La guida completa alla comunicazione formale

Quando pensi alla comunicazione, puoi immaginare una conversazione casuale con un amico o un collega.

Tuttavia, in molti contesti professionali, la comunicazione formale è necessaria per una comunicazione efficace e organizzata.

Quindi cos'è esattamente la comunicazione formale?

Cos'è la comunicazione formale?

La comunicazione formale si riferisce a canali di comunicazione predefiniti utilizzati per informazioni ufficiali, ordini e istruzioni.

È quando le informazioni fluiscono attraverso canali di comunicazione predefiniti in modo organizzato. Questi canali possono essere la comunicazione orizzontale faccia a faccia tra dipendenti allo stesso livello o la comunicazione diagonale tra dipendenti a livelli diversi.

L'obiettivo della comunicazione formale è garantire che i messaggi siano chiari e concisi e raggiungano le persone appropriate in modo tempestivo.

Mentre la comunicazione formale può sembrare dispendiosa in termini di tempo rispetto alle conversazioni informali, è essenziale per le aziende mantenere l'ordine e la struttura.

I canali di comunicazione predefiniti aiutano anche a stabilire una chiara catena di comando in modo che i dipendenti di livello superiore possano impartire ordini o istruzioni ai dipendenti di livello inferiore.

Le forme comuni di comunicazione formale includono e-mail, lettere, rapporti, promemoria e presentazioni.

La comunicazione formale è una parte essenziale di qualsiasi ambiente professionale in quanto garantisce che il flusso di informazioni sia organizzato ed efficiente.

Sebbene possa essere più strutturato delle conversazioni informali, i canali predefiniti aiutano a stabilire l'ordine all'interno di un'organizzazione in modo che tutti possano comprendere chiaramente i propri ruoli e responsabilità.

Comunicazioni formali e informali

La differenza più significativa tra comunicazione formale e informale è la lingua utilizzata. L'e-mail di un manager al proprio team su un progetto imminente conterrà un linguaggio formale e preciso.

Tuttavia, lo stesso manager userebbe espressioni più rilassate quando invia congratulazioni per il compleanno di un membro del team o per il pensionamento imminente.

Di seguito sono riportate alcune altre differenze tra comunicazione formale e informale:

• Affidabilità : la comunicazione formale è considerata più affidabile perché esiste sempre una traccia scritta o elettronica.
• Velocità : le comunicazioni formali viaggiano più lentamente in quanto esiste una gerarchia designata per la revisione e l'approvazione di una comunicazione prima di renderla disponibile al pubblico.
• Richiede tempo : la creazione di comunicazioni formali richiede più tempo. Potrebbe essere necessario superare la burocrazia o problemi legali con la lingua. Le comunicazioni informali vengono spesso inviate immediatamente senza alcuna revisione.

Caratteristiche principali della comunicazione formale

Esploriamo più dettagli sugli aspetti comuni della comunicazione formale.

• Struttura : le comunicazioni formali nelle e-mail e nelle lettere commerciali in genere seguono un formato prestabilito. Di solito c'è un'intestazione, una forma comune di saluto e una firma alla fine. Molti uomini d'affari utilizzano modelli per creare promemoria e altri documenti ufficiali per assicurarsi di comunicare correttamente le informazioni ufficiali.
• Lingua : la lingua utilizzata nelle comunicazioni professionali dovrebbe essere precisa e appropriata al contesto. Lo slang e altre frasi informali non dovrebbero mai essere usate. Le comunicazioni formali dovrebbero includere una grammatica corretta e nessuna contrazione. Ad esempio, lo scrittore dovrebbe scrivere "non" invece di "non".
• Tono : il tono delle comunicazioni professionali dovrebbe rimanere serio e professionale. Non dovrebbero esserci opinioni personali o emozioni evidenti nella scrittura. Invece, l'obiettivo dovrebbe essere quello di trasmettere informazioni accurate in modo rispettoso e obiettivo. Scegli parole neutre e diplomatiche, specialmente quando tocchi argomenti delicati.
• Gerarchia : le comunicazioni formali dovrebbero fluire attraverso una gerarchia aziendale stabilita. I canali designati dovrebbero avere procedure e protocolli in atto per governare il flusso. Nessuna comunicazione formale deve essere effettuata senza la preventiva autorizzazione di un funzionario aziendale designato.
• Documentazione : tutte le comunicazioni formali devono essere soggette a un processo di archiviazione della documentazione che garantisca la registrazione di qualsiasi decisione, politica o azione intrapresa all'interno di un'organizzazione. Ciò promuove un ambiente di responsabilità e rende le informazioni disponibili per riferimenti futuri.
• Canali di comunicazione : le comunicazioni formali dovrebbero passare attraverso canali ufficiali come un sistema di posta elettronica designato. Ad esempio, possono essere presentati come relazioni, lettere ufficiali o forniti ad altri partecipanti a una riunione organizzata. Per le comunicazioni formali dovrebbero essere utilizzati solo i canali riconosciuti e approvati da un'azienda.

Perché è importante la comunicazione formale?

La comunicazione formale lascia meno spazio a fraintendimenti o errori di interpretazione. Se invii un promemoria che delinea i dettagli delle nuove politiche di lavoro, i dipendenti hanno qualcosa di documentato a cui fare riferimento quando hanno domande.

Affidarsi a una comunicazione informale, come una conversazione casuale al telefono, può portare a fraintendimenti che portano a errori costosi e pericolosi.

Le rigide regole stabilite per i diversi tipi di comunicazioni formali assicurano una corretta tracciabilità. Se si verifica un audit aziendale o un problema legale, è sempre bene avere la documentazione su quali comunicazioni sono avvenute e quando sono avvenute. Questa è una politica migliore rispetto a fare affidamento sulla memoria di un dipendente o dover contattare qualcuno che non è più in azienda.

Anche se potrebbe sembrare controintuitivo, puoi risparmiare più tempo stabilendo una comunicazione formale. Dopo aver finito di scrivere, puoi inviarlo rapidamente a tutte le persone di cui hai bisogno. Ciò significa meno conversazioni faccia a faccia necessarie per far arrivare il messaggio allo stesso numero di persone.

Quali sono i vantaggi della comunicazione formale?

La comunicazione formale è una parte vitale del processo aziendale e i suoi vantaggi sono significativi, specialmente nei settori non da scrivania, dove i lavoratori potrebbero non avere accesso continuo agli strumenti digitali o all'interazione diretta faccia a faccia con la direzione.

Garantire la sicurezza: le industrie non da scrivania come l'edilizia, la produzione o la logistica spesso comportano potenziali rischi e pericoli. La comunicazione formale garantisce che i protocolli di sicurezza, le linee guida e gli aggiornamenti importanti siano chiaramente comunicati, compresi e rispettati da tutti i dipendenti.

Istruzioni chiare: nelle industrie in cui i lavoratori sono sul campo o sulla linea di produzione, una comunicazione formale chiara e concisa aiuta a prevenire malintesi. Garantisce che le attività vengano eseguite in modo corretto ed efficiente, riducendo al minimo gli errori e le rilavorazioni.

Mantenere la coerenza: la comunicazione formale garantisce la coerenza nella consegna dei messaggi, specialmente nei settori in cui i dipendenti lavorano in turni o luoghi diversi. Questo è fondamentale per tutti per essere sulla stessa pagina e per sostenere gli standard di qualità.

Conformità alle normative: la comunicazione formale aiuta a conservare i record che potrebbero essere richiesti per la conformità alle normative. Aiuta a dimostrare che i dipendenti sono stati adeguatamente informati su politiche, procedure e aggiornamenti, il che è fondamentale in molti settori non desktop.

Riduzione del divario informativo: i lavoratori non desk possono spesso sentirsi distaccati dalle operazioni aziendali principali a causa della natura dei loro ruoli. La comunicazione formale può ridurre questo divario fornendo loro aggiornamenti regolari sulle politiche aziendali, i cambiamenti e le novità, favorendo un senso di inclusione.

Responsabilità : la comunicazione formale aiuta a creare un sistema di responsabilità nelle industrie non da scrivania. Con la comunicazione scritta si ha un track record delle direttive date e ricevute, a cui si può fare riferimento in caso di eventuali contestazioni.

Meccanismo di feedback: la comunicazione formale può anche fornire una piattaforma per i lavoratori non d'ufficio per esprimere le proprie preoccupazioni, idee o feedback. Questo può essere prezioso per migliorare i processi aziendali, la sicurezza e la soddisfazione dei lavoratori.

Costruire un ambiente professionale: la comunicazione formale promuove un ambiente di lavoro professionale e rafforza l'autorità e la struttura gerarchica dell'azienda. Invia un messaggio che l'organizzazione apprezza la sua forza lavoro e comunica con loro in modo rispettoso e professionale.

Formazione e sviluppo: nei settori in cui prevalgono i lavori non d'ufficio, la comunicazione formale viene spesso utilizzata per scopi di formazione e sviluppo. Consente alle aziende di condividere materiali didattici, linee guida o aggiornamenti procedurali per garantire ai lavoratori le conoscenze e le competenze richieste.

Tipi di comunicazione formale

Le organizzazioni in genere distribuiscono comunicazioni formali in uno dei cinque modi.

Comunicazione verso il basso

La comunicazione verso il basso implica il passaggio di informazioni importanti attraverso un'azienda dal management superiore.

In sostanza, stai seguendo una catena di comando. Ad esempio, un vicepresidente potrebbe inviare una nota che informa i direttori di un'imminente modifica alle politiche PTO. Quei manager avrebbero quindi trasmesso le informazioni ai membri del loro team.

Le aziende in genere utilizzano la comunicazione verso il basso per inviare informazioni in giro:

• Definizione di nuove politiche
• Delineare le modifiche alle politiche esistenti
• Fornire informazioni sui cambiamenti nelle responsabilità di delega
• Spiegare i prossimi cambiamenti di personale

La comunicazione verso il basso può avvenire anche con comunicazioni informali. Invece di inviare un'e-mail, un manager potrebbe parlare faccia a faccia con il suo team. Tuttavia, le principali riforme dovrebbero sempre utilizzare il processo di comunicazione formale per confermare la consegna del messaggio.

Comunicazione verso l'alto

La comunicazione verso l'alto è il processo utilizzato dai dipendenti per fornire feedback al management e ai leader aziendali. Un esempio potrebbe essere rispondere a un sondaggio annuale che chiede come si sentono i lavoratori riguardo ai diversi aspetti dell'azienda.

Puoi anche fare in modo che la comunicazione verso l'alto avvenga in una riunione. In genere, i dipendenti inviano domande scritte e ricevono una risposta formale dalla direzione. Molte aziende dispongono anche di cassette dei suggerimenti o forum in cui i lavoratori possono documentare problemi o suggerire miglioramenti.

L'obiettivo della comunicazione verso l'alto è documentare i sentimenti dei dipendenti riguardo al loro ambiente di lavoro. È un modo per il management di avere un'idea migliore delle personalità che impiegano.

Il feedback fornito dai dipendenti consente ai dirigenti e al management di perfezionare i processi in modo da aiutare i lavoratori a diventare più produttivi o far sentire i dipendenti più apprezzati per i loro contributi.

Comunicazione orizzontale

La comunicazione orizzontale o laterale avviene tra lavoratori all'incirca allo stesso livello. Possono lavorare nello stesso dipartimento o avere titoli di lavoro simili.

Se un caposquadra invia un messaggio relativo al lavoro a un altro caposquadra, questo sarebbe un esempio di comunicazione orizzontale.

Spesso vedi una comunicazione orizzontale tra i membri del team che lavorano a un progetto. Un membro del team in vacanza può documentare i propri processi di lavoro e trasmetterli alla persona che compila mentre è fuori.

La comunicazione orizzontale ha lo scopo di incoraggiare una migliore collaborazione e coordinamento tra colleghi.

Comunicazione diagonale

La comunicazione diagonale incoraggia il coinvolgimento diretto tra lavoratori a diversi livelli e sotto catene di comando separate. I manager potrebbero dover trasmettere una comunicazione formale al responsabile sul campo di un nuovo progetto per aiutarli a comprendere meglio il contesto più ampio del loro lavoro.

Lo stesso responsabile sul campo potrebbe trasmettere aggiornamenti sullo stato del progetto ai dipendenti di livello superiore per aggiornarli sullo stato di avanzamento di un progetto.

Comunicazione esterna

Le comunicazioni esterne descrivono i messaggi formali inviati da un'organizzazione a un'entità esterna. Gli esempi includono l'ufficio legale che risponde a una richiesta di un organismo di regolamentazione. Anche le e-mail inviate a clienti e azionisti contano come comunicazioni esterne.

Il modo in cui le organizzazioni comunicano con l'esterno aiuta a stabilire la loro immagine. Il formato può includere qualsiasi cosa, dal contenuto di una pagina Web alla presentazione di una conferenza. Qualsiasi comunicazione esterna dovrebbe trasmettere un messaggio di qualità e competenza su un'organizzazione.

Esempi di comunicazione formale

Diamo un'occhiata più da vicino a come le organizzazioni presentano comunicazioni formali.

Riunioni

La maggior parte dei dipendenti ha familiarità con l'uso delle riunioni per trasmettere informazioni. Le riunioni implicano la comunicazione sia verso l'alto che verso il basso tra un team e la direzione. Quando si tratta di comunicazioni formali, la strutturazione di un'agenda garantisce la copertura di tutti gli argomenti rilevanti.

Gli incontri formali in genere iniziano con un'apertura e l'introduzione di ospiti speciali. Se hai riunito la tua squadra in un unico posto, vuoi usare il loro tempo con saggezza. Attieniti alla tua agenda mentre inviti un certo livello di partecipazione e impegno da parte del team.

Presentazioni

La maggior parte delle riunioni formali e della comunicazione della conferenza includono presentazioni. Servono per comunicare formalmente idee, dati o proposte in modo professionale e strutturato.

Le presentazioni dovrebbero avere un obiettivo chiaro, con il presentatore che chiarisca fin dall'inizio cosa vuole trasmettere al pubblico.

Una presentazione può concentrarsi sull'anteprima di un prodotto imminente o delineare lo scopo di un nuovo progetto aziendale. Altri trasmettono aggiornamenti su iniziative commerciali o forniscono agli stakeholder informazioni su una nuova proposta. Gli ausili visivi aiutano a migliorare il messaggio di una presentazione e mantengono il pubblico coinvolto.

E-mail

Le e-mail sono uno dei modi più comuni per trasmettere messaggi all'interno delle organizzazioni.

In genere vengono utilizzati per i seguenti scopi nelle comunicazioni formali.

• Invio di ordini e istruzioni
• Facendo richieste
• Fornire informazioni ufficiali
• Trasmissione di annunci

Le e-mail formali includono un oggetto preciso e professionale che chiarisce l'intento del messaggio.

Si rivolge ai destinatari con saluti formali e chiusura professionale. Il corpo del messaggio dovrebbe contenere un linguaggio conciso progettato per una consegna efficace del messaggio. Idealmente, dovresti evitare qualsiasi linguaggio fiorito o prolisso che sminuisca il messaggio generale e utilizzare un tono professionale per tutto il tempo.

Memo

I promemoria trasmettono annunci, nuove politiche e istruzioni all'interno di un'organizzazione. Le direttive formali possono essere rilevanti per un dipartimento specifico o per un'intera organizzazione. Le persone in genere inviano promemoria quando è necessario distribuire informazioni sensibili.

Le aziende in genere conservano promemoria interni all'organizzazione. Vengono inviati attraverso canali di comunicazione predefiniti per garantire che raggiungano il pubblico di destinazione. Ad esempio, i promemoria possono essere inviati solo a individui specifici o liste di distribuzione.

Una volta inviati, i memo vengono generalmente archiviati per garantire che sia disponibile un record storico relativo al processo decisionale o ai cambiamenti delle politiche.

6 consigli per migliorare la comunicazione formale

Diamo un'occhiata ad alcuni modi in cui le organizzazioni possono migliorare il modo in cui gestiscono le comunicazioni formali.

1. Fornire informazioni in modo tempestivo

Anche se potrebbe essere necessario rivedere la formulazione della comunicazione formale, cerca di diffondere le informazioni il più rapidamente possibile. Ciò può essere particolarmente importante se stai cercando di eliminare le voci che potrebbero influenzare il modo in cui i clienti e altri leader del settore vedono la tua azienda. È anche utile evitare qualsiasi preoccupazione che i dipendenti potrebbero avere in merito ai prossimi cambiamenti organizzativi.

2. Sii trasparente

Sii chiaro sullo scopo della tua comunicazione formale. Cerca di fornire quante più informazioni possibili. In questo modo, i lavoratori non si sentono colti di sorpresa quando in seguito sentono notizie che sembrano contraddire ciò che hai pubblicato.

3. Rendere la coerenza una priorità

Fornisci ai dipendenti modelli per aiutarli a progettare comunicazioni formali. Dovresti anche fornire loro indicazioni sui canali utilizzati per il flusso di informazioni. Ciò evita il problema di coloro che hanno bisogno delle informazioni che non ricevono il messaggio o che un documento arriva a un destinatario non previsto.

4. Crea messaggi su misura

Stai lontano da parole eccessive che possono impantanare l'intento del tuo messaggio. È anche una buona idea evitare le contrazioni che fanno sembrare la tua comunicazione troppo informale.

Rivolgiti formalmente a colleghi e partner commerciali utilizzando i loro titoli ufficiali. Evita i pronomi personali per mantenere impersonale il corpo del messaggio.

5. Rafforza il tuo messaggio

Mentre gli aneddoti possono funzionare bene quando fai una presentazione, concentrati sull'enfatizzare il punto principale della tua comunicazione formale. In questo modo, il lettore ottiene le informazioni di cui ha bisogno.

6. Chiedi feedback

Incoraggia i destinatari a fornirti input sulla tua comunicazione, che ti darà un'idea dell'effettiva consegna del tuo messaggio.

Conclusione

La comunicazione formale è un pilastro cruciale di qualsiasi organizzazione, fungendo da spina dorsale per una diffusione di informazioni ben strutturata, efficiente e coerente. È particolarmente vitale per le industrie non da scrivania in cui i lavoratori potrebbero non avere un accesso regolare agli strumenti di comunicazione tradizionali. Aderendo alla comunicazione formale, le aziende possono garantire chiarezza e coerenza, sostenere gli standard di sicurezza, soddisfare la conformità normativa e migliorare la produttività.

L'integrazione di strumenti di comunicazione digitale come Connecteam può migliorare notevolmente l'efficacia della comunicazione formale all'interno di un'azienda. Tali piattaforme consentono comunicazioni accurate e in tempo reale, indipendentemente dalla posizione del dipendente. Dalla messaggistica istantanea, alla gestione delle attività, dalla pianificazione alla conduzione di sondaggi per il feedback, questi strumenti racchiudono tutti gli aspetti vitali della comunicazione aziendale.

In fin dei conti, una comunicazione formale efficace unita ai giusti strumenti digitali può aiutare le aziende a promuovere un ambiente di lavoro migliore, promuovere la responsabilità e mantenere una forza lavoro altamente informata e connessa. Indipendentemente dal fatto che i tuoi dipendenti siano alla scrivania o sul campo, la comunicazione semplificata sarà sempre un elemento critico per il successo aziendale.

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