14 documenti di onboarding più essenziali per i nuovi assunti

introduzione

L'obiettivo dell'onboarding è aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi i benvenuti, informati e pronti a partire con il piede giusto. Rendendo il processo semplice, divertente e informativo, preparerai il terreno per una relazione lunga e di successo con i nuovi membri del tuo team.

Gran parte dell'onboarding efficiente dei dipendenti consiste nel fornire la documentazione corretta.

In questo articolo, discuto l'importanza dei documenti di onboarding nel processo di onboarding e scorro i 14 documenti che devi fornire ai nuovi assunti.

Perché è importante un buon processo di onboarding?

Un buon processo di onboarding è essenziale per la tua azienda perché aiuta i nuovi assunti a sentirsi i benvenuti e facilita la transizione nelle loro nuove posizioni.

Quando i nuovi dipendenti hanno un'esperienza di onboarding positiva, anche il coinvolgimento dei dipendenti migliora. È più probabile che il personale si senta impegnato nel proprio lavoro, il che può portare a prestazioni migliori e maggiori tassi di fidelizzazione.

In effetti, uno studio del 2015 di Brandon Hall Group ha rilevato che le organizzazioni con un forte processo di onboarding hanno un tasso di fidelizzazione dei dipendenti migliore dell'82%.

La razionalizzazione dei documenti di onboarding è una parte importante del processo. Fornendo ai nuovi documenti di assunzione informazioni chiare e concise sul ruolo, sui vantaggi e sulle politiche aziendali, aiuti i dipendenti a mettersi rapidamente al corrente e a sentirsi sicuri della loro nuova posizione.

Ciò riduce la confusione, fa risparmiare tempo e consente una transizione più agevole e una migliore produttività. È vantaggioso sia per il nuovo dipendente che per la tua organizzazione nel suo complesso!

Cosa sono i documenti di onboarding?

I documenti di onboarding forniscono informazioni importanti che preparano i nuovi membri del team al successo. Ti aiutano anche a soddisfare i requisiti governativi.

Di seguito, ho delineato i documenti di onboarding più importanti, divisi in 4 sezioni.

Moduli legali e fiscali

Questi sono obbligatori e richiesti dallo stato o dal governo federale. Questi includono documenti come i moduli W-4 e I-9, che devono essere completati entro pochi giorni dalla data di inizio di un dipendente per evitare multe o sanzioni.

Documenti specifici dell'azienda

Questi coprono tutte le informazioni che un dipendente dovrebbe conoscere, indipendentemente dalla sua posizione. Questi includono manuali dei dipendenti, organigrammi e dichiarazioni di intenti.

Documenti specifici per ruolo

Questi descrivono in dettaglio le tue aspettative nei confronti del tuo nuovo dipendente e forniscono procedure operative standard (SOP) e manuali di politiche e procedure.

Documenti salariali e previdenziali

Questi istruiscono i tuoi dipendenti su come saranno pagati e di quali vantaggi possono usufruire. Forniscono inoltre ai lavoratori le informazioni di cui hanno bisogno per usufruire dei vantaggi. Questa categoria potrebbe includere pacchetti di benefici per la salute, informazioni 401k, politiche sui permessi, documenti di stock option e altro.

Per ulteriori informazioni, leggi il modello di elenco di controllo per l'onboarding di Connecteam .

14 Documenti essenziali per l'onboarding

Ora che sei al corrente di quali sono i documenti di onboarding, discutiamo i 14 documenti più essenziali per fornire nuove assunzioni.

Documenti legali e fiscali di onboarding

Modulo W-4

È importante fornire ai nuovi dipendenti un modulo di imposta federale sul reddito W-4 che consenta loro di modificare il proprio stato di ritenuta d'acconto . È tua responsabilità tenere traccia del modulo W-4 più recente di ciascun dipendente e assicurarti che le loro buste paga riflettano le loro scelte di ritenuta d'acconto aggiornate.

Per rispettare le normative, è necessario conservare questi documenti fiscali per ciascun dipendente per almeno 4 anni dalla data in cui l'imposta sul lavoro è dovuta o pagata, se successiva.

Rimanendo organizzati e mantenendo registri accurati, puoi assicurarti che la tua attività sia conforme alla legge e che i tuoi dipendenti vengano pagati in modo accurato.

Modulo I-9

Il modulo di occupazione I-9 è un documento importante utilizzato per verificare l'idoneità di un nuovo assunto a lavorare negli Stati Uniti .

In qualità di datore di lavoro, è tua responsabilità assicurarti che il tuo nuovo assunto sia legalmente autorizzato a lavorare nel paese in base alla cittadinanza, al visto, al residente e allo stato di immigrazione. I moduli I-9 sono richiesti per cittadini e non cittadini.

Il processo I-9 prevede due passaggi essenziali:

• Il nuovo assunto deve compilare un modulo in cui dichiara la propria idoneità e i documenti che possono essere utilizzati per verificare il proprio stato.
• Il nuovo assunto deve presentare i documenti di idoneità al lavoro che il datore di lavoro deve esaminare. In genere, il dipartimento delle risorse umane di un'azienda verificherà se i documenti soddisfano l'elenco dei documenti accettabili dell'IRS. Questi documenti potrebbero essere ad esempio passaporti, certificati di nascita o carte di residenza permanente.

Dopo aver verificato la cittadinanza del nuovo assunto, può iniziare a lavorare per la tua azienda.

Non è necessario presentare il modulo I-9 per l'assunzione o verificare i documenti, ma è necessario averli a disposizione se richiesto da un funzionario dell'immigrazione.

Moduli per le tasse statali

Alcuni stati hanno moduli di ritenuta d'acconto essenziali. Dovresti verificare con il tuo governo locale per vedere se hai bisogno di dipendenti per completare questi documenti di onboarding.

Allo stato attuale, 31 stati richiedono un certificato di ritenuta fiscale statale . Questi sono:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• California
• Connecticut
• Distretto della Colombia
• Georgia
• Hawaii
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Louisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Mississippi
• Missouri
• New Jersey
• New York
• Ohio
• Oklahoma
• Oregon
• Pennsylvania
• Rhode Island
• Vermont
• Virginia
• Virginia dell'ovest
• Wisconsin

Test antidroga e controlli in background

Devi includere una copia della tua politica sui test antidroga nei tuoi documenti di onboarding se la tua azienda richiede test antidroga.

È anche importante tenere traccia dei risultati dei test e dei controlli in background per conformarsi alle normative governative o di settore.

Il mio consiglio: l'utilizzo di un sistema digitale di gestione dei dipendenti online con supporto per moduli personalizzati e caricamento di documenti significa che puoi conservare tutti i file dei dipendenti della tua azienda in un unico posto.

Connecteam consente ai dipendenti di compilare i loro W-4, I-9 e altri dettagli da qualsiasi luogo. Questo può aiutare a semplificare e semplificare i processi di onboarding. Registrati per una prova gratuita per testare queste funzionalità e altro ancora.

Documenti di onboarding aziendale

Patto di non concorrenza

Gli accordi di non concorrenza vietano ai dipendenti di lavorare per i concorrenti o l'avvio di attività simili per un periodo specifico dopo aver lasciato la tua azienda, ad esempio 6 mesi.

Questi accordi possono essere utili per le aziende che investono una notevole quantità di risorse nello sviluppo di informazioni proprietarie o relazioni con i clienti che sono fondamentali per il loro successo.

Inoltre, gli accordi di non concorrenza possono aiutare le aziende a mantenere un vantaggio competitivo impedendo agli ex dipendenti di condividere le loro conoscenze e competenze con i concorrenti. Possono anche aiutare a evitare conflitti di interesse. Questi accordi aiutano a garantire che i dipendenti si concentrino sulle loro attuali responsabilità lavorative e non utilizzino la loro posizione all'interno dell'azienda a vantaggio di un'azienda concorrente.

Modulo di contatto per emergenze

Avere un modulo di contatto di emergenza per i dipendenti è una parte essenziale del piano di gestione del rischio di qualsiasi azienda. Il modulo consente alla tua azienda di mettersi rapidamente e facilmente in contatto con il contatto di emergenza designato da un dipendente in caso di emergenza o incidente.

Avere un modulo di contatto di emergenza migliora anche la soddisfazione dei dipendenti . Sapere che il loro datore di lavoro ha le informazioni di contatto di emergenza in archivio e può essere contattato in caso di emergenza può dare tranquillità ai dipendenti e aiutarli a sentirsi apprezzati e curati. È un semplice passo che può fare molto per costruire una cultura aziendale positiva e promuovere un senso di comunità e sostegno tra i dipendenti.

Il manuale dell'impiegato

Un manuale per i dipendenti funge da guida per i lavoratori sulle politiche, le aspettative e le procedure aziendali. Fornisce una panoramica chiara e concisa di cosa ci si aspetta dai dipendenti e cosa possono aspettarsi dall'azienda. Aiuta anche a proteggere legalmente l'azienda.

Alcuni elementi chiave che dovrebbero essere inclusi in un manuale del dipendente sono:

• Panoramica dell'azienda: inizia con un'introduzione che fornisce una panoramica dell'azienda, della sua missione e della sua cultura. Questo può aiutare i dipendenti a sentirsi connessi all'organizzazione e a comprenderne i valori e gli obiettivi.

• Politiche occupazionali: come classificazioni dei dipendenti, descrizioni delle mansioni, programmi di lavoro e benefit.

• Codice di condotta: delineare le aspettative dell'azienda per il comportamento dei dipendenti, comprese le politiche relative al codice di abbigliamento, alla condotta sul posto di lavoro e alle politiche contro la discriminazione e le molestie.

• Sicurezza e protezione: includi politiche relative alla sicurezza e alla protezione, come procedure di emergenza, regole di sicurezza sul posto di lavoro e politiche di sicurezza IT.

• Gestione delle prestazioni: descrivere il processo di gestione delle prestazioni dell'azienda, incluso il modo in cui le prestazioni vengono valutate, il feedback e le procedure disciplinari.

• Risoluzione e dimissioni: spiegare le politiche e le procedure dell'azienda per la risoluzione e le dimissioni, inclusi i requisiti di preavviso e i colloqui di uscita.

Includere anche un modulo di riconoscimento che i dipendenti devono firmare. Questo indicherà che hanno ricevuto e letto il manuale e ne hanno compreso il contenuto.

Inoltre, ricorda di mantenere il linguaggio semplice e di facile comprensione e assicurati che il manuale venga aggiornato regolarmente per riflettere eventuali cambiamenti nelle politiche o nelle procedure.

Organigramma

Fornire ai nuovi assunti un organigramma aiuta i dipendenti a comprendere la struttura, la gerarchia e le relazioni gerarchiche dell'azienda .

Può anche aiutare i nuovi assunti a comunicare in modo più efficace con i loro colleghi. Possono comprendere meglio i ruoli e le responsabilità dei loro colleghi, facilitando la collaborazione e il raggiungimento di obiettivi comuni. Un organigramma può anche aiutare i dipendenti a determinare a chi rivolgersi con domande o dubbi e chi ha l'autorità per prendere determinate decisioni.

Linee guida del marchio

Un documento di orientamento del marchio garantisce che i dipendenti comprendano l'identità del marchio dell'azienda e come rappresentarla in modo coerente. Questo documento garantisce che la voce e l'immagine dell'azienda rimangano coerenti in tutta la forza lavoro.

Questo documento dovrebbe includere linee guida su:

• Voce e tono nei materiali di marketing
• Uso dei loghi
• Font e tipografia da utilizzare
• Combinazioni di colori e forme da incorporare
• Linee guida per l'uso della fotografia e delle opere d'arte

Documenti specifici per ruolo

Lettera di offerta di lavoro

La lettera di offerta di lavoro delinea le aspettative di ruolo, la retribuzione e i benefici del nuovo dipendente . Dopo che il dipendente ha attentamente esaminato e firmato la lettera di offerta, dovrebbe essere conservata nel proprio file per riferimento futuro in caso di potenziali problemi.

Contratto dipendente

Potresti avere un contratto di lavoro separato che va più in dettaglio rispetto alla lettera di offerta del dipendente.

I contratti di lavoro possono includere ulteriori dettagli su:

• Titolo di lavoro e mansioni
• Orario di lavoro
• Risarcimento
• Politiche e procedure di cessazione
• Proprietà intellettuale
• Riservatezza
• Politiche e procedure per la risoluzione delle controversie
• Benefici

Il mio consiglio: nel contratto del tuo dipendente, includi i dettagli specifici del ruolo, come la retribuzione e l'orario di lavoro. Inserisci regole e informazioni più generiche che tutti i dipendenti devono rispettare e conoscere nel manuale del dipendente. È possibile fare riferimento al manuale del dipendente nel contratto del dipendente.

Manuali di processo e procedura

Insieme all'onboarding pratico e alla formazione di un compagno di onboarding, ti consiglio di fornire ai dipendenti manuali di procedure formali . Questi dovrebbero contenere istruzioni dettagliate per i diversi compiti di cui sarà responsabile un nuovo assunto. Dovrebbero inoltre delineare le procedure di escalation per gestire eventuali problemi che potrebbero sorgere.

I dipendenti possono facilmente fare riferimento a questi manuali una volta completato il processo di onboarding iniziale.

Documenti salariali e previdenziali

Modulo deposito diretto

Molti dipendenti preferiscono ricevere la paga tramite deposito diretto sui propri conti bancari. Per facilitare questo processo, dovrai fornire al tuo nuovo dipendente un modulo di deposito diretto in cui inserire i dettagli del proprio conto bancario e le preferenze di deposito.

Documento di panoramica dei vantaggi

Un documento di panoramica dei vantaggi per i dipendenti dovrebbe fornire un riepilogo completo del pacchetto di vantaggi offerto dall'azienda.

Il documento dovrebbe includere:

• Assicurazione sanitaria: spiega le opzioni disponibili per i dipendenti, come i tipi di piani, gli importi della copertura e i premi.

• Piani pensionistici: dettagliare i piani pensionistici offerti dall'azienda, ad esempio un piano 401 (k) o un piano pensionistico. Includere i requisiti contributivi dei dipendenti e i contributi corrispondenti del datore di lavoro.

• Politiche per il tempo libero: delineare le politiche dell'azienda in materia di ferie, assenze per malattia, giorni personali e ferie.

• Altre assicurazioni: dettagliare eventuali prestazioni assicurative aggiuntive, come l'assicurazione sulla vita, l'assicurazione per l'invalidità o l'assicurazione per la vista e l'odontoiatria.

• Programmi di benessere: Descrivi eventuali programmi di benessere offerti dall'azienda, come abbonamenti a palestre, screening sanitari o programmi di riduzione dello stress.

• Programmi di assistenza ai dipendenti: spiegare eventuali programmi di assistenza ai dipendenti offerti dall'azienda, come servizi di consulenza, pianificazione finanziaria o assistenza legale.

• Vantaggi aggiuntivi: specifica eventuali vantaggi aggiuntivi offerti dall'azienda, come sconti per i dipendenti, rimborso delle tasse scolastiche o assistenza per il trasporto.

Fornire un documento di panoramica dei vantaggi chiaro e completo può aiutare i dipendenti a comprendere il valore del loro pacchetto di vantaggi e prendere decisioni informate sulle loro opzioni.

Riepilogo

Un onboarding efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi nuova assunzione. Dà il tono alla loro esperienza in azienda e stabilisce le basi per un rapporto di lavoro positivo.

I documenti di onboarding giocano un ruolo importante in questo. Fornendo i documenti in modo chiaro e organizzato, i datori di lavoro riducono lo stress e la confusione del processo di onboarding per i nuovi assunti e li preparano per il successo nei loro nuovi ruoli.