Come utilizzare un sistema di messaggistica dei dipendenti per una migliore comunicazione sul posto di lavoro

Nell'ambiente odierno di lavoratori dispersi e senza scrivania, comunicare in modo efficiente con i propri dipendenti è più impegnativo che mai. Molti dipendenti sono sul campo per la maggior parte della giornata o lavorano in fusi orari diversi, quindi i metodi di comunicazione tradizionali non sempre funzionano. Un sistema di messaggistica per i dipendenti può aiutarti a superare queste sfide in modo da poter raggiungere la tua forza lavoro indipendentemente da dove o quando sta lavorando.

Che cos'è un sistema di messaggistica dei dipendenti?

Un sistema di messaggistica per i dipendenti è uno strumento per comunicare con tutti i membri dell'organizzazione utilizzando una piattaforma centrale. Con un sistema di messaggistica per i dipendenti, puoi comunicare con messaggi istantanei, chat, chiamate vocali, bacheche, feed social e altro ancora. I dipendenti possono facilmente condividere informazioni, collaborare e gestire le attività quotidiane.

Caratteristiche di un efficace sistema di messaggistica dei dipendenti

Non tutti i sistemi di messaggistica dei dipendenti sono ugualmente utili. Per ottenere il massimo dal tuo, cerca una soluzione che abbia le seguenti caratteristiche:

Interfaccia user-friendly

Se l'interfaccia utente del tuo sistema di messaggistica è goffa e obsoleta, avrai difficoltà a convincere i tuoi dipendenti a usarla. Un buon sistema di messaggistica sarà parte integrante di quasi tutti i flussi di lavoro, quindi sceglierne uno facile da usare dovrebbe essere una priorità assoluta.

Idealmente, il sistema dovrebbe avere un design intuitivo: tutti dovrebbero essere in grado di capire come funziona dalla dashboard o dal punto di accesso. Potrebbe essere necessario fornire ai dipendenti una formazione sul sistema, ma non dovrebbe essere così complicato da creare più problemi che vantaggi.

Accesso mobile

Le persone utilizzano i dispositivi mobili molto più di quanto utilizzino laptop o computer desktop, in particolare i lavoratori senza scrivania. I tuoi dipendenti probabilmente hanno sempre un dispositivo mobile con sé, quindi un sistema efficace consentirà loro di comunicare e ricevere notifiche sui loro telefoni o tablet.

Integrazioni

Il tuo sistema di messaggistica dovrebbe essere incorporato nella tua routine quotidiana in modo che i dipendenti possano utilizzarlo senza sforzo durante la giornata lavorativa. Un buon sistema si integrerà con gli strumenti che già utilizzi, come la posta elettronica e il software di gestione dei progetti.

Personalizzazione

Ogni azienda è diversa e il tuo sistema di messaggistica per i dipendenti deve essere in grado di accogliere tali differenze consentendoti di personalizzare la piattaforma. Essere in grado di creare canali o gruppi diversi in base a progetti, argomenti, persino interessi comuni, renderà il tuo sistema più utile.

Funzionalità di ricerca

I messaggi più vecchi non perdono necessariamente la loro importanza quando quelli più recenti li seppelliscono, quindi "sparito" non dovrebbe significare "dimenticato". La ricerca tra vecchie conversazioni è estremamente utile quando hai bisogno di informazioni su progetti passati.

Condivisione di file

Quando i dipendenti collaborano a un progetto, la possibilità di condividere file all'interno del sistema di messaggistica può velocizzare i progressi.

Sicurezza e privacy

Discuterai informazioni aziendali riservate sul tuo sistema di messaggistica, quindi assicurati di sceglierne uno che protegga la tua privacy e fornisca funzionalità di sicurezza avanzate.

Come scegliere il giusto sistema di messaggistica per i dipendenti

La tua azienda è unica, così come le tue esigenze di comunicazione. Prima di iniziare a valutare i fornitori, pensa a come comunichi attualmente e a come potresti migliorare le tue attuali comunicazioni. Avrai bisogno di funzionalità diverse se i tuoi dipendenti sono principalmente sul campo rispetto a quelli che ti serviranno se di solito si trovano tutti nello stesso ufficio.

Chiedi ai tuoi dipendenti cosa pensano del tuo sistema attuale e come preferiscono comunicare. Quando sentono di avere voce in capitolo nella scelta del sistema, è più probabile che lo implementino e siano coinvolti durante l'utilizzo.

Una volta capito cosa vogliono i tuoi dipendenti e quali funzionalità possono aiutarti a migliorare le comunicazioni, puoi iniziare a confrontare i fornitori. Cerca le funzionalità che hai identificato come più importanti, assicurati che i tuoi dati siano protetti e confronta i prezzi per i piani di cui hai bisogno. Molte aziende offrono versioni gratuite ridotte, ma potrebbero non essere la scelta migliore.

Come utilizzare i sistemi di messaggistica dei dipendenti per una migliore comunicazione sul posto di lavoro

Una volta installato il sistema, ecco alcuni modi in cui puoi utilizzarlo per semplificare le operazioni aziendali quotidiane:

Onboarding e orientamento

I tuoi dipendenti hanno molto da imparare quando iniziano a lavorare con te. Da dove ottenere le ricariche di caffè alla padronanza del loro nuovo ruolo, l'onboarding di successo richiede molto di più che firmare alcuni moduli delle risorse umane e guardare alcuni video di formazione. Vuoi che i tuoi nuovi assunti adottino la cultura e i valori della tua azienda mentre imparano le basi. Inoltre, non vuoi che stiano in piedi ad aspettare che qualcuno dica loro cosa fare dopo.

Il tuo sistema di messaggistica per i dipendenti può semplificare il processo di onboarding e facilitare l'integrazione dei nuovi dipendenti nei loro team di lavoro. Molti reparti diversi devono essere coinvolti nell'assunzione di nuove assunzioni.

Un flusso di lavoro di onboarding nel tuo sistema di messaggistica può facilitare a diversi reparti il ​​monitoraggio delle attività di onboarding e orientamento. In questo modo, i dipendenti sapranno esattamente cosa ci si aspetta da loro e cosa devono fare dopo, e i manager e il tuo dipartimento delle risorse umane non dovranno duplicare il proprio lavoro per ogni dipendente.

I sistemi di messaggistica rendono anche più facile per i dipendenti conoscere i nuovi membri del team e fare il check-in con i loro mentori e supervisori. Se hanno una domanda, l'invio di un messaggio è più rapido e semplice rispetto all'invio di e-mail o alla ricerca fisica dei loro supervisori.

Collaborazione di squadra

I tuoi dipendenti possono utilizzare i sistemi di messaggistica per collaborare condividendo rapidamente idee, aggiornamenti e file tra loro. I sistemi di messaggistica forniscono comunicazioni in tempo reale, in modo che i tuoi team possano discutere e risolvere i problemi immediatamente, senza bisogno di lunghi thread e-mail o riunioni di persona.

Usa il tuo sistema di messaggistica come posizione centrale per documenti e altre informazioni relative ai progetti in corso a cui tutti i membri del team possono accedervi. Tenendo tutti aggiornati, puoi evitare fraintendimenti e priorità contrastanti. Un robusto sistema di messaggistica fungerà da strumento di gestione dei progetti in movimento, consentendo ai dipendenti di rimanere aggiornati sui progressi e pianificare i loro prossimi passi.

Feedback dei dipendenti

Una comunicazione aperta è essenziale per creare una cultura del lavoro positiva in cui i dipendenti siano coinvolti e si sentano apprezzati. Il feedback è un modo per promuovere una comunicazione più aperta e onesta tra manager e lavoratori e tra colleghi.

L'utilizzo dei tuoi canali di comunicazione interni per facilitare il feedback su più livelli fornisce a tutti nella tua azienda le informazioni di cui hanno bisogno per migliorare le loro prestazioni nei loro ruoli. I manager possono fornire feedback ai dipendenti per riconoscere un lavoro ben fatto e indicare le aree di miglioramento. I sistemi di messaggistica sono ideali quando uno contro uno non è possibile. Sono anche ottimi per dare seguito a una revisione delle prestazioni più formale.

I colleghi possono scambiarsi feedback per riconoscere quando qualcuno è andato ben oltre. E sebbene il feedback da manager a dipendente e peer-to-peer sia necessario, non trascurare l'importanza di sollecitare il feedback dei dipendenti sui manager e sulle politiche aziendali.

È costoso sostituire i dipendenti, costando in media da metà a due volte il loro stipendio. Quando richiedi feedback ai tuoi dipendenti e agisci di conseguenza, tendono a sentirsi apprezzati e hanno maggiori probabilità di essere coinvolti con l'azienda e il loro lavoro. Puoi farlo con il tuo sistema di messaggistica in diversi modi.

1. Un feed aziendale offre ai dipendenti la possibilità di reagire in tempo reale a eventi e comunicazioni. Possono lasciare commenti ed emoji sui messaggi in modo che tu possa avere un'idea del sentimento dei dipendenti riguardo ai tuoi annunci.
2. Puoi utilizzare il tuo sistema di messaggistica per generare e inviare sondaggi, da semplici controlli del polso a sondaggi più completi sulla soddisfazione dei dipendenti. Follow-up utilizzando i dati generati dai tuoi sondaggi per prendere decisioni informate per migliorare l'esperienza lavorativa dei tuoi dipendenti.

Comunicazione di emergenza

Per fortuna, le vere emergenze sono rare per la maggior parte delle aziende. Ma quando si verificano, richiedono un'azione rapida per proteggere tutti i soggetti coinvolti. Non vuoi cercare di capire un complicato sistema di comunicazione di emergenza nel mezzo di una crisi.

Invece, puoi utilizzare il tuo sistema di messaggistica per le comunicazioni di emergenza. L'impostazione anticipata delle procedure di risposta alle emergenze e dei protocolli di sicurezza ti consentirà di anticipare il gioco quando si verifica un'emergenza. Sarai in grado di notificare ai dipendenti quali azioni dovrebbero intraprendere durante una crisi o un disastro naturale. Puoi anche inviare avvisi e assicurarti che tutti sappiano dove riunirsi dopo un allarme antincendio o un'evacuazione.

Anche per emergenze minori, il tuo sistema di comunicazione può essere un vero toccasana. Fai sapere ai tuoi dipendenti che non devono preoccuparsi di provare a guidare per andare al lavoro su strade ghiacciate o inviare suggerimenti per la preparazione alle emergenze durante la stagione degli uragani.

Programmazione turni e promemoria

Rimanere al passo con i cambiamenti degli orari è una sfida sia per i dipendenti che per i manager. Il tuo sistema di comunicazione può aiutare tutti a tenere traccia fornendo turni e programmi in una posizione centrale.

I manager possono redigere rapidamente programmi e inviare promemoria ai dipendenti che il loro turno sta per iniziare. I dipendenti possono cambiare turno direttamente senza dover passare attraverso i manager. I dipendenti possono anche richiedere il permesso direttamente tramite il sistema di messaggistica, quindi non ci sono errori o fraintendimenti. Puoi duplicare le pianificazioni per evitare lavori ripetitivi e inviare a tutti una notifica quando viene pubblicata una nuova pianificazione.

Comunicazione con i lavoratori non d'ufficio

I dipendenti senza scrivania possono sentirsi tagliati fuori dal resto del team se non si dà priorità alla comunicazione. Anche se i lavoratori senza scrivania non sono una novità, la tecnologia ora offre i mezzi per comunicare con loro in modo più efficace che mai. I lavoratori del settore sanitario, dei servizi di ristorazione, della produzione e dell'edilizia non sempre hanno il facile accesso alla posta elettronica che hanno gli impiegati, quindi hanno bisogno di forme di comunicazione più immediate.

I sistemi di messaggistica forniscono un contatto diretto con i lavoratori deskless in modo che possano rimanere aggiornati e sentirsi coinvolti negli eventi aziendali. Possono anche effettuare rapidamente il check-in con domande o dubbi e aggiornare il proprio supervisore sui loro progressi senza effettuare telefonate.

Sondaggio e condivisione delle informazioni

Fai conoscere ai tuoi dipendenti gli eventi aziendali, come:

• Aperture di lavoro
• Nuove politiche
• Scadenze per l'iscrizione ai benefici
• Eventi sociali

Se stai organizzando un evento, invia un rapido sondaggio per conoscere l'opinione di tutti. Ad esempio, se stai pianificando una festa di Natale aziendale, fornisci opzioni: i tuoi dipendenti vogliono fare un potluck, uno scambio di biscotti o uscire per il karaoke? Avvia un rapido sondaggio per scoprirlo.

Riconoscimento dei dipendenti e miglioramento del morale

Puoi anche utilizzare il feed della tua azienda per il riconoscimento e gli shoutout dei dipendenti. A tutti piace sentirsi apprezzati per il proprio lavoro e la creazione di una cultura del riconoscimento migliorerà la fidelizzazione dei dipendenti.

Per essere efficace, il riconoscimento deve essere tempestivo e connesso ai valori aziendali. Il riconoscimento che arriva mesi dopo un buon lavoro non sarà efficace come un ringraziamento immediato. Usa il feed della tua azienda per riconoscere e premiare immediatamente i tuoi top performer.

Puoi anche autorizzare i dipendenti a premiarsi a vicenda impostando un programma di premi per i dipendenti. Manager e dipendenti possono offrire premi che possono essere scambiati con buoni regalo.

Sebbene le ricompense pubbliche abbiano un enorme valore, è anche importante inviare messaggi personali di apprezzamento. Poiché un ambiente di lavoro senza scrivania significa che i dipendenti sono costantemente in movimento, è meno probabile che tu incontri un dipendente per esprimere le tue lodi. Incoraggia i manager a inviare alle persone messaggi privati ​​incoraggianti per aiutare a costruire relazioni.

Comunicazione con i nuovi assunti

Adattarsi a un nuovo lavoro può essere travolgente e i tuoi nuovi dipendenti sono particolarmente vulnerabili durante le prime settimane. Semplifica il processo mantenendoti in stretto contatto attraverso il tuo sistema di messaggistica.

Fai sapere ai nuovi assunti come utilizzare il sistema di messaggistica e aggiungili a tutti i canali su cui si trova il loro team per promuovere un senso di comunità. I manager dovrebbero mantenere uno stretto contatto durante tutto il periodo di formazione, assicurandosi che i dipendenti possano porre tutte le domande che hanno e che stiano procedendo attraverso le attività di onboarding come previsto.

Imposta messaggi automatici per comunicare con i nuovi assunti in base a trigger specifici. Ad esempio, potresti inviare una nota di congratulazioni insieme a una ricompensa quando completano il loro corso di orientamento. Tuttavia, assicurati che anche il loro manager invii messaggi personalizzati e controlli frequentemente con loro.

Migliori pratiche per l'utilizzo dei sistemi di messaggistica di testo dei dipendenti

I sistemi di messaggistica dei dipendenti sono potenti strumenti di comunicazione. Tuttavia, come qualsiasi strumento, possono essere utilizzati in modo improprio. Per assicurarti che il tuo venga utilizzato a vantaggio sia della tua azienda che dei tuoi dipendenti, dovresti stabilire le migliori pratiche per il suo utilizzo.

Imposta linee guida chiare

Cerca di non abusare del privilegio di poter contattare i tuoi dipendenti. Se la tua organizzazione ha orari di lavoro chiari, non utilizzare il sistema di messaggistica durante le ore di riposo. Se la tua azienda opera per orari prolungati, assicurati che i tuoi dipendenti sappiano che non sono tenuti a controllare o rispondere ai messaggi durante le ore libere.

Non vuoi necessariamente limitare l'uso del sistema di messaggistica solo alle conversazioni di lavoro - l'impostazione di canali per interessi condivisi è un ottimo modo per promuovere la comunità e l'innovazione - ma dovresti aspettarti che tutti i messaggi siano rispettosi e professionali. Rendi chiare le aspettative e fai sapere a tutti che se non lo direbbero davanti al loro supervisore, non dovrebbero dirlo sul sistema di messaggistica.

Mantenere la privacy e la sicurezza

Non solo devi proteggere le informazioni aziendali riservate, ma i tuoi dipendenti devono anche sapere che le loro comunicazioni saranno mantenute private quando appropriato. Se un dipendente invia al proprio manager un messaggio su una questione personale, dovrebbe potersi fidare che verrà gestito in modo confidenziale.

Evita le distrazioni

Il tuo sistema di messaggistica dovrebbe migliorare la produttività dei dipendenti, non sminuirla. Evita di abusare del tuo sistema e di distrarre i tuoi dipendenti dal loro lavoro principale. Il cervello umano non è stato progettato per il multitasking, quindi lascia che i tuoi dipendenti si concentrino su attività di alto valore.

Inoltre, se scrivi troppo, il tuo staff inizierà a ignorarti. Quando tutto è importante, niente è importante. Le notifiche infinite su ogni problema minore perderanno il loro impatto. Mantieni gli aggiornamenti minori nel feed aziendale e limita le notifiche ai messaggi veramente importanti e alle informazioni urgenti.

I 3 migliori sistemi di messaggistica per i dipendenti

Connecteam è un sistema di messaggistica all-in-one per i dipendenti con funzionalità di chat avanzate che ti consentono di rimanere in contatto con il tuo team, indipendentemente dalla loro posizione. Con Connecteam puoi inviare messaggi audio, video, immagini e file. La funzione di geolocalizzazione ti consente persino di sapere esattamente dove si trovano i tuoi dipendenti mentre lavorano.

Con un'app Web e l'accesso mobile, non hai bisogno di alcuna attrezzatura speciale per rimanere in contatto, rendendo Connecteam ideale per i lavoratori senza scrivania.

Puoi creare gruppi intelligenti personalizzati in base ai criteri nella directory dei dipendenti incorporata. Aggiungi tutti i membri di un particolare team a una chat di gruppo e tutti i manager a un'altra. Non è necessario aggiungere manualmente le persone una alla volta.

Mantieni le conversazioni in pista e professionali nominando un moderatore. L'amministratore può rimuovere i contenuti inappropriati e impostare controlli per limitare l'accesso a determinate funzioni.

Con funzionalità di sicurezza avanzate, Connecteam mantiene i tuoi messaggi e altri dati al sicuro. Quando i dipendenti lasciano la tua organizzazione, perdono automaticamente l'accesso a Connecteam. I dati non vengono scaricati sui singoli dispositivi e le informazioni non possono essere salvate o esportate dal sistema.

Connecteam va ben oltre la messaggistica e fornisce un sistema completo di gestione dei dipendenti. Puoi gestire la pianificazione, le risorse umane, la gestione dei progetti e la comunicazione dalla stessa piattaforma conveniente.

Slack è stato progettato per la comunicazione aziendale. Le sue funzionalità di flusso di lavoro e chat ti consentono di collaborare e comunicare in tempo reale. Puoi configurare diversi canali in Slack in base a progetto, posizione, team o qualsiasi altra categoria.

Con Slack, le tue chat di gruppo sono organizzate in thread, delineando una struttura chiara. Puoi modificare ed eliminare i messaggi e inviare risposte rapide. Slack si integra con altri strumenti aziendali comuni e offre un abbonamento gratuito.

WhatsApp è un sistema di messaggistica gratuito di proprietà di Meta. WhatsApp viene spesso utilizzato per comunicazioni sicure grazie alla sua autenticazione a due fattori, alla crittografia e alla scomparsa dei messaggi. Puoi creare chat di gruppo per inviare testi, note vocali, file, foto e video. WhatsApp ti consente di sapere chi è online e chi ha visto i tuoi messaggi.

Oltre al loro piano gratuito, WhatsApp ha anche un piano aziendale per la comunicazione interna e l'invio di messaggi di testo di massa ai tuoi dipendenti, nonché messaggi di testo diretti con i clienti.