Come creare un manuale di formazione per i dipendenti in 10 passaggi

La creazione di un manuale efficace per la formazione dei dipendenti ti aiuta a fornire un onboarding coerente dei nuovi assunti, a garantire che tutti nella tua azienda siano allineati con gli obiettivi e i valori aziendali e a fornire ai tuoi dipendenti le conoscenze di cui hanno bisogno per avere successo nei loro ruoli.

Puoi utilizzare i manuali di formazione per vari scopi e possono coprire una vasta gamma di argomenti, flussi di lavoro, best practice e altro ancora. Tuttavia, per quanto importanti e versatili possano essere, la creazione di uno di questi manuali può essere complicata.

In questo articolo, ti guidiamo attraverso i 10 passaggi per creare e implementare un tuo manuale di formazione per i dipendenti. Spieghiamo anche come Connecteam può semplificare il processo.

Che cos'è un manuale di formazione e qual è il suo scopo?

Un manuale di formazione è un documento completo che offre istruzioni e informazioni su un processo, un flusso di lavoro o un argomento .

Non esiste un formato standard per questi manuali. Alcuni offrono istruzioni dettagliate, altri forniscono elementi visivi come diagrammi di flusso e altri sono documenti di lunga durata.

Molte aziende forniscono manuali di formazione per i dipendenti in modo che possano accedere facilmente alle informazioni relative al lavoro, indipendentemente dal fatto che siano nuovi assunti o lavorino in azienda da anni.

Alcuni dei momenti più comuni per utilizzare un manuale di formazione includono:

• Nuova assunzione onboarding. Man mano che i dipendenti entrano a far parte dell'azienda, un manuale di formazione consente di aggiornarsi facilmente sui requisiti del ruolo, sulle aspettative, sui sistemi utilizzati dall'azienda e sulle politiche e procedure aziendali.
• Apprendimento continuo. Anche i dipendenti esperti hanno bisogno di un aggiornamento di tanto in tanto. È importante fornire manuali di formazione in modo che i lavoratori possano fare riferimento alle migliori pratiche e processi.
• Conformità e formazione normativa. I manuali di formazione su argomenti come molestie sessuali, discriminazione, formazione da insider, sicurezza informatica e sicurezza sul lavoro aiutano a mantenere la tua azienda in linea con i requisiti legali.
• Formazione su prodotti o sistemi. Quando implementi un nuovo sistema o prodotto nella tua azienda, i dipendenti devono sapere come usarlo correttamente. Dotali di queste informazioni creando un manuale di formazione con istruzioni dettagliate per un utilizzo ottimale.

Oltre alla formazione dei dipendenti, spesso sono necessari manuali di formazione per informare i clienti su come utilizzare i prodotti o i servizi della tua azienda.

I vantaggi dei manuali di formazione

Fornisci coerenza alla tua squadra

Un buon manuale di formazione consente a tutti i dipendenti di sperimentare la stessa formazione, riducendo la probabilità di confusione o errori.

Quando vengono documentati processi o procedure importanti per l'intero team, puoi fidarti che tutti lavorano in base allo stesso playbook e seguono le stesse istruzioni. Questo assicura anche al team che sta seguendo i passi giusti.

Semplifica il processo di onboarding

L'utilizzo di un manuale di formazione consente di risparmiare tempo sull'onboarding dei nuovi assunti . Puoi assicurarti che ogni dipendente riceva le stesse informazioni standard e sia impostato con il piede giusto sin dal primo giorno. Prima i dipendenti apprendono i dettagli del loro ruolo, prima possono iniziare a fornire valore.

I dipendenti possono essere inseriti più rapidamente e in modo più produttivo con materiale di formazione efficace, sia che debbano comprendere policy, processi e procedure o che debbano seguire una formazione approfondita sui prodotti o servizi della tua azienda.

Promuovi l'intraprendenza, le prestazioni e l'indipendenza

I dipendenti saranno più intraprendenti nella risoluzione dei problemi e nell'apprendimento di nuove competenze quando sapranno che esistono manuali di formazione efficaci e dove trovarli.

Possono fare riferimento al manuale piuttosto che venire da te o da un altro manager per chiedere aiuto. Ciò fa risparmiare tempo a tutti e aumenta la fiducia e l'indipendenza dei membri del team mentre trovano soluzioni con successo da soli.

È probabile che anche i dipendenti ben formati e fiduciosi nella loro conoscenza del proprio lavoro abbiano prestazioni migliori, siano più produttivi e rimangano coinvolti.

Aumentare la conformità e la sicurezza

Il modo migliore per garantire che il tuo team segua i regolamenti è assicurarsi che siano armati delle giuste informazioni e dei passaggi da seguire. La creazione di un manuale di formazione è un modo eccellente per delineare queste procedure e protocolli per evitare problemi di conformità o azioni legali .

Puoi persino fornire video di formazione insieme a un manuale scritto in modo che i dipendenti abbiano una rappresentazione dal vivo e reale di come rispettare i requisiti.

Ridurre gli errori

Un dettagliato programma di formazione mette informazioni importanti direttamente nelle mani dei dipendenti. Non dovrai preoccuparti che un dipendente possa dimenticare come eseguire correttamente un'attività, documentare un lavoro o seguire protocolli e procedure.

Evitare errori riduce al minimo la necessità di ripetere il lavoro e aiuta a migliorare la qualità del lavoro in generale.

Ti aiuta anche a evitare di pagare multe o ore di straordinario . Ad esempio, una formazione adeguata rende più probabile che il lavoro venga svolto correttamente la prima volta. Questo ti impedisce di dover pagare gli straordinari a un dipendente per rimanere fino a tardi e aggiustarlo. Mantiene inoltre i dipendenti informati sulle procedure adeguate, in particolare per quanto riguarda la sicurezza o la conformità, il che limita il rischio di sanzioni per le violazioni.

Risparmia sui costi di formazione

I manuali di formazione possono aiutare la tua azienda a risparmiare denaro. In primo luogo, fornisce un modo coerente per formare tutti su un argomento specifico. Non dovrai pagare per creare e fornire sessioni di formazione personalizzate o video di formazione. Invece, puoi condensare tali informazioni in un'unica fonte che tutti i tuoi dipendenti possono utilizzare.

Inoltre, poiché i dipendenti possono sempre fare riferimento a un manuale di formazione, non sarà necessario spendere soldi per creare corsi di aggiornamento o sessioni di microlearning per aggiornare i dipendenti se dimenticano informazioni.

Come creare un manuale di formazione per i dipendenti in 10 passaggi

Mentre il processo esatto può variare a seconda delle esigenze della tua azienda, creare un manuale di formazione è facile come seguire 10 passaggi generali.

Fase 1: identificare gli obiettivi di formazione e conoscenza

La prima cosa che devi fare è capire quale conoscenza vuoi insegnare attraverso questa formazione . Pensa agli obiettivi più importanti che vuoi che i dipendenti raggiungano. Quali abilità dovrebbero imparare o sviluppare? Quali informazioni dovrebbero apprendere?

È utile annotare alcuni obiettivi specifici. Ad esempio: "Dopo aver letto questo manuale, i dipendenti capiranno il processo esatto per iscriversi ai benefici per i dipendenti". Oppure, "Questa formazione fornirà ai membri del team istruzioni specifiche per compilare l'autovalutazione delle loro prestazioni".

Passaggio 2: definire il pubblico di destinazione

Quindi, pensa al pubblico di destinazione. Considera chi ha bisogno di questa conoscenza o chi beneficerà di queste istruzioni.

Ti consigliamo di considerare cose come il livello di esperienza, il ruolo e il background . Ad esempio, un dipendente anziano probabilmente ha conoscenze diverse rispetto a un lavoratore junior, quindi tieni presente il tipo di formazione di cui può beneficiare ciascun lavoratore.

Allo stesso modo, i dipendenti in posizioni diverse avranno competenze e comprensioni diverse. Ad esempio, potresti includere informazioni tecniche in un manuale di formazione per ingegneri, ma probabilmente creerebbe confusione in un manuale per professionisti delle risorse umane.

Quando definisci il tuo pubblico, dovresti anche pensare agli obiettivi che ti sei prefissato. Ad esempio, l'obiettivo principale potrebbe essere quello di migliorare la sicurezza nel tuo magazzino. Il tuo pubblico di destinazione sarà chiunque trascorra del tempo a lavorare lì. O forse stai mirando a costruire un team dirigenziale pieno di ottimi allenatori. Il tuo pubblico di destinazione sarebbe composto da lavoratori che sono già in gestione o interessati a una promozione.

Passaggio 3: raccogliere risorse e informazioni

Prima di essere pronto a creare il tuo manuale di formazione, assicurati di disporre di tutte le informazioni necessarie.

Ad esempio, per un manuale di formazione su una specifica procedura aziendale, raccogliere tutta la documentazione esistente della procedura e di eventuali processi pertinenti. Per la formazione sul software o sul sistema, ti consigliamo di avere a portata di mano qualsiasi manuale o guida all'implementazione. Per creare un manuale di formazione sulla sicurezza, assicurati di consultare eventuali regolamenti o codici.

Questo è anche un ottimo momento per consultarsi con qualsiasi esperto interno o esterno in materia . Coloro che sono strettamente coinvolti nell'argomento della formazione possono fornire spunti, idee e migliori pratiche a cui potresti non aver pensato.

Passaggio 4: scegli un formato e una struttura

Successivamente, decidi come formattare e strutturare il tuo manuale.

Scegli il formato migliore

Esistono numerosi tipi di materiali di formazione là fuori, quindi hai molti formati tra cui scegliere.

Puoi scrivere un documento, creare una presentazione di diapositive (come una presentazione PowerPoint o Fogli Google) o utilizzare un sistema di gestione dell'apprendimento interattivo (LMS) per creare il tuo manuale.

In definitiva, scegli ciò che funziona meglio per il tipo di formazione che stai fornendo e il tuo pubblico di destinazione.

Ad esempio, potresti utilizzare una presentazione per un manuale che include molti elementi visivi, come flussi di lavoro e infografiche per un manuale incentrato sulla sicurezza. Per un manuale, i dipendenti delle risorse umane possono fare riferimento in base alle esigenze, un documento consente loro di individuare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno.

Struttura il tuo manuale

Indipendentemente dal modo in cui presenti le informazioni, avrai bisogno di uno schema forte del contenuto stesso. Crea uno schema che suddivida il contenuto in parti piccole e facili da digerire .

Inizia creando intestazioni per ogni sezione, inclusa un'introduzione alla formazione per spiegare ciò che un utente può aspettarsi di apprendere, un sommario e una conclusione che riassuma ciò che è stato trattato.

Mentre crei il tuo manuale, concentrati su un design semplice e accessibile . Non vuoi che il contenuto della formazione si perda tra troppi colori o stili. Attenersi allo stile del marchio della tua azienda o utilizzare solo un paio di colori diversi. Questo aiuta a rendere il manuale più facile da leggere.

Inoltre, assicurati di utilizzare sempre lo stesso font facilmente leggibile . Un font sans-serif come Arial è un'opzione sicura. Usa solo un paio di dimensioni di caratteri diverse secondo necessità per titoli, intestazioni, sottotitoli, testo principale, ecc.

Includi ausili visivi

Il materiale didattico efficace include ausili visivi. Anche se la tua formazione è principalmente basata sul testo, includere alcuni ausili visivi è un modo utile per trasmettere informazioni, specialmente a coloro che apprendono visivamente.

Prendi in considerazione l'aggiunta di immagini che mostrino come eseguire un processo, come diagrammi di flusso o diagrammi esplicativi, o illustrazioni per coinvolgere i dipendenti. Le tabelle possono aiutarti a visualizzare grandi quantità di informazioni in modo comprensibile.

Le immagini possono rendere il tuo manuale visivamente più interessante, ma evita di usarne troppi . Possono distogliere l'attenzione da informazioni più importanti e rendere i tuoi contenuti disordinati.

Passaggio 5: redigere e modificare il contenuto

Fai riferimento allo schema che hai creato e inizia a riempire gli spazi vuoti . Completalo secondo necessità, soprattutto se hai scoperto nuove informazioni parlando con le PMI o rivedendo documenti.

Usa il risultato finale desiderato come guida. Affinché un dipendente possa uscire completamente formato, cosa deve imparare? Cosa devi spiegare loro?

Tieni presente la sequenza delle informazioni in modo che scorrano in modo logico. Inizia dall'inizio e approfondisci l'argomento durante tutta la formazione.

Ad esempio, supponiamo che tu stia creando un manuale di formazione sulle procedure di sicurezza. Tu potresti:

• Inizia con un'introduzione sul perché la sicurezza è importante e su come queste procedure aumentano la sicurezza nella tua azienda.
• Immergiti nella "carne" della formazione per spiegare tutto ciò che i tuoi dipendenti devono sapere.
• Termina con un riepilogo e i passaggi. Cosa dovrebbero fare dopo i tuoi dipendenti? Come dovrebbero procedere ora che sono stati addestrati?

Inoltre, ricorda di considerare il tuo pubblico mentre redigi i tuoi contenuti. Evita gerghi eccessivamente specifici o tecnici se stai formando un pubblico generico. Inoltre, tieni a portata di mano tutto ciò che è rilevante nella formazione per il pubblico.

Ad esempio, evita il gergo specifico del ruolo in un manuale di formazione destinato all'intera azienda. Invece, usa un linguaggio che tutti capiranno indipendentemente dalla loro posizione. D'altra parte, per la formazione incentrata su un processo che si applica solo a 1 team, è possibile adattare il manuale in modo che sia più specifico per le conoscenze di quel team.

Dopo aver scritto il contenuto, leggilo e apporta le modifiche necessarie .

Passaggio 6: consegnare un manuale di prova e apportare le modifiche necessarie

Prima di eseguire un'implementazione a livello aziendale, provalo con un piccolo sottoinsieme dell'azienda. Potresti scegliere membri di un dipartimento specifico, membri della leadership o anche 1-2 persone di team interfunzionali per ottenere un gruppo a tutto tondo.

Chiedi loro di leggere il manuale di formazione e poi chiedi il loro feedback. Invia loro un sondaggio , ponendo domande come:

• Cosa hai portato via da questa formazione?
• Dopo aver letto il manuale, come valuteresti la tua comprensione dell'argomento?
• Quanto è rilevante questa formazione per il tuo ruolo? In che modo ti aiuterà a migliorare sul lavoro?
• C'era qualcosa che speravi di imparare ma non l'hai fatto?
• Quali suggerimenti hai per future aggiunte o modifiche a questa formazione?

Dopo aver raccolto il loro feedback, analizza le risposte per comprendere i temi e le aree di miglioramento. Usa queste informazioni per apportare modifiche al manuale prima di pubblicarlo a tutti.

Passaggio 7: distribuzione a tutti i dipendenti

Congratulazioni, il tuo manuale di formazione è pronto per la pubblicazione! Ora è il momento di condividere con i tuoi dipendenti.

Inizia comunicando la nuova risorsa al tuo team . Spiega perché esiste il manuale, come può aiutarli e dove possono accedervi.

Prendi in considerazione l'utilizzo di una strategia di comunicazione su più fronti . Invia un'e-mail, condividi il manuale nell'app di messaggistica aziendale e pubblicalo nella tua knowledge base interna o nella pagina wiki. Questo copre tutte le basi e garantisce che nessuno perda le informazioni. Offre inoltre ai dipendenti varie opzioni su dove possono accedere al manuale.

Passaggio 8: monitora i progressi

Mentre i dipendenti elaborano il manuale di formazione, può essere utile tenere traccia dei progressi e del completamento.

Non avrai bisogno di tenere traccia dei progressi per ogni manuale. Dipende dal tipo di allenamento . I manuali che devono essere indicati come necessari o quelli che insegnano agli utenti come utilizzare un software specifico in genere non richiedono il monitoraggio dei progressi.

Tuttavia, vorrai monitorare i progressi per la formazione richiesta per motivi normativi o di conformità o manuali che offrono nuove informazioni.

Passaggio 9: testare le conoscenze dei dipendenti

Prendi in considerazione l'aggiunta di quiz o altri elementi interattivi al tuo manuale di formazione. Questi aiutano a testare le conoscenze dei dipendenti e a mantenerli coinvolti .

Fai riferimento ai principali obiettivi di conoscenza che hai annotato, quindi costruisci il tuo quiz e includi domande per valutare tale conoscenza. Puoi impostare i quiz in modo che appaiano in tutto il manuale o solo alla fine. Puoi persino richiedere ai dipendenti di superare un quiz prima di terminare ufficialmente il manuale di formazione.

Passaggio 10: raccogli feedback e aggiorna nel tempo

Proprio come hai fatto quando hai eseguito una prova del tuo manuale, vorrai richiedere il feedback dei dipendenti per apportare miglioramenti al tuo manuale di formazione.

Un sondaggio funziona bene anche qui. Puoi anche considerare di condurre 1 sondaggio prima che i dipendenti leggano il manuale e 1 dopo.

Un esempio del sondaggio iniziale potrebbe includere domande come:

• Cosa speri di imparare da questo manuale di formazione?
• Su una scala da 1 a 5, come valuteresti la tua attuale comprensione dell'argomento?

Per il sondaggio post-formazione, puoi utilizzare domande simili a quelle utilizzate nel sondaggio di prova. Puoi valutare quanto hanno imparato e raccogliere eventuali feedback o suggerimenti che potrebbero avere.

Analizza queste risposte e aggiorna il manuale di formazione secondo necessità .

Come Connecteam può aiutarti con la formazione

Connecteam è una piattaforma di gestione del lavoro all-in-one che include tutto ciò di cui hai bisogno per fornire una formazione coinvolgente ai dipendenti .

Crea materiali e corsi personalizzati per la formazione dei dipendenti

Con Connecteam puoi creare facilmente corsi di formazione completi, video di piccole dimensioni, manuali di formazione personalizzati e altri materiali.

Usa modelli o crea materiali e corsi da zero. Puoi includere PDF, video, moduli, immagini, infografiche e altro ancora e suddividere i corsi in moduli facilmente digeribili.

Inoltre, man mano che le cose cambiano, è facile rivedere e aggiornare i contenuti della formazione secondo necessità.

I dipendenti possono utilizzare l'app mobile Connecteam per accedere alle informazioni sulla formazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Ciò incoraggia l'apprendimento continuo e può contribuire a rafforzare la loro fiducia e indipendenza.

Memorizza tutte le informazioni in un unico posto

Quando utilizzi Connecteam per creare materiali di formazione, puoi archiviare in modo sicuro tutte le informazioni in una knowledge base centrale .

I dipendenti possono fare riferimento ai materiali di formazione ea qualsiasi altro importante documento aziendale ogni volta che ne hanno bisogno. Questa singola fonte di verità significa che nessuno deve passare il tempo a cercare informazioni da varie località.

Tieni traccia dei progressi e testa le conoscenze

Connecteam rende facile tenere traccia dei progressi della formazione dei dipendenti . Basta visualizzare la dashboard centrale per vedere a che punto è la formazione di ciascun lavoratore. Connecteam ti consente di inviare promemoria automatici ai dipendenti per incoraggiarli a completare la formazione.

Inoltre, i quiz interattivi ti consentono di verificare le conoscenze dei membri del team in modo da essere sicuro che ottengano ciò di cui hanno bisogno dalla formazione.

Man mano che i dipendenti completano la formazione e superano i quiz in-app, puoi premiare i loro risultati con badge di riconoscimento o token digitali.

Chiedere feedback è un gioco da ragazzi

La funzionalità di sondaggi e sondaggi di Connecteam ti consente di raccogliere rapidamente e facilmente il feedback dei dipendenti. Puoi creare e condividere sondaggi e sondaggi direttamente nell'app e i dipendenti possono rispondere da qualsiasi luogo.

Utilizza i modelli o crea i tuoi sondaggi personalizzati con domande sì/no, scala di valutazione, a risposta aperta e a scelta multipla. Visualizza i risultati in tempo reale direttamente dal tuo dispositivo mobile e invia avvisi intelligenti ai dipendenti ricordando loro di compilare il sondaggio prima della scadenza.

Nessun limite alla formazione dei dipendenti

Con la possibilità di creare formazione illimitata e condividerla con un numero illimitato di utenti , Connecteam cresce con la tua azienda, indipendentemente dal fatto che tu abbia 10, 100 o 10.000 dipendenti. Non preoccuparti mai di esaurire lo spazio di archiviazione o di dover pagare un extra per più studenti.

Conclusione

La creazione di manuali di formazione per i dipendenti porta a un onboarding più semplice, prestazioni dei dipendenti più elevate, maggiore coerenza e meno errori. Con questa guida, sei pronto a seguire 10 passaggi per progettare e implementare il tuo manuale di formazione.

Puoi utilizzare Connecteam per tutte le esigenze di formazione dei tuoi dipendenti, dalla creazione di materiali alla raccolta di feedback. I tuoi dipendenti apprezzeranno la facilità di accesso ai materiali in movimento e tu trarrai vantaggio dall'avere lavoratori competenti e competenti. I piani partono da soli $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti e le piccole imprese con 10 o meno dipendenti possono utilizzare Connecteam gratuitamente al 100% per tutta la vita.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe essere incluso nei materiali di formazione?

I materiali per la formazione dei dipendenti dovrebbero includere contenuti scritti, ausili visivi per illustrare processi e flussi di lavoro e dimostrazioni video. Una best practice consiste nell'includere anche test o quiz per verificare le conoscenze dei dipendenti.

Quali strumenti vengono utilizzati per la formazione dei dipendenti?

Esistono molti strumenti digitali che puoi utilizzare per la formazione dei dipendenti. Tuttavia, è importante selezionarne uno che offra opzioni di personalizzazione, contenuti scritti e visivi, utenti illimitati e accesso in movimento. Connecteam è una scelta eccellente per una soluzione di formazione all-in-one.

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