Come creare un manuale per i dipendenti per la tua piccola impresa: la guida definitiva

Un manuale del dipendente è un documento che copre i valori, le politiche, le procedure e gli obblighi legali dell'azienda. Senza uno, i manager dedicano più tempo a rispondere alle domande e i dipendenti non hanno le idee chiare su cosa ci si aspetta da loro. Inoltre, gli imprenditori possono affrontare problemi legali se non dispongono di un processo chiaro per la gestione dei problemi sensibili dei dipendenti.

Un manuale per i dipendenti ben scritto fornisce al tuo team chiarezza sugli standard, le procedure e le aspettative dell'azienda. Inoltre, avrai una guida affidabile e pratica da seguire per qualsiasi questione relativa a dipendenti o impiego.

In questo articolo, ti forniamo una guida dettagliata sulla creazione del tuo manuale per i dipendenti di piccole imprese e un manuale completo per i dipendenti di esempio che puoi scaricare e personalizzare in base alle tue esigenze.

Perché hai bisogno di un manuale per i dipendenti

Con un manuale per i dipendenti, proprietari e manager di piccole imprese possono:

• Rimani conforme. Tutte le aziende devono rispettare le leggi sul lavoro locali, statali e federali, quindi il tuo manuale per i dipendenti dovrebbe essere in linea con i requisiti legali e i diritti dei dipendenti. Questo è un ottimo modo per assicurarti di non violare la legge e aiuta a salvaguardare la tua attività nel caso in cui un dipendente faccia causa.

• Stabilisci aspettative chiare. Un manuale per i dipendenti di piccole imprese ti consente di condividere la cultura, i valori e gli standard aziendali con i tuoi dipendenti. Il tuo team sarà chiaro su cosa ci si aspetta da loro e sulle conseguenze se le regole vengono infrante.

• Stabilisci la coerenza. I manuali dei dipendenti per le piccole imprese forniscono norme sull'occupazione chiare e coerenti. Questi si applicano a tutti i membri dell'azienda, indipendentemente dal reparto, dall'ubicazione o dall'anzianità. È un buon modo per garantire che tutti i dipendenti ricevano lo stesso trattamento.

• Ridurre il rischio legale. I manuali dei dipendenti forniscono trasparenza su discriminazione, molestie, licenziamento dei dipendenti e altri requisiti legali. Questo non solo riduce il rischio di azioni legali, ma ti protegge anche se sei citato in giudizio, purché tu abbia seguito procedure legali.

• Offri un facile onboarding. I nuovi assunti possono utilizzare un manuale per i dipendenti per comprendere la missione, le politiche, i benefici per i dipendenti e altro della tua azienda. Questo li aiuta ad ambientarsi rapidamente e a ottenere risposte a tutte le domande che potrebbero avere sulle pratiche di lavoro della tua azienda.

• Risparmia tempo. Con un manuale completo per i dipendenti, i manager delle piccole imprese possono risparmiare un sacco di tempo di fronte ai problemi dei dipendenti. Possono immediatamente fare riferimento al manuale come guida invece di dedicare tempo prezioso alla ricerca di una soluzione.

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Come creare un manuale per i dipendenti per la tua piccola impresa

Passaggio 1: includi gli elementi essenziali

Il primo passo per scrivere un manuale per i dipendenti per le piccole imprese è decidere quali argomenti tratterà. Di seguito sono riportati gli elementi essenziali che consigliamo di includere.

Valori aziendali e dichiarazione di intenti

Affinché i tuoi dipendenti si impegnino per la tua attività, devono relazionarsi con la sua missione, i suoi obiettivi e i suoi principi fondamentali. Dai loro la priorità all'inizio del manuale in modo che i lavoratori sappiano quanto siano importanti questi elementi e possano accedervi facilmente.

Questa prima sezione dovrebbe iniziare con la dichiarazione di intenti della tua azienda. Assicurati che la tua dichiarazione d'intenti sia chiara, concisa e rifletta lo scopo generale della tua attività. Dovrebbe ispirare e motivare dipendenti, clienti e altri stakeholder.

Successivamente, dovresti delineare i valori e i principi fondamentali della tua azienda, ad esempio eccellenza, integrità e innovazione. Definisci ciascuno di questi chiaramente, spiega perché sono importanti per l'azienda e discuti su come si riflettono nelle operazioni quotidiane. In questo modo, i dipendenti sanno come devono mostrare questi valori nel loro lavoro.

Politiche e informazioni generali sull'occupazione

Tutti i manuali dei dipendenti per le piccole imprese contengono una sezione sulle politiche generali per l'occupazione. Qui, i dipendenti possono trovare informazioni critiche sulle pratiche di impiego presso l'azienda, tra cui:

Politiche di assunzione

Utilizza questa sottosezione per informare i dipendenti del processo di assunzione presso la tua azienda, inclusi il processo di candidatura, i requisiti di onboarding e il controllo dei precedenti.

Inoltre, usa questo spazio per spiegare quali tipi di lavoro offre la tua azienda, come il lavoro a volontà. Questo è il momento in cui tu o i tuoi dipendenti siete liberi di rescindere il contratto di lavoro in qualsiasi momento senza motivo e con o senza un periodo di preavviso.

Infine, questo è un buon posto per discutere eventuali periodi di prova per i nuovi assunti. Discutere la durata del periodo di prova, oltre a stabilire se hanno diritto o meno a permessi e benefici durante il periodo di prova.

Ore lavorative

Definire chiaramente l'orario di lavoro per i dipendenti a tempo pieno e part-time. Ricorda di delineare le differenze in termini di stato lavorativo, benefici e politiche di permesso tra i due.

Pause e pasti

La legge in genere richiede ai datori di lavoro di fornire ai lavoratori orari dei pasti e pause di riposo durante l'orario di lavoro. Il manuale del tuo dipendente dovrebbe delineare i tempi minimi e massimi per le pause. Puoi anche scegliere di specificare come e quando desideri fornire queste interruzioni, ad esempio a metà del turno di un lavoratore o in pause scaglionate in modo che non tutti i lavoratori siano in pausa contemporaneamente.

Inoltre, sii trasparente sul fatto che i dipendenti vengano pagati durante le pause di riposo. Inoltre, chiarisci se hanno altre restrizioni, come rimanere all'interno di una determinata area o luogo di lavoro durante le pause.

Tempo libero e permessi

I dipendenti dovrebbero essere chiari su quali sono le loro indennità di ferie. Ciò include permessi retribuiti come ferie, giorni di malattia, congedi per lutto, giorni liberi per giurati o giorni personali.

I dipendenti devono anche comprendere i periodi di assenza più lunghi offerti dalla tua azienda. Questi possono includere il congedo militare, il congedo medico prolungato, i congedi sabbatici o il congedo parentale.

Assicurati di rispettare i requisiti legali anche in termini di ferie e assenze. Ad esempio, alcune leggi statali richiedono che tu offra il congedo di maternità se la tua azienda raggiunge un certo numero di dipendenti.

È importante specificare i giorni consentiti per tutti i diversi tipi di ferie a lungo termine, eventuali restrizioni su quando i dipendenti possono usufruirne e se le ferie sono retribuite o non retribuite.

Infine, questa sezione dovrebbe includere anche informazioni su come richiedere le assenze, i criteri di ammissibilità delle assenze e il processo di ritorno al lavoro.

Procedure di gestione delle prestazioni

Le piccole imprese dovrebbero includere processi e procedure di gestione delle prestazioni nel loro manuale per i dipendenti. Ciò dovrebbe riguardare le aspettative di rendimento, i criteri di promozione e la revisione del rendimento e il processo di ricorso.

Dovresti anche spiegare il tuo processo di miglioramento delle prestazioni. Discutete quali passi intraprendere per rimettere in carreggiata i dipendenti con prestazioni insufficienti e quali problemi potrebbero portare alla cessazione del rapporto di lavoro.

Procedure di protezione e sicurezza

Qualsiasi manuale per i dipendenti per i lavoratori delle piccole imprese coprirà le norme di sicurezza e protezione per le postazioni di lavoro o i cantieri. Ciò include informazioni sulla sicurezza relative a esercitazioni antincendio, procedure di evacuazione ed emergenze mediche. Assicurati che il tuo manuale aderisca alle normative pertinenti dell'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) e delle normative sulla compensazione dei lavoratori.

Inoltre, le procedure di sicurezza potrebbero riguardare anche la protezione dei dati, le politiche relative alle password e le misure di sicurezza fisica, come l'accesso alle aree sicure.

Processi di licenziamento e licenziamento

I manuali dei dipendenti dovrebbero fornire linee guida chiare sulle dimissioni e sulle procedure di licenziamento. I dipendenti devono sapere come dimettersi e qual è il loro periodo di preavviso. È inoltre possibile includere informazioni su passaggi di consegne, colloqui di uscita e restituzione di proprietà dell'azienda.

Per le risoluzioni, fornisci dettagli sul motivo per cui i contratti possono essere risolti, ad esempio per cattiva condotta, prestazioni insufficienti o licenziamento.

Includi anche la politica di licenziamento della tua azienda, incluso quale indennità di licenziamento possono aspettarsi, come viene calcolata e le condizioni per il pagamento.

Infine, puoi anche utilizzare questa sezione per dire ai dipendenti come possono accedere alle lettere di referenze di lavoro o entrare a far parte degli alumni dell'azienda.

Accordo di non divulgazione o riservatezza

Questo è un argomento che troverai in qualsiasi modello di manuale per i dipendenti. Gli accordi di non divulgazione o riservatezza impediscono ai lavoratori di condividere informazioni aziendali sensibili con parti esterne o di utilizzarle per ‌guadagno personale. Ciò può includere segreti commerciali, piani aziendali, dati dei clienti o altre informazioni private.

Il manuale dovrebbe indicare la durata dell'accordo di non divulgazione, le conseguenze della violazione ed eventuali eccezioni, ad esempio quando la divulgazione è richiesta dalla legge.

Leggi antidiscriminazione e antimolestie

Questa sezione del manuale del dipendente è richiesta dalla legge federale e mira a prevenire la discriminazione e le molestie sul lavoro. Dovrebbe inoltre soddisfare tutti i requisiti di legge statali pertinenti.

Spiega chiaramente come la tua azienda definisce la discriminazione e le molestie, compresi i comportamenti proibiti. Ciò potrebbe includere molestie sessuali, discriminazioni di genere, discriminazioni razziali o altre forme di discriminazione e molestie.

Il manuale dovrebbe delineare le procedure della tua azienda per affrontare la discriminazione e le molestie. Questo dovrebbe comprendere come segnalare i reclami, quali indagini si svolgono e quali sono le conseguenze per i trasgressori. Inoltre, potresti scegliere di discutere l'approccio della tua azienda alla formazione dei dipendenti sulla discriminazione e le molestie sul lavoro.

Infine, se sei un datore di lavoro per le pari opportunità, questo è un buon posto per evidenziarlo. Discuti il ​​tuo approccio all'assunzione, alla promozione e alla remunerazione dei dipendenti senza discriminazioni.

Codice di comportamento

Questa parte del manuale del dipendente si concentra sul comportamento e sulla condotta dei dipendenti all'interno di un'azienda. I dipendenti sono tenuti a rispettare le regole stabilite nel codice di condotta. Assicurati di evidenziare anche le conseguenze della violazione del codice.

Ecco cosa includere:

• Professionalità: come i dipendenti dovrebbero trattare colleghi, clienti e altri al lavoro.

• Codice di abbigliamento: cosa possono e non possono indossare i dipendenti sul posto di lavoro. Includere qualsiasi restrizione specifica, come ad esempio a medici e infermieri operatori che non possono indossare indumenti a maniche lunghe o smalto per unghie.

• Etica: definizioni e standard aziendali in materia di disonestà, frode e comportamento illegale.

• Uso di droghe e alcol: regole sull'uso di droghe e alcol all'interno e all'esterno del luogo di lavoro. Evidenzia le conseguenze della violazione delle regole.

• Uso della tecnologia: regole relative al modo in cui i dipendenti utilizzano i telefoni cellulari aziendali, le e-mail di lavoro, Internet su una postazione di lavoro o sul luogo di lavoro o le app relative al lavoro.

• Politica sui social media: cosa i dipendenti possono e non possono pubblicare sulla tua attività o sul loro lavoro sui social media. Ciò potrebbe includere anche altre restrizioni, come l'azienda che non tollera che i dipendenti pubblichino incitamento all'odio o commenti inappropriati sui propri account di social media.

• Conflitti di interesse: la politica dell'azienda sulle situazioni in cui gli interessi personali o finanziari di un dipendente interferiscono con la sua capacità di agire nel migliore interesse dell'azienda.

Ciò dovrebbe includere politiche sull'accettazione di regali da clienti, potenziali dipendenti o fornitori. Dovrebbe anche includere la posizione della tua azienda sulle relazioni romantiche tra dipendenti o con clienti o altri stakeholder, oltre all'assunzione di parenti, amici, ex colleghi o conoscenti.

Inoltre, dovrebbe coprire l'argomento dei dipendenti che detengono la proprietà finanziaria dell'azienda o dei dipendenti impegnati in attività che competono con l'azienda.

• Sollecitazione: la politica della tua azienda in merito alla sollecitazione di qualsiasi tipo, inclusa la corruzione, il tentativo di vendere servizi ad altri dipendenti o clienti per guadagno personale o il bracconaggio di colleghi in una nuova società quando i dipendenti si trasferiscono.

• Spese e rimborsi: il processo per richiedere le spese relative al lavoro. Sii specifico su ciò che conta come spesa correlata al lavoro, come viaggi o formazione.

• Segnalazione di violazioni: in che modo i lavoratori devono segnalare eventuali violazioni della politica o del codice aziendale e come verranno affrontate.

Retribuzione e benefici

I dipendenti faranno spesso riferimento alla sezione retribuzione e benefici. Fornisce informazioni importanti sulla retribuzione dei dipendenti e sui benefit aziendali.

In questa sezione, spiega come vengono pagati i dipendenti, ad esempio su base oraria, giornaliera, settimanale o mensile. Dovresti anche spiegare quando i dipendenti possono aspettarsi di essere pagati in caso di ferie o altre circostanze che potrebbero ritardare il pagamento. Ad esempio, se il giorno di paga cade in un giorno festivo nazionale o nel fine settimana, i lavoratori verranno pagati il ​​giorno lavorativo successivo.

Inoltre, spiega come vengono calcolati i salari, ad esempio, come i dipendenti orari dovrebbero registrare il loro tempo e le tariffe salariali per le loro ore di lavoro. Assicurati di allinearti ai requisiti legali come il salario minimo, la retribuzione degli straordinari e le politiche sulle pause di riposo.

Puoi anche includere i diversi metodi di pagamento disponibili, come depositi diretti, assegni o carte di pagamento.

Inoltre, delinea quali detrazioni i dipendenti possono aspettarsi dalle loro buste paga. Queste potrebbero essere detrazioni richieste, come tasse federali e statali, o detrazioni volontarie per benefici come conti di risparmio sanitario. Inoltre, è fondamentale menzionare se la tua azienda detrae la paga per il congedo per malattia o altre assenze.

Sebbene non sia necessario elencare i dettagli di ogni vantaggio che offri, dovresti coprire le basi. Ad esempio, specificare quali piani di assicurazione sanitaria sono offerti, se le persone a carico sono coperte e quando si svolge l'iscrizione annuale aperta.

Allo stesso modo, disponi le informazioni di base su altri vantaggi, tra cui il tempo libero retribuito (PTO), i piani pensionistici, l'assicurazione sulla vita, gli sconti in palestra e così via. Questo è un ottimo modo per far sapere ai dipendenti a cosa hanno diritto e mostrare i vantaggi sul posto di lavoro che offri.

Politiche disciplinari e di colpa grave

I datori di lavoro spesso devono ricorrere ad azioni disciplinari quando i dipendenti violano le regole aziendali. Il manuale dovrebbe delineare chiaramente cos'è il processo disciplinare. Spiegare il processo di indagine e i risultati attesi, inclusi avvertimenti verbali e scritti o licenziamento in caso di colpa grave.

Fornisci esempi di quali comportamenti contano come colpa grave, ad es. furto, uso di droghe, discriminazione, ecc. Inoltre, specifica cosa significa il licenziamento dovuto a colpa grave in relazione al periodo di preavviso, referenze per futuri impieghi e bonus non pagati.

Dichiarazione di non responsabilità e firma

Includere una dichiarazione di non responsabilità che affermi che il manuale del dipendente non è un contratto. Ciò impedirà ai dipendenti di farti causa se le procedure del manuale non vengono rispettate.

È inoltre possibile trovare una sezione per la firma facoltativa in un manuale di esempio per i dipendenti per i lavoratori delle piccole imprese. Qui è dove i dipendenti possono firmare per confermare di aver ricevuto una copia del manuale e di averlo letto e compreso. Ancora una volta, questo aiuta a proteggere l'azienda nel caso in cui un dipendente intenti una causa illecita con il pretesto di non conoscere le regole aziendali.

Passaggio 2: assicurarsi che rifletta la cultura aziendale

Il tuo manuale per i dipendenti è un ottimo strumento per mostrare ciò che rappresenta la tua attività e ciò che i dipendenti possono aspettarsi dalla cultura aziendale.

Usa un tono di voce che corrisponda all'identità della tua azienda, ad esempio caloroso o formale. Inoltre, crea le tue politiche per allinearle ai valori aziendali. Ad esempio, potresti mostrare tolleranza zero per la discriminazione ma essere più indulgente con il tuo codice di abbigliamento. Modifica ogni sezione mentre procedi in modo che il manuale rappresenti veramente la tua attività e la sua cultura.

Passaggio 3: verifica che sia conforme alle leggi sul lavoro

I manuali dei dipendenti scritti dalle risorse umane o dai titolari di aziende possono beneficiare della revisione legale. Questo perché le normative variano in base a fattori quali il luogo di lavoro, il numero di dipendenti e i tipi di lavoratori. Un avvocato che esamina il documento può garantire che copra tutte le leggi federali, statali e locali pertinenti. Questo aiuta a proteggere la tua azienda in caso di causa legale.

Passaggio 4: rendilo semplice da leggere e facile da trovare

Fai attenzione al gergo eccessivo e ad altri termini complessi, soprattutto se stai utilizzando un modello gratuito di manuale per i dipendenti per i proprietari di piccole imprese che potrebbe includere parole e frasi che la tua azienda non userebbe. Il tuo manuale dovrebbe essere semplice da leggere e facile da capire.

Inoltre, rendere accessibile il manuale. Prendi in considerazione l'idea di archiviarlo su un'unità condivisa dove i dipendenti possano trovarlo facilmente.

Connecteam è un'ottima app per archiviare e condividere importanti documenti aziendali. Puoi usarlo per archiviare in modo sicuro il manuale del tuo dipendente. Inoltre, i tuoi dipendenti potranno accedervi da qualsiasi luogo sui loro telefoni cellulari. Puoi registrarti per una prova gratuita per testare questo e molti altri potenti strumenti per le operazioni, le risorse umane e le comunicazioni.

Passaggio 5: pubblicalo e rivedilo regolarmente

Dopo aver esaminato il manuale e aver deciso dove conservarlo, puoi pubblicarlo affinché i tuoi dipendenti lo leggano.

Inoltre, ti consigliamo di avere un proprietario o un team designato per rivedere e aggiornare regolarmente il manuale in base al feedback dei dipendenti e alle leggi in evoluzione.

Passaggio 6: utilizzare il supporto: scarica il nostro manuale di esempio completo!

La creazione di un manuale per i dipendenti può essere travolgente. Fortunatamente, non è necessario scriverne uno da zero. Puoi consultare i manuali di altre aziende come riferimento o chiedere a un professionista pagato di scriverne uno per te.

Il modo più efficace per creare un manuale, tuttavia, sarebbe utilizzare un modello di manuale gratuito per i dipendenti per le piccole imprese. Scarica il nostro modello completo di seguito e personalizzalo semplicemente in base alle regole e alle procedure della tua azienda.

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Riepilogo

La creazione di un manuale per i dipendenti è un passo importante per qualsiasi piccola impresa. Aiuta a stabilire aspettative chiare per i dipendenti e garantisce il rispetto delle normative locali, statali e federali.

Un buon manuale per i dipendenti sarà completo e comprenderà informazioni sull'occupazione, compensi e benefici, politiche di discriminazione e molestie, comportamento dei dipendenti e altro ancora. Dovrebbe essere semplice da leggere e comprendere, oltre a essere facilmente accessibile da qualsiasi luogo. È inoltre consigliabile che un avvocato esamini il manuale del dipendente e incarichi un proprietario designato di aggiornarlo regolarmente in modo che sia sempre in linea con i requisiti legali e le politiche aziendali.

Creando un efficace manuale per i dipendenti, puoi promuovere una cultura di trasparenza e sicurezza per i tuoi dipendenti e proteggere la tua piccola impresa dai rischi legali.