Come scrivere un modulo di richiesta di ferie per i dipendenti + modello gratuito

In qualità di manager, tenere traccia delle richieste di ferie per tutto il tuo team può essere un vero grattacapo. Devi destreggiarti tra la soddisfazione delle esigenze individuali dei dipendenti e la garanzia di personale adeguato. Ecco perché è essenziale disporre di un processo di richiesta di ferie chiaramente definito.

I moduli di richiesta di ferie dei dipendenti, come parte di una più ampia politica di ferie, sono un ottimo strumento per standardizzare questo processo. Offrono ai lavoratori un modo formale per chiedere il permesso e rendono semplice per te o altri membri del personale delle risorse umane (HR) approvare e rifiutare le richieste.

Puoi anche registrare l'approvazione o il rifiuto su ciascun modulo. In questo modo, puoi vedere a colpo d'occhio chi ha ottenuto il permesso e quanto.

In questo articolo, spieghiamo cosa sono i moduli di richiesta di ferie dei dipendenti, perché sono importanti e come si inseriscono in una politica di ferie. Inoltre, offriamo un modello gratuito e spieghiamo come implementare al meglio i moduli di richiesta nella tua organizzazione.

Che cos'è un modulo di richiesta di permesso?

Un modulo di richiesta di ferie per i dipendenti è un documento scritto che consente ai membri del team di richiedere qualsiasi tipo di congedo di cui potrebbero aver bisogno. I tipi di congedo includono, tra gli altri:

• Giorni di vacanza
• Congedo di maternità
• Congedo medico
• Giorni di malattia
• Congedo militare
• Congedo di lutto
• Congedo per infortunio
• Congedo ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMLA)
• Tempo libero generale non retribuito o retribuito (PTO) per altri motivi

Questi moduli vengono quindi inviati a manager, responsabili del team o personale delle risorse umane, che approvano o rifiutano ogni richiesta.

Tuttavia, non tutte le organizzazioni utilizzano documenti di richiesta di permessi. Alcuni chiedono ai dipendenti di richiedere il congedo tramite e-mail, richieste verbali o utilizzando una piattaforma digitale.

Nel complesso, questi moduli fanno parte della più ampia politica di permessi di un'azienda e aiutano a standardizzare il processo di richiesta di permessi .

Perché è importante?

Una buona politica di permessi e un modulo di richiesta di permessi per i dipendenti possono aiutare la tua organizzazione con:

Conformità

I datori di lavoro sono soggetti all'obbligo legale di fornire determinati tipi di congedo, come il congedo per malattia o il congedo per motivi familiari. Ad esempio, il Family and Medical Leave Act (FMLA) richiede ai datori di lavoro di fornire 12 settimane di congedo non retribuito protetto dal lavoro ai lavoratori che necessitano di un congedo per malattia o devono prendersi cura di un familiare malato cronico.

Utilizzando un modulo di richiesta di ferie, puoi garantire che la tua azienda rispetti i requisiti legali e documenti le richieste di ferie dei dipendenti in modo coerente e affidabile.

Inoltre, avere un registro delle richieste e delle approvazioni di ferie dei dipendenti può aiutare a dimostrare che la politica di ferie della tua azienda è conforme alle normative sul lavoro e sulla tenuta dei registri.

Gestione dei permessi e delle esigenze lavorative dei dipendenti

I moduli di richiesta ti consentono di vedere chi sta esaurendo il proprio tempo libero retribuito (PTO). Ti consentono di pianificare in anticipo per ridurre il rischio di carenze di personale . I moduli consentono inoltre di tenere traccia di chi è stato approvato per il congedo e garantire che nessuna richiesta di congedo venga trascurata.

Supportare i tuoi dipendenti

I lavoratori americani sono tra i più oberati di lavoro al mondo, con oltre il 20% dei dipendenti del settore privato che non ha accesso al PTO. Questo li lascia con uno scarso equilibrio tra lavoro e vita privata, che può contribuire a problemi come il burnout e il disimpegno.

Una buona politica di ferie offre ai dipendenti l'accesso ai tempi di inattività tanto necessari e moduli standardizzati consentono loro di richiedere le ferie molto più facilmente. A loro volta, i dipendenti si sentono supportati sapendo di avere un percorso chiaro per prendersi del tempo lontano dal lavoro per ricaricarsi e rinfrescarsi.

Ridurre il turnover e l'assenteismo

In una nota simile, un sondaggio Deloitte su 1.000 professionisti ha rilevato che il 42% di tutti i lavoratori e quasi la metà dei lavoratori Millennial ha riferito di aver lasciato un lavoro a causa del burnout. L'Harvard Business Review riporta che quando i dipendenti sono oberati di lavoro, le aziende sperimentano un maggiore turnover, un aumento dell'assenteismo e costi assicurativi più elevati.

Con i moduli di richiesta, i membri del team possono facilmente richiedere il tempo libero quando ne hanno bisogno . In questo modo, potrebbero essere meno tentati di perdere il lavoro o, peggio, di smettere.

Cosa includere in un modulo di richiesta di permesso

Ecco cosa potrebbe includere un buon modulo di richiesta di congedo.

Istruzioni per il modulo

Questi dovrebbero spiegare al lavoratore come compilare il modulo. Potresti anche voler indicare con quanto anticipo i dipendenti devono richiedere un congedo.

Data della richiesta

È importante che i team e i manager delle risorse umane vedano quando un dipendente ha richiesto il permesso in modo da poter approvare o rifiutare il modulo in modo tempestivo.

Informazioni sui dipendenti

Il modulo deve includere il nome e la firma del dipendente. A seconda dell'organizzazione, potrebbe includere anche il numero del dipendente, il ruolo e il reparto per aiutare l'azienda a identificare il lavoratore.

Le date richieste e perché

Dovrebbe esserci una sezione nel modulo in cui un dipendente può indicare i giorni o gli orari esatti in cui richiede il riposo e il numero totale di giorni o ore che richiede.

È anche importante tenere traccia del motivo per cui un lavoratore richiede un congedo. Questo può aiutare le risorse umane a decidere se approvare o meno le richieste di ferie.

Questa sezione potrebbe anche includere uno spazio per ulteriori commenti, se il lavoratore desidera fornire maggiori informazioni sulla sua richiesta.

Una sezione per monitorare se la richiesta è stata approvata

Dovrebbe esserci un'area in cui il personale delle risorse umane può indicare se la richiesta è stata approvata o meno. Questa sezione dovrebbe avere uno spazio anche per la firma del manager o del personale delle risorse umane.

Modello gratuito di richiesta di permesso per i dipendenti

Puoi creare un modulo di richiesta di permesso utilizzando Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word o un altro elaboratore di testi. Puoi aggiungere il logo e i colori della tua azienda, quindi salvare il modulo in formato PDF . Si consiglia di salvare il modulo in formato PDF, in quanto è più semplice compilarlo digitalmente in questo formato.

Quando crei il tuo modulo, usa un linguaggio semplice e conciso . Ciò aiuterà i lavoratori a compilare il modulo più rapidamente ed evitare qualsiasi confusione. Dovrai anche adottare un tono leggermente formale. Anche se il tuo ambiente di lavoro è informale, un tono formale e fattuale trasmette l'importanza del documento.

Può essere difficile creare un modulo da zero, quindi scarica il nostro modello di modulo di richiesta di ferie gratuito e utilizzalo come punto di partenza. Puoi personalizzarlo in base alle tue esigenze.

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Migliori pratiche per implementare in modo efficace i moduli di richiesta di permessi dei dipendenti

Avere una politica di ferie in atto

Il tuo modulo di richiesta di ferie dovrebbe far parte di una più ampia politica di ferie per garantire che le richieste siano gestite in modo equo. La tua politica sul tempo libero dovrebbe essere facilmente accessibile ai lavoratori. Includilo nel tuo manuale del dipendente e conservalo dove i membri del team possono facilmente farvi riferimento.

Puoi spiegare quanto segue nella tua politica:

• I diversi tipi di assenze, come assenze per malattia, congedi familiari, PTO, ecc.
• Quando i dipendenti possono prendersi del tempo libero.
• Come i dipendenti possono richiedere il permesso.
• Usi appropriati dei moduli di richiesta ferie.
• Cosa dovrebbero fare i dipendenti se hanno un'emergenza o una malattia dell'ultimo minuto che non consente un modulo di richiesta di congedo.
• Quanti lavoratori possono assentarsi dal lavoro contemporaneamente. Questo può essere espresso in percentuale, ad esempio il 20% di un team o reparto.
• Chi esamina, approva e rifiuta le richieste.
• Dove i dipendenti dovrebbero rivolgersi o chi dovrebbero contattare, se hanno domande sulle richieste di permesso.
• Cosa possono fare i lavoratori se la loro richiesta viene respinta.

La tua politica sul tempo libero dovrebbe anche dettagliare:

Il/i periodo/i di preavviso per le richieste

I lavoratori dovrebbero capire con quanto anticipo devono richiedere il congedo. Alcune aziende richiedono un preavviso di almeno 2 settimane a 1 mese per il periodo di ferie.

La quantità di preavviso che chiedi può dipendere dalla flessibilità del programma della tua azienda. Ad esempio, potresti chiedere ai lavoratori di informarti con almeno 2 mesi di anticipo per periodi di assenza più lunghi, ad esempio 4 settimane o più.

Avere un preavviso sostanziale ti aiuta a pianificare gli orari dei dipendenti di conseguenza. Ti dà anche il tempo di assumere un sostituto temporaneo, se necessario.

La tua tempistica di risposta

Idealmente, dovresti essere in grado di rispondere ai moduli di richiesta di ferie in 3 giorni o meno . Non dovrebbe volerci più di una settimana. Se hai dipendenti che inviano richieste digitalmente tramite una piattaforma online, puoi rispondere alle richieste ancora più rapidamente.

Regole per la modifica delle richieste

Considera quali sono le regole sulla modifica dei moduli di richiesta se i piani di un dipendente cambiano. Potresti volere che i membri del team inviino un'e-mail a un responsabile specifico o a un membro del team delle risorse umane per modificare il loro modulo. Oppure potresti richiedere ai lavoratori di inviare un nuovo modulo di richiesta.

La procedura per negare una richiesta di permesso

Creare una procedura formale che i manager o il personale delle risorse umane devono seguire quando rifiutano le richieste di permesso. Quindi delinealo nella tua politica sul tempo libero.

Ad esempio, potresti considerare di chiedere alla persona che ha rifiutato la richiesta di contattare direttamente il dipendente per spiegare la sua decisione. È possibile notare nella politica che i manager o le risorse umane offriranno ai dipendenti giorni o ore di ferie alternativi come compromesso.

In alternativa, puoi chiedere ai dipendenti di inviare un certo numero di richieste aggiuntive dopo che una è stata rifiutata, ad esempio 1 o 2. Potresti richiedere ai dipendenti di elencare giorni o orari diversi nei moduli di richiesta successivi.

Utilizza una soluzione digitale per la gestione del tempo libero

Un software di gestione dei permessi digitali come Connecteam può aiutarti a creare facilmente una politica di permessi e gestire le richieste di permessi.

Connecteam è una soluzione completa per la gestione dei dipendenti che offre una gamma di funzionalità progettate per aiutarti a gestire la tua forza lavoro in modo più efficiente.

Utilizzando la funzione di gestione dei permessi di Connecteam, i tuoi dipendenti possono inviare richieste di permessi dal proprio dispositivo mobile e i manager possono approvare o rifiutare le richieste con pochi clic. Il sistema tiene traccia automaticamente di tutte le richieste e le approvazioni di permessi, quindi non è necessario tenere traccia manualmente delle richieste o utilizzare fogli di calcolo.

Dovresti anche leggere la nostra recensione approfondita dei migliori tracker pto per dipendenti

Con Connecteam, puoi impostare regole su quanto tempo possono prendere i dipendenti, quanto preavviso devono fornire e se determinati periodi dell'anno sono o meno oscurati per le richieste di ferie.

Soprattutto, la funzione di gestione del tempo libero di Connecteam è perfettamente integrata con il resto della piattaforma Connecteam, consentendoti di gestire tutti gli aspetti della tua forza lavoro da un'unica piattaforma. Ciò semplifica la pianificazione dei turni, la comunicazione con i dipendenti e il monitoraggio del tempo e delle presenze, il tutto da un'unica posizione centrale.

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Pianifica in anticipo colli di bottiglia e problemi

Durante i grandi eventi e durante le festività, è normale che molti dipendenti richiedano un congedo per lo stesso periodo.

Puoi pianificare in anticipo comunicando con i tuoi dipendenti un mese o più prima delle vacanze per scoprire chi è disposto a lavorare. Crea una banca di dipendenti a cui attingere durante questo periodo. Potresti anche prendere in considerazione la possibilità di concedere a questi lavoratori del tempo libero durante le prossime vacanze. In questo modo, non ti affidi agli stessi dipendenti per coprire troppi giorni o ore.

Dovresti anche stabilire un livello minimo di personale . Considera quale percentuale del tuo personale devi avere per ogni turno. Inoltre, assicurati che questo numero di lavoratori possa offrire la qualità del servizio che i tuoi clienti si aspettano durante qualsiasi altro periodo dell'anno.

Se la tua organizzazione lavora durante le vacanze o è più impegnata proprio quando tutti vogliono il tempo libero, potresti voler organizzare soluzioni di personale temporaneo prima delle vacanze per colmare le lacune.

Inoltre, ci sono alcuni modi in cui puoi assicurarti che le richieste di ferie vengano gestite in modo equo durante i periodi di vacanza popolari. Puoi creare una politica per dare la priorità alle richieste in base all'anzianità, in base all'ordine di arrivo o osservando chi ha meno tempo libero. Potresti anche offrire bonus per i lavoratori disposti a lavorare anche durante le festività principali.

Malattie ed emergenze

I dipendenti possono ammalarsi improvvisamente o vivere un'emergenza. In questi casi, di solito non hanno il tempo di chiedere giorni o settimane di anticipo con un modulo di richiesta. Ecco perché è essenziale disporre di una politica per le ferie dell'ultimo minuto.

La tua politica dovrebbe includere:

• Una definizione di ciò che costituisce una malattia o un'emergenza.
• Una spiegazione di chi il tuo dipendente dovrebbe contattare in queste situazioni, se sei tu, qualcun altro o un membro delle risorse umane.
• Il preavviso minimo che il dipendente deve dare prima dell'inizio della giornata lavorativa. Ad esempio, 2 ore.
• Se il dipendente ha bisogno di un certificato di malattia se torna. Molte organizzazioni richiedono un certificato di malattia dopo un'assenza di 3 giorni.
• Se il permesso dell'ultimo minuto viene pagato o meno.

Inoltre, ti consigliamo di creare una politica interna per gestire le assenze dell'ultimo minuto. Dovresti sapere come colmare un vuoto improvviso in un turno. Potresti avere un elenco di lavoratori a chiamata che puoi contattare per entrare all'ultimo minuto. Puoi anche inviare un SMS di gruppo o una richiesta e-mail ai tuoi dipendenti per sapere se qualcuno è disponibile.

Crea un processo di assunzione per rispondere prontamente alle richieste di ferie

Quando i dipendenti richiedono un congedo, probabilmente attendono con impazienza una risposta. La tua azienda deve anche sapere quali richieste sono state approvate in modo da poter compilare eventuali orari o turni interessati da un'assenza.

Un processo di assunzione può aiutare. Questo significa solo un processo per l'invio e la gestione dei moduli di richiesta . Va di pari passo con la tua politica di ferie.

Quando crei il tuo processo di assunzione, dovresti tenere conto di:

• Dove e come inviare i moduli.
• Chi è responsabile della loro revisione.
• Come vengono prese le decisioni sui permessi.
• Come archiviare i moduli compilati.

Ad esempio, puoi chiedere ai lavoratori di inviare i moduli compilati tramite e-mail o di persona, a te, a un membro del team designato o al tuo dipartimento delle risorse umane. Puoi anche chiedere ai lavoratori di inviare i moduli in formato digitale tramite una piattaforma di gestione del lavoro online o una soluzione software per la condivisione di file.

Puoi creare manualmente il tuo processo di assunzione, creando una serie di istruzioni dettagliate da condividere con il personale delle risorse umane che si occuperà dei moduli di richiesta. Ma questo può essere difficile e richiedere molto tempo.

Utilizzando una piattaforma digitale come Connecteam, puoi automatizzare gran parte del processo di richiesta di ferie. I lavoratori possono richiedere il permesso da qualsiasi dispositivo e tu puoi ricevere richieste in tempo reale. Queste piattaforme ti consentono di rivedere immediatamente il congedo richiesto dai dipendenti.

Inoltre informano i dipendenti quando è stata presa una decisione sulla loro richiesta. Inoltre, puoi vedere a colpo d'occhio chi ha richiesto il congedo e la cui richiesta deve ancora essere soddisfatta.

Alcune piattaforme digitali si collegano anche direttamente alle funzionalità di pianificazione, quindi puoi aggiornare rapidamente turni e programmi, chiedere ai membri del team chi può coprire un lavoratore assente e ricevere notifiche se un turno richiede più dipendenti.

Rivedi la tua politica sul tempo libero per verificarne la conformità

Potresti voler rivedere la tua politica di congedo con un avvocato per assicurarti che non violi alcuna legge .

Ad esempio, i datori di lavoro non sono autorizzati a negare il congedo FMLA a un dipendente nella maggior parte dei casi. Tuttavia, nei casi in cui un datore di lavoro ha meno di 50 dipendenti o il lavoratore che richiede il congedo ha lavorato per l'azienda per meno di 1.250 ore o 12 mesi, potrebbe non avere diritto al congedo. Comprendere i dettagli di questa legge è importante.

Chiunque prenda decisioni sul congedo presso la tua azienda dovrebbe capire quando le richieste di ferie devono essere approvate e quando i lavoratori potrebbero non qualificarsi per il congedo.

Valuta l'efficacia dei tuoi moduli di richiesta di ferie

I moduli di richiesta di congedo dovrebbero ridurre le assenze e i dipendenti che non si presentano. In caso contrario o se i dipendenti regolarmente non inviano correttamente i moduli, rivalutare la politica .

Valuta se è necessario richiedere ulteriori informazioni ai dipendenti. Oppure, controlla se ci sono ulteriori istruzioni che puoi fornire nei moduli per aiutare i dipendenti a compilare correttamente i moduli di richiesta e inviarli in tempo.

Ad esempio, se i tuoi moduli sono troppo complicati, i lavoratori potrebbero non sentirsi sicuri nel compilarli. Snellire i moduli di richiesta a 1 o 2 pagine e utilizzare un linguaggio semplice può aiutare. Fornire uno spazio per ulteriori note sul modulo può dare ai dipendenti la possibilità di spiegare, con parole proprie, perché hanno bisogno di ferie.

Se hai molte assenze dell'ultimo minuto, potresti anche voler guardare più da vicino la tua sequenza temporale. Richiedete ai lavoratori di dare mesi di preavviso? Alcuni lavoratori potrebbero non fare piani con tanto anticipo. Consentire ai lavoratori di richiedere il permesso con un preavviso di poche settimane può offrire maggiore flessibilità.

Riepilogo

Un modulo di richiesta di ferie aiuta i dipendenti a comunicare quando hanno bisogno di ferie, giorni di malattia o qualsiasi altro tipo di congedo. Ti consente inoltre di dare la priorità a queste richieste e di informare i lavoratori se e quando possono prendersi giorni di ferie specifici.

Un efficace modulo di richiesta di ferie per i dipendenti può anche ridurre la confusione e le incomprensioni tra i dipendenti e la direzione e garantire la conformità ai requisiti legali.

Utilizzando il nostro modello gratuito e le migliori pratiche descritte in questo articolo, puoi eliminare lo stress della gestione delle richieste di ferie e creare un modulo di richiesta che funzioni perfettamente per la tua attività.

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