La guida completa alla gestione dei record dei dipendenti + i migliori strumenti

Tra schede attività, registri delle buste paga e revisioni delle prestazioni, la gestione dei registri dei dipendenti può essere un'attività impegnativa per la maggior parte dei dipartimenti delle risorse umane. E non è sempre facile farlo bene.

Nella migliore delle ipotesi, una cattiva gestione dei record è un inconveniente, rendendo difficile trovare i documenti quando ne hai bisogno. Nel peggiore dei casi, diventa una responsabilità con gravi conseguenze legali. Ecco perché è essenziale utilizzare un efficace sistema di gestione dei record dei dipendenti.

Il software di gestione dei documenti delle risorse umane è l'ideale per questo. Ti fa risparmiare tempo e fatica automatizzando i processi di registrazione e ricerca. Ti dà accesso ai documenti delle risorse umane da qualsiasi luogo mentre li archivi in ​​conformità con i tuoi obblighi di conformità. Inoltre, semplifica l'aggiornamento e l'accuratezza dei documenti dei dipendenti.

In questo articolo, spieghiamo come impostare un sistema di gestione dei record dei dipendenti e i migliori strumenti digitali per aiutarti a farlo.

Cos'è la gestione dei record dei dipendenti?

La gestione dei record dei dipendenti si riferisce alla gestione del ciclo di vita dei record dei dipendenti in base alle leggi e ai regolamenti pertinenti. Definita anche gestione dei documenti delle risorse umane, include l'archiviazione, l'accesso, la gestione e la distruzione dei documenti dei dipendenti.

Il modo migliore per gestire i record dei dipendenti è con un sistema di gestione dei documenti. Tipicamente basato su software, un sistema di gestione dei documenti archivia, organizza e tiene traccia dei documenti elettronicamente.

Tipi di record dei dipendenti

I registri dei dipendenti includono:

• Informazioni personali , come nomi completi, indirizzi, coordinate bancarie e contatti di emergenza.
• Informazioni mediche , incluse cartelle cliniche, lettere dei medici, informazioni sulla disabilità e richieste di alloggio.
• Registri di reclutamento , come descrizioni delle mansioni, candidature, curriculum, appunti sui colloqui, lettere di offerta e assegni di referenze.
• Storie di impiego , come record di assunzioni, informazioni sull'onboarding e moduli I-9.
• Buste paga e benefit , inclusi fogli presenze, registrazioni delle presenze, documenti fiscali, piani di indennità sanitaria e moduli di iscrizione alle indennità.
• Registri del personale , inclusi avvertimenti o altre azioni disciplinari, premi e documenti di separazione come i colloqui di uscita.
• Documenti di sviluppo professionale , comprese revisioni delle prestazioni, promozioni e documenti di trasferimento.
• Lascia i registri , incluso il tempo libero richiesto e approvato.
• Contratti e accordi , come contratti di lavoro, accordi di riservatezza e manuali dei dipendenti firmati
• Documenti delle risorse umane , come le politiche scritte.
• Registri di sicurezza e protezione , inclusi materiali di formazione sulla sicurezza, rapporti sugli incidenti e documenti di compensazione dei lavoratori.
• Materiali di formazione, licenze professionali e certificazioni.

Perché è importante una gestione efficace dei record?

È necessario ai fini della conformità

Un sistema di gestione dei record dei dipendenti è spesso richiesto dalla legge. Alle imprese si applica una serie di leggi sulla tenuta dei registri. Questi richiedono ai datori di lavoro di conservare registri accurati dei dipendenti per un certo periodo, noto come "periodo di conservazione".

Negli Stati Uniti esistono diverse leggi federali che obbligano i datori di lavoro a conservare i registri dei dipendenti. Questi includono:

• Legge sulla discriminazione basata sull'età
• Legge sulla parità retributiva
• Legge sugli standard di lavoro equo (FLSA)
• Legge sul congedo familiare e medico (FMLA)
• Legge sulla sicurezza e salute sul lavoro (legge sulla SSL)
• Titolo VII della legge sui diritti civili

Ad esempio, ai sensi della FLSA i datori di lavoro devono conservare tutti i registri utilizzati per calcolare la retribuzione, comprese le schede attività e gli orari, per due anni.

Esistono anche leggi e regolamenti sulla tenuta dei registri a livello statale e locale. Questi stabiliscono diversi periodi di conservazione e requisiti di archiviazione.

È essenziale che tu comprenda i tuoi obblighi legali in merito ai registri dei dipendenti per evitare sanzioni. Ciò può comportare un quadro giuridico complesso, quindi dovresti cercare una consulenza professionale sulle leggi che si applicano alla tua attività.

Memorizza in modo sicuro le informazioni sensibili

La gestione dei documenti dei dipendenti comporta la gestione delle informazioni personali dei dipendenti. Ciò include i dettagli del conto bancario, le informazioni fiscali e i documenti medici. Questi documenti sensibili sono spesso disciplinati dalle leggi sulla protezione dei dati personali. Pertanto, è essenziale archiviarli in modo sicuro e assicurarsi che siano accessibili solo alle persone appropriate.

Un buon sistema di gestione dei record è l'ideale per proteggere i documenti riservati. I sistemi di gestione dei documenti digitali, in particolare, offrono una serie di funzioni di sicurezza. Questi includono protezione con password, crittografia, controlli delle autorizzazioni e cronologia degli accessi.

Funzionalità come queste assicurano che i documenti siano accessibili solo a ‌persone approvate. Creano anche una mappa digitale della cronologia del documento, mostrando quando è stato creato, chi vi ha avuto accesso e quando.

Le misure di sicurezza come i controlli degli accessi e la crittografia aiutano a ridurre il rischio di attacchi informatici o violazioni dei dati. I controlli della versione possono anche rilevare i tentativi di hackerare il tuo sistema di gestione dei documenti, consentendoti di rispondere rapidamente.

Migliora l'efficienza e mantiene la tua azienda conforme

La gestione manuale dei record può richiedere molto tempo. Implica la ricerca in schedari o unità di archiviazione contenenti centinaia o migliaia di documenti per trovare quello che stai cercando. In un sondaggio di Wakefield Research, il 54% degli intervistati ha affermato di dedicare più tempo alla ricerca dei documenti di cui ha bisogno che a rispondere a e-mail o messaggi.

Il software di gestione dei record digitalizza il processo di archiviazione e recupero dei documenti. Con i file digitali archiviati e organizzati in una posizione centrale, puoi trovare i documenti di cui hai bisogno in modo rapido e semplice. In questo modo, il tuo tempo viene liberato per lavori più importanti.

Avere un rapido accesso ai documenti è essenziale anche per produrre documenti per rapporti di audit o altri scopi normativi. È anche rilevante per rispondere a reclami o azioni legali. Ci sono spesso scadenze coinvolte in queste situazioni, quindi il rapido recupero dei documenti è fondamentale.

La gestione dei record digitali consente inoltre di automatizzare alcune fasi del processo di gestione dei record, ad esempio la categorizzazione e l'archiviazione dei documenti. In questo modo il lavoro viene svolto più rapidamente rispetto alla gestione manuale delle scartoffie. Riduce anche i rischi di errore umano, inclusa la distruzione accidentale di documenti.

Migliora la condivisione delle informazioni

Documenti ben organizzati e accessibili semplificano la condivisione delle informazioni con le persone giuste nella tua organizzazione.

Con i documenti archiviati in una posizione centralizzata, i dipendenti hanno sempre accesso ai documenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Evita anche la duplicazione del lavoro. I dipendenti possono verificare se un documento esiste prima di crearlo.

Inoltre, un efficace sistema di gestione dei documenti facilita la collaborazione tra i lavoratori. Possono condividere e aggiornare i documenti in tempo reale.

Aiuta anche il tuo team a prendere decisioni aziendali migliori più rapidamente. Tutti hanno le informazioni più aggiornate a portata di mano per prendere decisioni informate.

Come impostare un sistema di gestione dei documenti digitali

Classifica i tuoi documenti HR

Il primo passaggio durante l'impostazione del sistema di gestione dei documenti consiste nell'identificare quali tipi di file delle risorse umane deve archiviare. Per facilitare l'archiviazione, scomponile in base alle categorie. Ad esempio, record del personale, record di sicurezza, record di formazione e reclami.

Organizzare documenti come questo ti aiuta ad archiviarli facilmente, specialmente se il tuo software di gestione dei record ha una funzione di archiviazione automatica. Garantisce inoltre che i documenti vengano archiviati separatamente, semplificando l'assegnazione dei diritti di accesso.

Imposta i permessi di accesso

Puoi quindi decidere chi deve accedere a ciascun tipo di documento. Come regola generale, più i record sono sensibili, meno persone devono accedervi.

I responsabili delle risorse umane in genere hanno accesso a un'ampia gamma di record dei dipendenti. Ad esempio, dovrebbero essere in grado di visualizzare i registri salariali, nonché le informazioni personali e mediche dei dipendenti.

Un lavoratore a turni, invece, non ha bisogno di accedere a queste informazioni. Devono invece accedere a moduli, rapporti sulla sicurezza e politiche delle risorse umane.

Impostando le autorizzazioni, puoi controllare chi ha accesso a quale documento. Quindi, mentre tutti i membri del dipartimento delle risorse umane possono vedere i registri delle retribuzioni e dei dipendenti, puoi impedire a tutti gli altri dipendenti di aprirli.

È importante verificare la legislazione pertinente in materia di autorizzazioni ai documenti. Alcune leggi specificano chi può accedere a determinati documenti o informazioni contenuti nei registri dei dipendenti.

Definisci i periodi di conservazione e attiva gli eventi

Successivamente, identifica per quanto tempo conserverai i tipi di documenti e quando l'orologio inizierà a funzionare in quel momento (ovvero, l'evento di attivazione). Ad esempio, gli eventi trigger possono includere la creazione di un record, la data di una revisione delle prestazioni o il licenziamento di un dipendente.

I periodi di conservazione e gli eventi scatenanti sono spesso definiti dalla legge. Ad esempio, negli Stati Uniti a livello federale, i datori di lavoro sono tenuti a mantenere:

• Domande di lavoro e curriculum per 1 anno.
• Registri delle buste paga per 3 anni dopo la loro creazione.
• Registrazioni OSHA (Occupational Safety and Health Administration) per 5 anni dopo l'anno a cui si riferiscono.

Controlla le leggi e i regolamenti sia a livello federale che statale che si applicano alla tua attività.

Sebbene tu possa scegliere di conservare i record oltre il periodo di conservazione legale, è meglio cancellare regolarmente i record scaduti. Conservare inutilmente i record può rendere più difficile la gestione dei documenti. Possono aumentare i costi di archiviazione dei documenti e rallentare il recupero dei documenti, in particolare delle copie cartacee.

È inoltre necessario decidere come disporre dei documenti al termine del periodo di conservazione. Le soluzioni di gestione dei record digitali in genere automatizzano questo processo. Distruggono in modo sicuro i record elettronici alla data di scadenza in modo che non possano essere ricostruiti.

Se disponi anche di documenti fisici, considera se puoi semplicemente buttare via i documenti o se devono essere smaltiti in modo sicuro. Potrebbe essere necessario coinvolgere una società di distruzione di documenti con rigide procedure di catena di custodia per raccogliere, distruggere e distruggere documenti sensibili, come quelli contenenti dati personali dei dipendenti.

Aggiungi ulteriori misure di sicurezza

Infine, considera i modi per aggiungere ulteriore sicurezza al tuo sistema di gestione dei documenti.

Con un sistema di gestione degli archivi digitali puoi impostare i permessi di accesso in base alla tipologia del documento. Ma dovresti anche controllare che i record dei dipendenti siano crittografati. Ciò significa che sono protetti dall'essere letti o modificati se una terza parte vi accede mentre i tuoi dipendenti li stanno utilizzando, condividendo o caricando.

Come ulteriore livello di sicurezza, potresti anche voler aggiungere password o autenticazione a due fattori per gli utenti che accedono a determinati documenti.

Anche il backup regolare dei record dei dipendenti è importante nel caso in cui il sistema si interrompa. Utilizza i file crittografati per archiviare i backup digitali su server locali sicuri o basati su cloud. I backup cartacei devono essere conservati in schedari chiusi a chiave o in un'area di archiviazione chiusa a chiave.

Un altro modo per proteggere il sistema di gestione dei documenti dei dipendenti è istruire i dipendenti sulla sicurezza dei dati, ad esempio tramite corsi di formazione online. Questo li aiuta a comprendere i rischi e come identificare potenziali minacce informatiche che potrebbero compromettere i record dei dipendenti.

Altre buone pratiche da tenere a mente

Comprendi i diritti dei tuoi dipendenti

Oltre alle leggi sull'archiviazione dei documenti e sui periodi di conservazione, è importante comprendere i diritti dei dipendenti in relazione ai propri registri.

Le leggi sulla protezione dei dati personali danno ai dipendenti il ​​diritto di sapere come le loro informazioni personali vengono raccolte, gestite e condivise. Assicurati che sia il tuo dipartimento delle risorse umane che i tuoi dipendenti ricevano una formazione su questo. Ad esempio, conduci una serie di webinar sulla protezione dei dati personali e assicurati di affrontare questo argomento nel manuale del dipendente. Questo aiuta tutti i membri dell'organizzazione a comprendere i propri diritti e obblighi in materia di protezione dei dati personali.

È anche importante impostare processi per consentire ai dipendenti di richiedere l'accesso o la modifica delle proprie informazioni personali, ad esempio tramite un modulo online. Nel manuale delle politiche e delle procedure, identifica quale persona o dipartimento è responsabile di ciò in modo che i dipendenti sappiano a chi chiedere.

Sviluppare politiche e processi di gestione dei documenti chiari e scritti

Il tuo piano di gestione dei documenti dovrebbe essere supportato da politiche e processi scritti. Questi guidano il tuo dipartimento delle risorse umane su come creare, organizzare e archiviare i record dei dipendenti.

Mentre scrivi, assicurati di spiegare i diversi tipi di documenti dei dipendenti, come archiviare questi documenti, chi può accedervi e quando e come dovrebbero essere distrutti.

È inoltre essenziale condividere queste politiche e processi con i dipendenti. Puoi farlo includendoli nel tuo manuale di politiche e procedure, incorporandoli nel tuo processo di onboarding e inviando regolarmente e-mail a tutta l'azienda per ricordare ai dipendenti le procedure di registrazione.

Scrivere queste linee guida e comunicarle al tuo team garantisce la coerenza nella gestione dei record della tua organizzazione. Fornisce inoltre al tuo dipartimento delle risorse umane un facile punto di riferimento in modo che possano prendere le giuste decisioni durante la gestione dei record dei dipendenti.

Rimani aggiornato sulla conformità legale

Le leggi e le normative relative alla gestione dei record cambiano spesso. Ciò è particolarmente vero quando si tratta di evolvere la tecnologia intorno alla gestione dei record digitali.

Assicurati di rimanere aggiornato con questi cambiamenti e di adeguare le tue politiche e procedure se necessario. In questo modo, puoi limitare il rischio di non conformità che può comportare sanzioni come multe o azioni legali.

Rivedi regolarmente i registri dei tuoi dipendenti

Le informazioni sui dipendenti cambiano regolarmente, spesso a seguito di turnover, promozioni e cambiamenti nelle circostanze personali. Metti in atto sistemi per rivedere regolarmente i registri dei tuoi dipendenti per confermare che contengano informazioni accurate.

Gli strumenti di gestione dei record digitali hanno spesso funzionalità che aiutano in questo. Ad esempio, puoi impostare un promemoria annuale ricorrente per i membri del team affinché aggiornino i loro dettagli di contatto personali e di emergenza.

3 migliori strumenti di gestione dei documenti dei dipendenti

Con una vasta gamma di software per la gestione dei record dei dipendenti disponibili, può essere difficile decidere quale sia il migliore per la tua azienda. Ecco i nostri consigli per i tre migliori strumenti di gestione dei documenti.

Connecteam semplifica la gestione di tutti i tipi di documenti dei dipendenti dalla loro creazione fino alla loro eliminazione. Le funzionalità di gestione dei documenti di Connecteam archiviano in modo sicuro i documenti sensibili, semplificano le tue operazioni e ti aiutano a rimanere conforme.

Utilizzando l'app mobile completa di Connecteam, tu e i tuoi dipendenti potete caricare documenti ovunque vi troviate. È quindi possibile accedere ai record dei dipendenti dalla loro posizione sicura tramite una dashboard centralizzata.

Inoltre, Connecteam offre spazio di archiviazione illimitato. Archivia quanto necessario e conserva i tuoi documenti per tutto il tempo richiesto dalla legge.

Con una chat di gruppo integrata , Connecteam ti consente anche di condividere e discutere documenti con i tuoi dipendenti in tempo reale. Sono inoltre disponibili funzionalità di notifica avanzate che puoi utilizzare per mantenere i tuoi documenti aggiornati e accurati. Ad esempio, Connecteam può avvisarti quando i contratti di lavoro stanno per scadere.

Le autorizzazioni di accesso e la crittografia end-to-end proteggono ulteriormente i documenti sensibili dei dipendenti, prevenendo qualsiasi violazione dei dati.

Connecteam ha anche un'interfaccia intuitiva e un'assistenza clienti completa. È facile per il tuo team iniziare e può facilmente mettersi in contatto con il servizio clienti in caso di domande o dubbi.

Ma Connecteam è molto più di un'app per la gestione dei record dei dipendenti. È una soluzione all-in-one per la gestione dei dipendenti digitali che include funzionalità per la pianificazione, la comunicazione, il riconoscimento dei dipendenti e la formazione.

È anche una soluzione di gestione dei documenti molto conveniente. Il piano per piccole imprese gratuito per sempre di Connecteam offre a un massimo di 10 utenti l'accesso alle sue funzionalità più popolari, inclusa la gestione dei documenti dei dipendenti. I piani a pagamento partono da $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti, quindi solo $ 0,50 mensili per ogni utente aggiuntivo.

Prezzi

• A partire da soli $ 29 al mese per i primi 30 utenti
• Prova gratuita di 14 giorni
• Piano gratuito disponibile

DynaFile è un software di gestione dei documenti cloud che può essere utilizzato per la gestione dei file dei dipendenti. Fornisce archiviazione centralizzata basata sul Web e digitalizza i processi di gestione dei record delle aziende.

Include una funzione di scansione automatica che supporta la scansione batch di un gran numero di documenti. Gli utenti possono anche condividere file tramite collegamenti a documenti pubblici o privati.

DynaFile assegna codici a barre ai file durante la scansione che possono essere successivamente utilizzati per trovare record. Offre inoltre una funzione che consente l'archiviazione automatica dei documenti.

Altre funzionalità includono autorizzazioni di accesso utente, controlli di amministrazione e firme elettroniche. Tuttavia, DynaFile non offre un'app mobile.

Prezzi

• Contattare il venditore per il prezzo
• Prova: no
• Piano gratuito: no

Avokaado è uno strumento digitale per la gestione del ciclo di vita dei contratti. Aiuta gli utenti a redigere, negoziare, firmare e gestire i loro contratti.

Gli utenti possono redigere contratti basati su modelli e automazione basati su clausole. Possono anche automatizzare il monitoraggio delle scadenze e impostare promemoria su date importanti relative a documenti come le date di rinnovo.

Avokaado utilizza il cloud storage privato. Ciò consente ai datori di lavoro di monitorare e collaborare a contratti originali o basati su modelli. La piattaforma consente inoltre agli utenti di gestire l'accesso ai file e aggiungere firme elettroniche ai contratti.

Avokaado è un sistema autonomo di gestione dei contratti. Tuttavia, offre integrazioni con il software esistente degli utenti, inclusi Persona e Salesforce.

Prezzi

• A partire da $ 312,40/mese (prezzi elencati solo in euro: € 290/mese)
• Prova: sì
• Piano gratuito: sì

Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo sui 10 migliori software di gestione dei documenti delle risorse umane.

Una soluzione di gestione dei record digitali per la tua azienda

Il software di gestione dei record dei dipendenti è il modo migliore per archiviare e accedere ai record dei dipendenti. Ti consente di farlo in modo rapido e semplice, con un livello di sicurezza che la gestione manuale dei dati non può eguagliare.

Uno degli aspetti più importanti della gestione dei registri dei tuoi dipendenti è comprendere i tuoi obblighi legali. Controlla le leggi e i regolamenti a livello federale e statale per scoprire quali registri devi conservare, per quanto tempo devi conservarli e chi può accedervi.

È quindi possibile impostare un sistema di gestione dei documenti digitali che non solo sia conforme alle leggi pertinenti, ma soddisfi anche le esigenze della tua attività.