firmi il modulo.

Ad esempio, la conferma potrebbe confermare che il dipendente ha ricevuto una copia del modulo ma non è d'accordo con l'avviso. Potresti anche consentire al dipendente di rispondere per iscritto , spiegando il suo disaccordo. È quindi possibile allegare la loro dichiarazione al modulo.

Per lo meno, è importante ottenere la firma del dipendente per confermare la ricezione di una copia del modulo.

Suggerimenti per la scrittura di un modulo disciplinare

Agisci immediatamente

È importante emettere un avvertimento scritto immediatamente dopo che si è verificata la violazione o si è verificato il problema. Ciò consente al dipendente di adottare misure per affrontare immediatamente il problema piuttosto che lasciarlo peggiorare.

Rispondere immediatamente aiuta anche il dipendente a comprendere il legame tra la violazione e il provvedimento disciplinare. Rendere chiaro questo collegamento riduce le possibilità che il dipendente suggerisca che l'avvertimento è una ritorsione o una molestia.

Sii dettagliato e specifico

Assicurati che le informazioni nei moduli forniscano dettagli sufficienti. Ciò è particolarmente importante quando si tratta di descrivere il problema o l'incidente. Una descrizione chiara garantisce che il dipendente comprenda la condotta che deve affrontare e perché non è accettabile.

Ad esempio, invece di dire che il dipendente "ha lasciato il lavoro in anticipo", il modulo potrebbe indicare: "Il dipendente è uscito con 2 ore di anticipo il 1° aprile 2023, senza previa approvazione o notifica al proprio manager. Ciò ha lasciato il personale junior senza supervisione e ha aumentato il rischio di incidenti di sicurezza.

Anche la descrizione dell'incidente dovrebbe essere obiettiva . Successivamente può essere utilizzato come resoconto in tempo reale di ciò che è accaduto, nel caso in cui un dipendente intraprenda un'azione legale contro l'azienda.

Sebbene sia importante essere dettagliati, dovresti includere nel modulo solo le informazioni direttamente pertinenti al problema. Non entrare in questioni più ampie. Questo può confondere il tuo dipendente.

Archivia i moduli compilati in modo sicuro

I procedimenti disciplinari in generale e i moduli disciplinari in particolare dovrebbero rimanere riservati. I moduli compilati devono essere aggiunti al record di un dipendente. È importante archiviare questi record in modo sicuro in modo che solo le persone necessarie possano accedervi.

L'archiviazione digitale dei record è un ottimo modo per garantire che i moduli disciplinari siano conservati in modo sicuro e che solo determinate persone all'interno dell'organizzazione possano accedervi. La gestione dei record digitali semplifica inoltre la ricerca dei documenti quando ne hai bisogno.

In alternativa, puoi archiviare copie cartacee dei moduli nei file dei tuoi dipendenti in uno schedario chiuso a chiave o in un deposito sicuro.

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Crea un modello

A seconda delle dimensioni della tua forza lavoro, potrebbe essere necessario utilizzare moduli disciplinari su base semi-regolare. È utile creare un modello da utilizzare in tutta l'organizzazione in modo che eventuali problemi o incidenti vengano registrati in modo coerente. È anche importante assicurarsi che il modello sia conforme alle leggi sul lavoro pertinenti. Ciò garantisce che il processo disciplinare rispetti allo stesso modo le leggi e i regolamenti necessari.

Un modello ti fa anche risparmiare tempo. Devi semplicemente compilare i campi richiesti invece di scrivere il modulo da zero ogni volta. Aggiungendo il modello al manuale delle politiche e delle procedure o al manuale del dipendente, manager e supervisori possono sempre accedervi facilmente.

Per aiutarti, abbiamo creato un modello di modulo di azione disciplinare da utilizzare come punto di partenza. Assicurati di adattare il modulo alle esigenze della tua azienda e agli eventuali requisiti legali.

Scarica il tuo modulo di azione disciplinare gratuito per i dipendenti

documenti Google

I moduli di azione disciplinare proteggono te e i tuoi dipendenti

Le forme disciplinari sono una parte importante del processo disciplinare di un'organizzazione. Registrano casi di cattiva condotta dei dipendenti o mancato rispetto della politica e documentano le misure adottate per affrontarlo.

Ciò non solo è necessario in caso di controversia o contestazione legale, ma garantisce anche che il processo disciplinare sia equo, coerente e trasparente per i dipendenti, proteggendoli da pregiudizi e discriminazioni.

I moduli disciplinari dei dipendenti devono includere tutte le informazioni rilevanti per il problema o l'incidente, inclusi i dettagli del dipendente, una descrizione della condotta e l'azione correttiva concordata. Mantenendo registri disciplinari dettagliati, puoi creare una cultura della responsabilità all'interno della tua organizzazione, portando a un ambiente di lavoro più sicuro e positivo.

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