Come creare un modulo di valutazione dei dipendenti + modelli gratuiti

I moduli di valutazione dei dipendenti aiutano le aziende a mantenere la coerenza e l'equità nelle valutazioni, forniscono ai manager un modo per comunicare le aspettative e offrono ai lavoratori la possibilità di ricevere feedback e migliorare le loro prestazioni. Aiutano anche i manager a determinare quali domande porre durante le revisioni delle prestazioni. Dal momento che questi moduli garantiscono anche l'equità, proteggono anche le aziende da controversie legali.

In questo articolo, esploriamo cos'è un modulo di valutazione dei dipendenti e i suoi vantaggi e forniamo alcuni pratici modelli per la creazione di moduli di valutazione dei dipendenti. Esaminiamo anche alcuni dei migliori suggerimenti per creare un ottimo modulo di valutazione dei dipendenti.

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Che cos'è un modulo di valutazione dei dipendenti?

Un modulo di valutazione dei dipendenti è un modulo utilizzato da manager e supervisori per valutare i comportamenti dei dipendenti e valutare e gestire le proprie prestazioni . In genere sono completati da un supervisore o manager responsabile della supervisione del lavoro del dipendente e che ha familiarità con le sue prestazioni. In questo modo, possono fornire un feedback costruttivo sui punti di forza e sulle aree di miglioramento del dipendente.

I moduli di valutazione vengono utilizzati durante il processo di revisione delle prestazioni e di solito hanno una lunghezza compresa tra 1 e 3 pagine, a seconda di ciò che speri di valutare. Puoi anche chiedere ai dipendenti di fornire autovalutazioni come parte del processo di valutazione.

I moduli possono valutare le capacità dei dipendenti come comunicazione, conoscenza del lavoro, lavoro di squadra e iniziativa. Possono anche includere il modo in cui i dipendenti soddisfano gli indicatori chiave di prestazione (KPI), gli obiettivi, gli accordi sul livello di servizio (SLA) e altro ancora. Il vantaggio di creare il tuo modulo di valutazione dei dipendenti è che puoi personalizzarlo per misurare qualsiasi competenza sia importante per la tua attività.

Dopo aver completato i moduli di valutazione dei dipendenti, è possibile identificare le aree in cui un dipendente potrebbe aver bisogno di ulteriore formazione o sviluppo. Allo stesso modo, puoi utilizzare questa intuizione per fissare obiettivi per i membri del tuo team. In genere, quindi, organizzerai una riunione con i tuoi dipendenti per discutere i risultati della valutazione. Questo di solito accade durante le revisioni mensili o trimestrali, ma puoi anche utilizzare i moduli per la definizione di obiettivi una tantum o per riunioni di capacità.

Perché utilizzare un modulo di valutazione dei dipendenti?

Esistono diversi motivi per utilizzare i moduli di valutazione dei dipendenti. Puoi usarli per:

Mantenere l'equità nelle valutazioni delle prestazioni

I moduli di valutazione dei dipendenti forniscono un processo standardizzato per valutare i lavoratori con lo stesso ruolo in base agli stessi criteri. Questo aiuta a creare coerenza ed equità. A sua volta, rimuove la possibilità di pregiudizi o favoritismi.

È possibile utilizzare diversi moduli di valutazione per ruoli diversi per garantire che i lavoratori vengano valutati equamente rispetto alle loro specifiche responsabilità lavorative.

Sostenere lo sviluppo professionale

I moduli di valutazione dei dipendenti forniscono un modo equo e obiettivo per valutare le prestazioni dei dipendenti e identificare le aree in cui i dipendenti necessitano di formazione aggiuntiva o opportunità di sviluppo. Questo può aiutare i lavoratori a sviluppare nuove competenze e progredire all'interno della tua organizzazione.

Le opportunità di sviluppo professionale non devono sempre essere promozioni. Possono anche includere spostamenti laterali in un altro ruolo o reparto, un lavoratore che ospita una nuova assunzione o una formazione di gruppo o un dipendente che si assume responsabilità extra.

Documentare i progressi dei dipendenti

Tenere valutazioni regolari dei dipendenti e tenere un registro dei moduli di valutazione crea una registrazione scritta dei progressi dei dipendenti. Questo è utile quando stai completando le valutazioni delle prestazioni o decidendo chi merita una promozione o un aumento.

Piuttosto che basare le tue decisioni su come i dipendenti si sono comportati di recente, questa banca di documentazione può aiutarti a prendere ‌decisioni eque e imparziali basate su dati storici.

Suggerimento professionale: utilizza un software di gestione dei dipendenti come Connecteam per tenere traccia di tutte le valutazioni e dell'intera sequenza temporale dei dipendenti della tua azienda. Ciò rende molto facile per il personale delle risorse umane condurre revisioni regolari basate sui fatti.

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Aumenta il feedback e la comunicazione

I moduli di valutazione offrono un modo strutturato per fornire un feedback documentato ai dipendenti. Questo feedback può includere i punti di forza di un dipendente, le aree di miglioramento e il contributo all'azienda. Puoi anche includere feedback relativi al cronometraggio, ai giorni persi per assenza, alla condotta generale sul lavoro, agli obiettivi di carriera e altro ancora.

Offrire feedback sul lavoro è fondamentale per il successo dei dipendenti . Un sondaggio di Gallup ha rilevato che i dipendenti che esaminano regolarmente il feedback hanno una probabilità 3,6 volte maggiore di affermare di essere motivati ​​a svolgere un lavoro eccezionale. Ciò andrà a vantaggio dei tuoi clienti, dell'intero team e, in definitiva, dei tuoi profitti.

Proteggi la tua attività da controversie legali

I moduli di valutazione dei dipendenti possono fornire protezione legale anche per la tua azienda.

Ad esempio, supponi di dover licenziare un dipendente per scarso rendimento. Tuttavia, questo dipendente afferma di essersi comportato bene e crede che tu li abbia licenziati per motivi discriminatori. Potrebbero tentare di sollevare un reclamo legale contro di te. Sarai in una situazione migliore dal punto di vista legale se puoi fornire la prova delle scarse prestazioni del lavoratore attraverso i moduli di valutazione dei dipendenti storici.

Assicurati che i dipendenti firmino i loro moduli di valutazione dei dipendenti dopo aver tenuto la loro riunione di valutazione. Dovresti anche firmare il documento e poi fotocopiare il modulo. Dai ai tuoi dipendenti una copia del modulo e conserva l'altro nei loro file. Inoltre, è possibile eseguire il backup del record in un software di gestione delle risorse umane sicuro e basato su cloud.

Suggerimenti per la creazione di un modulo di valutazione dei dipendenti

Avere un focus specifico

Assicurati che il tuo modulo di valutazione abbia un obiettivo chiaro, come prestazioni lavorative, competenze o traguardi e obiettivi.

Ad esempio, se stai valutando le prestazioni lavorative, puoi includere domande che valutano la capacità del lavoratore di raggiungere i KPI e adempiere alle responsabilità di base del proprio ruolo.

Definire i criteri di valutazione

Considera quali competenze, responsabilità, abilità e/o comportamenti sono più importanti da valutare per il successo nella tua organizzazione. Puoi farlo rivedendo le descrizioni dei lavori e rinfrescando la memoria sulla missione e sui valori dell'azienda.

Ad esempio, i criteri di valutazione potrebbero includere forti capacità comunicative, un atteggiamento positivo e la volontà di collaborare con gli altri.

Personalizza i moduli per diversi ruoli

La personalizzazione dei moduli per ogni posizione che stai valutando ti assicura di valutare le abilità e le competenze più importanti per quel lavoro. A sua volta, questo garantisce che le tue valutazioni siano corrette . I dipendenti non saranno valutati in base a criteri non pertinenti ai loro ruoli.

Ad esempio, supponiamo che tu stia valutando un venditore. Nel modulo, includi domande che valutino la capacità del dipendente di raggiungere gli obiettivi di vendita e costruire relazioni con i clienti.

Includi il periodo di revisione

Nel modulo, annota il periodo di tempo a cui farai riferimento durante la tua valutazione. Ad esempio, se stai esaminando le prestazioni di un dipendente negli ultimi 3 mesi, annota le date esatte sul modulo, ad esempio dal 3 gennaio 2023 al 3 aprile 2023.

Usa un sistema di valutazione

Un sistema di valutazione è una scala preimpostata per misurare le prestazioni, i comportamenti o le competenze di un dipendente in modo standardizzato . Questo ti aiuta a fornire valutazioni obiettive e garantisce che le tue valutazioni siano corrette.

Una scala di valutazione può essere:

• Numerico. Ad esempio, una scala da 1 a 5, dove 1 indica prestazioni scarse e 5 prestazioni eccellenti.
• Descrittivo. Ad esempio, "molto scarso", "scadente", "discreto", "molto buono" e "eccezionale".
• Visivo. Ad esempio, una scala a stella o faccine sorridenti, di solito 5 o 10 in totale.
• Semafori. Ad esempio, il rosso significa scarso rendimento, il giallo significa soddisfare le aspettative e il verde significa superare le aspettative.

Usa un linguaggio chiaro e obiettivo

Evita frasi complesse o gergo tecnico nei moduli di valutazione dei dipendenti. Usa un linguaggio chiaro e facile da capire.

Allo stesso modo, è importante usare un linguaggio obiettivo. Evita un linguaggio soggettivo o emotivo che potrebbe essere aperto all'interpretazione.

Ad esempio, non includere una domanda del tipo: "Ritieni che il dipendente sia pigro?" "Pigro" è un termine soggettivo ed è troppo emotivo per essere utilizzato in un modulo di valutazione dei dipendenti. Invece, puoi chiedere: "Con quanta costanza il dipendente raggiunge i propri obiettivi di prestazione?"

Usa sia domande a risposta chiusa che domande a risposta aperta

Includere domande a risposta chiusa e aperta in questi moduli è un ottimo modo per assicurarsi di raccogliere dati quantitativi e qualitativi sulle prestazioni dei dipendenti.

Le domande a risposta chiusa hanno risposte limitate. In genere, rispondi con "sì" o "no", "vero" o "falso" o qualche altra risposta predeterminata da una gamma di opzioni (come in una scala di valutazione). Di solito forniscono informazioni quantitative.

Un esempio di domanda a risposta chiusa potrebbe essere: "Su una scala da 1 a 10, quanto bene il dipendente collabora con i colleghi?" Le risposte possono variare da "1: necessita di miglioramenti significativi" a "10: supera costantemente le aspettative".

Alle domande aperte non si può rispondere con un "sì" o un "no". Forniscono informazioni qualitative. Un esempio di domanda a risposta aperta è: "In quali aree ritieni che il dipendente debba migliorare?"

Fai spazio al feedback

Oltre alle domande a risposta chiusa e aperta, assicurati di includere spazio per commenti e feedback generale per i dipendenti. Puoi includere una piccola sezione per il feedback dopo ogni domanda o inserire una casella più grande alla fine del modulo di valutazione.

È una buona idea notare all'interno del modulo che il valutatore dovrebbe includere feedback sia positivi che negativi e usare un linguaggio diretto ma educato quando lo fa. Ciò garantisce che il feedback sia equilibrato e costruttivo.

Leggi la nostra recensione approfondita dei migliori strumenti di feedback dei dipendenti

Ad esempio, “Ottimo lavoro nella gestione delle preoccupazioni dei clienti e nella fornitura di soluzioni che soddisfano le loro esigenze. Tuttavia, hai utilizzato alcuni termini con cui i clienti potrebbero non avere familiarità, il che potrebbe aver causato confusione. Consiglio di usare termini più semplici per rendere le spiegazioni più facili da capire. Nel complesso, apprezzo i vostri sforzi per garantire che i nostri clienti siano felici".

Inoltre, i valutatori dovrebbero indicare esempi del mondo reale quando lasciano commenti sul modulo. Ad esempio, quando fornisci un feedback negativo sul cronometraggio, fornisci casi specifici di quando il dipendente era in ritardo.

Includere una sezione per discutere gli obiettivi SMART

Nel modulo, aggiungi uno spazio per delineare gli obiettivi su cui il dipendente può lavorare dopo la valutazione. Questi obiettivi dovrebbero essere SMART:

• Specifico . Ad esempio, "migliorare il cronometraggio" non è specifico. Tuttavia, un dipendente in anticipo di 5 minuti per ogni turno è specifico.
• Misurabile. Ad esempio, un dipendente può mirare ad aumentare il proprio fatturato del 20% dal primo al secondo trimestre.
• Realizzabile. L'obiettivo è raggiungibile dal punto in cui si trova ora il dipendente? Ad esempio, non possono passare dalla firma di 1 cliente al mese alla firma di 10 clienti al mese dall'oggi al domani. Un obiettivo raggiungibile potrebbe essere quello di passare dalla firma di 1 cliente a 3 clienti al mese entro il prossimo trimestre. Questo può essere aumentato in un secondo momento in modo che il dipendente continui a fare progressi.
• Pertinente. L'obiettivo è rilevante per il dipendente e per la tua azienda? Ad esempio, un obiettivo rilevante sarebbe per un direttore d'albergo aumentare i punteggi di soddisfazione del cliente del 10% entro i prossimi 3 mesi.
• Limitato nel tempo. Ad esempio, un project manager può mirare a completare un progetto di costruzione commerciale entro 6 mesi. Questo obiettivo è limitato nel tempo perché ha una scadenza specifica.

Garantire la riservatezza

È fondamentale che le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti rimangano riservate. I dettagli non devono essere discussi con nessuno che non sia il dipendente e il suo manager o supervisore. Allo stesso modo, i lavoratori non dovrebbero avere accesso a moduli fisici di valutazione dei dipendenti che non sono i propri.

Per garantire la riservatezza, archiviare in modo sicuro le copie dei moduli di valutazione dei dipendenti completati. Puoi farlo archiviandoli in uno schedario chiuso a chiave o archiviando i moduli in formato digitale, ad esempio in un sistema di gestione dei documenti.

Se segui il percorso digitale, assicurati che i moduli siano protetti da password e imposta le autorizzazioni di accesso appropriate per ciascun modulo. Solo i lavoratori ei loro dirigenti o supervisori dovrebbero avere accesso ai loro moduli di valutazione.

Modelli di modulo di valutazione dei dipendenti

Abbiamo incluso 2 modelli di recensione dei dipendenti gratuiti che tu e i tuoi dipendenti potete utilizzare per valutare le loro prestazioni lavorative.

Uno è un modello per un modulo di valutazione standard che tu, in qualità di manager, completerai. L'altro è un modello per un modulo di autovalutazione che i dipendenti possono completare durante l'autovalutazione.

Modulo standard di valutazione delle prestazioni dei dipendenti

Scarica il modulo di valutazione delle prestazioni dei dipendenti di esempio

Modulo di autovalutazione

Con i moduli di autovalutazione, l'indizio è nel nome: i membri del tuo team li compilano da soli. Dal loro punteggio, puoi quindi aprire una conversazione sul perché si sono segnati in questo modo. Ad esempio, se un dipendente si è valutato male per la presenza ma non ha mai perso una giornata di lavoro, chiedigli perché.

In genere, un modulo di autovalutazione utilizzerà un sistema di valutazione predeterminato. I dipendenti si contrassegneranno rispetto alle competenze chiave per il loro ruolo lavorativo.

Scarica il modulo di autovalutazione del dipendente di esempio

Riepilogo

I moduli di valutazione dei dipendenti ti forniscono un modo semplice per valutare le prestazioni e il comportamento dei tuoi dipendenti. Utilizzando questi moduli, puoi anche fornire feedback costruttivi ai dipendenti, stabilire e condividere obiettivi e identificare i punti di forza e le aree di miglioramento dei dipendenti.

Poiché questi moduli forniscono un modo standardizzato per valutare i dipendenti, garantiscono l'equità tra le valutazioni. Questo ti aiuta a proteggerti nell'improbabile eventualità di una controversia legale.

Seguendo i suggerimenti delineati in questo articolo e utilizzando i nostri modelli gratuiti, puoi assicurarti di creare moduli di valutazione dei dipendenti equi, efficienti e facili da seguire.

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