Come scrivere una lettera di verifica dell'occupazione + modelli gratuiti

In qualità di datore di lavoro, i tuoi dipendenti potrebbero chiederti di confermare i dettagli del loro impiego per istituti di credito ipotecario, proprietari terrieri o persino un altro datore di lavoro.

Mentre le lettere di verifica dell'occupazione sono in genere brevi e semplici da preparare, è importante farle bene.

Fare un passo falso non solo si riflette negativamente sulla tua azienda, ma può anche influire sulla capacità di un dipendente di ottenere un prestito, un alloggio o un nuovo lavoro.

In questa guida, ti spieghiamo come preparare una lettera di verifica dell'assunzione, comprese le informazioni da coprire.

Per aiutarti, abbiamo anche incluso alcuni esempi di lettere di verifica dell'occupazione e preparato due modelli pronti all'uso.

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Modulo di verifica del dipendente - Dipendente attuale

Modulo di verifica del dipendente - Ex dipendente

Che cos'è una lettera di verifica dell'occupazione?

Una lettera di verifica del lavoro è la prova dell'occupazione attuale o precedente di qualcuno. Conferma che un dipendente lavora, o ha lavorato, per la tua azienda e include dettagli come le date di assunzione, il ruolo e lo stipendio.

Una lettera di verifica dell'occupazione è talvolta indicata anche come:

• lettera di assunzione
• una lettera di prova dell'assunzione
• una lettera di verifica del lavoro
• una lettera di verifica dello stipendio
• una lettera di prova del reddito
• un modulo di verifica dell'occupazione

Queste lettere forniscono una verifica indipendente dei dettagli chiave dell'occupazione per terze parti. Una richiesta di lettera può provenire tramite un dipendente o direttamente da una terza parte, come una banca, un proprietario, un'agenzia governativa o un altro datore di lavoro.

Le lettere di verifica del lavoro sono diverse dalle lettere di riferimento o dalle lettere di raccomandazione che descrivono quanto bene un dipendente si è comportato in un ruolo. Invece, le lettere di prova dell'occupazione forniscono informazioni neutre sul tempo di un dipendente con la tua azienda.

Da dove provengono le richieste di lettere di verifica dei dipendenti?

Le richieste di una lettera di verifica salariale possono provenire da un dipendente, che poi la trasmetterà alla terza parte che richiede le informazioni.

I dipendenti non devono dirti perché richiedono la lettera. Tuttavia, devono dirti quali informazioni includere quando richiedono una lettera per conto di terzi.

Le richieste possono provenire anche direttamente da terzi. Questi includono:

• Istituzioni finanziarie. Ad esempio, quando un dipendente richiede un mutuo o un altro prestito, la banca deve confermare la sua capacità di effettuare i rimborsi. Se un dipendente fa domanda per ristrutturare un prestito esistente o differire i pagamenti a causa di difficoltà finanziarie, la banca spesso deve anche confermare il suo reddito prima di decidere se accogliere la sua domanda.
• Padroni di casa. Quando un dipendente fa domanda per affittare una proprietà, il proprietario potrebbe voler vedere che ha la possibilità di pagare l'affitto, il deposito e altri costi di servizio.
• Altri datori di lavoro. Se un dipendente presenta una domanda di lavoro a un'altra società, il potenziale datore di lavoro potrebbe voler richiedere una lettera di verifica del lavoro per verificare le informazioni nel curriculum del dipendente.
• Gli avvocati specializzati in immigrazione possono richiedere una lettera a un datore di lavoro durante la preparazione di una domanda di visto per un dipendente o un suo familiare. Ad esempio, una lettera di verifica dello stipendio può essere utilizzata come prova della capacità di un dipendente di sponsorizzare la domanda di residenza permanente di un familiare.
• Le agenzie di recupero crediti a volte contattano i datori di lavoro richiedendo lettere di verifica del lavoro per incoraggiare il pagamento. Dovresti cercare una consulenza legale per rispondere a questo tipo di richieste, poiché spesso puoi rilasciare solo informazioni limitate per legge.
• Le agenzie governative possono richiedere una verifica della lettera di assunzione per identificare i casi di frode previdenziale o per confermare i salari per una decisione del tribunale. È meglio parlare con un avvocato se ricevi una richiesta come questa.

È anche importante richiedere una consulenza legale per capire quando sei tenuto per legge a rispondere alle richieste di lettera di prova dell'assunzione.

Spesso non devi farlo. Tuttavia, può essere una buona idea fornire una lettera se supporta un dipendente, ad esempio aiutandolo a ottenere un mutuo, firmare un contratto di locazione o trovare un nuovo lavoro.

Le richieste delle agenzie governative sono solitamente l'eccezione a questo. Potrebbe essere richiesto per legge di rispondere a questi e la richiesta in genere stabilisce il regolamento o la legge pertinente.

Cosa dovrebbe essere incluso in una lettera di verifica dell'occupazione?

Ci sono alcune informazioni di base che dovresti sempre includere quando scrivi una lettera di verifica dell'occupazione. I dettagli specifici dipendono dalla richiesta, nonché dalla politica della tua azienda e dalle leggi e dai regolamenti pertinenti.

Assicurati che la tua lettera includa:

• La data in cui è stata scritta la lettera , in modo che il destinatario sappia che le informazioni in essa contenute sono aggiornate.
• Il nome e l'indirizzo della tua azienda.
• Un saluto. Se conosci i dettagli del destinatario, puoi rivolgerti direttamente a lui. In caso contrario, utilizza "A chi può interessare".
• Il nome completo del dipendente.
• Le loro date di impiego , comprese le date di inizio e di fine. Puoi annotare la data di fine come "presente" se il dipendente lavora ancora per la tua azienda.
• Il tuo nome e le informazioni di contatto , se il destinatario ha domande o ha bisogno di ulteriori informazioni.
• La tua firma.

Se espressamente richiesto e consentito dalla legge, potrebbe essere necessario includere anche:

• Il nome e l'indirizzo della società destinataria, se noto.
• Titolo di lavoro e reparto del dipendente.
• Una breve descrizione delle mansioni del dipendente.
• Lo stipendio del dipendente.
• Prove a sostegno del loro stipendio, come buste paga o schede attività.
• Frequenza di pagamento, ad esempio settimanale o mensile.
• Il numero di ore lavorate dal dipendente in una settimana o in un mese.
• Il loro tipo di impiego (tempo pieno, part-time o contratto)
• Perché il loro impiego sta finendo.
• Se il loro lavoro dovrebbe continuare.
• L'idoneità del dipendente alla riassunzione.

A seconda della richiesta, è possibile fornire una lettera di verifica dell'assunzione in formato digitale o cartaceo e inviarla per posta, e-mail o fax.

Come formattare una lettera di prova dell'occupazione

Prepara la lettera su carta intestata aziendale o carta intestata con il logo della tua azienda. Ciò conferma la sua autenticità per il destinatario.

Il modo migliore per presentare queste lettere è in formato lettera commerciale.

Inserisci il nome e l'indirizzo della tua azienda, la data e l'indirizzo del destinatario (se noto) in alto a sinistra della lettera. Quindi, includi il tuo saluto, il contenuto della tua lettera e un'approvazione formale, come "sinceramente" o "i migliori saluti". La tua firma, nome e ruolo dovrebbero seguire.

Politica e procedura della lettera di verifica del lavoro

In qualità di datore di lavoro, i tuoi dipendenti possono richiedere regolarmente un modulo di verifica dell'occupazione. Per questo motivo è utile creare una politica di verifica delle lettere di assunzione e definire la procedura per richiederle e redigerle.

La creazione di una politica e di una procedura garantisce che la tua azienda adotti un approccio coerente alla prova delle lettere di assunzione.

Anche le politiche e le procedure fanno risparmiare tempo a te e ai tuoi dipendenti. Puoi aggiungerli al tuo manuale di politiche e procedure affinché i tuoi dipendenti possano trovarli facilmente. Definendo chiaramente i passaggi, ottieni tutte le informazioni di cui hai bisogno dal dipendente senza dover andare avanti e indietro.

Politica

Una politica del modulo di verifica dei dipendenti stabilisce come vengono gestite le richieste di lettere e chi è responsabile della loro preparazione.

Prima di scrivere la tua polizza, è importante confermare i tuoi obblighi legali sia a livello federale che statale. La verifica delle lettere di assunzione comporta il rilascio di informazioni riservate sui dipendenti a terzi.

Ci sono spesso leggi e regolamenti su quali informazioni sui dipendenti puoi e non puoi rilasciare e il processo per farlo. Ad esempio, in alcuni stati degli Stati Uniti, i datori di lavoro non possono condividere la cronologia degli stipendi con terze parti.

Potrebbe essere necessario ottenere il consenso firmato dal dipendente per rilasciare le proprie informazioni prima di fornire una lettera di prova dell'assunzione. È anche una buona idea richiedere richieste per iscritto. Le richieste scritte e i moduli di liberatoria firmati creano una registrazione in caso di controversie successive, ad esempio se un dipendente si oppone alle informazioni che hai divulgato.

Per questi motivi, le risorse umane (HR) hanno spesso il compito di rispondere alle richieste di lettere di verifica dei dipendenti. Possono quindi garantire che la lettera sia conforme alla politica interna dell'azienda e alle leggi pertinenti.

I dirigenti o i supervisori possono anche preparare moduli di verifica dei dipendenti. Tuttavia, le risorse umane dovrebbero comunque esaminarle prima che vengano inviate.

Procedura

La creazione di una procedura standard per la richiesta di verifica delle lettere di assunzione fa risparmiare tempo a te e ai tuoi dipendenti. I dipendenti sanno a chi fare la richiesta e quali informazioni sono richieste.

Nella tua procedura, spiega:

• A chi devono presentare la richiesta i dipendenti e i terzi.
• Chi è responsabile della preparazione delle lettere.
• Quali informazioni sono necessarie per preparare la lettera.
• Se è richiesta una lettera digitale o cartacea e dove inviarla.
• I tempi per rispondere alle richieste.
• Collegamenti a eventuali politiche o moduli correlati.

Può essere utile creare un modulo di esempio che i dipendenti possono utilizzare per richiedere una lettera. L'aggiunta del modulo al manuale delle politiche e delle procedure o al manuale del dipendente consente ai dipendenti di trovarlo facilmente. Compilano semplicemente le informazioni richieste e le inviano alla persona o al dipartimento interessato.

Suggerimento per professionisti: utilizza un sistema di gestione dei documenti delle risorse umane dedicato come Connecteam per gestire facilmente tutti i documenti e le informazioni importanti sui dipendenti.

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Suggerimenti per la preparazione di una lettera di verifica del lavoro

Quando scrivi una lettera di verifica dello stipendio, tieni a mente questi punti.

Sii breve e al punto

Queste lettere non devono essere lunghe o complicate. Devono semplicemente presentare le informazioni richieste in modo neutrale. Queste lettere non dovrebbero esprimere opinioni, ad esempio sulle prestazioni o sul carattere di un dipendente.

Rileggi la tua lettera prima di inviarla

Come ogni comunicazione esterna, una lettera di prova dell'assunzione è un riflesso della tua attività. Dovrebbe essere privo di errori e professionale.

Inoltre, controlla che la lettera contenga tutte le informazioni richieste. È un documento importante per un dipendente che lo aiuta a ottenere un mutuo, un alloggio o un impiego futuro. Fornire informazioni incomplete può rallentare la loro applicazione.

Assicurarsi che le informazioni contenute nella lettera siano accurate e veritiere

I dettagli nella tua lettera dovrebbero essere basati sui registri delle risorse umane. Terze parti possono utilizzare la tua lettera per prendere decisioni serie riguardanti il ​​tuo dipendente, come la concessione o il rifiuto di un visto a un familiare di un dipendente.

L'accuratezza aiuta anche a proteggerti da eventuali reclami successivi da parte di dipendenti che non sono soddisfatti delle informazioni fornite.

Consegna la lettera in tempo

Le richieste di lettere di verifica dei dipendenti sono spesso urgenti. Ad esempio, una banca che prende in considerazione una domanda di mutuo può richiedere le informazioni entro due giorni lavorativi.

Se un dipendente ha richiesto una lettera di conferma dell'assunzione, dovresti cercare di rispondere il più rapidamente possibile. Puoi delineare i tempi di consegna nella tua politica e procedura. I dipendenti quindi capiscono con quanto anticipo hanno bisogno per fare le loro richieste.

Esempi di lettere di verifica dell'occupazione

Di seguito sono riportati due esempi di lettere di verifica del lavoro per dipendenti attuali ed ex.

Questa verifica dell'attuale modello di lettera di assunzione è formattata come una lettera commerciale formale. Personalizza il testo in modo che corrisponda alle tue informazioni pertinenti. Salva una copia come riferimento e mantieni la tua futura corrispondenza di verifica dell'occupazione rapida, chiara e concisa.

Scarica il modello di lettera di verifica dell'occupazione attuale

documenti Google

Questa verifica del modello di lettera di lavoro passato è formattata come una lettera commerciale formale. Personalizza il testo in modo che corrisponda alle informazioni pertinenti. Salva una copia come riferimento e mantieni la tua futura corrispondenza di verifica dell'occupazione rapida, chiara e concisa.

Scarica il modello di lettera di verifica del passato impiego

documenti Google

Semplifica il processo

I tuoi dipendenti potrebbero aver bisogno regolarmente di moduli di verifica dei dipendenti, quindi è utile disporre di una politica e di una procedura per gestire le loro richieste. Questo standardizza il processo, aiutandoti a fornire le lettere in modo tempestivo. Ti assicura inoltre di includere le informazioni necessarie come il ruolo del dipendente, la descrizione del lavoro e lo stipendio.

Scrivendo moduli di verifica dell'occupazione professionali e accurati, puoi aiutare a sostenere i tuoi lavoratori nell'acquisto delle proprie case, nell'affitto di alloggi e nella ricerca di un impiego futuro.

Segui la nostra guida dettagliata e utilizza i nostri modelli di lettera di verifica dell'occupazione per produrre facilmente lettere di prova professionale dell'assunzione su richiesta.

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